Файл: Проектирование организации (Теоретические основы управления проектами).pdf
Добавлен: 30.03.2023
Просмотров: 639
Скачиваний: 2
признаками неквалифицированной, но получена она может быть только в
удостоверяющем центре, аккредитованномМинкомсвязи России. Программное
обеспечение для работы с КЭП должно быть сертифицировано Федеральной
службой безопасности. Следовательно, КЭП наделяет документы полной
юридической
силой
и
соответствует
всем
требованиям
о
защите
конфиденциальной информации.
33
Для введения системы электронных подписей в «АТЛАНТ» будет
применятся квалифицированная электронная подпись.
По
словам работников
отдела
ввода
основных фондов,по
причине
сложного
бумажного
документооборота
сроки
сдачи
объектов,
а,
следовательно, и сроки реализации проектов, сдвигаются в среднем на 15%.
Учитывая, тот факт, что проекты, которыми занимается Ванкор, являются
технически
сложными
и
реализуются,
зачастую,
в
сложных и
даже
экстремальных условиях, то учитывая средний срок реализации проекта в 3
года, 15% задержка реализации проекта вытекает в отставание в 5 месяцев.
Отставание в 5 месяцев в реализации проектов, считаю критическим, в
условиях сегодняшнего рынка, любое отставание – это неминуемая потеря
денег организации. Предлагаю оценить потери компании через альтернативную
стоимость активов, которые можно было бы положить в банк по актуальной
депозитной ставке 8%. Крупные проекты для Ванкора, как уже было сказано
выше, это проекты от 16 млрд. руб. Если данную сумму, положить в банк под
8% годовых, на срок 5 месяцев, то мы получим сумму:
16000*0,08*5/12=533,33 млн. руб.
Таким образом, мы можем выделить в денежном выражении стоимость
затяжных согласований документов, подписанных актов и разрешений на
строительство, которых в рамках реализации одного из проектов, скапливается
огромное количество.
Так же, можно отметить, что очень сильную сложность добавляет тот
факт, что документацию в бумажном виде часто возят с собой на различные
месторождения, это еще больше увеличивает время подготовки документа,а так
же бывают случаи, когда они просто теряются.
34
3 Рекомендации по устранению проблемы
3.1 Рекомендация по совершенствованию документооборота в рамках
проектов в ООО «АТЛАНТ»
В рамках решения проблемы, обозначенной во второй главе, предлагается
проект организационных изменений, который подразумевает оптимизацию
имеющейся
системы
электронного
документооборота,
которая
в
данный
момент используется, по большей части, просто для просмотра и хранения
текущей
документации.
В
рамках
развития
системы
электронного
документооборота
на
базе
ПО IBMLotusnotes
планируется
применения
инструмента электронной подписи документов, что позволит в кратчайшие
сроки, в режиме реального времени, согласовывать важные документы. Так же,
данное решение позволит оперативно получать обратную связь о содержании
документов, любой из согласовантов, который не принял документ, укажет
комментарий, который будет указывать на ряд замечаний к устранению.
Программное
обеспечение
IBMLotusnotesпредназначено
для
автоматизации процесса документооборота предприятия и решает следующие
задачи:
повышение управляемости документооборота;
автоматическое формирование индивидуальных баз данных каждого
пользователя, возможность удаленного доступа к этим базам;
связывание документов между собой;
возможность быстрого получения информации об исполнении
документов,поставленных на контроль за любой период;
- снижение трудозатрат на обработку документов.
Реализация
проекта
подразумевает
применение
стандартных
инструментов и документов проектного управления:
- устава проекта;
- календарно-сетевой график реализации проекта;
35
- матрица ответственности;
- реестр рисков.
На старте проекта был предложен устав проекта, который содержал в
себе следующие пункты:
Руководитель проекта: Способова М.Д.
Заказчик проект: Заместитель генерального директора по капитальному
строительству Лысенко С.Ю.
Куратор проекта: Начальник отдела информационных технологий Иванов
Д.А.
Команда проекта: Способова М., Крячев И., Слик Г., Шиманская О.
Дата начала проекта: 03.07.2017
Дата окончания проекта: 20.11.2017
Цель
проекта:
Совершенствование
имеющейся
системы
документооборотаLotusnotes, добавление функционала электронной подписи
для сокращения времени и удобства процесса согласования документов.
Ключевые контрольные события:
- 3 варианта подходящих исполнителей определены 31.07.2017;
- оптимальное предложение выбрано 24.08.2017;
- стартовое совещание проведено 24.08.2017;
- акт о выполненных работ подписан 20.11.2017.
Высокоуровневые риски:
- отсутствие подходящих исполнителей в области ИТ решения;
- отсутствие средств на реализацию проекта;
-
невозможность
совершенствования
имеющейся
информационной
системы;
- невозможность
организации
допуска
сторонних
организаций
к
информационным системам «АТЛАНТ.
Формирование календарно-сетевого графика реализации проекта начнем
с создания иерархической структуры проекта (ИСР).
Структурными элементами ИСР верхнего уровня является:
36
- прединвестицонная стадия;
- внедрение системы документооборота.
Иерархическая структура проекта представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 – Иерархическая структура работ
На основе полученной иерархической структуры проекта мы формируем
следующий
календарно-сетевой
график
реализации
проекта,
который
представлен в приложении Б.
Следующим шагом необходимо сформировать матрицу ответственных
(таблица 3), в которой будут определены зоны ответственностей членов
команды проекта. В рамках реализации проекта будут выделены следующие
виды работ: согласует(С), информирует (И), делает(Д), консультирует(К).
37
Таблица 3 – Матрица ответственности.
Команда проекта
Задачи
Марина
Игорь
Геннадий
Оксана
Выявление
требований к
информационной
Д
К
С
К
системе
Поиск ИТ компаний
- исполнителей
И
Д
И
Д
Формирование ТЗ
И
Д
С
К
Анализ КП
И
Д
И
К
Сопровождение
и
консультирование
Д
Д
И
К
ИТ подрядчиков
Контактирование
ИТ компанией
с
Д
Д
И
К
Управление
рисками
проекта
будет
осуществляться
посредством
еженедельного
мониторинга
в
рамках
которого
будет
проводиться
еженедельное собрание по рискам. Целью собраний по рискам является
освящение статусов выявленных рисков, а так же определение потенциально
новых рисков, обсуждение и консультация по преодолению рисков текущего
периода.
Основным инструментом управления рисками все же является «реестр
рисков»,
который
включает
в
себя
следующие
структурные
элементы:
наименование риска, владелец риска (ответственный), стратегия реагирования,
план
реагирования,
вероятность
возникновения,
воздействие
на
проект,
приоритет (таблица 4).
Таблица 4 – Реестр рисков
Наименовани
Владелец
Стратегия
План
Вероят-
Воздей
Прио-
е риска
риска
реагирования
реагирования
ность
ствие
ритет
возник-
на
новения
проект
(1-10)
Отсутствие
Способова
Передача
Выставление
50%
10
5
подходящих
работ на
исполнителей
тендер
в области ИТ
решения
38
Окончание таблицы 4
Наименовани
Владелец
Стратегия
План
Вероят-
Воздей
Прио-
е риска
риска
реагирования
реагирования
ность
ствие
ритет
возник-
на
новения
проект
(1-10)
Отсутствие
Способова
Принятие
Закрытие
30%
10
3
средств на
проекта
реализацию
проекта
Невозможнос
Способова
Уклонение
Поиск нового
10%
8
0,8
ть
информацион
совершенство
ного решения
вания
имеющейся
информацион
ной системы
Невозможнос
Способова
Уклонение
Организация
90%
8
7,2
ть
работы отдела
организации
охраны
допуска
собственност
сторонних
и в рамках
организаций к
проекта
информацион
ным системам
Ванкора
По результатам
составления
реестра рисков
можно
выделить
два
основных, критических риска:
невозможность
организации
допуска
сторонних
организаций
к
информационным системам «АТЛАНТ»;
отсутствие подходящих исполнителей в области ИТ решения. Работа
по управлению этими рисками будет вестись более акцентировано, необходимо
будет внести в график реализации проекта задачи, которые помогут пройти
данные риски без потерь времени и денег для проекта.
Таким
образом,
был
сформирован
пакет
документов
проектного
управления, проекта улучшения системы документооборота. Старт реализации
проекта планируется с 03.07.2017.
39
3.2 Оценка результата рекомендации
Эффективность автоматизированной электронной системы подписей и
согласованийв базе электронного документооборота, складывается из двух
основных частей:
исчисляемый эффект. Это сокращение затрат, ресурсов и времени;
неисчисляемый эффект. Новый уровень качества бизнес- процессов.
Для того, чтобы выявить экономический эффект для компании, следует
посчитать затраты на внедрение нашего нововведения. В среднем, в компании
числится
около
50
должностей,
имеющих
полномочия
подписывать
и
утверждать различные документы. Таковыми являются руководители отделов,
заместители генерального директора, главы управлений и их заместители.
Стоимость сертификата квалифицированной электронной подписи на одного
человека стоит 8 тысяч рублей, соответственно 50* 2000 = 100000, так же, в
затраты
будет
входить
стоимость
непосредственной доработки
системы
Lotusnotes. Услуги IT- компании будут стоить 1.5 млн. рублей. Соответственно
расходы на предлагаемый проект составят 1.6 млн. рублейединоразово, и в
дальнейшем ежегодно необходимо будет продлять действие сертификатов.
Начнем с самых минимально значимых для компании эффектов- это
экономия
средств
на документооборот (благодаря
использованию
более
дешевой технологии обработки документов в электронной форме):
на расходные материалы (бумагу);
на оборудование (копировально-множительную технику и др.);
на доставку информации в бумажном виде;
на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение
места).
В среднем, расход бумаги в месяц составляет 50 пачек на один отдел.
Одна пачка стоит 195 рублей, расход средств на отдел в месяц составляет 195 *
50= 9 750 рублей. Предполагается, что после введения системы электронных