Файл: Руководство для выполнения практических работ по дисциплине Документационное обеспечение управления.doc

Секретарь И.О. Фамилия

Присутствовали: И.О. Фамилия членов коллегиального органа – в алфавитном порядке. Если

количество членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывается их

общее количество и в скобках – (регистрационный лист прилагается).

Приглашенные: Наименование должности И.О. Фамилия (в наименование должности включается

наименование организации) приглашенных – в алфавитном порядке.

Повестка дня:

1. О (о чем слушается вопрос). Доклад (отчет, сообщение, информация) наименование должности И.О. Фамилия (в родительном падеже).

2. О… (Далее, как в п.1).
1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия – Краткая запись содержания доклада (отчета, сообщения, информаций), изложенная в первом лице.

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия – Краткая запись выступления, изложенного в первом лице. (При необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности).

И.О. Фамилия – Краткое содержание выступления. Если текст выступления прилагается к протоколу, то указывают – Доклад прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Текст 1-го пункта постановления по первому вопросу. Излагается в неопределенной форме (возложить, поручить, предложить, организовать и т.д.).

Постановляющая часть протокола строится по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо (наименование должности – не всегда, И.О. Фамилия).

1.2. Текст 2-го пункта постановления по первому вопросу.

Если постановление содержит однородный по характеру вопрос, то делить постановления на пункты не нужно.
2. Текст второго вопроса повестки дня строится по аналогичной схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПАЛИ – ПОСТАНОВИЛИ.
Председатель подпись И.О. Фамилия
Секретарь подпись И.О. Фамилия


Приложение 4
Макет оформления акта (с угловым расположением реквизитов)

Наименование организации А К Т № 00 Место издания				УТВЕРЖДАЮ Должность лица, утвердившего документ Подпись И.О. Фамилия Дата утверждения
Заголовок к тексту Краткое содержание события или факта, сформулированное отглагольным существительным в именительном падеже
Основание:	Текст Распорядительный, нормативный документ или устное указание, послужившее основанием для составления акта
Составлен комиссией:
Председатель -	Наименование должности				И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Наименование должности (располагаются в алфавитном порядке)				И.О. Фамилия
Присутствовали:	Наименование должности лиц присутствующих при составлении акта (располагаются в алфавитном порядке)				И.О. Фамилия
Текст констатирующей части акта; описание проведенной работы; фиксация установленных фактов; могут содержаться выводы и заключения комиссии, конкретные предложения. Констатирующая часть может быть поделена на пункты, оформлена таблицей. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных лиц или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Составлен в _____________ экземплярах: 1-ый – кому (куда); 2-ой – кому (куда) и т.д.
Председатель		Подпись			И.О. Фамилия
Члены комиссии:		Подпись Подпись			И.О. Фамилия И.О. Фамилия
Присутствовали:		Подпись			И.О. Фамилия
В дело 00-00 (подпись, дата)

---

Приложение 5

Формы регистрационных журналов и регистрационно-контрольной карточки.

Примеры заполнения регистрационных форм
Форма журнала регистрации внутренних документов (по видам и разновидностям)

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Дата документа	Регистрационный номер документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Куда передан	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8
17.05.2012	68	О внесении изменений в штатное расписание	Директор	Менеджер по персоналу Ванина О.И.	Бухгалтерия	Иванова 18.05. 2012	В дело № 01-06 18.05. 2012

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа
1	2	3	4	5	6
01.02.2012	128/04-08	ООО «Орбита»	21.01.2012	07-11/63	О поставке комплектующих изделий

Продолжение

Резолюция или кому направлен документ					Дополнительные сведения о документе	Расписка в получении документа	Отметка об исполнении
Исполнители	Задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата простановки резолюции
7	8	9	10	11	12	13	14
Отдел сбыта Егоров В.Я.	Подготовить проект договора поставки	10.02. 2012	Зам. директора	02.02. 2012	Приложение на 2 л. в 1 экз.	Егоров 02.02.2012	Отправлен проект договора от 10.02.2012 № 14-п

---

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа	Регистрационный номер документа	Корреспондент (получатель)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения о документе	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8
23.03. 2012	01-05/209	ЗАО «Медсервис»	О приглашении на презентацию	Директор	Менеджер отдела рекламы Самохин Ю.В.		Копия в дело № 05-02 23.03. 2012

Продолжение прил. 5
Форма регистрационно-контрольной карточки

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 1718 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент ЗАО «Информсервис»
Дата поступления и индекс документа 15.06.2012 № 2143/02-09	Дата и индекс документа 06.06.2012 № 03-05/528
Краткое содержание О разработке программного обеспечения
Резолюция или кому направлен документ Пименову С.Н. Составить техническое задание. Срок – 12.07.2012
Отметка об исполнении документа В дело № 02-09 15.07.2012

Приложение 6
Указания по применению перечня (Извлечения)
1.1. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

---

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно - проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

2.4. Сроки хранения документов, данные в Перечне (графа N 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа N 3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т.е. источниками комплектования архивов.

Организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы, т.е. не являются источниками комплектования архивов, могут применять постоянный срок хранения. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация в соответствии с действующим законодательством и / или необходимостью практического использования документов.

Продолжение прил. 6

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федеральной

архивной службы России

В.П.КОЗЛОВ

6 октября 2000 года
ПЕРЕЧЕНЬ

ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(Извлечения)
(в ред. Решения Росархива от 27.10.2003)

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Распорядительная деятельность
… 5	Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования <1>, доверенности и др.) к ним:					<1> До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК
	г) совещаний у руководителя организации		Пост. <2>
	д) собраний трудовых коллективов организации		Пост. <2>
	е) собраний структурных подразделений организации		5 л. ЭПК
	ж) общих собраний акционеров, пайщиков		Пост.
6	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:					<1> Присланные для сведения - до минования надобности <2> О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.
	а) по основной деятельности		Пост. <1>
	б) по личному составу		75 л. <2> ЭПК
	в) по административно - хозяйственным вопросам		5 л.
7	Проекты приказов, распоряжений		1 г.
1.2. Организационные основы управления
… 13	Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные):				<1> После замены новыми
	а) по месту разработки и утверждения	Пост.
	б) в других организациях	3 г. <1>
… 15	Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств	Пост.
16	Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах	Пост.
… 23	Договоры о правах и обязанностях:			<1> После истечения срока действия договора
	а) с руководителем организации	Пост.
	б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией	5 л. <1> ЭПК

---

Продолжение прил. 6

24		Реестры акционеров		Пост.
25		Реестры владельцев ценных бумаг		Пост.
26		Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды		Пост.
… 32		Штатные расписания организации, изменения к ним:
		а) по месту разработки и утверждения		Пост.
		б) в других организациях		3 г.
… 35		Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции): а) типовые (примерные)
		- по месту разработки и утверждения		Постоянно
		- в прочих организациях		3 г. <1>		<1> После замены новыми.
		в) индивидуальные (персональные)		75 л. ЭПК <1>		<1> В составе личных дел.
… 67		Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:
		а) по месту разработки и утверждения		Пост.
… 72		Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:				<1> Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно - справочного аппарата
		а) распорядительных и нормативных документов организации		Пост. <1>
		б) поступающих и отправляемых документов		3 г.
		в) обращений граждан		5 л.
		г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры		3 г.
2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Прогнозирование
… 88		Бизнес - планы; документы (технико - экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним	Пост.
… 90		Годовые планы организации:				<1> В других организациях - до минования надобности
		а) по основным для данной организации видам деятельности	Пост. <1>
		б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности	5 л.
… 100	Справки, расчеты по прогнозированию цен		Пост.
101	Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:
	а) по месту разработки		Пост.
	б) в других организациях		До пересмотра цен

---