Файл: Автоматизация учёта арендованных средств для ИП Сумин.pdf

Введение

Актуальность темы исследования. Задачи планирования и управления — одна из основных областей применения универсальных цифровых вычислительных машин. Возрастание объемов информации в информационной системе организаций, потребность в ускорении и более сложных способах ее обработки вызывают необходимость автоматизации работы производственной системы, т.е. автоматизации обработки информации.

Цель автоматизации информационных процессов — это повышение производительности и эффективности труда работников, улучшение качества информационной продукции и услуг, повышение сервиса и оперативности обслуживания пользователей. Автоматизация базируется на использование средств вычислительной техники и необходимого программного обеспечения.

Автоматизированная система - это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая автоматизированную технологию выполнения установленных функций. Разновидностью АС являются информационные системы, основной целью которых является хранение, обеспечение эффективного поиска и передачи информации по соответствующим запросам.

Использование современных автоматизированных систем позволяет:

- ускорить выполнение операций по сбору и обработке данных;

- повысить уровень контроля и дисциплины на предприятии;

- повысить оперативность предоставления своевременной и надежной информации, улучшить процесс принятия управленческих решений, повысить степень обоснованности принимаемых решений;

- повысить оперативность передачи данных.

Таким образом, автоматизированные информационные системы являются областью информатизации, механизмом и технологией, эффективным средством обработки, хранения, поиска и представления информации потребителю.

В настоящее время наблюдается повсеместное внедрение АИС в сферу управления предприятием. Это вполне понятно, так как автоматизация управления приносит наиболее ощутимый эффект. В сфере автоматизации крупных предприятий эти системы получили название корпоративных информационных систем.

Сегодня транспортное средство стало неотъемлемой частью жизни людей, а не роскошью, и для какой цели берется то или иное транспортное средство, которое может в полной мере удовлетворить специфическим требованиям желающего арендовать физического или юридического лица.

Данное направление развивается очень быстро и особенно в нашей стране, так как раньше общество искусственно сдерживалось, но в изменившейся политической и социальной среде всё быстро меняется. Сейчас можно взять в аренду от маленького скутера до целых железнодорожных составов, пароходов, круизных лайнеров и это стало обыденностью жизни.

В будущем аренда транспортных средств еще больше войдет в повседневную жизнь и с появлением все более совершенных и новых видов транспорта приобретет глобальный характер.

Целью данной работы является разработка автоматизированная системы учета проката автомобилей. Внедрение данной автоматизированной системы повысить производительность и эффективность труда сотрудников фирмы, в частности отдела заказов, а также увеличить скорость документооборота за счет более высокой координации процессов.

Объектом исследования является компания ООО «Авто круиз», осуществляющая прокат автомобилей.

Предметом исследования является деятельность компании ООО «Авто круиз», осуществляющей прокат автомобилей.

1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Прокат автомобилей – это компания, которая занимаются сдачей автомобилей в прокат, основными клиентами являются туристы, бизнесмены которые ездят в другие города на деловые встречи или же люди которые не могут представить свою повседневную жизнь без автомобиля или же их собственный автомобиль находиться в ремонте.

Прокат автомобилей должен решать для клиента следующие задачи:

- Ознакомить клиента с тем, какие автомобили имеются в наличии и подобрать подходящий для клиента;

-иОзнакомить со стоимостью и тарифами, которые предоставляются на автомобили;

- Провезти бронирование автомобиля выбранного клиентом;

- Оформить документы для клиента.

Цели:

- Обеспечить необходимый уровень мобильности своим потенциальным клиентам;

- Помочь клиентам в организации различных мероприятий;

- Основная цель это заработать и достигнуть успеха, удовлетворяя запросы населения в транспортных средствах.

Основные задачи компании это:

- Предоставление недорогой аренды комфортного автомобиля на все случаи жизни;

- Расширение парка автомобилей путем их закупки;

- Повышение своей конкурентно способности на рынке услуг;

- Привлечение новых клиентов.

Прокат автомобилей «Авто круиз» зарегистрировано в форме ООО. Общество с ограниченной ответственностью (ООО) — это учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, учредительный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров и число участников которого ограничено по Закону об обществах с ограниченной ответственностью.

Следует выделить недостатки и преимущества общества с ограниченной ответственностью.

Преимущества:

- Быстрая регистрация в целом;

- Большие возможности для участников при объединении их капиталов по сравнению с индивидуальными предпринимателями;

- Достаточно низкий уровень ответственности учредителей по долгам общества, ограниченный размером доли каждого из них;

- Отсутствие, каких – либо ограничений в отношении количества наемных работников и территории деятельности Общества;

- Обширные возможности регламентирования деятельности ООО;

- Возможность выбора любого названия Общества, в т.ч. иностранного;

- Наличие широкого выбора в лицензировании и различных разрешениях;

- При желании Общество можно продать, как готовый бизнес;

- Более лояльное отношение со стороны банков и коммерческих структур, а также получение любых кредитов и овердрафтов;

- Простота в управлении Обществом и возможность контроля за управлением;

- ООО можно преобразовать в другую форму организации, не прекращая его деятельность.

Недостатки:

- Обязанность уведомить налоговый орган при продаже Общества;

- Более высокий, по сравнению с ИП, уровень штрафных санкций, налагаемых на ООО и размер пошлин;

- Имеется ограничение в отношении количества учредителей Общества – не более 50;

-Определенные сложности могут возникнуть при ликвидации и реорганизации ООО;

- Более жесткий контроль со стороны государственных органов;

- Наличие установленной законом обязанности выплачивать стоимость доли при выходе участника из ООО.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Организационная структура – совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц.

Организационная структура ООО «Авто круиз», представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1. «Организационная структура ООО «Авто круиз»

Из рисунка видно, что организационная структура проката автомобилей представляет собой линейный тип.

Линейная структура управления предполагает, что каждый работник подчиняется вышестоящему должностному лицу (руководителю), а тот в свою очередь несет полную ответственность за работу своего отдела перед начальством.

Разработка информационной системы направлена на облегчение работы менеджеров по работе с клиентами. Для создания такой системы необходимо знать перечень работ, выполняемых сотрудниками. Ниже представлены должностные обязанности менеджера по работе с клиентами.

Менеджер по работе с клиентами выполняет следующие должностные обязанности:

- Анализ требований клиентов пользующихся услугами проката автомобилей;

- Ознакомление клиентов с предоставляемыми услугами и их стоимостью;

- Помощь в подборе наиболее выгодного для клиента предложения;

- Формирование банка данных о клиентах (клиентской базы);

- Оформление документов на арендованный автомобиль и составление отчетов.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Вся информация об автомобилях компании хранилась в таблице Google Docs, пример которой изображен на рисунке 2, однако такой вид хранения не позволяет осуществлять подробное ведение статистики по востребованности каждого автомобиля, а также учет ремонта и техобслуживания не был достаточно подробным. Также при таком виде хранения отсутствуют карточки клиентов и история сотрудничества с ними, что ведет к потере важной информации.

Рисунок 2 – Пример использования Google Docs в компании

Программное обеспечение представленное на рынке, полностью не охватывает необходимые критерии функциональности, в частности, нигде нет возможности проверки документов клиентов по открытым базам данных, соответственно было решено самостоятельно разрабатывать автоматизированную информационную систему для компании по прокату автомобилей.

Целью разработки автоматизированной системы учёта проката автомобилей является создание приемлемых условий, позволяющих осуществить предоставление клиентам максимально точной и полной информации об автомобилях, сделать процедуру оформления заказов простой и удобной для клиента и сотрудника фирмы. Кроме того, система должна обеспечивать администрацию фирмы информацией о процессах, протекающих внутри компании.

Задачи автоматизированной системы учета проката автомобилей:

- ведение электронного документооборота;

- повышение производительности сотрудников отдела заказов;

- автоматизация процесса подготовки первичной и отчетной документации.

Автоматизированная система учёта проката автомобилей предназначена для учета заказов по аренде, информации о состоянии автомобилей, формирования разного рода отчетности, а также совершения формального корпоративного общения между отделами фирмы.

Автоматизированная система должна выполнять следующие функции:

– учёт данных о автомобилях;

– учёт данных о клиентах;

– учёт данных о договорах;

– учёт данных о сотрудниках;

– предоставление пользователю информации об автомобилях;

– формирование отчётов о клиентах, выручке и доступных автомобилях;

– формирование документов «Договор», «Платёжный документ», «Результаты осмотра».

Автоматизированная система учёта проката автомобилей должна быть ориентирована на следующих пользователей:

- менеджер (сотрудник отдела заказов) — предоставляет клиенту информацию об автомобилях в наличии, их характеристиках и состоянии, оформляет договоры, осуществляет бронирование автомобилей;

- бухгалтер – получает информацию об оплате аренды, ведет финансовую отчетность для администрации;

- автомеханик – ведет карточки автомобилей, заносит данные поступивших машин, а также следит за состоянием и повреждениями машин, имеющихся на балансе фирмы.

В результате создания системы, должны быть достигнуты следующие показатели: экономия времени, достижение простоты и удобства работы, а также ведения отчетности.

Разработка автоматизированной системы учёта проката автомобилей должна осуществляться в соответствии с действующими нормативно — техническими документами, определяющими общие технические требования к разработке программных продуктов: ГОСТ 19.102-77.