Файл: Основные функции в системе менеджмента (Понятие и классификация функций менеджмента).pdf

1) не ведет учет затрат в полном виде;

2) не формирует стандартной управленческой отчетности, тем более в форме планов (бюджетов) подразделений.

Повысить эффективность учетной политики ООО необходимо путем применения интеграции бухгалтерского и управленческого учета. Кроме того, данное направление оптимизации учетной политики позволит повысить уровень информационно-аналитического обеспечения при формировании налоговой базы исчисления налога по упрощенной системе налогообложения (доходы минус расходы) и тем самым способствовать налоговому планированию.

Принципы внутреннего контроля нужно задокументировать. Целесообразно оформить единый документ, содержащий порядок организации внутреннего контроля, указав и систематизировав в нем используемые правила. В то же время часть положений, связанных с осуществлением внутреннего контроля, может быть отражена в организационно-распорядительных документах компании (например, в должностных инструкциях, приказах, графике документооборота).

В учетной политике ООО «ЮНИОНТРЕЙД» необходимо отразить ответственность, периодичность контрольных процедур, инвентаризаций и т. д.

Правила (порядок) внутреннего контроля утверждает руководитель организации.

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:

– этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа; сроки прохождения каждого из этапов;

– перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;

– перечень сотрудников, проверяющих документы; взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей.

В ООО «ЮНИОНТРЕЙД» как компании с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии. Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов. После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Мероприятие №3. Устранение выявленных в ходе мониторинга и оценки недостатков качества внутреннего контроля:

• выделить инструкции, регламентирующие порядок составления отчета о результатах работы сектора внутреннего аудита;
• разработать стратегический план работы в рамках проведения внутреннего контроля;
• обязать главного бухгалтера формировать рабочие документы в каждую проверку;
• разработать унифицированные формы рабочих документов внутреннего аудита и контроля;
• привести положения учетной политики в соответствие требованиям, установленным российским законодательством, по всем объектам учета;
• раскрыть в учетной политике особенности финансово-хозяйственной деятельности и способы их учета;
• ввести контроль выполнения допущения последовательности применения учетной политики от одного отчетного года к другому;
• возложить функции контроля выполнения договорных обязательств в целях недопущения штрафных санкций на главного бухгалтера;
• возложить функции по истребованию дебиторской задолженности на главного бухгалтера;
• обязать главного бухгалтера проводить оценку непрерывности деятельности ООО «ЮНИОНТРЕЙД»;
• обязать главного бухгалтера проводить сверку расчетов с контрагентами ежемесячно;
• обязать главного бухгалтера проводить проверку выполнения требований документооборота не осуществляется;
• обязать главного бухгалтера проводить регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
• обязать главного бухгалтера фиксировать детали проводимых фактов хозяйственной жизни, имеющих существенное значение для отчетности;
• обязать главного бухгалтера контролировать требование тождественности данных синтетического и аналитического учета
• обязать главного бухгалтера проводить инвентаризацию основных средств;
• обязать главного бухгалтера проводить инвентаризацию материально - производственных запасов;
• обязать главного бухгалтера проводить инвентаризацию наличных денежных средств в кассе.

Мероприятие №4. Полная, а не частичная как на данный момент автоматизация бухгалтерского учета ООО «ЮНИОНТРЕЙД».

Цель внедрения автоматизированной информационной системы (АИС):

1. Увеличить продажи компании, за счет сокращения времени директора на контроль и организацию производственной деятельности и бухгалтерского учета на 25% от имеющегося уровня, что позволит заняться продвижением продукции компании ООО «ЮНИОНТРЕЙД».
2. Ускорить и упростить на 33% работу с поставщиками, благодаря увеличению доступности и скорости обработки данных, за счет уменьшения количества используемых приложений (сейчас для оформления заказа необходимо сначала просмотреть резервные позиции товара, которые хранятся в одной базе, затем делать основной заказ, работая сразу в трех приложениях: база складских остатков, прайс-лист и прайс-лист поставщика; введение новой системы позволит использовать одно приложение + прайс-лист поставщиков вместо 4 используемых в данное время приложений для оформления заказа).
3. Ускорить постановку брака на учет на 75% от имеющегося уровня.

Определив факторы снижения эффективности деятельности ООО «ЮНИОНТРЕЙД» и изучив опыт других производственных компаний сопоставимых масштабов деятельности, приведем ряд возможных решений имеющейся проблемы:

• приобрести готовое программное средство;
• разработать принципиально новую АИС.

Для принятия управленческого решения и выбора одного из выше указанных вариантов необходимо указать критерии создания (модернизации) АИС и ограничения на создания (модернизацию) АИС.

Для удобства принятия управленческого решения обобщим полученные данные в таблицу 4.

Таблица 4 – Варианты решения проблемы

Таким образом, получается, что наиболее соответствующим предъявленным критериям оценки является первый вариант.

3.2. Прогнозная оценка эффективности рекомендуемых мер

В результате предлагаемых мероприятий будут достигнуты следующие результаты:

– регулирование организации и проведения внутреннего контроля в рамках учетной политики ООО «ЮНИОНТРЕЙД» и графика документооборота;

– снижение функциональной нагрузки на директора компании за счет автоматизации финансового и управленческого учета в компании, что может обеспечить потенциальный рост выручки на 25% в первый год реализации мероприятий за счет освобождения части времени на поиск потребителей продукции;

– предотвращение образования значительного размера кредиторской задолженности (на начало 2019 года компания ее устранила) за счет своевременного контроля момента возникновения обязательств и сроков их погашения;

– снижение себестоимости продукции на 10% в первый год реализации за счет подбора более экономически выгодных поставщиков продукции.

Затраты не закупку реализации мероприятий составят 68 000 руб. – покупка и установка выбранной АИС.

Абсолютный экономический эффект проекта – абсолютный показатель, характеризующий результат сопоставления величин дополнительного дохода, прогнозируемого за счет реализации предлагаемых проектных мероприятий и величины экономических затрат на их осуществление. Его величина может быть выражена формулой:

Э_ПР = ∆ВД_ПР − ∆З_ПР (1)

где:

Э_ПР – величина экономического эффекта от реализации проекта (дополнительная валовая или чистая прибыль предприятия от проектных мероприятий);

ΔВД_ПР – величина дополнительного валового дохода предприятия от реализации проекта;

ΔЗ_ПР – величина совокупных дополнительных экономических затрат на осуществление проектных мероприятий.

Э_пр=(425*0,25+420*0,1)-68=80,25 тыс. руб.

Относительная экономическая эффективность – коэффициент эффективности – показатель, характеризующий величину экономического эффекта от реализации проекта на один рубль инвестированного капитала. Он определяется как отношение величины экономического эффекта от реализации проектного мероприятия к величине совокупных экономических затрат на его осуществление и рассчитывается по формуле:

(2)

где:

К_ЭПР – коэффициент экономической эффективности проекта.

К_ЭПР=80,25/68=1,18 или 118%.

Для оценки эффективности внедрения рекомендаций по организации системы управления финансами нам потребуются следующие данные (возьмем показатели за 2018 год).

1) Количество учетных записей за месяц – 2000.

2) Количество учетных записей проводимых за день – 67.

3) Количество учетных записей, проводимых с ошибкой – 25.

Показатели повышения эффективности организации системы управления финансами приведены в таблице 6.

Таблица 6 – Сводная таблица показателей повышения эффективности системы менеджмента в ООО «ЮНИОНТРЕЙД»

Таким образом, изучив полученные данные, ООО «ЮНИОНТРЕЙД» компьютеризированной формы ведения бухгалтерского учета и внутреннего контроля можно сделать вывод, что это будет способствовать росту эффективности организации и ведения учета, о чем свидетельствует увеличение коэффициента производительности труда практически в два раза.

Использование информационно-правовой системы сократит затраты, осуществляемые на оплату семинаров и консультаций по вопросам учета и налогообложения, выплату командировочных расходов работников, связанных с поездкой в места, где проводится указанные мероприятия.

В процессе установки компьютерной программы возникнут дополнительные затраты на приобретение программы и ее установки, а также необходимость в ее изменении с учетом особенностей работы предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Функции менеджмента – это специфические взаимосвязанные виды и направления управленческой деятельности, в совокупности обеспечивающие процесс управления организацией путем выполнения определенных комплексов задач и использования специальных управленческих методов и механизмов. Специфичность управленческих функций обусловливает необходимость разделения и специализации управленческого труда.