Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность упраления организацией (ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ КОММУНИКАЦИЙ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ).pdf

Таблица 2.2 - Характеристика персонала ООО «Волга маркетинг»

В 2018 г. количество специалистов с высшим и специальным средним образованием составляет 94,4 %. Количество специалистов со средним образованием уменьшилось на 56, 94%.

В организации работают сотрудники всех возрастных групп, в том числе самая большая группа сотрудников возрастом от 20 до 30 лет уменьшилась от 66,6 % в 2017 г. до 55,6 % в 2018 г. Сделать вывод о том, что за последний год на предприятии уволился 1 сотрудник и был вновь принят новый сотрудник. Более 5094 сотрудников имеют стаж работы в организации от 3 до 6 лет, то есть работают со дня основания ООО «Волга маркетинг». Дополнительная информация о текучести кадров представлена в таблице 2.3.

Таблица 2.3 - Анализ текучести кадров в ООО «Волга маркетинг»

Из таблицы видно, что на предприятии в 2018 г. коэффициент текучести кадров составил 5,5 %.

В структуре управления ООО «Волга маркетинг» отсутствует должность менеджера по управлению персоналом. Вопросами оформления на работу и увольнения сотрудников занимается помощник генерального директора, не имеющий специального менеджерского образования.

Работа с персоналом и регулирование деятельности работников ведется на основании следующих внутрифирменных кадровых документов:

1.«Правила внутреннего трудового распорядка», которые регулируют деятельность всей организации в целом, определяют: время работы, продолжительность рабочей недели, длительность отпусков, время перерывов и выходные дни; порядок приема и увольнения работников; систему поощрений и наказаний; основные права и обязанности работников.

2.Должностные инструкции специалистов определяют основные права и обязанности сотрудников, а также ответственность, которую они несут в соответствии с занимаемой должностью, и условия работы.

3.Личные карточки сотрудников, которые содержат всю информации о сотрудниках: образование; опыт работы; наличие курсов дополнительной подготовки, сертификатов; дату и сроки отпуска; социальные льготы, награды, поощрения.

Данные документы облегчают работу персонала и помогают руководителю организации в управлении кадрами.

В документах по системе управления персоналом не проработан ряд функций управления персоналом: нет планов адаптации новых сотрудников; ротация персонала осуществляется стихийно, в соответствии с освобождением рабочих мест; на предприятии не составляются планы индивидуального развития и карьерного роста сотрудников; оценка специалистов проводится выборочно по рекомендациям руководителя, плановая оценка всего персонала не проводится; аттестация проводится только для руководителей подразделений, плана аттестации и ее регламента на предприятии нет; неэкономическая мотивация носит бессистемный характер и не связана с организационной культурой.

2.3. Исследование коммуникационного процесса в управлении организацией ООО «Волга маркетинг»

Изучение коммуникационного процесса в управлении ООО «Волга маркетинг» проводится в областях анализа вертикальной коммуникации, горизонтальной коммуникации, оценки основных видов коммуникации, выявления проблем и недостатков в процессе коммуникации.

Вертикальная коммуникация реализуется в ООО «Волга маркетинг» как двухуровневая структура управления. Руководство текущей деятельностью осуществляется генеральным директором. В структуре управления ООО «Волга маркетинг» четко прослеживаются вертикальные коммуникационные потоки, которые проходят от генерального директора к руководителям департаментов, от руководителей департаментов до их подчиненных.

Связь осуществляется сверху вниз, то есть аппарат управления выдает инструкции или другую форму связи и опускает ее ниже в офисы. Управление ООО «Волга маркетинг» осуществляется на основе линейно-функциональной организационной структуры.

Линейно-функциональная структура управления - это структура органов управления, состоящая из линейных подразделений, выполняющих основную работу в организации, и служебных функциональных подразделений.

Организационную структуру также можно рассматривать как форму разделения и сотрудничества управленческой деятельности, а следовательно, права и ответственность за их реализацию. Решение о выборе организационной структуры принимается высшим руководством. Под руководством генерального директора, помощника, главного бухгалтера, директора проекта, начальника коммерческого отдела.

Генеральный директор контролирует выполнение заказов сотрудниками компании, подписывает документы, проверяет правильность выполненных отчетов, заключает договоры с другими фирмами, создает правила, положения, ищет и реализует новые возможности.

Главный бухгалтер производит выплату заработной платы; делает начисления; готовит отчет о финансовой деятельности; обрабатывает информацию и своевременно предупреждает о негативных явлениях в финансовой деятельности; мобилизует внутренние резервы и эффективно их использует.

Руководитель проекта - отвечает за реализацию проекта от разработки его идей и макета до изготовления наружной рекламы и ее монтажа. Директор проекта следит за соблюдением сроков и качества рекламного продукта. По его подчинению начальник креативного отдела и начальник отдела производства отпела.

Руководитель креативного отдела руководит группой специалистов департамента, отвечает за разработку креативной идеи и координирует ее с заказчиком. В отделе разрабатывается макет рекламного продукта, форма перевода идеи.

Руководитель производственного отдела руководит группой специалистов, которые создают готовый рекламный продукт в соответствии с разработанной идеей и занимаются его установкой.

Руководитель коммерческого отдела отвечает за поиск клиента, заключение с ним договора и проведение контроля за соблюдением условий договора. В коммерческом отделе осуществляется согласование стоимости работ по договору, использование методов стимулирования клиента, порядок оплаты договора.

Помощник генерального директора выполняет работу по документообороту рекламного агентства, ведет учет персонала, оформляет документы о приеме и увольнении сотрудников.

Управление ООО «Волга маркетинг» осуществляется на основе линейно-функциональной организационной структуры.

Линейно-функциональная структура управления наиболее эффективна для такой небольшой организации.

Благодаря этому организация приобретает способность совершенствовать систему управления, повышать производительность и эффективность. Это дает положительный эффект, который позволяет высшему руководству сосредоточиться на решении стратегических задач развития организации, обеспечить ее эффективное взаимодействие с внешней средой. Кроме того, компания, созданная в соответствии с этой моделью, приобретает гибкость и способность быстро реагировать на меняющиеся условия и реструктурировать линейные подразделения по мере расширения организации. Важно отметить, что распределение функциональных работников повышает важность выполняемых ими операций.

Принятие этой организационной структуры связано с тем, что единство командования, простота связей и определенность зависимостей успешно реализуются в линейных структурах. Такой тип структуры невозможен при крупномасштабном управлении, поскольку приводит к резкому увеличению количества шагов, в то же время он наиболее подходит для малого и среднего бизнеса.

Горизонтальные коммуникационные потоки существуют между равными по званию членами организации, руководителями отделов коммерческих, финансовых и производственных подразделений. Они реализуются на производственных совещаниях, при обсуждении вопросов привлечения новых клиентов в организацию, проведения мероприятий по мотивации и стимулированию потребителей, проведения специальных мероприятий. Горизонтальные коммуникации являются формальными и неформальными, как часть мероприятий по корпоративной культуре (праздники и поздравления).

В этом случае связь происходит как в устройстве управления, так и на уровнях, расположенных ниже, под устройством управления. Обычно межличностные отношения на нижних уровнях проводятся независимо от генерального директора, например, обсуждение объема работ по проекту, технологии их реализации.

Использование основных типов коммуникаций зависит от формы коммуникационного процесса.

ООО «Волга маркетинг» разработало и эффективно функционирует систему электронного документооборота, внедрила систему управления и оценки ключевых показателей эффективности, а также проделала большую работу по делегированию полномочий на разных уровнях ответственности.

Для налаживания коммуникаций внутри компании используются информационные буклеты, стенды, плакаты, репортажи, ящики обратной связи, медиа-презентации менеджеров, встречи, встречи с клиентами, Интернет.

В своей работе центр внутренних коммуникаций уделяет особое внимание получению обратной связи с использованием почтовых ящиков обратной связи, встреч, обсуждений, обсуждению проблем на собраниях и собраниях всей рабочей силы. Для того, чтобы изучить сложившуюся ситуацию, выявить существующие проблемы, проконтролировать отношение сотрудников к компании, проводится социологическое исследование (с использованием разных методов - от анкетирования до личных интервью).

Конечно, компания еще не сделала все, чтобы полностью решить проблему осведомленности сотрудников. Новые идеи и предложения рассматриваются и активно обсуждаются, наиболее перспективные из них будут реализованы в компании.

Другим видом связи в ООО «Волга маркетинг» является «Кольцевая почта» (у каждого сотрудника организации есть свой почтовый ящик). Эти почтовые ящики отправляют корреспонденцию, а также различные документы, личную почту и т. д.

В горизонтальной форме коммуникации осуществляются по уже известным схемам; Прежде всего, используется внутренний телефон, с помощью которого сотрудники могут общаться друг с другом, не покидая рабочего места, а также система сотовой связи. Электронная почта (электронная почта) также является одним из самых удобных способов общения. Следует отметить, что электронная почта используется как сотрудниками при общении друг с другом, так и при общении с клиентами.

Не остаются без внимания и личных встреч. Ведь иногда для передачи информации требуется личное присутствие человека, чтобы показать серьезность сообщения или каждого указания.