Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Возьмем бизнес-процесс «Подбор персонала» в границах: возникла вакансия / отобранный кандидат вышел на работу. Показатели результативности (продуктивности, эффективность здесь не рассматриваем) данного процесса: количество подобранного персонала, качество подобранного персонала и т.д. Мы можем участников бизнес-процесса замотивировать на вышеуказанные KPI, а можем расширить границы бизнес-процесса и рассмотреть бизнес-процесс «Подбор и адаптация персонала» в границах: возникла вакансия / кандидат прошел адаптацию (или не прошел). Показатели результативности (продуктивности, эффективность также не рассматриваем) данного процесса: количество сотрудников успешно прошедших адаптацию, качество результатов адаптации и т.д. И мы можем участников бизнес-процесса «Подбор персонала» мотивировать на показатели бизнес-процесса «Подбор и адаптация персонала», так как они вносят существенный вклад в результаты и этого бизнес-процесса. Только в этом случае потребуется качественная система мониторинга и анализа причин отклонений, чтобы корректирующие воздействия имели должный результат.

Неизбежным следствиями внедрения процессного управления становится:

1) Регламентация бизнес-процессов. Описывается нормальный ход процесса, возможные точки принятия решений (те, что отдаются «на откуп» исполнителям).

2) Изменение принципов формирования подразделений. Удобнее становится иметь в одном (кросс-функциональном) подразделении специалистов разных функциональных областей (например, специалист по продажам, юрист, конструктор). Да, при этом может быть задействовано большее количество сотрудников, чем при функциональном подходе, т.к. допустим юристов нужно иметь в трех подразделениях.  В случае, когда создание полностью кросс-функционального подразделения обойдется слишком дорого и не приведет к значительному росту эффективности, можно использовать выделение так называемых «сервисных подразделений» - подразделений, оказывающих услуги другим подразделениям в рамках выполнения ими процессов. При этом взаимодействие с сервисным подразделением регламентируется, устанавливаются нормативы времени и качества обслуживания.

3) Устранение большого количества избыточных уровней иерархии: процессные оргструктуры являются горизонтальными, с небольшим количеством уровней управления (4-5), соответствующих иерархии процессов.

3.4 Плюсы и минусы внедрения процессного подхода к управлению

Плюсы процессной схемы управления:

Ученые менеджмента отмечают и другие преимущества процессного подхода.

В первую очередь с введением процессного подхода появляется единый язык описания деятельности, доступный и понятный всем участникам процесса, а также возможность простой и наглядной графической трактовки деятельности. Сюда же можно отнести то, что при процессном подходе происходит выделение рабочих зон, что облегчает формулирование требований к персоналу, привлеченному к конкретным работам, и составление более точного и прицельного штатного расписания организации.

Во-вторых, процессный подход к управлению - это простое и надежное определение точек контроля, что достигает в результате разбивки основного процесса на субпроцессы. Процессный подход придаёт единую линию развития управлению предприятием, что приводит к упрощению многоуровневых иерархических организационных структур, присущих функциональному подходу, и обеспечивает большую ориентацию организации на потребителя.

В-третьих, за счёт сокращения уровней организационной структуры упрощается обмен информацией между подразделениями и устраняется обособленность подразделений и должностных лиц.

Также надо отметить, что процессный подход характеризуется большими возможностями в отношении развитии системы управления предприятием, расширяет возможности организаций в развитии бизнеса.

К недостаткам процессного подхода чаще всего относят следующие:

1. сложность реализации процессного подхода, заключающаяся в том, что появляется необходимость документального оформления каждого процесса, а также регламентация управления, разработка стандартов;

2. появляется необходимость в освоении сотрудниками компании новых навыков и знаний.

Говоря о недостатках процессного подхода можно отметить и такое его качество как сложность внедрения. Это связано с тем, что процессный подход можно считать внедренным только после того, как в организации реализовывается управление процессами. Нередки случаи, когда внедрение процессного подхода в компании останавливалось из-за того, что появлялась необходимость регламентации дальнейшего процесса. Некоторые компании не завершили данный проект потому, что плохо была разработана система показателей и лишь немногие системно подошли к вопросу организации управления процессами.

Это говорит о том, что для управления процессами мало написать в управляющих документах, что процессы должны управляться владельцами и т. п. Для успешного завершения внедрения процессного подхода необходимо создать соответствующие реально действующие механизмы управления. Такая деятельность напрямую зависит от трансформаций в умах руководителей, а это связано с установленными сложностями: требуется достаточно долгое время, чтобы руководство стало думать и работать по-новому. Если в период внедрения процессного подхода собственники и руководители верхнего уровня не уделяют этому вопросу приоритетного внимания, то система управления процессами вряд ли будет создана. И это тоже можно отнести к недостаткам процессного подхода.

3.5 Программные продукты

Business Studio – современная система моделирования, разработанная специально для описания бизнес-архитектуры организации. Она применяется для решения таких задач как: моделирование, оптимизация и регламентация бизнес-процессов, разработка СМК, поддержка проектной деятельности по внедрению информационных систем. Система является универсальной и используется для моделирования бизнес-процессов и оптимизации управления практически во всех отраслях экономики, включая государственный сектор. Это решение широко используется в компаниях при разработке, внедрении и подготовке к сертификации СМК в соответствии с требованиями стандартов ISO (обеспечивается разработка документации, целей в области качества, описание процессов, инструментарий для проведения аудитов и работы с несоответствиями и многое другое).

Business Studio существенно выделяется среди CASE средств и систем бизнес-моделирования сочетанием широкого функционала с удобством интерфейса и высокой скоростью освоения программы. Совокупная стоимость владения в разы ниже по сравнению с большинством систем подобного класса. Наличие методологической документации на русском языке, а также линия технической поддержки с реакцией не более восьми часов обеспечивают эффективную эксплуатацию Business Studio.

Применение системы Business Studio обеспечивает стабильность и предсказуемость развития бизнеса, помогает устранить большое количество ошибок в деятельности организации, обеспечить прозрачность бизнеса, способствует повышению его стоимости.

К основным преимуществам системы можно отнести:

• простота освоения пользователями, что позволяет существенно сократить сроки внедрения по сравнению со многими системами данного класса;
• комплексное использование в инструменте наиболее востребованных современных управленческих методик и технологий (ССП, имитационное моделирование, функционально-стоимостной анализ, поддержка СМК);
• автоматическое формирование регламентирующих документов;
• наличие удобного инструментария для публикации и совместной работы с результатами моделирования;
• возможность создания единой системы управления благодаря тесной интеграции с ЕСМ-системой DIRECTUM, а также поддержка стандарта XPDL для экспорта схем процессов в BPM-системы;
• наличие встроенного модуля для формирования отчетов с применением возможностей форматирования MS Word (отчеты могут гибко настраиваться самими пользователями и не требуют программирования);
• наличие специального модуля «MetaEdit», который позволяет заводить собственные дополнительные параметры и справочники;
• возможность освоить функционал системы, осуществить моделирование бизнес-процессов, описать и регламентировать деятельность компании с помощью бесплатной демо-версии системы Business Studio.

Для построения схем бизнес процессов часто используют программный пакет Visio. По своей сути он не является CASE средством. Несмотря на это, для простейшего моделирования Visio достаточно удобен. Он позволяет создавать наглядные схемы процессов.

Изначально этот программный продукт разработан и выпускался компанией Visio Corporation. В дальнейшем, он был приобретен Microsoft и вошел в пакет офисных приложений Microsoft Visio. На сегодняшний день последней версией этого программного продукта является Microsoft Visio 2013.

Для построения схем в Visio применяется векторная графика, которая позволяет масштабировать изображение без потери качества. Также, Microsoft Visio обладает широкими возможностями по графическому оформлению диаграмм и схем процессов. Эти свойства делают Visio хорошим инструментом для «рисования» бизнес процессов. Рассматривать его как полноценный инструмент для моделирования, конечно, нельзя.

Возможности Visio по моделированию бизнес процессов связаны с графическим представлением моделей, однако последние версии этого продукта включают в себя и дополнительные функции, которые присущи CASE средствам. Эти функции ограничены по своему применению, тем не менее, они значительно расширяют способности Visio и делают его более универсальным продуктом.

Основные возможности Visio по моделированию бизнес процессов заключаются в следующем:

• Графическое оформление схем;
• Совместная работа над схемами;
• Взаимосвязь схем с наборами данных;
• Создание схем с помощью стандартных нотаций.

Microsoft Visio является мощным графическим инструментом для представления различных диаграмм и схем. С его помощью можно создавать модели процессов и показывать комплексные данные в удобном виде. Простой интерфейс значительно упрощает рисование схем. Эти возможности дают ряд преимуществ при моделировании процессов.

Основными преимуществами Visio , по сравнению с CASE средствами, являются:

• Легкость создания схем. Для разработки схем процессов не требуется специальное обучение. Рисование диаграмм и схем процессов осуществляется с помощью простого и понятного интерфейса;
• Наличие образцов диаграмм. В Microsoft Visio включено большое количество различных образцов диаграмм, что упрощает и ускоряет процесс создания схем бизнес процессов;
• Связь схем процессов с данными из офисных приложений. Т.к. Visio входит в состав пакета Microsoft Office, то схемы процесса можно связать с документами и данными из Word , Excel , PowerPoint , Access and Project;
• Применение стандартных нотаций. Для создания схем процессов, применяемых в различных CASE средствах (например, ARIS, BPwin, ERwin, Rational Rose) Visio включает в себя набор диаграмм, которые используются в этих средствах. Например, eEPC, IDEF0, IDEF3, UML. Для некоторых из них Visio позволяет осуществлять контроль правильности создания схем процессов.

ARIS является одним из популярных и эффективных средств, применяемых для моделирования и анализа бизнес процессов. Изначально ARIS (Architecture of Integrated Information System) позиционировался как CASE средство. В дальнейшем, акцент был сделан на моделировании процессов. Сейчас он представляет собой платформу по управлению и улучшению бизнес процессов, состоящую из программных продуктов различного назначения. Девятая версия ARIS включает в себя более десятка продуктов.