Файл: Проектирование организации (Теоретические основы управления проектами).pdf
Добавлен: 30.03.2023
Просмотров: 628
Скачиваний: 2
40
подписей, расход только бумаги уменьшится на 40%,следовательно, 9 750 -40%
= 5 850 рублей.
Этот
эффект
принесет
минимальную
и
не
слишком
значительную
экономию денежных средств, но если рассматривать количество отделов в
организации, а так же расчитывать на долгосрочную перспективу, то в
дальнейшем будет реализовываться много проектов и общая экономия выйдет в
достаточно крупные суммы.
Далее
можно
выделить
более
значимый
эффект
для организации-
экономия
рабочего
времени
сотрудников
в
процессе
ведения
документооборота.
Экономия рабочего времени сотрудников:
на ручную обработку данных и выполнение обслуживающих функций
(передача, копирование и пр.);
на прохождение документов;
на поиск нужных документов;
на повторное использование документов.
При
внедрении
системы
электронного
согласования
документов,
у
многих сотрудников высвободится довольно много рабочего времени, которое
можно будет использовать на другие работы. Данный факт был проверен
неоднократно
в
процессе
прохождения
практики
на
личном
опыте.
Высвобождение рабочего времени на ускорит реализацию проекта, выполнение
бизнес-плана, а так же принесет финансовую выгоду компании.
Рабочее время сотрудников это ресурс предприятия, а любой ресурс – это
деньги. При работе с согласованием документов в бумажной форме, работники
теряют в среднем 20 % своего рабочего времени.Число сотрудников компании
«АТЛАНТ»,занимающихся непосредственно подготовкой и согласованием
документов,
а
это
такие должности,как
техник,
специалист
(различных
категорий), составляет 180 человек, средняя заработная плата этих должностей
составляет 65 тысяч рублей. Соответственно 180*65000*20% = 2 340 000 руб.
41
При согласовании документов электронной подписью сотрудники будут
затрачивать около 10% рабочего времени.
180*65000*10%= 1 170 000 руб.
Экономическая эффективность использования электронных подписей
составляет:
В месяц: 2 340 000 – 1 170 000 = 1 170 000 рублей.
В год: 1 170 000* 12= 14 040 000 рублей.
Следовательно, 14 040 000 рублей компании принесет экономия рабочего
времени сотрудников в год.
Так
же,
можно
добавить,
что
в
компании
существует
практика
отправления
работников
в
командировки
на
месторождения,
для
сбора
необходимых подписей и печатей, это так же несет за собой большие затраты
на перелет и проживание, а также тратится рабочее время персонала. Одна
командировка сотрудника на месторождение стоит компании 30 000 рублей,
таких командировок в месяц бывает по 2-3, следовательно затраты составляют
от 60 000 до 90 000 рублей. При внедрении электронных подписей надобность в
командировках для таких целей отпадет полностью, и экономия денег для
компании в год составит от 720 000 до 1 080 000 рублей.
Поэтому введение системы электронных подписей позволит значительно
сэкономить трудовые ресурсы организации, сэкономить финансовые ресурсы и
ускорить время исполнения проекта.
Еще одним плюсом нашего нововведения будет являться повышение
лояльности персонала к работе. По проведенному опросу (см. в приложении)
среди сотрудников отдела основных фондов, было выявлено, что долгая и
выматывающая процедура сбора подписей для различных актов и договоров
является для работников большим минусом, который тормозит процесс их
деятельности. Большинство сотрудников было за данное нововведение.
Ну и главный положительный эффект – это возможность реализовывать
проект без задержек. Реализация проекта без задержек позволит избежать
компании штрафных санкций от заказчика и потери финансовых ресурсов.
42
В совокупности, реализация проекта по введению электронных подписей
документов позволит сэкономить компании «АТЛАНТ» от 15 120 000 рублей.
44
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Объектом исследования была компания «АТЛАНТ».
Данная компания – дочернее предприятие ОАО«НК «Роснефть». Является единственным в Красноярском крае оператором по
освоению
местных
месторождений
и
конкурентов
в
регионе
не
имеет.
Компания
активно
занимается
благотворительностью,
социальная
ответственность на высоком уровне. Для работников постоянно проводятся
различные спартакиады, конкурсы, тренинги и т.д.
Вся деятельность организации состоит из реализации проектов.
Согласно стандарту по управлению проектами в разведке и добыче,
принятому в компании, проекты в ООО «АТЛАНТ» подразделяются на
первую и вторую категорию, в зависимости от объема инвестиций.Проекты с
объемом инвестиций за период реализации менее 16 млрд. руб., не являются
крупными проектами, объем инвестиций более 16 млрд.,но менее 33 млрд. руб.
и низкой сложностью не являются крупными. Прочие проекты считаются
крупными и подразделяются на первую и вторую категорию.
В процессе прохождения практики была выявлена проблема, связанная с
документооборотом.
Компания
пользуется
системой
электронного
документооборота на базе IBMLotusnotes, но эта система используется в
основном только для архивации документов.
Все согласования и подписания документов, например, таких как акты
КС-14 об окончании строительства и введения в эксплуатацию построенных
объектов
для
передачи
в
государственные
контролирующие
органы,
подписываются вручную. Так как количество подписантов этих документов
иногда
бывает
очень
большим,
согласование
зачастую
очень
сильно
затягивается, по причине того, что часто большого количества подписантов нет
на рабочих местах неделями. Из-за этого подготовка документов затягивается,
45
срок реализации проекта и выполнения бизнес-плана увеличивается и это
приводит к потере финансов для компании.
Оценить
потери компании можно
через
альтернативную
стоимость
активов, которые можно было бы положить в банк по актуальной депозитной
ставке 8%. Крупные проекты для Ванкора, как уже было сказано выше, это
проекты от 16 млрд. руб. Если данную сумму, положить в банк под 8%
годовых, на срок 5 месяцев, то мы получим сумму:
16000*0,08*5/12=533,33 млн. руб.
Таким образом, мы можем выделить в денежном выражении стоимость
затяжных согласований документов, подписанных актов и разрешений на
строительство, которых в рамках реализации одного из проектов, скапливается
огромное количество.
Так же, можно отметить, что очень сильную сложность добавляет тот
факт, что документацию в бумажном виде часто возят с собой на различные
месторождения, это еще больше увеличивает время подготовки документа, а
так же бывают случаи, когда они просто теряются.
Для устранения этой проблемы было предложено реализовать проект
организационных
изменений.
В
рамках
развития
системы
электронного
документооборота
на
базе
ПО IBMLotusnotes планируется
применения
инструмента электронной подписи документов, что позволит в кратчайшие
сроки, в режиме реального времени, согласовывать важные документы. Так же,
данное решение позволит оперативно получать обратную связь о содержании
документов, любой из согласовантов, который не принял документ, укажет
комментарий, который будет указывать на ряд замечаний к устранению.
Результаты от нововведения предполагаются от экономии бумаги и места
хранения документов до высвобождения рабочего времени у персонала, что
позволит выполнять дальнейшие работы в срок и даже с опережением, а
соответственно выполнять бизнес–план в установленные сроки или раньше.
Так же было подсчитано, что реализация нашего нововведения позволит
сэкономить компании от 15 120 000 рублей в год.
46
По
итогам
выполненной
работы,можно
сделать
вывод,что
цель
достигнута.
Выполнены задачи:
описание теоретических основ управления проектами;
характеристика деятельности ООО «АТЛАНТ»;
выявление проблемы в проектной деятельности компании;
разработка рекомендации по устранению выявленной проблемы и
оценка ее результата.
47
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1.
PMBOK
[Электронный
ресурс]:
учебное
пособие. –
Режим
доступаURL:https://by.odb-office.eu/files/docs/Svod-znanij-po-upravleniju-
proektami.pdf
2.
Боровских О.Н. Особенности
построения
системы
управления
проектами
в
проектных организациях /
О.
Н.
Боровских
// Российское
предпринимательство. – 2014. – № 1. – С. 14-22.
3.
Романова М. В. Управление проектами : учебное пособие / М. В.
Романова. – Москва : ФОРУМ : ИНФРА-М , 2015. – 253 с.
4.
Ивасенко А. Г. Управление проектами : учебное пособие для
студентов / А. Г. Ивасенко. – Ростов-на-Дону : Феникс, 2011. – 330 с.
5.
Матвеева Л. Г. Управление проектами : учебник / Л. Г. Матвеева. –
Ростов-на-Дону : Феникс, 2015. – 423 с.
6.
Персод Н.Л. Проектное
управление
как
элемент
эффективной
корпоративной системы / Н. Л.Персод // Стратегический менеджмент. – 2014. –
№ 3. – С. 194 - 202.
7.
Сорокин А.С. Объективная
оценка
эффективности
проектного
управления
в
организации:
взгляд
изнутри [Текст] /
А.С.
Сорокин
//
Менеджмент сегодня. – 2014. – № 3. – С. 150 - 158
8.
Учебные
материалы
для
студентов//
«Управление
проектами»
[Электронный ресурс]. – Режим доступаURL: http://studme.org
9.
Виханский О.С. Менеджмент : учебник / О.С. Виханский, А. С.
Наумов. – Москва :Гардарики, 2011. – 528 с.
10.
Тарасюк Г. М. Управление проектами : учебное пособие. – Москва
: Инфра-М, 2013. – 312 с.
11.
Мезеин Д.
«Система
управления
проектами»
[Электронный
ресурс]. – Режим доступаURL: http://www.advanta-group.ru
48
12.
Гуманитарно-правовой портал «Система управления проектами»
[Электронный ресурс]. – Режим доступаURL: http://psyera.ru
13.
Электронная
энциклопедия
«Студопедия».
«Краткая
история
управления
проектами»
[Электронный
ресурс].
–
Режим
доступаURL:http://studopedia.ru
14.
Чурилов
А.
А.
Понятие,
роль
и
актуальность
проектного
управления в России / А. А. Чурилов // Молодой ученый. – 2013.– №3. – С. 299-
301.
15.
Гончаренко
С.
Управление
проектами
/
С. Гончаренко
//
Управление качеством. – 2011. – № 8. – С. 44-46.
16.
Башмачникова Е. В. Элементы формирования теории управления
проектами / Е. В. Башмачникова, Л. А. Абрамова // Вестник Поволжского
государственного университета. Серия Экономика. – 2013. – № 2. – С. 125-133.
17.
Ватрак В.И. Ключевые
показатели
эффективности
участников
проектной
деятельности /
В.И.
Ватрак
//
Управление
человеческим
потенциалом. – 2014. – № 2. – С. 138 – 143
18.
Кожевникова Е. А. Востребованность элементов компетентности