Файл: Законодательная и нормативнометодическая база архивного дела в нашей стране представлена большим количеством документов.docx

Фактически формирование дела завершается в конце года, после того как в него подшиты последние документы окончившегося года, затем дела как минимум год хранятся в структурном подразделении организации.

После проведения экспертизы ценности документов и дифференциации массивов постоянного и долговременного хранения приступают к оформлению дела.

Оформление дела во многом зависит от объема и ценности представленного в нем массива документов и соответствующих сроков хранения. Так, дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются по упрощенной схеме: проверяется их наличие (в соответствии с номенклатурой дел), проводится систематизация и сдача в архив. Дела остаются в скоросшивателях и не нумеруются.

Дела с постоянным, временным (более 10 лет) сроком хранения, а также дела, связанные с личным составом организации необходимо полностью оформлять. Полное оформление дела состоит из: подшивки (переплета) дела, нумерации листов.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Для подшивки дел (после удаления металлических и пластмассовых скреплений) в его конце вкладывается чистый бланк формы листа-заверителя (для соответствующей записи).

Дело подшивается в твердую обложку (в четыре прокола) и переплетается. На обложки дела постоянного хранения должны быть проставлены реквизиты (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Документы, составляющие дела, подшиваются или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

---

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Листы дела нумеруются черным графическим карандашом (или нумератором) в правом верхнем углу. Заверительная надпись (цифрами и прописью) листов и особенностей нумерации составляется с учетом допущенных пропусков и ошибок.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Особо ценные дела (личные, судебные, о присуждении степеней и званий, патентная документация) при подготовке к сдаче в архив содержат внутренние описи. Элементы обложки определены ГОСТом 17.914–72 «Обложки дел длительного пользования».

Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу. При наличии большого количества документов по личному составу возможно составление описей дел на каждый вид документов, например, опись приказов по личному составу, опись карточек формы № Т-2, опись личных дел.

3. Дать определение терминам «информационная деятельность архива», «использование архивных документов, «учетный документ», «архивный справочник»

Раздел 3 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело Термины и определения» содержит следующие определения:

---

Подпункт 163) архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Подпункт 149) информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

Подпункт 150) использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Подпункт 104) опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

Тема 4. Обеспечение сохранности документов

1. Перечислить основные нормативные документы, регламентирующие правила обеспечения сохранности архивных документов.

1. 
   Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; 
   
2. 
   Положение об Архивном фонде Российской академии наук (утверждено постановлением Президиума РАН от 21.06.1994  №125)
   
3. 
   Положение о Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение Российской академии наук (утверждено Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06. 2013 № 635, зарегистрирован в Минюсте РФ 14.11.2013, регистрационный № 30386)
   
4. 
   Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 12.01.2009 № 3)
   
5. 
   Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утверждены приказом Росархива от 02.03.2020 № 24)
   
6. 
   Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 17.11.97 № 61)
   
7. 
   Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 09.10.2001 № 75)
   
8. 
   Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449).
   
9. 
   Согласно действующему ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
   

---

2. Перечислить основные характеристики режимов хранения документов

Для выполнения данного задания необходимо перечислить и дать краткую характеристику режимам хранения:
- температурно-влажностному;

для бумажных документов - температура 17–19 град. С, относительная влажность воздуха 50–55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40–55%) и цветных (2–5 град. С и 40–55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15–20 град. С и 50–65%.
- световому;

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т. п.
- охранному;

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.
- противопожарному;

Пожарная безопасность архива должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями.
- санитарно-гигиеническому.

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета

Работа архива в происходит на основании Положения об архиве, в котором у обязательном порядке фиксируют:

---

1. 
   Правовой статус архива организации;
   
2. 
   Источники комплектования архива организации;
   
3. 
   Состав документов, которые поступили в архив организации на хранение;
   
4. 
   Задачи и функции архива организации и его права, которые необходимы для их осуществления.
   

Положение об архиве согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, а затем утверждается генеральным организации.

Для создания оптимальных условий связанных с хранением документов был выполнен:

• 
  ремонт помещения, в котором расположился архив организации;
  
• 
  архив ООО расположен в отдельном помещении организации, которое после ремонта было принято в эксплуатацию комиссией, в состав которой входили представители архива, представители от пожарных, охранных, санитарных служб;
  
• 
  архив оборудован средствами для осуществления пожаротушения, охраны и сигнализации;
  
• 
  в архиве используются технические средства, которые направлены на то, чтобы создать нормативные условия температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, а также охранных режимов;
  
• 
  помещение архива оборудовано средствами охранной сигнализации, на окнах установлены металлические распашные решетки;
  
• 
  помещение изолировано металлическими дверями;
  
• 
  использование специальных средств, связанных с хранением и дальнейшим перемещением документов;
  
• 
  Эксплуатация архивного хранилища:
  
  
  

• 
  в помещении хранилища ООО запрещено осуществлять прокладку водоснабжения, канализации, газопровода или открытых систем электропроводки;
  
• 
  отделка и оборудование хранилища хорошо проветривается и не собирает пыль;
  
• 
  окна архивного хранилища ООО выходят на северную сторону, что защищает хранилище от открытых солнечных лучей;
  
• 
  хранилище оборудовано внутренней сигнализацией и имеет запасной выход;
  
• 
  в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
  
• 
  в помещении хранилища запрещено курить, применять электронагревательные приборы, использовать легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, а также осуществлять хранение пищевых продуктов;
  
• 
  постоянное хранение документов в архиве проводится в темноте;
  
• 
  освещение хранилище осуществляется с помощью искусственного рассеянного света, которое дают лампы накаливания, установленные в закрытых плафонах с гладкой наружней поверхностью;
  
• 
  уровень освещенности не превышает на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк;
  
• 
  помещение архива ООО оборудовано регулируемым климат контролем, что дает возможность поддерживать постоянную температуру 17 - 16°С и влажность воздуха 50-58%;
  
• 
  помещение архива ООО содержится в чистоте и образцовом порядке, который исключает появление насекомых, грызунов, плесени, пыли
  
• 
  в помещении архива проводится постоянная влажная уборка, обеспыливание, помещение обрабатывается водными растворами антисептиков;
  
• 
  в помещении архива ООО запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
  

---