Файл: Управление бизнес-коммуникациями с сотрудниками фирмы (Сущность бизнес-коммуникаций в организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современный этап развития общества характеризуется расширением и углублением взаимосвязей и взаимозависимостей в межличностном общении и совместной деятельности. Усложняются человеческие связи, отношения, взаимодействия (социальные, экономические, политические), повышаются требования к уровню культуры общения, особенно в управлении. Возрастает потребность в овладении искусством осуществления коммуникации, коммуникативными умениями и навыками, риторическими средствами и приемами, обеспечивающими успех в общении и в непосредственной профессиональной деятельности. Причем эта потребность вызвана не только необходимостью повысить мастерство профессионального общения, но и внутренней мотивацией к самосовершенствованию, саморазвитию: желание быть значимым, осознавать и чувствовать себя победителем, стремление к успеху и публичному признанию.

Внутриорганизационные процессы подразделяются на: координационные, процессы принятия управленческих решений, коммуникационные. Для координации менеджер должен и может использовать два типа процедур: непосредственное руководство (действия, распоряжения, приказы, предложения) и координация действий путем создания системы норм и правил, касающихся деятельности организации. Процедуры и нормы принятия решений в различных предприятиях формируются по-разному.

Коммуникационный комплекс обеспечивает процесс движения продукции/услуг от организации до конечного потребителя. У этого процесса и коммуникационной системы, опосредствующей его, свои логика, организация, общие закономерности, правила взаимодействия по вертикали и горизонтали.

Огромная номенклатура различных по назначению изделий/услуг предопределяет не только сложность и трудоемкость коммуникационной деятельности, но и влечет за собой дополнительные трудности в практической реализации ее основных элементов.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций c элементами своего внешнего окружения. С потребителями они общаются c помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений c общественностью внимание уделяется созданию определённого образа организации на местном, общенациональном или международном уровнях. Подчиняясь государству, организации заполняют разнообразные письменные отчеты. При этом обсуждения, собрания, переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешней средой.

Объектом исследования является АО «Раменская теплосеть».

Предметом исследования является организационная бизнес-коммуникация.

Цель данной работы заключается в исследовании особенностей реализации бизнес-коммуникаций в компании.

Поставленная цель предполагает решение следующих задач:

- раскрыть значение организационных коммуникаций в управлении;

- рассмотреть процесс коммуникации и коммуникационные сети;

- представить характеристику конкретной организации – объекта исследования;

- описать элементы и этапы коммуникационных процессов на предприятии;

- провести анализ существующих коммуникационных сетей;

- выявить сильные и слабые стороны в состоянии организационных коммуникаций.

Структурно данная курсовая работа представлена введением, двумя главами основной части, включающими 6 параграфов, заключением, списком использованной литературы.

1. Сущность бизнес-коммуникаций в организации

1.1. Понятие и элементы бизнес-коммуникаций

Как известно, общение и сам процесс коммуникации просто необходимы в современном обществе. Во всех сферах деятельности человека роль коммуникации возрастает. Информация нужна всем, и поэтому необходимо постоянно стремиться получать и осваивать новую, полезную информацию, которая могла бы помочь ответить на многие вопросы. Коммуникация выступает в роли важнейшей составляющей для социального взаимодействия. Для того чтобы говорить о коммуникации, необходимо понимать, что же такое есть коммуникация.

Коммуникация – взаимный обмен информацией людей, который предполагает ориентацию обоих участников на ответную открытость партнера. Коммуникация – важный инструмент человеческих отношений. Через общение происходит обмен информацией, стремление к пониманию собеседника.

Для реализации основных функций управления: планирования, организации, мотивации и контроля необходимо обеспечить функционирование связующих процессов – коммуникации и принятия решения. Коммуникации – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятое решение до работников организации^[1]. Кроме указанного, коммуникация – это обмен информацией, ее содержанием между двумя и несколькими людьми.

Коммуникации являются процессами связи работников, подразделений, организаций и тому подобное. Мыскина, Альберт и Хедоури подчеркивают, что коммуникации возникают: между организацией и внешней средой, между уровнями, подразделениями и работниками организации.

Коммуникации могут осуществляться:

• от высших уровней управления к низшим, то есть «сверху вниз» (вертикальные);
• от низших уровней к высшим;
• между различными подразделениями – горизонтальные коммуникации;
• через неформальные коммуникации. Особое место в организациях занимают коммуникации типа руководитель-подчиненный, руководитель-рабочая группа^[2].

Важность коммуникаций для организации обусловлена рядом причин:

• коммуникации необходимы для эффективности управления;
• коммуникации необходимы для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
• коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности.

Выделяются следующие функции коммуникаций в организации: контроль, мотивация, выражение эмоций и передача информации.

Под коммуникацией понимается использование слов, букв, символов или аналогичных средств с целью получения информации об определенном объекте или событии. Различают следующие виды коммуникаций:

• несловесные персональные коммуникации;
• словесные устные коммуникации;
• письменные персональные коммуникации;
• письменные групповые коммуникации внутри организации и за ее пределами.

Коммуникативный поток может перемешаться в горизонтальном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление коммуникативного потока предполагает, что он перемещается от организационного уровня к другому, более низкому уровню. Данное направление используется руководством организации для постановки задач, а также описания работ и информирования персонала организации о процедурах с целью выделение проблем, которые требуют внимания. Как правило, чем больше уровней проходит информации, чем больше в конечном итоге будет степень ее искажения. В качестве примера такого коммуникационного процесса можно привести общения руководителя со своими подчиненными.

В свою очередь перемещение восходящей информации происходит с более низких уровней к высоким уровням. Как правило, восходящий поток информации принимает форму обратной связи подчиненных с руководством, посредством которой осуществляется информирование высшего уровня управления организацией.

Данная информация может быть использована для улучшение обстановки в организации. В определенных организациях восходящая информация может использоваться руководством более низкого звена с целью информирования средних и высших руководителей (например, при подготовке отчетов), а также при проведении обсуждений, на которых персонал получает возможность рассматривать проблемы со своим руководством, а также с представителями высшего руководства.

Горизонтальный коммуникационный процесс предполагает, что общение осуществляется между членами одной рабочей группы, находящимися на одном уровне, а также между руководителями или исполнителями одного уровня. Данный процесс необходим, поскольку он позволяет экономить время, обеспечивая координацию действий. Стоит также отметить, что данный вид коммуникаций может быть как заложен в организации формальными правилами, так и осуществляться совершенно спонтанно.

Далее рассмотрим основные элементы коммуникационного процесса (табл. 1)^[3].

Таблица 1

Элементы коммуникационного процесса

Содержание

Для любой организации каждый из вышеперечисленных элементов имеет большое значение.

Многие эксперты считают, что формы коммуникации должны определяться с ориентацией на получателя информации, следовательно руководству при осуществлении управления организации следует ориентироваться, прежде всего, на получателя информации, а не на источник коммуникации.

В случае, когда руководитель является источником коммуникации, он должен быть уверен не только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя. Кроме того важно, чтобы руководителем был правильно оценен процесс расшифровки и получения информации, а обратная связь.

Специалистами утверждается, что наиболее важным фактором, которые «общность» в коммуникациях между источником коммуникации и получателем информации, выступают изменения, происходящие в ее кодировании и расшифровке. Установление наиболее эффективных коммуникаций происходит в том случае, когда процессы кодирования и расшифровки информации являются единообразными. Как правило, в случае, когда данные процессы разнородные, эффективность коммуникации существенно снижается.

Данная тенденция возникает в случае того, когда персонал организации имеет различный опыт, использует разную лексику, обладает разными знаниями, интересами и т. п.

В организации общение, взаимодействие между сотрудниками играет довольно важную роль. Взаимодействуя друг с другом, коллеги по работе приводят свою организацию к вершинам успеха. Люди должны понимать, что в связи с огромной конкуренцией на современном рынке, доброжелательное и благополучное общение на предприятии просто необходимо. Коммуникацию, связанную с организацией, можно разделить на внешнюю и внутреннюю.

Без коммуникации (в широком смысле) в принципе не возможна организованная деятельность, ведь организация — это объединение людей, которому для функционирования необходима система обмена информацией. При её отсутствии объединение превращается во множество изолированных друг от друга индивидов. Таким образом коммуникации — это нервная система организации.

Коммуникация — процесс установления и развития контактов между живыми существами, порождаемый потребностями совместной деятельности, включающий в себя обмен информацией, обладающий взаимным восприятием и попытками влияния друг на друга. Вне общения невозможна человеческая деятельность.