Файл: Программное обеспечение управления проектами (Теоретические основы программного обеспечения управления проектами).pdf

- Операционная среда 4. Сервер системы Битрикс24 находится у компании разработчика, так как система имеет облачный тип построения.

4. Документация для пользователя

- Разработчик «Битрикс 24» обязан предоставить пользователям системы обучающие материалы, презентации, а также «руководство пользователя» для подготовки пользователя к эффективной работе с системой.

- После первого доступа пользователя к системе по каждому его требованию система должна предоставлять справочную информацию по использованию системы пользователем.

5. Требования к внешнему интерфейсу

а) Интерфейс пользователя

- В системе Битрикс 24 должна содержаться справочная информация для каждого раздела и функции, которые будут использоваться сотрудниками;

- Любой пользователь должен иметь возможность настраивать личный кабинет на свое усмотрение (кроме требований руководства);

- К администрированию системы имеет доступ только тот, пользователь, который имеет статус администратора, любой другой сотрудник не имеет доступа к настройкам функций системы и программному коду.

б) Программный интерфейс

- Система должна отображать статус активности пользователя (в сети/не в сети), который будет виден всем остальным пользователям.

- При намерении пользователя использовать системы, веб-сайт должен запрашивать авторизацию/регистрацию пользователя.

- При неверном вводе пароля, система должна иметь способность его восстановления.

- Каждый пользователь должен видеть изменение задач, сроков и других функций в системе.

в) Интерфейс передачи информации

- Система должна предоставлять возможность сотрудникам общаться между собой при помощи чата, приватных страниц, видеоконференций.

- Система должна включать в себя передачу файлов и документов между сотрудниками.

- При регистрации сотрудника система должна отправлять оповещение с подтверждением регистрации на его e-mail.

6. Другие функциональные требования

а) Требования к производительности

- В любое время система должна обслуживать не менее 50 пользователей.

- Все вкладки должны подгружаться не более 3-5 сек. при хорошей скорости Интернета.

- Все корректировки в разделах должны автоматически обновляться у пользователей в течение 5-10 сек. при хорошей скорости Интернета.

- Сообщения, отправленные пользователями в общих и приватных чатах, должны отображаться в течение 3-5 сек. при хорошей скорости Интернета.

б) Требования к безопасности

- Для выполнения любых операций пользователи должны пройти процедуру регистрации.

- Вносить изменение в настройки системы может только пользователь со статусом «Администратор».

- Системой могут пользоваться только те пользователи, которые были приглашены администратором через электронную почту.

- Пользоваться системой могут только авторизированные пользователи.

в) Атрибуты качества

- Доступность: вэб-сайт должен быть доступен пользователем в любое время при наличии Интернета.

- Надежность: при критичных сбоях в работе системы или при полном выходе системы из строя всегда должна быть возможность связи с технической поддержкой.

Внедрение системы управления проектами включает в себя следующие этапы:

- Предпроектное исследование и выявление текущих процессов.

- Составление отчета о проведенном исследовании.

- Написание технического задания на внедрение.

- Техническое оснащение. Настройка сервера, решение проблем с установкой ПО и его подготовка к запуску. Интеграция пользователей из системы учета 1С: Предприятие.

- Подготовительный этап. Выбор пилотного отдела, составление для них плана задач, обучение. Анализ того, насколько система готова к внедрению на предприятие, при необходимости доработка системы.

- Обучение персонала.

- Старт проекта. Достижение первичных целей.

Ниже представлен план-график внедрения системы (таблица 7).

Таблица 7

План-график внедрения Битрикс 24

Окончание таблицы 7

Для расчета экономической эффективности необходимо провести анализ капитальных затрат (таблица 8).

Таблица 8

Расчет капитальных затрат на внедрение

Ожидаемые результаты проекта:

- Оптимизация управления проектами за счет своевременного получения необходимой информации из централизованной базы заинтересованными пользователями.

- Ускорение процессов принятия решений за счет своевременного поступления достоверной и оперативной информации.

- Четкое видение проекта или нескольких проектов, контроль выполнения этапов проекта в срок, отслеживание степени занятости каждого участника проекта.

- Повышение рыночной привлекательности фирмы, так как партнеры по бизнесу более лояльны к тем компаниям, которые используют современные ИС.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Производство любого предприятия тесно связанно с планированием и управлением теми или иными процессами. В связи с ростом объема информации, которую необходимо хранить и анализировать, а так же применять так, чтобы отдача была максимально эффективной, необходимым условием для достижения этой цели становится использование информационных технологий. ПО служат хорошим подспорьем для увеличения продуктивности и автоматизации процессов управления.

Современный рынок программ предоставляет организациям широкий выбор продуктов с различными конфигурациями и возможностями, а так же ценовой политикой. Наиболее распространенной среди большинства компаний остается Microsoft Project, привлекая своей простотой и относительно доступной стоимостью. Для профессиональных компаний так же представлен большой выбор, который они могут сделать исходя из потребностей, т.к. каждая программа будет иметь свои преимущества. Всегда есть возможность надстроить программу с учетом потребностей компании, разрабатывая новый программный модуль (плагин), в котором можно задавать основные параметры проекта.

Единая система управления проектами предоставляет возможность увеличить продуктивность управления организацией, получая большую отдачу и достигая более высокого уровня, упорядочить процессы, увязать в единое целое разнообразные направления деятельности, требующие непрерывного анализа и контроля.

Объектом исследования в работе является ООО «ПП «ТехВент ООО «ПП «ТехВент» - поставщик широкого спектра систем вентиляции, кондиционирования и преобразования энергии.

Основной код деятельности по ОКВЭД: 28.25 - Производство промышленного холодильного и вентиляционного оборудования.

Анализ экономических показателей выявил, что свидетельствуют о росте выручки ООО «ПП «ТехВент»: на 16663 тыс.руб. в 2018 г. по сравнению с 2017 г. (+6,99%) и на 109589 тыс.руб. в 2019 г. по сравнению с 2018 г. (+42,97%). Рост выручки обусловлен увеличением объема заказов, выполняемых предприятием. Чистая прибыль ООО «ПП «ТехВент» в 2018 г. снизилась на 7256 тыс.руб. (-41,55%), а в 2019 г. выросла на 4537 тыс.руб. (+44,44%).

По результатам анализа наличия и состояния элементов проектного управления в ООО «ПП «ТехВент», было выявлено, что в компании система проектного управления развита слабо, т.к. присутствуют лишь некоторые её элементы, которые также имеют недостатки в своем функционировании.

Ко всему прочему, следует обратить внимание на то, что компания находится в условиях сильной конкуренции, а проектного управление является ключом к упрочнению конкурентной позиции компании. Таким образом, компании просто необходима разработка мероприятий по совершенствованию системы проектного управления.

Для совершенствования управления проектами в ООО «ПП «ТехВент» предлагается внедрение системы управления проектами. Для автоматизации управления проектами был выбран продукт «Битрикс 24».

Ожидаемые результаты проекта:

- Оптимизация управления проектами за счет своевременного получения необходимой информации из централизованной базы заинтересованными пользователями.

- Ускорение процессов принятия решений за счет своевременного поступления достоверной и оперативной информации.

- Четкое видение проекта или нескольких проектов, контроль выполнения этапов проекта в срок, отслеживание степени занятости каждого участника проекта.

- Повышение рыночной привлекательности фирмы, так как партнеры по бизнесу более лояльны к тем компаниям, которые используют современные ИС.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Афонин А. М. Управление проектами: учебное пособие / А. М. Афонин, Ю. Н. Царегородцев, С. А. Петрова. - М.: Форум, 2015. – 184 c.
2. Балашов А. И. Управление проектами: учебник и практикум для академического бакалавриата / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова и др. – М.: Юрайт, 2016. - 383 c.
3. Бараненко С. П. Управление проектами: учебно-методический комплекс / С. П. Бараненко. - М.: Наука и образование, 2015. - 244 c.
4. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю. И., Рыбников А. И. Автоматизация управления предприятием. – М.: ИНФРА-М, 2015. – 239 с.
5. Басовский Л. Е. Прогнозирование и планирование в условиях рынка: учеб. пособие / Л. Е. Басовский. – М.: ИНФРА-М, 2017. – 278 с.
6. Богданов В.В. Управление проектами. Корпоративная система – шаг за шагом. – М.: Манн, 2017. – 347 с.
7. Борисоглебская Л. Н. Проектное управление – инструмент повышения эффективности инновационной деятельности предприятий / Л. Н. Борисоглебская, В. Ю. Нехорошков // Вестник Ленинградского государственного университета имени А. С. Пушкина. Экономика. – 2018. – № 2. – С. 23-25
8. Верзух Э. Управление проектами: ускоренный курс по программе MBA / Э. Верзух. - М.: Вильямс, 2017. - 480 c.
9. Гонтарева И. В. Управление проектами: учебное пособие / И. В. Гонтарева, Р. М. Нижегородцев, Д. А. Новиков. - М.: КД Либроком, 2016. - 384 c.
10. Гончаренко С. А. Управление проектами // Управление качеством. - 2018. - № 8. – С. 43-45
11. Информационные технологии управления проектами: учеб. пособие для студентов экономических специальностей / Светлов Н.М., Светлова Г.Н. М.: ФГОУ ВПО РГАУ – МСХА им. К.А. Тимирязева, 2017. - 144 с.
12. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. – М.: ПМСОФТ, 2017. – 140 с.
13. Ньютон Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2016. - 180 с.
14. Репин В. В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В. В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015. - 512с.
15. Руководство к своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). - М.: ИНФРА-М, 2017. - 496 с.
16. Скородумов П. В. Система управления проектами организации: анализ подходов и существующих программных решений / П. В. Скородумов, Д. А. Баданин // Вопросы территориального развития. – 2018. – № 5. – С. 23-25
17. Сурат И.Л., Тебекин А.В. Современные тенденции развития проектного управления в экономических системах // Транспортное дело в России. – 2018. - № 6. – С. 73-75
18. Турдышов Д.Х. Особенности построения информационных систем управления // Современные проблемы науки и образования. – 2018. – № 1. – С. 43-45
19. Управление проектом. Основы проектного управления: учебник / Кол. авт.; под ред. проф. М.Л. Разу. - М.: КНОРУС, 2016. - 768 с.
20. Фунтов В. Н. Основы управления проектами в компании: учебное пособие по дисциплине, специализации, специальности "Менеджмент организации" / В. Н. Фунтов. - СПб.: Питер, 2017. - 394 с.
21. Широкова С. В. Управление проектами. Управление проектами внедрения информационных систем для предприятия: учебное пособие / С. В. Широкова; Санкт-Петербургский государственный политехнический университет. - СПб.: Изд-во Политехн. ун-та, 2017 . - 56 с.