Файл: Программное обеспечение управления проектами (Теоретические основы программного обеспечения управления проектами).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Деятельность современного предприятия связана с реализацией большого числа различных работ, осуществлением проектов, совершением указаний руководства, согласованием документов и т. д. Планирование и контроль осуществления поставленных задач осложняется большим количеством проектов и ответственных за их исполнение. Существенно повысить производительность в управлении этой деятельностью позволяют разработки в сфере современных информационных технологий (ΙТ) и, в частности, в области систем управления проектами.

Высокий уровень информатизации различных сфер жизнедеятельности общества кардинально меняет роль информации и информационных технологий в управлении проектами. Использование на практике современных ΙТ, сопряженных с потребностью в обработке и анализе внушительного объёма разновидных данных, сегодня особенно злободневно. А так же без них исключается возможность установить эффективное взаимодействие, увеличить эффективность и качество принятия решений, уменьшить вероятность возникновения управленческих ошибок.

В условиях, созданных рыночной экономикой, процесс управления, основывается на выборе и реализации определенного набора управленческих действий для решения возникшей задачи, обеспечивающей надежное финансовое и социально – экономическое развитие объекта управления.

ΙТ, добившиеся за последние годы более высокого уровня, в ощутимой степени увеличивают потенциал управления, повышая его эффективность, так как дают ранее неизвестные средства для анализа и изучения экономических и социальных сведений, требуемых при принятии решений. Обычно, в качестве ΙТ-элемента системы УП служит ИСУП.

Цель исследования – изучение программного обеспечения управления проектами.

Для достижения цели сформулирован ряд задач:

- исследовать теоретические основы программного обеспечения управления проектами;

- провести анализ программного обеспечения управления проектами в ООО «ПП «ТехВент»;

- провести внедрение системы управления проектами на предприятии ООО «ПП «ТехВент».

Объектом исследования является ООО «ПП «ТехВент».

Предметом исследования – программное обеспечение управления проектами в ООО «ПП «ТехВент».

При подготовке работы были использованы такие информационные источники как специализированная профессиональная литература, материалы из СМИ, данные Интернет-ресурсов. Применены такие методы и приемы исследования как анализ, синтез, сравнение.

1. Теоретические основы программного обеспечения управления проектами

1.1. Понятие и цели управления проектами

Проект – это набор взаимосвязанных мероприятий, ориентированных на достижение глобальных целей и задач с ограниченным количеством временных, финансовых и человеческих ресурсов [6, с. 93].

Жизненный цикл проекта зависит от следующих факторов: тип проекта; финансовые ресурсы; стратегия по достижению цели; технологические аспекты проекта.

К стандартным этапам жизненного цикла проекта относятся:

- этап инициализации проекта включает в себя анализ самой идеи проекта, разработку проектного задания и стратегии проекта;

- этап планирования проекта подразумевает определение участников и объема проекта, проработка фаз и контрольных точек проекта, анализ возможных рисков и разработку мероприятий по их предотвращению, анализ необходимого количества ресурсов для успешной реализации проекта;

- этап реализации проекта заключается в том, что создается конечный продукт, отслеживается дальнейшее продвижение проекта, выявляются отклонения и вносятся необходимые доработки;

- этап завершения проекта – это процесс выхода из проекта, т.е. достижение поставленных целей [1, с. 119].

Каждый проект является временным, так как имеет начало и завершение. Завершается проект, как правило, при достижении всех поставленных целей, однако, проект может быть завершен досрочно, если было принято решение, что дальнейшая его реализация не имеет смысла [9, с. 127].

Проекты могут быть реализованы на всех уровнях предприятия, а также могут осуществляться одним или несколькими участниками и структурными подразделениями.

При управлении проектом используются различные инструменты, которые позволяют контролировать каждый этап проекта и анализировать полученные результаты. Рассмотрим необходимые инструменты проектного управления:

- план управления проектом определяет масштаб проекта, устанавливаются правила, процедуры и документация по управлению и контролю графика разработки проекта;

- план управления стоимостью проекта обеспечивает планирование, управление и контроль затрат по проекту;

- план управления коммуникациями представляет собой процесс создания определенного подхода организации коммуникаций со всеми участниками проекта [9, с. 129];

- план управления временем проекта позволяет избежать перерасхода ресурсов. Данный план включает в себя различные процессы, которые способствуют своевременному завершению проекта. Можно выделить следующие процессы:

- процесс определения необходимых процедур для достижения поставленной цели;

- процесс выявления последовательности и определение зависимостей между данными процедурами;

- процесс расчета необходимых ресурсов для реализации определенного этапа проекта;

- процесс контроля выполнения запланированных работ, для внесения корректировок в расписание проекта [1, с. 121].

Все процессы в проекте являются единоразовыми, имеют определенные границы и реализуются на определенных этапах проекта. Зачастую при реализации проекта данные этапы могут накладываться и влиять друг на друга [6, с. 94].

Цели системы управления проектами:

- эффективное управление человеческими, материальными и финансовыми ресурсами в условиях ограничений на время и стоимость выполнения проектов;

- уменьшение сроков разработки, поставки и производства продукции (услуг) потребителю (заказчику) за счёт концентрации ресурсов и рациональной организации процессов исполнения проекта;

- уменьшение себестоимости продукции (услуг) за счёт оптимизации расходов на реализацию проекта;

- увеличение уровня оплаты труда и заинтересованности сотрудников предприятия в производительном и высококачественном труде;

- рациональное использование научно-производственного потенциала предприятия, сбалансированное развитие её производственных мощностей;

- уменьшение расходов на содержание аппарата управления предприятием за счёт снижения численности, увеличение оперативности и гибкости его работы;

- внедрение в производственно-экономическую деятельность предприятия современных технологий и методов менеджмента, увеличивающих эффективность тактического, стратегического и оперативного управления предприятием;

- привлечение дополнительных инвестиций для реализации наиболее значимых проектов;

- освоение новых видов услуг и продукции, внедрение новых научно-технических разработок и передовых технологий, обеспечивающих увеличение конкурентоспособности предприятия [6, с. 95].

В таблице 1 представлены отличия традиционного менеджмента и управления проектами.

Таблица 1

Отличия проектного менеджмента от традиционного [1, с. 122]

Таким образом, проект можно охарактеризовать как идею или задумку, которая представлена в виде измеримой формы отчетов, документов и т.д. Важным объектом системы управления проектом является жизненный цикл проекта, который зачастую позволяет своевременно принимать решения о том стоит ли продолжать реализацию проекта или лучше его завершить [9, с. 131].

1.2. Обзор программных пакетов для управления проектами

ИСУП − организационно-технологический комплекс методических, программных, технических и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом [1, с. 45].

Стремительное развитие ΙТ, возникновение принципиально новых классов программных продуктов привело к изменению подходов в управлении производством. Вследствие чего возникает проблема выбора ИСУП [16, с. 23].

К функциям информационной системы управления относятся:

- управление проектами на автоматизированном уровне, включая планирование и контроль;

- создание общей картины проекта, для принятия решений;

- сокращение времени на коммуникации между участниками проекта;

- хранение проектной документации.

Для поддерживания разнообразных управленческих функций применяется разное информационное и программное обеспечение (ПО). Специализированное ПО – это совокупность программ, непосредственно выполняющих последовательные задачи для решения функциональных задач управления [4, с. 57].

Основные виды и примеры ПО представлены на рис. 1.

Рисунок 1 - Примеры основных типов ПО УП [19, с. 145]

Для формирования наиболее продуктивной системы управления проектами необходимо использование интегрированных, включающих несколько взаимосвязанных между собой модулей (подсистем) решений [19, с. 147].

Интегрированные информационные системы УП: комбинируют различные данные из подразделений и организаций, имеющих отношение к конкретному проекту; дают возможность хранить, собирать и анализировать информацию в целях достижения поставленных задач проекта; должны обеспечивать последовательность действий для разрешения конфликтующих требований, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта; обеспечивают коммуникации между исполнителями, временно объединенными в команду [18, с. 43].

Программные продукты управления проектами, присутствующие на рынке, можно классифицировать по уровню интегрированности:

1. многофункциональные, модульные системы профессионального уровня (к ним относятся Microsoft Office Project, Primavera, Open Plan Professional и др.);

2. многофункциональные системы настольного уровня (CA Clarity 8, Scitor Project Scheduler);

3. независимое ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов управления проектами (eRoom, Project Risk Analysis и др.);

4. ПО, обеспечивающее поддержку отдельных функций или процессов УП, работающее в связке с многофункциональными системами (@RISK, Schedule Insight)

В роли специализированного ПО ИСУП могут использоваться как самостоятельные разработки организации, так и существующие программные обеспечения различных компаний [18, с. 44]. Этот выбор является актуальным для многих организаций, которые хотят повысить эффективность деятельности путем автоматизации процессов планирования и контроля [12, с. 129].

Если рассматривать возможность самостоятельной разработки ПО, то нужно отметить, что такая вероятность равна нулю, так как превзойти готовые системы управления от известных компаний крайне сложно. Независимые компании показывают стабильные результаты в увеличении продуктивности предприятий при использовании их программных продуктов, что заставляет организацию скорее выбрать то, что непременно даст результат, чем вкладывать деньги в неизвестность. Тогда возникает другая проблема выбора: с кем работать, какую систему управления выбрать?