Файл: Проектный офис, принципы и этапы формирования: Историческая перспектива.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Организационная единица, известная как Офис управления проектом, или проектный офис (PMO - Project Management Office), - относительно недавнее изобретение в области управления проектами. Функции и методы, ожидаемые от проектного офиса, отличаются так же широко, как и отрасли и организации, в которых они используются. Эта курсовая направлена на то, чтобы осветить функции и методы проектного офиса, и его эволюцию во времени. Исследование сосредоточено в первую очередь на англоязычных источниках.

Проектный офис и его различные формы в этой курсовой описаны с исторической и современной точки зрения, чтобы подчеркнуть его эволюцию, ее изменяющуюся функцию и то, как она сейчас представлена в корпоративном мире. Различные базовые философии PMO также исследуются в работе. В дальнейшем, проектный офис будет в курсовой будет сокращенно написан как PMO – от английского Project Management Office.

Ключевые темы восприятия PMO, наблюдаемые в практической и научной литературе, рассматриваются, чтобы понять, что такое PMO и как они используются.

Введение: Определение PMO – проектного офиса. Историческая перспектива

Определения, используемые для описания PMO, развивались с течением времени. Первые примеры, как представляется, обсуждают PMO в связи с функциональным использованием концепции.

Самое раннее упоминание проектного офиса (он же PMO) относится к улучшению сельского хозяйства в Соединенном Королевстве, это было проектный управлением при Совете сельского хозяйства^[1]

Определение PMO 1950-х годов согласуется с тем, как мы видим PMO в наше время, предполагая, что это так: Группа сотрудников по управлению проектами, которой поручено осуществлять разработку проекта от имени спонсора проекта. Другими словами, организация, занимающаяся достижением конкретной цели.^[2]

В этом случае PMO были организацией внутри организации, которая налаживала более тесные отношения с клиентом, далее PMO оказывает поддержку менеджеру проекта в выполнении его или ее обязанностей, поэтому PMO является прагматичным предприятием, ориентированным на клиента.^[3]

Отступая от традиционной концепции тройственной ограниченности, Керцнер вводит в проектном офисе человеческий фактор того, как профессиональная подготовка отдельных людей влияет на их предпочтительный стиль работы, и далее предлагает подходы к вовлечению сотрудников проектного офиса.

Сегодня PMO является организационной структурой. Утверждается, что это обусловлено необходимостью повышения способности организации выполнять проекты. Руководство PMBoK (Институт управления проектами), стр. 11 описывает PMO как структуру управления, которая; «Стандартизирует процессы управления, связанные с проектом, и облегчает обмен ресурсами, методологиями, инструментами и методами».^[4]

PMO рассматривается как динамическая концепция «для решения конкретных проблем в динамичных организациях». Было отмечено, что в дальнейшем функционально разнообразные PMO выступают в качестве советников проектных групп и непосредственных руководителей проектных групп.^[5]

Проектный офис (PMO) могут быть известны под другими названиями в организациях, которые не приняли концепцию институтов управления проектами «наилучшей практики» PMO.

Проблема

Существует требование практики PMO, часто называемой «наилучшей практикой» в улучшении организационных результатов проекта. PMO в некотором смысле существуют с начала 1800-х годов. В начале 1900-х годов термин «Проектное бюро» регулярно использовался, в частности, в делах, связанных с проектами гражданской инфраструктуры. В 1950-х годах PMO эволюционировала, чтобы стать несколько похожей на нынешний формат PMO, часто эта типология PMO наблюдалась в ведущих отраслях времени, таких как космос и авиакосмическая промышленность.^[6]

PMO, безусловно, были замечены в коммерческих и государственных секторах в 1960-х годах и развивались до нынешних времен, однако в конце 1990-х годов концепция PMO получила широкое распространение в коммерческом и государственном секторах.

Необходимо понимать методы PMO, что делает их «лучшими», если они действительно существуют; что позволяет им добавить выгоду; если они приносят пользу, то кому они присвоены; и в первую очередь откуда берутся лучшие практики PMO?

Методика

Это исследование направлено на то, чтобы развить понимание того, как PMO развивался в течение длительного периода времени, освещая практические методы и их соответствующую эффективность, в основном то, как PMO развивались до своего нынешнего статуса. В этом историческом контексте можно задать вопросы о том, откуда берутся практики PMO, являются ли они лучшими и приносят ли они пользу. Обзор литературы изучается посредством систематического обзора. Тренфилд и другие описывают систематический обзор как прозрачный, научный, воспроизводимый и основанный на фактических данных методологию, которая сводит к минимуму предвзятость.^[7]

Целью систематического обзора в литературе по менеджменту является обеспечение того, чтобы развивающаяся теория была действительной и актуальной, существенно добавляя научный процесс в область, в которой часто доминируют качественные исследования, так как это обзор литературы, исследование считается основанным лишь на других исследованиях (литературный обзор).^[8]

Кроме того, подчеркну, что это исследование PMO намеревается носить исследовательский характер, что приведет к исследованиям уже других русскоязычных авторов и дальнейшему развитию знаний. Целью обзора литературы является изучение существующих знаний по предмету, методологии разработки существующих знаний и выявление пробелов в существующих знаниях.

Метод

Метод исследования был сосредоточен на систематическом обзоре литературы академической и неакадемической. Был проведен всесторонний поиск литературы с особым акцентом на трех журналах по управлению проектами (Журнал управления проектами, Международный журнал управления проектами и Международный журнал управления проектами в бизнесе – Англоязычные журналы), хотя не ограничиваясь тремя, исследование также охватывало различные проекты. ассоциации управления и их публикации, касающиеся PMO в течение длительного периода. Второй источник литературы был найден путем различного манипулирования поисковыми терминами Google Scholar и Books, это было особенно полезно при поиске неакадемической литературы и ранних эссе, которые не содержатся в академических библиотеках. Условия поиска были основаны на разнообразии имен, данных PMO за многие годы. Большая часть исследований за ранние годы сейчас есть в англоязычном интернете в открытом доступе. Часть из исследований была найдена в открытых источниках вне баз данных, которые предлагает Google Scholar.

PMO – исторический контекст и историческая перспектива

История PMO не была объединена или описана в литературе. Историческая документация PMO недостаточна. Тем не менее, благодаря многочисленным примерам человеческих усилий по созданию гражданских государств, в том числе храмов, общественного жилья, территориальных структур и сельского хозяйства, форма PMO должна существовать либо как единичный, либо как группа ключевых действующих лиц. Причиной отсутствия документации могут служить языковые различия, словесные традиции прошлых цивилизаций и уничтожение бумажных свидетельств вследствие антропогенных или стихийных бедствий. Конечно, прежняя закрытость правительств и организаций в доинтернетную эпоху, а также защиты интеллектуальной собственности, возможно, способствовала этим ограничениям.

С 1800 по 1930 годы: Проектный Офис

19 век – контроль в рамках государственных проектов

Концепция PMO была описана в начале 1805 года в Великобритании. Первоначально проектный офис был коллективом для управления государственной стратегией, особенно в сельскохозяйственном секторе. Однако это также имело последствия для налогообложения из-за сельскохозяйственных субсидий и международной торговли, поскольку продукция должна была экспортироваться.^[9]

В течение 19-го века европейские нации были вовлечены в борьбу за ресурсы, которая формировалась с помощью военных средств и стратегического управления. Кроме того, война, голод, эпидемические заболевания и плохие санитарные условия были обычным явлением. Поэтому многие страны создали социальные службы, такие как водоснабжение и санитария, и улучшали сельское хозяйство, тем самым понижая уровень смертности и развивая свои страны.

1900 – 1910: PMO для контроля затрат и увеличения прозрачности

В Соединенных Штатах Америки документы о государственном аудите и подотчетности, в которых упоминается проектный офис, можно найти еще в 1905 году. Основные заботы проектных офисов США были сосредоточены на контроле расходов, первоначально в сфере гражданского строительства, а затем в обороне, технологии и иностранной помощи. Методы контроля затрат, еще не являются особенно сложными, скорее, они изучают затраты после того, как они были проведены. ^[10]

1910-1930 - Quango - квазиавтономная неправительственная организация

Правительство США расширяет свою подотчетность сенату, в которых упоминается офис проекта, с созданием Управления по подотчетности правительства США (GAO), которое от имени конгресса расследует вопрос о том, как федеральные правительственные учреждения выделяют государственные средства, особенно интересны сенату правительственные программы и проекты.^[11]

Однако термин офис проекта, проектного офиса (PMO) не определен. Часто проектный офис считается группой участников, которые управляют каким либо проектом, контролируют материалы, оборудование и человеческие ресурсы. Опубликованные проекты, касаются водоснабжения, ирригации и сельского хозяйства. Кроме того, в офисной литературе проекта заметно фигурирует концепция офисного проекта, касающаяся государственного жилья и размещения государственных служащих. При упоминании Офиса Проекта он часто находится в мимолетных комментариях, в центре внимания литературы не сам Офис Проекта. Похоже, проектный офис в этот момент - это просто средство достижения результата, чаще всего контроля над стоимостью и возможными коррупционными злоупотреблениями.

США как страна пострадала от коррупции в правительстве в форме Таммани-Холла, которая присвоила гигантские суммы государственных средств, предназначенных для социальных услуг и проектов развития. ^[12]

Периоды 1900-1910 годов были пиком прогрессивной эры, которая была движением за социальную и политическую реформу против коррупции. В результате этой разоблаченной коррупции правительство США сосредоточилось на прозрачности и опубликовало многочисленные запросы сената, документы конгресса и проверки подотчетности проектных офисов. Эти процедуры обеспечивают прозрачность и до сих пор, несмотря на гигантский коррупционный потенциал в расходах правительства США. ^[13]

1930-1950 гг. Офис управления проектами – крупные проекты

Публикации правительства США продолжаются проектами гражданской инфраструктуры и распространяются на другие проекты, спонсируемые правительством, такие как плотина Гувера и атомная энергетика. В случае плотины Гувера дается скудное описание Офиса проекта. Тем не менее, указывается, что Управление проекта собирает и сопоставляет мозаику аэрофотосъемки, которая была передана на аутсорсинг компании Brock & Weymouth Co. Кроме того, есть описание, что ТЗ для аутсорсинга содержал спецификацию требований, детализирующую фотографию, требуемую для Бюро проекта, то бишь для офиса проекта или PMO. ^[14]