Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Понятие, сущность и роль коммуникаций).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Любая организация сталкивается с рядом проблем при организации своей основной деятельности, но многие управленцы недооценивают такой фактор как - организационная система коммуникаций. Решение данных проблем необходимо для четкой и эффективной работы коммуникаций. Грамотно выстроенная система коммуникаций будет способствовать повышению работоспособности сотрудников, что в свою очередь положительно отразиться на работе организации в целом.

Коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Прежде всего, они включают взаимодействие между людьми. Коммуникации служат необходимым инструментом для координации деятельности по вертикали и горизонтали управления, позволяют получать необходимую информацию

Целью курсовой работы является исследование проблем коммуникаций в современных условиях.

Задачи курсовой работы:

- рассмотреть понятие, сущность коммуникаций в организации;

- изучить коммуникации как основной инструмент формирования и развития корпоративной культуры;

- охарактеризовать основные направления совершенствования процесса коммуникаций в организациях;

- провести оценку деятельности предприятия ООО «ТС КОМАНДОР»;

- проанализировать коммуникации в торговой организации;

- исследовать проблемы коммуникаций и пути их решения в организации.

Объектом исследования в курсовой работе выступает торговое предприятие ООО «ТС КОМАНДОР».

Предмет исследования в курсовой работе коммуникации и их проблемы в современной организации.

При написании курсовой работы использовались такие методы как: исследования, анализа, сравнения, систематизации данных, логического рассуждения и наблюдения.

Теоретической основой курсовой работы выступали материалы учебных пособий, журнальные статьи и интернет-ресурсы.

Поставленные цели и задачи определили следующую структуру курсовой работы:

- введение – здесь обоснована актуальность выбранной темы, определены цели, объект и предмет, сформулированы задачи и методы исследования, структура курсовой работы;

- первая глава «Теоретические аспекты коммуникаций в организациях в современных условиях» в данной главе дано понятие коммуникаций, рассмотрены коммуникации как основной инструмент формирования и развития корпоративной культуры и предложены основные направления совершенствования процесса коммуникаций в организациях

- вторая глава «Оценка коммуникации в организации ООО «ТС КОМАНДОР»« на основе собранного материала по торговой организации проведен анализ коммуникационного процесса в торговой компании и указаны проблемы коммуникаций и пути их решения в организации.

- в заключении подведены общие итоги курсовой работы, изложены основные выводы.

Объем курсовой работы 42 страницы, список литературы в процессе подготовки курсовой работы – 17 источников.

1 Теоретические аспекты коммуникаций в организациях в современных условиях

1.1 Понятие, сущность и роль коммуникаций

Деятельность любой фирмы представляет собой совокупность различных операций, которые взаимосвязаны между собой. Одной из задач руководителя является донесение информации до всех структурных подразделений. И в этом случае возникает ряд проблем. Например, руководителю нужно организовать обмен информацией между субъектами, донести данные без искажения, организовать работу всего коллектива, поставить правильные, четкие и понятные задачи. Это только самые основные и часто возникающие проблемы, особенно в «молодых» фирмах. На помощь руководителям в таком случае приходят коммуникации[8].

Коммуникация от латинского «communicatio» — сообщение, передача и от «communicare» — делать общим, беседовать, связывать, сообщать, передавать — принятый в исследованиях термин, которым обозначают операционные системы, повседневно обеспечивающие единство и преемственность человеческой деятельности.

Руководитель, на современном этапе развития бизнеса, должен хорошо разбираться не только в основном виде деятельности фирмы, но и в основах психологии, этики, культуры делового общения.

Различные подразделения должны взаимодействовать между собой для более эффективной работы предприятия, поэтому вопрос построения хороших коммуникационных связей особенно актуален для руководителей, которые наиболее заинтересованы в результативности работы фирмы.

Существует два основных вида коммуникаций в организации[11]:

- вертикальные - передача информации между руководителем и подчиненными;

- горизонтальные – передача информации между сотрудниками одного уровня.

Для того чтобы контакт появился в организации, необходимо появление элементов коммуникационного процесса. Первоначально необходим источник информации, который создает то, что нужно передавать. А вот передаваемый объект является уже вторым элементом рассматриваемого процесса, который называется «сообщение». Далее необходимо передать информацию, и она, в свою очередь, движется по третьему элементу – «канал прямой или обратной связи». Ну и коммуникационный процесс невозможен без последнего элемента – «получатель», т.к. без него все вышеперечисленное не имело бы смысла.

На самом деле, в обычной жизни мы ежедневно становимся участниками данного процесса, поэтому он не настолько сложен, так как знаком всем с детства.

Просто коммуникации в организации имеют ряд особенностей[9]:

1. Информация должна передаваться быстро

2. Необходима обратная связь

3. Информация должна быть важной, понятной, относящейся к работе предприятия.

4. Сообщение должно быть достоверным, полным и актуальным

5. Экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее)

Так же для построения благоприятной внутренней среды на предприятии, руководителю нужно непосредственно коммуницировать с работниками. Люди, занятые в основном производстве, могут помочь в принятии важных решений, так как они видят ситуацию с практической точки зрения. Поэтому руководителю необходимо прислушиваться к мнению своих подчиненных, рассматривать их жалобы и предложения, реагировать на их обращения, а так же, при необходимости, просить устных пояснений к отчетам, так как могут возникнуть факторы, влияющие на отчетность, но не вошедшие в документацию по объективным причинам. Таким образом, могут быть своевременно выявлены и предотвращены скрытые угрозы. К счастью, в наше время автоматизированные системы помогают облегчить коммуникационный процесс. Электронная почта, возможность видеоконференций, телефонная связь, различные программы внутрикорпоративной связи - все это позволяет передавать информацию очень быстро, получать ответы, решать различные вопросы даже на расстоянии, а так же контролировать работу сотрудников, что особо актуально для руководителей, которые зачастую в силу своего служебного положения находятся не на рабочем месте. Но не стоит забывать о традиционных методах коммуницирования таких как собрание, совещание, особенно когда требуется срочное решение определенных задач, а нужное решение еще не найдено. В таких ситуациях могут помочь приемы как[1]:

1. Метод мозгового штурма (метод, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать как можно большее количество вариантов решения)

2. Метод Дельфи (метод анонимного анкетирования)

3. Метод критики (метод, при котором участники обсуждения критикуют все предложенные идеи и выбирают наиболее приемлемую) и т.д.

Таким образом, информационное обеспечение – одна из немаловажных составляющих менеджмента. Его качество определяет эффективность функционирования системы менеджмента. Стоит заметить, что менеджмент – это, в первую очередь, работа с людьми, а их трудовая деятельность – это объект воздействия управления. Обеспечение согласованности личных интересов с целями бизнеса является одной из главных задач менеджмента. Поэтому решить данную задачу невозможно без качественного обмена информацией. Так как именно она является основой процесса коммуникации в любой организации. Значение системы коммуникаций невозможно переоценить. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит будущее не только организации, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и сотрудников данного предприятия, а на глобальном уровне – благополучие всей страны в целом.

1.2 Коммуникации как основной инструмент формирования и развития корпоративной культуры

Адекватное понимание лидерами всех аспектов процесса и комплексное использование инструментария организационных изменений приводит к сравнительно быстрому и «безболезненному» внедрению любого новшества в компании. Ни одно организационное изменение невозможно эффективно провести без четкой и системной коммуникационной поддержки. Именно в связи с этим в процессе внедрения внутрикорпоративных изменений автор рекомендует разработать дополнение к программе организационных изменений — программу коммуникаций. Ваша будущая программа коммуникаций должна определять основные подходы и принципы коммуникаций в рамках внедрения и развития элементов корпоративной культуры. Целевая установка этой программы — декларирование единых принципов и правил работы в процессе коммуникационного сопровождения всех этапов внедрения корпоративной культуры.

Коммуникации рассматриваются как основной инструмент формирования и развития корпоративной культуры через воздействие на сознание сотрудников и формирование у них единственно верного представления о корпоративной культуре компании.

Среди ключевых принципов коммуникационной поддержки хотелось бы выделить следующие:

1. Оперативность коммуникаций — скорость их проведения;

2. Качество — процесс коммуникации должен быть четко и логично построен, восприятие коммуникаций должно быть правильным, чтобы избежать любого искажения информации;

3. Актуальность — коммуникации должны осуществляться в конкретно установленный момент, нести в себе именно ту информацию, которая является наиболее важной на данный период времени. Также принцип актуальности коммуникационной поддержки включает в себя своевременное реагирование на возникновение проблем и последующее их решение;

4. Эффективность — процесс коммуникации должен быть построен таким образом, чтобы на его реализацию затрачивалось как можно меньше сил и ресурсов;

5. Целенаправленность — целевое использование финансирования;

6. Честность и открытость — коммуникации должны отражать достоверную информацию;

7. Системность — коммуникации должны быть непрерывными и осуществляться по определенному плану;

8. Целевая направленность — процесс коммуникации должен быть составлен для каждой аудитории (целевой группы);

9. Двусторонняя связь — коммуникации должны идти как «сверху вниз», так и «снизу вверх». Выбор инструментов коммуникаций прямо влияет на эффективность процесса коммуникации в целом.

При анализе инструментов на предмет их применимости необходимо определить:

- целевые группы;

- коммуникационные цели каждой из групп;

- потребность каждой целевой группы в информации.

Среди распространенных коммуникационных инструментов встречаются такие, как:

- внутрикорпоративное печатное издание;

- корпоративное радио;

- Интернет;

- корпоративное телевидение;

- корпоративные мероприятия и праздники;

- целевые обучающие программы.

В коммуникационном процессе задействованы финансовые ресурсы (которые используются по мере необходимости), человеческие, а также временные.

В ходе коммуникаций необходимо четко определить, требует ли коммуникационный процесс затрат, в каких объемах и на каких этапах, кто и в чем задействован, а также сроки его реализации.

Выявив принципы, ресурсы и инструментарий коммуникационной поддержки, безусловно, вам необходимо определиться с целевыми группами. При планировании процесса коммуникаций в рамках формирования и развития корпоративной культуры необходимо весь персонал компании разделить на группы с учетом коммуникационных целей, поскольку информация передается неравномерно в зависимости от статуса сотрудников и соответствующих потребностей каждой группы.