Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие и классификация функций менеджмента).pdf

Осуществление внутреннего контроля возложены на следующих работников компании ООО «ЮНИОНТРЕЙД» (рисунок 3):

Главный бухгалтер

Директор

• инструкции, регламентирующие порядок составления отчета о результатах работы сектора внутреннего аудита
• стратегический план работы сектора внутреннего аудита
• рабочие программы внутреннего аудита
• документальное оформление процедур внутреннего аудита
• арифметическая проверка вновь введенных фактов хозяйственной жизни в систему компьютерной обработки данных
• разработка учетной политики
• сверка расчетов с контрагентами
• формирование порядка документооборота
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции
• контроль выполнения решений, принятых по результатам проведенных проверок
• контроль выполнения договорных обязательств в целях недопущения штрафных санкций
• работа по истребованию дебиторской задолженности
• проверка выполнения требований документооборота
• фиксация деталей проводимых фактов хозяйственной жизни, имеющих существенное значение для отчетности;
• проведение инвентаризации

Рисунок 3 – Функциональное разделение труда в рамках реализации внутреннего контроля в ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

Элементы внутреннего контроля ООО «ЮНИОНТРЕЙД» представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Элементы внутреннего контроля ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

В рамках первой функции директор ООО «ЮНИОНТРЕЙД» использует стратегический. В рамках второй функции:

– определение объема потребности в запасе;

– определение состава статей затрат, связанных с созданием и поддержанием запаса;

– расчет оптимального размера заказа, пополняющего запас;

– согласование условий пополнения запаса.

В рамках третьей функции:

– оценка динамики производства и продаж продукции;

– оценка соотношения производства и реализации продукции.

В целях экономного расходования ресурсов директор ООО «ЮНИОНТРЕЙД» применяет расчет операционного цикла через программу «MS Excel». В рамках внутреннего контроля в ООО «ЮНИОНТРЕЙД» контроль экономного расходования ресурсов контроль выбора поставщика сырья не осуществляется, что создает риски высокой себестоимости продукции производственной компании.

В ООО «ЮНИОНТРЕЙД» не применяется автоматизация ведения бухгалтерского учета, в связи с чем информационно-аналитическое обеспечение внутреннего контроля может содержать ошибки, вызванные человеческим фактором (ошибки в арифметических расчетах и др.).

2.3. Оценка функций менеджмент в ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

В соответствии с задачами исследования была проведена организационная диагностика по следующим критериям.

1. Выделение сфер деятельности организации

Для ООО «ЮНИОНТРЕЙД» выделены следующие функциональные области и введены следующие обозначения сфер деятельности организации: F ₁ – производственная деятельность; F ₂ – финансовая деятельность; F ₃ – снабжение материально-техническими ресурсами; F ₄ – управленческая деятельность; F ₅ – маркетинговая политика; F ₆ – технологическая политика; F ₇ – управление персоналом; F ₈ – инновационная деятельность; F ₉ – рекламная деятельность; F ₁₀ – организационное поведение и имидж организации.

Будем осуществлять оценку успешности деятельности диагностируемой организации по девятибалльной шкале.

Охарактеризуем ситуацию на предприятии, используя диагностический профиль и результаты экспертизы.

1. В сферах технологической, рекламной деятельности, организационного поведения и имиджа: отсутствие выработанной стратегии продвижения продукции, реклама деятельности предприятия только в рамках специализированных журналов.
2. В сферах управленческой и инновационной деятельности и управления персоналом: происходят попытки определения новых путей и решений, разработки стратегии развития предприятия, кадровые перестановки в управленческих и производственных подразделениях.

На основании оценки различных сфер деятельности предприятия построим его диагностический профиль (рисунок 4).

Рисунок 4 – Диагностический профиль организации

Проблемная область

Область эффективной работы

Таким образом, общая характеристика ситуации на предприятии может быть охарактеризована как эффективно-функционирующая и не требующая оперативного вмешательства во многие сферы деятельности предприятия.

После построения и анализа диагностического профиля выделяются основные проблемы, имеющиеся в организации. Наиболее значимыми являются проблемы технологической сферы предприятия, которые находятся в проблемной зоне. Для данных проблем строятся деревья проблем, путем декомпозиции базовой (основной) проблемы до уровня корневых проблем.

После выделения корневых проблем строят дерево решения корневых проблем. При этом деревья решений строятся для тех корневых проблем, которые определены как наиболее значимые.

Для проблем в технологической области дерево проблем имеет следующий вид (рисунок 5).

Технологическая сфера

Информационная система распространяется только на часть процессов хозяйственной деятельности

Существующая информационная система поддерживает только процессы бухгалтерского учета

Действие информационной системы сегментарно

Не затронуты все процессы управления

Документальные процедуры, регламентирующие порядок реализации поддерживаемых процессов не представлены в полном объеме.

Рисунок 5 – Дерево проблем для технологий управления предприятием

Проведем оценку качества внутреннего контроля в ООО «ЮНИОНТРЕЙД» согласно критериям, предлагаемым И.А. Дымовой^[26]:

• не выделены инструкции, регламентирующие порядок составления отчета о результатах работы сектора внутреннего аудита (0 баллов);
• не разрабатывается стратегический план работы сектора внутреннего аудита (0 баллов);
• рабочие программы аудита разрабатываются, но не в каждую проверку (1 балл);
• документальное оформление процедур осуществляется всегда (2 балла);
• не разработаны унифицированные формы рабочих документов внутренних аудиторов (0 баллов);
• не оформляется протоколом заседание, проводимое по результатам внутреннего аудита, между сотрудниками сектора внутреннего аудита и должностными лицами проверяемого подразделения (0 баллов);
• форма акта проверки утверждена, но не установлен порядок его подписания (1 балл);
• проводится контроль выполнения решений, принятых по результатам проведенных проверок (1 балл);
• совещания сотрудников сектора внутреннего аудита не проводятся (0 баллов);
• менее 50% работников из общего числа сотрудников сектора внутреннего аудита имеют квалификационный аттестат аудитора (0 баллов);
• 100% работников из общего числа сотрудников бухгалтерской службы имеют аттестат профессионального бухгалтера (1 балл);
• не проводится внутреннее обучение сотрудников сектора внутреннего аудита и бухгалтерской службы (0 баллов);
• минимальная продолжительность обучения, которую проходят сотрудники сектора внутреннего аудита по программам повышения квалификации менее 20 часов в год (0 баллов);
• информационная система, связанная с составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности частично автоматизирована, лицензированная (2 балла);
• работниками бухгалтерской службы последующая арифметическая проверка вновь введенных фактов хозяйственной жизни в систему компьютерной обработки данных осуществляется не всегда (2 балла);
• положения учетной политики соответствуют требованиям, установленным российским законодательством, только по отдельным объектам учета (1 балл);
• способы, применяемые в практике учета соответствуют способам, утвержденным в приказе об учетной политике, по некоторым объектам учета (1 балл);
• особенности финансово-хозяйственной деятельности и способы их учета в учетной политике не раскрыты (0 баллов);
• допущение последовательности применения учетной политики от одного отчетного года к другому не выполняется (0 баллов);
• сотрудниками сектора внутреннего аудита не проводится оценка непрерывности деятельности экономического субъекта (0 баллов);
• сверка расчетов с контрагентами проводится 1 раз в год (1 балл);
• контроль выполнения договорных обязательств в целях недопущения штрафных санкций осуществляется выборочно (1 балл);
• работа по истребованию дебиторской задолженности не проводится (0 баллов);
• документооборот утвержден (1 балл);
• проверка выполнения требований документооборота не осуществляется (0 баллов);
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции не проводится (0 баллов);
• допущение имущественной обособленности не выполняется (0 баллов);
• допущение временной определенности фактов хозяйственной жизни не выполняется (0 баллов);
• детали проводимых фактов хозяйственной жизни, имеющих существенное значение для отчетности, не фиксируются (0 баллов);
• требование тождественности данных синтетического и аналитического учета не выполняется (0 баллов);
• организационная структура экономического субъекта не обеспечивает разделение следующих несовместимых функций: непосредственный доступ к активам; разрешение на осуществление фактов хозяйственной жизни, связанных с движением активов (0 баллов);
• факты хозяйственной жизни выполняются не с одобрения директора компании (0 баллов);
• инвентаризация основных средств не проводится (0 баллов);
• инвентаризация материально - производственных запасов не проводится (0 баллов);
• инвентаризация наличных денежных средств в кассе не проводится (0 баллов).

Оценка фактической надежности внутреннего контроля в ООО «ЮНИОНТРЕЙД» представлена в таблице 3.

Таблица 3 – Оценка фактической надежности внутреннего контроля в ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

С учетом максимального (75) и среднего (35) количества баллов приемлемым считается уровень системы внутреннего контроля не ниже 47% (35/75). У ООО «ЮНИОНТРЕЙД» фактическая надежность внутреннего контроля 16%, что более чем в 2 раза ниже приемлемого уровня.

ООО «ЮНИОНТРЕЙД» использует отдельные элементы внутреннего контроля и системы экономической безопасности, однако они применяются без правильно организованного хозяйственного руководства.

Администрация и ответственные сотрудники слабо представляют процедуры в рамках систем и свою ответственность. Требуется выполнение необходимых мероприятий для создания действующих систем внутреннего контроля и экономической безопасности.

Основные проблемы внутреннего контроля в ООО «ЮНИОНТРЕЙД», выявленные в ходе мониторинга:

– отсутствие методического обеспечения функционирования системы внутреннего контроля (нет Положения о внутреннем контроле, нет Положения о работе службы внутреннего аудита (экономической безопасности);

– не утверждена необходимая организационно-распорядительная документация;

– не распределены функции и полномочия среди субъектов внутреннего контроля.

Таким образом, в настоящее время в ООО «ЮНИОНТРЕЙД» существует проблема управления информационными ресурсами, вызванная постоянным ростом потока информации, необходимой в деятельности предприятия. В результате недостатков организации управления информационными ресурсами они ограничены лишь экономической информацией.

Система информационного обслуживания работников управленческих служб при отсутствии средств автоматизации является лишь вспомогательной и не реализуется полностью в связи с недостатками организационно-технического обеспечения работы с информационными ресурсами. Единственной возможностью оптимизировать управление информационными ресурсами в настоящее время является создание единой информационной системы, работающей с маркетинговой, справочно-правовой, финансово-экономической информацией.

3. Совершенствование реализации функций менеджмента в ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

3.1. Мероприятия по повышению эффективности функций менеджмента

Как показал проведенный во второй главе исследования анализ, в ООО «ЮНИОНТРЕЙД» действует упрощенная форма организации внутреннего контроля, основными недостатками которой являются:

– возложение функций внутреннего контроля на директора компании, что в совокупности с обязанностями организации продаж продукции создает излишнюю нагрузку на управленческий аппарат;

– отсутствие плана-графика проведения контрольных мероприятий, их нерегулярность;

– бухгалтерский учет ведется в компании ручным способом без использования средств автоматизации, что с учетом специфики деятельности, а также выполнения целого ряда функций руководителем компании создает риск ошибок в отчетности, которые могут, в свою очередь, повлечь штрафные санкции от контролирующих органов;

– в рамках реализации функций внутреннего контроля на реализуется контроль экономного расходования ресурсов контроль выбора поставщика сырья, что создает риски высокой себестоимости продукции производственной компании;

– высокая доля в составе капитала компании кредиторской задолженности создает риски экономической безопасности компании.

В целях решения вышеуказанных проблем предлагаются следующие мероприятия:

Мероприятие №1. Выделение в составе организационной структуры службы внутреннего контроля.

В состав службы войдет один сотрудник, в обязанности которого будет входить:

1 Организация контрольной среды.

2 Оценка рисков.

3 Процедуры внутреннего контроля.

4 Информация и коммуникация.

5 Ежеквартальная оценка внутреннего контроля.

Мероприятие №2. Внесение в учетную политику производственной компании ООО «ЮНИОНТРЕЙД» положений по внутреннему контролю.

Особенности формирование учетной политики ООО «ЮНИОНТРЕЙД» обусловлены не только спецификой его деятельности, но и малой формой хозяйствования. В частности, исследуемое ООО: