Файл: Технология работы службы телефонных (Теория систем и системный подход).pdf
Добавлен: 29.03.2023
Просмотров: 284
Скачиваний: 1
Системный подход является более важным для изучения характеристик организации как системы, т.е. характеристик «входа/выхода», «процесса» и характеристик.
Системный подход позволяет комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и управленческую деятельность системы на уровне конкретных характеристик. Это поможет анализировать любую ситуацию в рамках конкретной системы, определить характер проблемы ввода, обработки и вывода.
Такой подход будет рассматриваться в анализе как внутренней, так и внешней среды организации. Это означает, что можно рассматривать не только внутренние, но и внешние факторы – экономические, геополитические, социальные, демографические, экологические и другие факторы, которые являются важными аспектами при анализе организаций и не всегда учитываются [17].
Овладение навыками системного менеджмента позволяет менеджеру более эффективно выполнять свои функции. Эти навыки особенно необходимы для менеджеров высшего звена или топ-менеджеров, направляющих все действия организации на достижение поставленных целей [10].
Системный подход включает анализ и синтез принимаемого управленческого решения; принятие управленческих решений должно основываться на полном и последовательном применении системного подхода. Это выражается в рассмотрении объектов любого уровня и явлений как особых систем, взаимосвязанных и активно взаимодействующих с другими системами, в выявлении роли каждой из них в процессе функционирования экономики, в целом [2].
Как видно из проведенного анализа системный подход имеет широкий спектр использования, и основные концепции менеджмента обнаруживают прямую связь с развитием системного подхода, тем ни менее обнаруживается и опережающее развитие отдельных концепций менеджмента по отношению к содержанию общей теории систем, особенно на начальных стадиях ее развития.
Более поздние концепции (самоорганизация и синергетика) оставили за собой практический менеджмент ХХI века. Особенно глубок этот разрыв между достижениями общей теории систем и теорией и практикой отечественного менеджмента.
Системный подход в исследовании потенциала организаций способствует выявлению элементов системы и характера их взаимодействия, разработке решений вокруг типа системы и характеристик ее элементов, поэтому выявление проблем здесь является решающим фактором эффективности применяемого подхода.
1.2 Современные проблемы и методы исследования системного подхода
В основе всех методов исследования лежит идея системного подхода к анализу сложных проблем и взаимодействию средств их решения. Установление связей между элементами исследуемой системы помогает во многом облегчить исследование и найти наиболее выгодные пути реализации поставленных целей. Системный подход создает основу для логического и последовательного подхода к проблеме принятия решений.
Эффективность решения проблем определяется их структурой и наиболее эффективные решения достигаются при четко составленном и структурированном плане [12].
Словосочетание «системный подход» в последнее время очень распространено, особенно, когда речь идет об управлении. Но мало кто понимает, что оно обозначает, а тем более применяет его на практике. При описании системного подхода из-за слишком большого количества факторов, влияющих на состояние системы, в основном все сводится к интуиции, что ведет к такой проблеме, как низкая степень осведомленности о таком подходе [10].
Системный анализ проблем управления изменениями рассматривается сквозь призму состояний и сред, в которых предприятие осуществляет свою деятельность (рис. 4)
Рисунок 4 – Среда и состояние функционирования предприятия [2, 3]
Эффективность решения проблем зависит от методов, применяемых для выполнения функций решения проблем. Пропускная способность, точность и другие характеристики методов, входящих выданную целенаправленную систему, должны быть сбалансированы между собой, а затраты на них должны соответствовать выигрышу [5].
В настоящее время системный подход применяется в теории и практике менеджмента и, если оценивать по ряду формальным признакам, проблемы его практического использования решены.
Однако, фактическое состояние дел с применением системного подхода в менеджменте значительно отличается от кажущегося. Обозначенные проблемы использования системного подхода, заметный разрыв между теорией и практикой менеджмента усугубляется проблемами терминологическими, когда для обозначения одного и того же объекта используются различные термины, а один и тот же термин относится к разным понятиям.
Особенно наглядно это стало проявляться с возникновением современных концепций. Проблема заключается в выборе критерия, подходящего для того уровня, на котором принимается решение, и в то же время обеспечивающего требование, чтобы критерии нижестоящих уровней приводили бы к нахождению таких решений, которые были бы направлены на достижение целей системы в целом.
В общей теории систем в определениях системы появляется понятие «цель». Вначале в неявном виде – «система – организованное множество» (в котором цель появляется при раскрытии понятия организованное), а потом в виде конечного результата, системообразующего критерия.
Обобщение результатов исследований процессов целеобразования и наблюдение процессов обоснования и структуризации целей в конкретных условиях позволили сформулировать некоторые общие принципы и закономерности целеобразования.
Обращаясь к проблемам управления организацией, должны быть актуальны три уровня задач: – задачи системы, – задачи составных частей, – задачи системы, частью которой является данная система. Но в практике отечественного менеджмента такая методология постановки задач не является доминирующей [3].
Одной из ключевых проблем в системном подходе менеджмента организации является формирование информационной системы с позиции теории и практики. Компании очень редко комплексно используют информационную систему, часто теоретическая основа такого исследования в современных условиях является устаревшей, не актуальной [9].
С управленческим персоналом, который занят в системном подходе менеджмента, также возникают проблемы: объем управленческих решений, которые приходится ежедневно принимать руководителям всех уровней, непрерывно растет. В результате все рабочее время топ-менеджмента оказывается занятым решением текущих проблем, а на работы, связанные с принятием решений, относящихся к области системного подхода, времени остается очень мало. Именно снижение качества управленческих решений, перегруженность персонала, ответственного за их выработку (топ-менеджеров и менеджеров среднего звена), при непрерывном общем росте количества работников организации и вызывает наступление кризиса управляемости.
Таким образом, несмотря на то, что регламентное управление деятельностью нельзя считать панацеей от всех проблем управления, системный подход в значительной степени совершенствует деятельность, повышает ее эффективность и результативность, обеспечивает рост трудовой дисциплины в организации и способствует созданию прозрачной и эффективной системы управления организацией [7]. Следовательно, к современным проблемам системного подхода менеджмента организации в условиях рынка следует отнести следующие (см. рис.5).
Существуют различные методы исследования системного подхода менеджмента организации в условиях рынка, основными из которых являются:
1. Методы экономического анализа. Методы экономического анализа применяются на всех стадиях системного анализа. Целью экономического анализа является выявление сущности, закономерностей, тенденций экономических и социальных процессов, хозяйственной деятельности на всех уровнях.
Рисунок 5 – Современные проблемы системного подхода менеджмента организации в условиях рынка [составлено автором]
2. Методы экспертных оценок. В настоящее время наиболее широко в процессе анализа деятельности современных организаций используют экспертные методы оценки. Они позволяют решать проблемы перевода большинства информации управленческого характера от качественных эквивалентов в количественные. Например, использование в анализе организационной среды SWOT-анализа более эффективно в сочетании с экспертной оценкой основных факторов среды.
В исследовании управления широкое распространение имеет метод экспертных оценок. Это объясняется сложностью многих проблем, их происхождением из «человеческого фактора», отсутствием надежных экспериментальных или нормативных инструментов.
Существует достаточно большое количество методов получения экспертных оценок. В одном случае с каждым экспертом работают отдельно, он даже не знает, кто ещё является экспертом, а потому высказывает свое мнение независимо от авторитетов. Во втором – экспертов собирают вместе для подготовки материалов, при этом эксперты обсуждают проблему друг с другом, учатся друг у друга, и неверные мнения отбрасываются. В третьем - число экспертов фиксировано и таково, чтобы статистические методы проверки согласованности мнений и затем их усреднения позволяли принимать обоснованные решения.
В других случаях число экспертов растет в процессе проведения экспертизы, например, при использовании метода «снежного кома». В настоящее время не существует научно обоснованной классификации методов экспертных оценок и тем более – однозначных рекомендаций по их применению. Сущность экспертных методов заключается в получении ответов специалистов на поставленные перед ними вопросы.
Полученная от экспертов информация в целях минимизации погрешностей и влияния субъективного фактора обрабатывается при помощи специальных логических и математических процедур и преобразуется в форму, удобную для выбора решения. Их значение состоит в том, что они усиливают элемент коллегиальности в процессе принятия сложных решений и, используя интуицию и коллективную генерацию идей, позволяют находить новые, оригинальные решения проблем, к которым нельзя прийти с помощью только логических рассуждений [8].
3. STEP-факторный анализ. При проведении стратегического анализа организации, для анализа макроокружения и выделения особо значимых факторов для деятельности организации применяется метод STEP–анализа.
Данный тип анализа характеризует четыре группы факторов: экономические, политические, социальные и технологические, влияющих на деятельность организации. Отсюда и название метода расшифровывается и переводится как: S – Society – общество (социум); T – Technology – технология; E – Economy – экономика; P – Policy – политика.
Достоинством метода является рассмотрение всех сторон воздействия факторов внешней среды, недостатком – он не дает четкого, детального представления о факторах внешней среды. Данный метод используется для того, чтобы дать общее представление о внешней среде организации и силе влияния данных факторов на организацию.
Анализ проводится согласно следующему алгоритму:
– характеристика основных компонентов макроокружения организации для выявления основных факторов, оказывающих влияние на организацию;
– ранжирование выявленных факторов. Определение шкалы оценок;
– определение группы факторов, оказывающих положительное влияние на развитие организации, используя методы аналитической геометрии, как инструмента оценочной модели;
– определение группы факторов, оказывающих положительное влияние на развитие организации, используя методы аналитической геометрии, как инструмента оценочной модели;
– построение диаграммы организационного развития; – оформление отчета о проведенной работе [8].
4. SWOT-анализ. Под SWOT-анализом понимаются исследования, направленные на определение и оценку сильных и слабых сторон предприятия, его возможностей и потенциальных угроз, а так же возможностей и угроз внешней среды, установление связей между ними и использование их для формирования стратегий фирмы.
Возможности определяются как нечто, дающее фирме шанс сделать что-то новое: выпустить новый продукт, завоевать новых клиентов, внедрить новую технологию, перестроить бизнес-процессы и т.п.
Угроза – это то, что может нанести ущерб фирме, лишить ее существующих преимуществ (появление новых конкурентов, товаров-заменителей и т.п.). SWOT-анализ может быть проведен в течение любого реально имеющегося времени – от 1–2 ч до нескольких дней.
Если в первом случае выводы приходится делать на основе экспресс-опроса, то при наличии 2-3 дней удается предварительно изучить документы, провести необходимые интервью, разработать модель ситуации и детально обсудить проблемы с заинтересованными участниками.