Файл: Основные функции в системе менеджмента (Теоретическая глава. Функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль).pdf

Введение

В годы перехода нашей экономики к рыночной экономике наряду с обычной фразой «управление организацией или предприятием» стало не редкостью и тем более - «управление организацией или предприятием». В настоящее время они чаще всего используются как идентичные, взаимозаменяемые понятия. Основой для этого является та же сущность категорий, выраженных русским словом «менеджмент» и английским «менеджмент».

Актуальность темы заключается в том, что успешная управленческая деятельность организации в значительной степени зависит от глубины знания функций управления и умения их применения в условиях конкуренции на внутреннем и внешнем рынках. Чем ниже применимость управленческих функций в организациях, тем чаще они разоряются, что негативно сказывается на их среде. Вот почему эти функции управления являются наиболее важным объектом исследований, как для специалистов, так и для современных практиков, использующих достижения функций в процессе всей организации.

Целью данной работы является определение значимости основных функций управления и анализ реализации этих функций в конкретной организации.

Чтобы достичь цели, вам нужно ставить цели.

Задачи включают в себя:

1) Определение целей и этапов для функции планирования;

2) Обзор организационной функции;

3) Определение значения функции мотивации;

4) исследование видов и форм контроля;

5) Разработка мероприятия, направленного на повышение мотивации в конкретной компании.

Любая деятельность требует управления. Управление - это особый вид деятельности, специфика которого связана с реализацией управленческих действий - функций управления. Впервые состав функций управления был предложен А. Файолом: «Управлять - это прогнозировать, планировать, организовывать, управлять, координировать и контролировать».

Методы и приемы реализации конкретных функций управления лежат в основе профессиональной деятельности любого менеджера. Функции управления предполагают вложение времени и ресурсов. Ограниченные ресурсы требуют эффективного распределения и использования с учетом взаимозависимости и взаимосвязанности функций управления. Вот почему все проблемы управления рассматриваются через призму процессов управления, то есть последовательности действий для преобразования ресурсов в результаты. Некоторые примеры: коммуникационные и управленческие процессы принятия решений, производственные (технологические) процессы и процессы закупок и многие другие.

Цели и задачи управленческих менеджеров являются отправной точкой для определения масштабов и видов управленческой работы, обеспечивающих их достижение. Мы говорим о функциях, которые являются неотъемлемой частью любого процесса управления, независимо от специфики (размер, цель, собственность и т. Д.) Организации. Поэтому они называются общими и включают планирование, организацию, координацию, контроль и мотивацию.

Функции управления имеют специфический характер, специальное содержание и могут выполняться независимо, быть как несвязанными, так и неразрывно связанными, то есть все функции управления объединяются в целостный процесс.

Каждая из четырех функций управления жизненно важна для организации. Планирование как функция управления обеспечивает основу для других функций и считается наиболее важной из них, тогда как функции организации, мотивации и контроля ориентированы на реализацию тактических и стратегических планов организации.

Результатом работы станет анализ функционирования организации с точки зрения выполнения ее основных управленческих функций и внесение предложений по совершенствованию реализации этих функций, что должно повысить эффективность хозяйственной деятельности организации.

1. Теоретическая глава. Функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль

1.1 Планирование: сущность, функции, организационные цели и этапы

Связь между функциями управления представлена круговой диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления. Стрелки на диаграмме показывают, что переход от этапа планирования к этапу контроля возможен только при выполнении работы, связанной с организацией процесса и мотивацией сотрудников. В центре диаграммы находится координационная функция, которая обеспечивает согласование и взаимодействие всех остальных.

Теперь давайте подробнее рассмотрим каждую функцию в отдельности.

Планирование - это определение системы целей для функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обойтись без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

1) распределение ресурсов;

2) координация деятельности между отдельными подразделениями;

3) координация с внешней средой (рынком);

4) создание эффективной внутренней структуры;

5) мониторинг деятельности;

6) развитие организации в будущем.

Весь процесс планирования в организации делится на три уровня: стратегический, тактический и операционный. Стратегическое планирование - это определение целей и процедур организации на долгосрочную перспективу, тактическое планирование - это определение промежуточных целей на пути к достижению стратегических целей и задач, оперативное планирование - это система управления организации на текущий период времени. Процесс планирования выполняется в следующем порядке:

1) миссия организации разрабатывается;

2) исходя из миссии, цели разрабатываются;

3) внешняя и внутренняя среда организации оценивается и анализируется;

4) анализ стратегических альтернатив;

5) выбор конкретной стратегии;

6) реализация стратегии;

7) оценка стратегии;

8) миссия организации.

После постановки цели и выбора альтернативных способов ее достижения (стратегии) основными составляющими формального планирования являются:

1) тактика или как добиться определенного результата;

2) политика или общее руководство по действиям и принятию решений, способствующее достижению целей;

3) процедуры или описание действий, которые необходимо предпринять в конкретной ситуации;

4) правила или что нужно делать в каждой конкретной ситуации.

Процесс планирования обычно состоит из восьми этапов:

Шаг 1. Постановка целей (постановка целей).

Шаг 2. Выбор, анализ и оценка способов достижения ваших целей.

Шаг 3. Составление списка необходимых действий.

Шаг 4. Подготовка рабочей программы (плана действий).

Шаг 5. Анализ ресурсов.

Шаг 6. Анализ разработанного варианта плана.

Шаг 7. Подготовка детального плана действий.

Шаг 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений при необходимости.

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь установленную организационную систему. Работа организации направлена ​​на достижение запланированной цели, и результат зависит от того, как эта работа структурирована и скоординирована. Даже самые идеальные планы не будут реализованы без соответствующей организации. Должна быть исполнительская структура. Кроме того, организация должна иметь возможность будущего развития, потому что без этого организация рухнет (если мы не будем развиваться, мы умрем). Будущее организации зависит от среды, в которой она работает, от навыков и знаний ее персонала, а также от места, которое она занимает в отрасли (регион, страна).^[1]

Результатом процесса планирования является план. План - это подробный набор решений, которые необходимо реализовать, список конкретных действий и их исполнителей. Планы и планы имеют разные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения.

По широте охвата:

1) корпоративное планирование (для всей компании);

2) планирование по виду деятельности (планирование производства ковров);

3) планирование на уровне конкретного отдела (планирование работы цеха).

По функции:

1) производство;

2) финансовый;

3) управление персоналом;

4) маркетинг.

По подфункции (например, для маркетинга):

1) планирование ассортимента;

2) планирование рекламы;

3) планирование продаж.

В промежуточный период:

1) долгосрочное планирование - 5 лет и более;

2) среднесрочное планирование - от 2 до 5 лет;

3) краткосрочное планирование - до года.

По уровню детализации планов:

1) стратегическое планирование;

2) оперативное или тактическое планирование.

По обязательному исполнению:

3) политические планы для прямой обязательной реализации;

4) ориентировочные планы, которые ориентированы и зависят от показателей политической, экономической и иной деятельности.

План в результате планирования для исполнителей является директивным документом и должен включать как обязательные, так и рекомендательные показатели, а с увеличением сроков планирования количество индикативных (рекомендательных) показателей увеличивается.

Существует три основных формы организации планирования:

1) «сверху вниз»;

2) «снизу вверх»;

3) «Цели снижаются».

Планирование основано на данных за предыдущие периоды деятельности, но целью планирования является будущая деятельность компании и контроль над этим процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования больше зависит от интеллектуального уровня компетентности менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации.

1.2 Организация – как одна из функций менеджмента

Реализация планов требует организации, которая представляет следующий этап управления. Организация относится к процессу: определения рациональных форм разделения труда; распределение работы между работниками, группами работников и подразделениями; разработка структуры органов управления; регулирование функций, подфункций, работ, операций; установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц; подбор и расстановка кадров. Функция организации - это вид управленческой деятельности, направленный на обеспечение нормального функционирования организации в соответствии с определенным планом достижения желаемого результата. Это гарантирует, что все отделы и сотрудники организации координируют свою деятельность для достижения своих целей.

Существует два основных аспекта организационного процесса: 1) разделение организации на подразделения в соответствии с целями и стратегиями; 2) делегирование полномочий.

Под делегированием понимается передача задач и полномочий лицу, которое берет на себя ответственность за их выполнение. Ответственность - это обязательство выполнять существующие задачи и нести ответственность за их удовлетворительное решение.

Важно понимать, что делегирование осуществляется только в том случае, если полномочия приняты, а фактическая ответственность не может быть делегирована. Менеджер не может ослабить ответственность, передав ее подчиненному. Хотя лицо, ответственное за выполнение задачи, не должно выполнять ее лично, оно остается ответственным за удовлетворительное выполнение задачи.^[2]

Если ожидается, что человек удовлетворит ответственность за удовлетворительное выполнение задачи, организация должна предоставить ему необходимые ресурсы. Пользователь выполняет это путем делегирования полномочий вместе с задачей.

Полномочия - это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач.

Авторитет ограничен планами, процедурами, правилами и устными распоряжениями начальства, а также факторами окружающей среды, такими как законы и культурные ценности. Пределы формальной власти часто нарушаются властью и неформальными организациями.

Существует два типа полномочий:

Линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника подчиненному, а затем другим подчиненным.

Аппаратные (кадровые) полномочия помогают организациям использовать специалистов, не нарушая принципа единоначалия. Полномочия персонала включают консультативные полномочия, обязательные утверждения, параллельные и функциональные полномочия. Линейные менеджеры часто имеют аппаратные полномочия в определенных областях, а руководитель аппарата имеет линейные полномочия над самим аппаратом.

Делегирование редко бывает эффективным, если руководство не придерживается принципа соответствия, согласно которому сфера полномочий должна соответствовать делегированной ответственности.

Структура организации:

1. выбрать организационную структуру, которая отвечает стратегическим планам и обеспечивает эффективное взаимодействие с окружающей средой и достижение намеченных целей.