Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия.pdf

Предварительная проверка может быть диагностической или терапевтической. Для диагностики, мониторинга, использования такой категории, как критерии, индикаторы и сигналы, он позволяет определить, что определенные нарушения и отклонения от запланированных планов находятся внутри организации. С помощью терапевтического надзора можно не только установить отступления от стандартов и нормативных показателей, но и принять меры по их устранению.

Контроль Ex ante распространяется на людские, материальные и финансовые ресурсы.

Текущий контроль осуществляется в процессе реализации решений, принятых с момента начала деятельности и до момента получения результатов. Его основная цель заключается в выявлении отклонений от намеченных стандартов, норм, правил и руководящих указаний по исполнению должностных обязанностей и поведению работников. Она осуществляется руководством организации в форме контроля за текущей работой персонала организации.

Технологически текущий контроль можно проводить в конце работы, при 50% готовности, или периодически проверять через регулярные промежутки времени.

Окончательный контроль необходим после принятия решения о проверке правильности его выполнения. Иногда это называется контролем производительности, потому что управление фокусируется на производительности.

Существует стратегический и оперативный контроль с учетом целей контроля.

Стратегический контроль фокусируется на эффективности стратегии организации в достижении ее целей. Она обеспечивает учет, оценку и анализ результатов реализации стратегий организации. Целью данного вида деятельности, надзора является ключевой аспект политики организации: маркетинг, управление человеческими ресурсами, научно-техническое прогнозирование.

Оперативный контроль должен быть сосредоточен на текущем учете и анализе текущих процессов. Его главная цель - обеспечить выполнение принятых планов. Задачи, качество выполняемых работ, временные рамки, ресурсы и связанные с ними затраты могут подлежать надзору.

Существует финансовый и административный контроль в зависимости от предмета надзора.

Финансовый надзор относится к надзору за финансовыми ресурсами, когда они поступают в организацию, перемещаются внутри организации и утекают. Она фокусируется на конечных экономических результатах деятельности. Прибыль, затраты, объем производства и реализации могут подлежать финансовому контролю и зависеть от финансового положения организации.

---

Существует целый ряд инструментов, которые могут быть использованы для финансового надзора. Это может быть анализ финансовой отчетности, анализ коэффициентов (ревизия).

Административный контроль охватывает бизнес-процессы и их управление. Она имеет иерархическую структуру. Объектом любого такого контроля является производство и хозяйственный процесс в целом и его отдельные составляющие, с учетом выполнения плановых заданий, сроков сдачи и условий труда рабочих классов.

В области применения контроль может быть полным и выборочным.

Полный контроль означает наличие полной, непрерывно функционирующей системы контроля в рамках принятой организационной структуры.

Выборочный контроль осуществляется как разовое мероприятие такого характера, например, соблюдение нормативных требований и работ, правил дисциплины.

Форма контроля может быть внутренней или внешней.

Внутренний контроль означает, что организация имеет свою собственную систему контроля.

Внешний контроль осуществляется внешними контрольными органами (вышестоящими, государственными, независимыми частными органами).

С точки зрения подхода к надзору существует разница между традиционным бюрократическим контролем и децентрализованным контролем. В современных организациях, как правило, существуют определенные аспекты как бюрократического, так и децентрализованного контроля, и один из них, в зависимости от культуры компании и собственных взглядов руководителя на методы контроля, является преобладающим.

Независимо от типа системы управления, под контролем находятся четыре основных этапа.

1. Определение стандартов и стандартных показателей. На первом этапе процесса контроля устанавливаются стандарты и критерии оценки эффективности функционирования объекта управления. Стандарты, используемые для мониторинга, отражаются в виде целей, стандартов и показателей, отобранных у организации, целей и стратегий развития.

2. Измерение показателей эффективности. Показатели эффективности деятельности организации должны измеряться на втором этапе процесса мониторинга. Главным условием качественной реализации этого элемента в процессе является выбор показателей, которые действительно отражают прогресс организаций в достижении поставленных целей.

3. Сравнение достигнутых результатов со стандартными показателями. Третьим этапом процесса контроля является сравнение достигнутых показателей и устоявшихся нормативов, среди которых выявляются интервалы допустимого отклонения от установленных конкретных нормативов, а также существенные отклонения, требующие корректирующих действий.

---

4. Осуществление корректирующих действий. Заключительным этапом процедуры контроля является определение необходимости корректирующих действий. Решения о корректирующих действиях требуют специальных аналитических и диагностических знаний администратора.

Контроль - это не вопрос доверия или недоверия к сотрудникам. Это обязательная составляющая системы менеджмента реализуемая без исключения в соответствии с рядом принципов:

• включение;
• централизованный (руководителю, прежде всего, необходимо знать о каких-либо серьезных отклонениях, ошибках от конкретного плана, а если это невозможно, то контролировать наиболее важные направления работы;
• актуальность содержания деятельности (система контроля должна быть адаптирована к характеру деятельности конкретной организации);
• надзор должен быть прямым (осуществляется непосредственным руководителем, ответственным за реализацию соответствующих планов);
• стратегическое направление (отражение и поддержка общих приоритетов организации);
• СК (о недопустимости использования своих личных симпатий и антипатий оператора по отношению к любому из мужчин, а, кроме того, использование такого контроля, как "уголовное правосудие", заключается в работе с вашими коллегами, особенно когда руководитель имеет предвзятое отношение к определенным сотрудникам; добиться создания системы контроля, основанной на объективных показателях, которые легко понять и принять всем членам команды);
• гибкость (адаптация к изменениям);
• мониторинг должен опережать кривую (он должен давать показания об отклонениях до того, как они произойдут, чтобы ситуация могла быть вовремя исправлена . );
• Сосредоточьтесь на решении проблемы, а не на ее выявлении и цитировании;
• простота (позволяет лучше понять цели и инструменты контроля и, следовательно, поддерживает существующую систему контроля персонала);
• важность контрольных точек (руководителю не нужно проверять каждую деталь, чтобы быть достаточным, чтобы сосредоточиться на ключевых моментах, мероприятиях, которые могут быть использованы для проверки прогресса в работе);
• согласованность ( более короткий интервал времени между контрольными операциями, большая Контрольная активность и более эффективные меры могут быть приняты);
• стандартизация (контрольные показатели должны быть выражены в поддающихся проверке количественных или качественных показателях, дающих ясную и недвусмысленную картину результатов деятельности);
• своевременность (обеспечение того, чтобы отступления можно было исправить до того, как они станут серьезными);
• экономическая эффективность (преимущества системы управления должны перевешивать затраты на ее эксплуатацию);
• автоматизация (осуществляется автоматически при минимальном вмешательстве оператора);
• адекватность системы управления для персонального контроля (система управления должна подбираться отдельно для каждого оператора с учетом его личностных особенностей);

---

1.3 Субъекты, процедуры и характеристика эффективного контроля

Контроль – это процесс обеспечения эффективной работы на основе владения информацией об уровне достижения, запланированных результатах и своевременной коррекции возникающих отклонений от первоначального плана. В процессе управления надзор должен выполнять важнейшие социальные задачи по повышению стабильности и эффективности самого управления в целях стабилизации ситуации. Надзор является центральным звеном в принятии решений и реализации процессов он также дополняется одним циклом принятия административных решений и открывает новый, основанный на "спиральном" социальном развитии. Эффективность принимаемых мер контроля зависит от:

• приемлемые теоретические подходы к управлению как функции управления, т. е. назначение, роль, функции надзорных функций в системе управления;
• методы, принятые для организации функции мониторинга;
• систематическое и всестороннее осуществление контрольных функций;
• основа прибора функции управления, его точность и частота ошибок;
• полнота анализа, причины отступления.

Все эффективные системы управления имеют общие черты. Их важность варьируется в зависимости от конкретной ситуации, но можно сказать, что эффективность контроля значительно возрастет, если он будет соответствовать определенным требованиям.

Поэтому контроль должен быть:

• действенным;
• · гибким;
• · систематическим;
• · комплексным;
• · экономичным;
• · гласным;
• · своевременным;
• понятным.^[5]

Рассмотрим каждую характеристику эффективного контроля.

Действенность. Выявленные в результате контроля нарушения, изъяны, ошибки, в деятельности предприятия (организации) должны оперативно устраняться.

Гибкость. Эффективные механизмы контроля должны предотвращать последствия неблагоприятных изменений и учитывать преимущества новых возможностей. Очень немногие современные организации работают в стабильной внешней среде и не нуждаются в гибкой системе управления. Сегодня даже самые механические модели требуют механизмов управления, которые могут быть адаптированы к изменяющимся условиям и условиям.

Систематичность. Мониторинг должен осуществляться не индивидуально, а на постоянной основе. Кроме того, все виды и процедуры контроля, осуществляемые в рамках организации, должны быть увязаны с единообразной взаимозависимостью.

---

Комплексность. Надзор должен охватывать не один или несколько показателей плана, а все показатели, все сферы деятельности предприятия (организации). Осуществление функции контроля в рамках организации всегда должно быть единообразным и не должно определяться как случайно связанные или несвязанные процедуры.

Экономичность. Эффективная система контроля должна оправдывать затраты, связанные с ее созданием и использованием. Для того чтобы снизить эти затраты, менеджеры должны использовать как можно больше механизмов контроля только тех приемов и методов, которые действительно необходимы для достижения ожидаемых результатов. Выгоды от мониторинга должны быть больше, чем от его осуществления.

Гласный. Результаты контроля должны быть известны исполнителям.

Своевременность. Механизмы контроля должны своевременно привлекать внимание менеджера к отклонениям, чтобы он мог предупредить их серьезное влияние на работу подразделения. Даже самые ценные сведения обесцениваются, если поступают с опозданием. Следовательно, эффективная система контроля должна обеспечивать своевременную информацию.

Понятность. Механизмы контроля, непонятные для тех, кто ими пользуется, бессмысленны. По этой причине иногда возникает необходимость упростить систему контроля. Применение системы контроля, которую трудно понять, нередко приводит к дополнительным ошибкам, недовольству сотрудников и к тому, что люди их просто игнорируют.

Наиболее важным фактором повышения эффективности надзора, а также в силу изменяющегося характера управления, является развитие партнерства – управление которым основано на сотрудничестве всех членов организации или группы в процессе функционирования. Такое совместное управление характеризуется внедрением и развитием самоконтроля.

Партнерство и самоконтроль должны способствовать интеграции интересов, планов, намерений, стремлений, пониманию и поддержке со стороны руководителей персонала. Эффективность контроля зависит от компетентности оператора, способа управления, целей и социально-психологического климата организации.

Для обеспечения эффективности этих процедур необходимо следующее:::

а) на основании подробных должностных инструкций, формальных определений и документации к ведению бизнеса (деятельности и отношений) определенного количества работников в организации при планировании, организации, регулировании, надзоре, учете и анализе процесса осуществления конкретной финансово-хозяйственной деятельности организации;;

---