Файл: Организация контроля за исполнением решений, принимаемых в исполнительном органе власти муниципального образования (на примере Администрации Карагайского муниципального района)».pdf

Если руководитель временно отсутствует, то вопросы по рассмотрению, визированию, подписанию документов, снятия их с контроля рассматриваются лицом, который его замещает.

Начальник отдела внутренней политики и организационной работы должен напоминать ответственным исполнителям об окончании сроков исполнения документов за 5 дней до истечения сроков исполнения документа.

Сроки исполнения документов должны быть определены главой администрации. При определении сроков он должен опираться на сроки, которые установлены организациями или должностными лицами, которые направили документ. Если сроки отсутствуют, то они определяются нормативными документами.

Сроки для исполнения документа принято исчислять в календарных днях.

Документы, которые:

1) содержат дату исполнения должны бать исполнены в указанный срок;

2) имеют отметку «срочно» исполняются в трёхдневный срок;

3) имеют отметку «оперативно» исполняются в течении 10 дней;

4) не содержат даты исполнения, исполняются в срок не превышающий 30 дней с момента его регистрации.

Если дата исполнения документа приходится на праздничные дни или на выходные дни, то сроком исполнения считается последний рабочий день перед ними.

Дата, на которую запланировано исполнение документа должна быть обязательно зафиксирована в регистрационно- контрольной карте.

Изменить срок исполнения документа можно лишь с письменного разрешения руководителя, который установил сроки.

Если возникает необходимость изменить сроки исполнения документа, ответственный исполнитель должен не позднее, чем за три дня до истечения срока предоставить на имя главы администрации просьбу о продлении, при этом указав новый срок.

Просьба, поступившая из вышестоящего органа, предоставляется на имя руководителя, который подписал документ, в котором должна содержаться ссылка на дату, номер документа и указание новой даты исполнения.

Срок, который указан в тексте документа, не может быть изменён без согласования с автором документа.

Решение главы администрации, или по-другому резолюция, о продлении срока для исполнения документа должна быть зафиксирована на первом листе документа. Резолюция должна содержать следующие слова «Срок исполнения документа продлить до …», затем указывается новый срок, документ подписывается главой администрации, ставится дата.

После изменения срока данная процедура должна зафиксироваться в контрольно-регистрационной карточке.

Если исполнитель своевременно не продлил срок исполнения документа, то документ считается неисполненным.

Документы считаются исполненными и могут быть сняты с контроля, тогда, когда будет выполнено поручение, зафиксированное в документе, а также может быть задокументированное подтверждение исполнения и сообщение результатов организациям или должностным лицам, которые были заинтересованы. Затем документ подшивается в дело.

Организация, должностное лицо, или вышестоящие органы могут потребовать письма-ответа об исполнении документа. В таком случае ответственный исполнитель не позднее, чем за три дня до истечения срока должен предоставить проект письма – ответа со всеми приложениями.

Решение руководителя администрации о снятии с контроля документа должно быть подписано начальником отдела внутренней политики и организационной работы.

Если документ не предусматривает письма – ответа, то в таком случае исполнителем должен быть оформлен комментарий об исполнении документа, который содержит краткие сведения об исполнении (проведено совещание, принято распоряжение и др.), отметка «Снять с контроля», отметка «В дело», подпись исполнителя документа. Или же может быть подготовлена служебная записка об исполнении документа.

Ответственным исполнителем при подготовке проекта письма-ответа должны быть приложены подлинники документов, в связи с которыми давались поручения, и другие материалы по которым исполнялся документ, если таковые имеются в наличии.

Каждый месяц к 25 числу отделом внутренней политики и организационной работы подготавливаются сведения об исполнении контролируемых документов и поручений в каждом отделе. Эти сведения в дальнейшем доводятся до главы администрации.

За не своевременное исполнение документов или поручение, а также нарушений Инструкции по делопроизводству к сотруднику могут быть применены меры дисциплинарного и/или материального взыскания.

Если проанализировать процесс контроля за исполнением решений в администрации Карагайского муниципального района, то можно сделать выводы о том, что отделом внутренней политики и организационной работы проводится текущий контроль (отдел следит за сроками выполнения работы, следит за своевременным ознакомлением исполнителя с документами и др.)

Предварительным контролем можно считать разработку Инструкции по делопроизводству, которая отображает стадии контроля и правила исполнения документа, т.к в теоретической части уже упоминалось о том, что предварительный контроль это создание неких регламентов, правил по которому должен быть произведён контроль.

А заключительным контролем в данной ситуации можно считать письмо-ответ, в котором раскрывается информация об исполнении документа. Проверяется были ли исполнены поручения? Так же неким заключительным контролем можно считать ежемесячную подготовку сведений об исполнении документов в каждом отделе, т.е. можно сказать, что на стадии заключительного контроля сравниваются полученные результаты с ожидаемыми или требуемыми.

Стоит заметить, что весь контроль ложится на плечи одного отдела, в данном случае это отдел внутренней политики и организационной работы. Как уже было замечено выше документооборот в администрации достаточно велик. И это явная проблема, т.к. помимо контроля за исполнением документов у отдела есть другие обязанности. По - существу на отдел возлагается очень большая нагрузка.

Для решения данной проблемы предлагается ввести автоматизированную систему контроля за исполнением решений, принятых в администрации Карагайского муниципального контроля.

Данная система уже применяется во многих муниципальных образованиях. Она поможет не только избавить отдел от части его работы, но и позволит уменьшить срок исполнения документа, т.к это всё будет контролировать машина.

2.3 Разработка предложений по решению проблем в системе контроля за исполнением решений, принимаемых в администрации Карагайского муниципального района

Сегодняшний рынок систем для управления документооборот в России представлен многими программами, как российских разработчиков, так и иностранных.

Следует заметить, что отечественные программы более точно учитывают специфику документооборота российских компаний. Что нельзя сказать о программных решениях иностранных разработчиков. И здесь дело совсем не в патриотизме, а в том, что за рубежом несколько другие принципы построения документооборота.

Автоматизированный документооборот в организации позволяет существенно повысить качество процесса исполнения документа за счёт улучшения организации контроля.

Предлагаемая система будет автоматически уведомлять исполнителя о том, что приближается срок исполнения решения.

Программа позволит сэкономить время не только на этапе контроля.

Например, предлагается автоматическая постановка номера и даты документа, что существенно уменьшит время регистрации, позволит избежать ошибок при регистрации.

С помощью системы можно будет осуществлять быстрый поиск документов, вместе с их вложениями, по их содержанию или номеру, или любой комбинации реквизитов.

Так же появится возможность составлять маршруты прохождения документов в организации для каждого документа отдельно.

Программа сможет обеспечить хранение любых видов документов в базе. Такое архивное хранение документов будет организовывать Единое информационное хранилище. Это позволит пользователям получать полную информацию по нужным им документам.

Автоматизация процесса документооборота решит три основные задачи:

1) документирование. К нему относится оформление, поиск, согласование документа.

2) организация документооборота, т.е. поиск, хранение и использование документов

3) архивное хранение. Сюда относятся правила хранения документов, секретность и др.

Для предлагаемой автоматизированной системы должны быть важны следующие характеристики:

1) автор документа не может изменить документ после его регистрации или ликвидировать его;

2) для документа должны автоматически устанавливаться сроки его хранения, которые установлены законодательством, т.е. в памяти программы должны быть запрограммированы все сроки хранения документов, которые встречаются в нормативно правовых актах;

3) в системы должна быть встроена защита, которая позволит уничтожать документы лишь специально уполномоченным на то лицам при определённых условия (экспертиза ценности, истечение срока и др.)

В таблице 1 произведено сравнение нескольких автоматизированных систем по делопроизводству, которые пользуются популярностью на российском рынке: Company media, БОСС-референт, Optima Workflow, Documentum, ДЕЛО

Таблица 1

Сравнение систем автоматизации делопроизводства

Из таблицы видно, что для администрации Карагайского муниципального района приоритетней всего выбрать системы «ДЕЛО».

Данная система была выпущена в 1996 году компанией «Электронные офисные системы» или кратко ЭОС. На сегодняшний день этой системой пользуются 1500 компаний России и стран СНГ. Шесть субъектов Российской федерации используют эту программу в органах власти.

«ДЕЛО»- это полная автоматизация процесса делопроизводства.

Данная система имеет «Сертификат Наивысшего Качества» ГОССТАНДАРТА России.

Разработчики программы полностью гарантируют беспроблемное внедрение системы на компьютеры.

К плюсам системы можно отнести следующее:

Для руководства:

+ быстрый поиск нужного документа;

+ отслеживание документа;

+ возможность получить отчётность по исполнению резолюции, наложенной руководителем;

+ возможность получить сводные журналы и отчёты;

+ делегирование полномочий;

+ сокращаются сроки согласования;

Для делопроизводителей:

+ быстрая, понятная, удобная регистрация;

+ возможность отследить ход исполнения резолюции;

+ быстрый поиск с помощью контрольно-регистрационной карточки;

«Дело» гибкая в настройке. Легко приспосабливается к специфике документооборота в любой организации независимо от размеров. Обладает необходимым уровнем конфиденциальности. И соответствует всем стандартам.

Система «ДЕЛО»:

1) Обеспечивает защиту документов, т.к. встроена система электронной цифровой подписи. Компания ЭОС обладает сертификатами ФСБ.

2) Перед пользователями открываются возможности массово перевести документы из бумажного вида в электронный, т.к. «ДЕЛО» обладает функцией Поточное сканирование.

3) Появляется возможность работать в локальной сети организации либо в сети Интернет.

4) Понятный и удобный интерфейс

Компания также предлагает услуги по установлению программы и обучению работы с ней.

Стоимость установки такой программы 36 тыс. рублей, а затраты для обслуживания 2.5 тыс. рублей в год.^[12]

Эффективно ли использовать автоматизированную программу для документооборота в организации?

Если обратиться к статистике западных компаний, то:

1) 15% документов теряется

2) 30% рабочего времени сотрудника уходит на поиск нужного документа

3) для каждого документа создаётся примерно 19 его копий, что создаёт захламлённость.

Таблица 2 представляет собой сравнение автоматизированной и неавтоматизированной технологий контроля за документами.