Файл: Программное обеспечение управления проектами (Теоретические основы программного обеспечения управления проектами).pdf

Данная система не позволяет точно определить бюджет, необходимый для успешной реализации проекта, с учетом ликвидации всех возможных рисков возникновения отклонения от первоначального бюджета проекта.

• • 1. Управление персоналом, необходимым для реализации проекта. Анализ состава, движения и эффективности использования персонала организации начинается с изучения количества работников, их состава по группам и движения внутри организации.

Персонал обладает высоким уровнем профессиональной подготовки:

• 80% сотрудников имеет высшее профессиональное образование, остальные - средне-специальное образование;
• средний опыт работы сотрудников в производственной сфере составляет 9,7 лет, что указывает на опытность персонала;
• средний возраст персонала составляет 40,7 лет, что указывает на довольно молодую структуру сотрудников, следовательно, в компании имеется высокий уровень готовности персонала к внедрению новых технологий, внесению организационных изменений;
• текучесть кадров составляет менее 2%, что указывает на высокий уровень лояльности персонала.

Основной задачей анализа использования фонда заработной платы является повышение эффективности использования фонда с целью достижения оптимальных соотношений между показателями роста прибыли и заработной платы, а также выработки и заработной платы. Также важным показателем является соответствие темпов роста средней заработной платы и производительности труда.

При этом в ООО «ПП «ТехВент» отсутствует нематериальная система мотивации, что также негативно сказывается на эффективности трудовых ресурсов. Отрицательным моментом является также увеличение затрат фонда оплаты труда из расчета на тысячу рублей реализованных проектов (на 49,35%). При этом наблюдается снижение зарплатоотдачи и рост зарплатоемкости.

6. Управление ресурсами, необходимыми для реализации проекта. Определение потребности в ресурсах, необходимых для реализации проекта, проводится непосредственно заведующим производством. Ему необходимо определить не только количество необходимых ресурсов, но и требования к их качеству, т.к. именно от качества ресурсов зачастую зависит успешность реализации проекта.

К сожалению, данному аспекту уделяется малое внимание в системе проектного управления ООО «ПП «ТехВент». Более того, наблюдается высокий процент не реализации или несоблюдения сроков реализации производственного проекта (около 28% от всех реализующихся производственных проектов) по причине несоответствия поставляемых ресурсов необходимому качеству. В большей степени это относится именно к материальным ресурсам, необходимым для реализации проекта (например, производственные материалы, производственное оборудование и др.). При этом под качеством подразумеваются следующие параметры: соответствие оборудования технологическим требованиям, экологичность материалов, срок службы оборудования, производственная мощность, технические требования и др.

• 1. Управление рисками проекта. У ООО «ПП «ТехВент» в системе проектного управления отсутствует какой-либо механизм, который позволил бы осуществлять управление рисками производственного проекта. При возникновении какой-либо ситуации, которая вызывает отклонение в процессе реализации производственного проекта, у руководителя проекта отсутствует какой-либо план мероприятий, позволяющий предотвратить риск или снизить его влияние на процесс достижения конечного результата. Именно поэтому большинство проектов организации (более 85%) не достигают своего конечного результата в полной мере, что указывает на низкий уровень эффективности функционирования системы проектного управления.
  2. Управление материально-техническим обеспечением проекта. Данный процесс осуществляет главный инженер на основе сметы ресурсов, необходимых для реализации производственного проекта. Именно от эффективности работы главного инженера зависит эффективность реализации производственных проектов ООО «ПП «ТехВент».

Главной проблемой ООО «ПП «ТехВент» является неэффективная система выстраивания отношений с поставщиками. Зачастую организация опускает момент анализа ключевых поставщиков перед их выбором, опираясь исключительно на ценовые условия заключенных контрактов, что в свою очередь приводит к нарушению сроков поставок необходимых ресурсов для реализации производственных проектов ООО «ПП «ТехВент». Кроме того, в контрактах с поставщиками опускается момент взыскания штрафов за нарушение условий договора, следовательно, организация выстраивает контракты исключительно на условиях взаимодоверия, что является недопустимым фактом в современных условиях высокой конкуренции.

Таким образом, по результату анализа наличия 8 элементов системы проектного управления в ООО «ПП «ТехВент» были выявлены ключевые достоинства и недостатки существующей в организации системы управления проектами.

Достоинства:

• • 1. В системе управления проектами уделяется большое внимание анализу внешней и внутренней среды организации, а также подбору высококвалифицированного персонала, что позволяет снижать риски, возникающие в ходе реализации проекта.
    2. Высокий уровень квалификации персонала.

Недостатки:

• • • 1. Интегрированный подход осуществляет не в полной мере.
      2. Большое внимание уделяется количественному аспекту определению ресурсов, необходимых для реализации проекта, а не их качественному соответствию.
      3. Отсутствие необходимого технического оснащения для эффективного функционирования системы проектного управления.
      4. Низкий уровень эффективности управления персоналом, на что указывает низкий уровень производительности труда.
      5. Отсутствует система выстраивания эффективных взаимоотношений с поставщиками ресурсов, необходимых для реализации проекта.
      6. Отсутствие системы управления рисками в ходе реализации проектов.
      7. Отсутствие в организационной структуре должности проектного менеджера.

Таким образом, можно сделать вывод о слабом уровне проектного управления в ООО «ПП «ТехВент», что указывает на востребованность разработки мероприятий по его совершенствованию, т.к. в производственной сфере высокий уровень эффективности функционирования проектной системы является одним из главных конкурентных преимуществ, т.к. позволяет реализовывать более успешно производственные проекты, что приводит к повышению уровня качества предоставляемых услуг.

2.3. Внедрение системы управления проектами на предприятии ООО «ПП «ТехВент»

Для совершенствования управления проектами в ООО «ПП «ТехВент» предлагается внедрение системы управления проектами. Для автоматизации управления проектами был выбран продукт «Битрикс 24». Битрикс 24 - это первый российский SaaS-сервис (облачный сервис), в котором объединены классические рабочие инструменты для организации рабочего процесса компании и социального формата коммуникаций между сотрудниками. Битрикс 24 является системой управления корпоративными порталами, которую реализовала компания «1С-Битрикс».

«Битрикс24» активно задействует самоорганизацию: сотрудник может самостоятельно ставить себе задачи, принимать их от руководителя, делегировать своим подчиненным. Инструменты управления задачами и проектами позволяют учитывать затраты времени и других ресурсов на выполнение задач в рамках проекта. Задачи интегрированы с календарями, так что всегда можно увидеть, какую задачу к какому сроку нужно выполнить.

В данном случае нужно четко определиться какую версию данной системы следует внедрить коробочную или же достаточно установить облачную версию. Рассмотрим различные варианты использования данной системы:

- бесплатная облачная версия: подходит в том случае, если сотрудники компании впервые слышат о системе управления проектами и пока еще не до конца определились со своими планами в данном направлении, компания состоит не более чем из 12 человек, руководство компании сомневается в необходимости внедрения данной системы;

- платная облачная версия: руководство и сотрудники понимают, что система управления проектами необходима для эффективной работы компании, сотрудников в компании больше 12 человек и мало 5 Гб облачного пространства;

- коробочная лицензия: в компании уже установлены масштабные информационные системы (1С, Outlook, Microsoft Exchange), компания насчитывает большое количество сотрудников, в компании множество бизнес-процессов, руководство против хранения данных вне офиса.

На данном этапе развития компании ООО «ПП «ТехВент» руководством было принято решение о внедрении платной облачной версии. Был учтен тот факт, что в дальнейшем возможно осуществить переход с «облачной» версии на «коробочную» без потери накопленной информации.

После того как была выбрана версия «Битрикс 24», необходимо теперь определиться с тарифом. Всего представлено три тарифа:

- «Проект +»: предназначен для небольших компаний или отделов, ведение проектов которых не предусматривает работу с внешними подрядчиками, а также имеется небольшой документооборот;

- «Команда»: в компании работают больше 12 человек, осуществляется активная работа с файлами и документами, ведение проекта тесно связано с взаимодействием между проектной командой, партерами, поставщиками, клиентами, в компании насчитывается большое количество сотрудников;

- «Компания»: включает в себя весь инструментарий данного продукта и предназначен для больших команд и ведения крупных проектов.

Для внедрения был выбран тариф «Компания» стоимостью 10 990 руб./мес. Данный тариф отвечает всем заявленным руководством компании требованиям и включает в себя множество других полезных характеристик. Например:

- доступность отчетов по всем выполненным задачам;

- руководству видно, сколько часов за день или за месяц отработал каждый сотрудник;

- возможность оперативно получать отчеты сотрудников и оценивать их;

- автоматизация собраний и планерок: автоматом рассылаются приглашения, возможно помещать встречи в календари сотрудников, назначать задачи и отмечать выполнение в протоколе;

- и т.д.

Основные требования к системе

1. Характеристика пользователей

Пользователями системы являются сотрудники компании ООО «ПП «ТехВент». Группа пользователей определяется руководством компании, поставленными задачами, бизнес-процессами, действующих проектов.

Основных пользователей можно разделить на 4 класса (таблица 5).

Таблица 5

Классы пользователей системы Битрикс 24

Также могут быть дополнительные участники, такие как:

- руководители структурных подразделений (коммерческий директор, директор по производству);

- специалисты предприятия, участвующие в проекте как эксперты той или иной отрасли производства;

- внешние участники - исполнители отдельных работ в рамках работ по развитию (поставщики ПО, аудиторы и т.п.).

От класса пользователя зависит доступный функционал системы. Так привилегированным пользователям (генеральный директор, руководитель проекта) доступен весь функционал, а непривилегированным только та часть функционала, которая необходима для выполнения поставленных задач и ведения определенных бизнес-процессов.

2. Функции системы

Основные функции системы распределены между указанными выше классами пользователей, т.е. генеральным директором, менеджером, рядовыми сотрудниками и системным администратором (все сотрудники компании ООО «ПП «ТехВент»).

Варианты использования для каждого сотрудника приведены в таблице 6.

Таблица 6

Варианты использования системы «Битрикс 24»

3. Операционная среда

- Операционная среда 1. Веб-сайт должен осуществлять доступ зарегистрированных пользователей через корпоративную сеть интернет и авторизированных пользователей через Internet.

- Операционная среда 2. Система Битрикс24 должна бесперебойно работать при наличии Интернета в Интернет-браузерах: Microsoft Internet Explorer версии 9.0 и выше, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera.

- Операционная среда 3. Система Битрикс24 работает в любой операционной среде: MS Windows, Mac OS, Linux, Ubuntu – при наличии Интернета.