Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов.pdf

Введение

Непрерывное развитие технологий управления повышает требования к конкурентоспособности предприятий и заставляет компании искать инновационные решения для повышения эффективности своего бизнеса, при этом возможны различные варианты организации менеджмента. Одним из решений, способных открыть для компании новые ресурсы и возможности, является внедрение процессного подхода к анализу деятельности компании и управлению этой деятельностью.

В настоящее время для предприятий, как производящих продукцию на экспорт, так и ориентированных на национальный рынок, важным условием является необходимость подтверждения соответствия своей продукции международному стандарту качества ISO 9001. Стандарт нацелен на применение процессного подхода в управлении. В тексте стандарта сказано: «Для успешного функционирования организация должна определить и осуществлять менеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и выполняемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего. Применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом».

Система менеджмента качества утверждает, что управление предприятием на основе процессного подхода является залогом эффективной работы предприятий.

Процессный подход ориентирован, в первую очередь, не на организационную структуру предприятия, а на бизнес-процессы, конечными целями которых является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей. Процессный подход подводит к необходимости реорганизации деятельности — перехода на ресурсосберегающую организационную структуру.

Основное отличие процессного подхода от устаревшей функциональной организации в том, что, если ранее компания представлялась совокупностью отделов, соединенных вертикалями управления, то теперь главной является деятельность компании, смоделированная в виде определенного количества разноуровневых процессов. Каждый процесс, как правило, объединяет сотрудников из разных отделов так, что процессный подход к анализу деятельности компании позволяет сформировать четкую систему взаимных связей внутри процессов и в соответствующих им подразделениях. Таким образом, руководитель имеет возможность видеть бизнес-процессы, формирующие выходы, обладающие ценностью и приносящие компании прибыль.

Основой эффективного внедрения процессного подхода является использования электронной системы управления бизнес-процессами. Это необходимо для того, чтобы представить процессы на предприятии в виде графических моделей, которые позволяют осуществлять мониторинг и контроль процессов, а также существенно облегчают их изменение и оптимизацию.

Целью данной курсовой работы является изучение основных понятий, связанных с процессным подходом.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Рассмотреть основные элементы процессного подхода;
2. Выявить преимущества и недостатки процессного подхода;
3. Привести примеры программных продуктов.

1.Теоретические аспекты процессного подхода

1.1 Понятие «процесс»

Согласно ГОСТ Р ИСО 9000-2008 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь», процесс – совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы.

1.2Понятие «процессный подход»

Под процессным подходом к организации и управлению деятельностью предприятия понимается ориентация:

• Деятельности предприятия на бизнес-процессы;
• Системы управления предприятия на управление как каждым бизнес-процессом в отдельности, так и всеми бизнес-процессами предприятия;
• Системы качества предприятия на обеспечение качества технологии выполнения бизнес-процессов.

Суть процессного подхода сводится к тому, чтобы доставить клиенту желаемое как можно быстрее, при этом высочайшего качества и по минимальной цене. Непрерывный контакт с потребителем позволяет получить информацию из первых уст, определить его пожелания, которые нужно удовлетворить или превзойти. Совершенствуя внутренние процессы, компания может понизить сроки и цену, повысить качество изделий, устраняя лишние операции, избыточный контроль, ненужный документооборот. Таким образом, процессный подход — это новое видение организации работы компании, но в современных условиях оно гораздо больше соответствует естественной организации деятельности и условиям конкурентной среды, чем традиционное функциональное представление о компании.

На рынке товаров и услуг существует множество предложений по повышению эффективности системы управления. Анализируя запросы руководителей и собственников бизнеса, мы понимаем, что имеет место смешение понятий. В частности, «процессный подход» рассматривается как самостоятельный способ повышения эффективности бизнеса, не имеющий отношения к системе менеджмента качества.

2. Основные элементы процессного подхода

Процессный подход включает в себя следующие основные элементы:

1) Понимание процессного подхода

2) Границы процесса

3) Ключевые роли

4) Дерево целей

5) Дерево функций

6) Дерево показателей

2.1 Понимание процессного подхода

Процессный подход ориентирован, в первую очередь на бизнес-процессы, конечными целями выполнения которых, является создание продуктов или услуг, представляющих ценность для внешних или внутренних потребителей.

В рамках процессного подхода любое предприятие рассматривается как бизнес-система, которая представляет собой связанное множество бизнес-процессов, конечными целями которых является выпуск продукции или услуги.

Бизнес-процесс - это совокупность различных видов деятельности, которые вместе взятые, создают результат (продукт, услугу), имеющий ценность для потребителя, клиента или заказчика. В качестве клиента может быть другой бизнес-процесс.

Бизнес-процесс - это цепочка работ (операций, функций), результатом которой является какой-либо продукт или услуга. В цепочку обычно входят операции, которые выполняются структурными элементами, расположенными на различных уровнях организационной структуры предприятия.

Процессный подход подводит к необходимости перехода на ‘тощую’ ресурсосберегающую организационную структуру (Lean production). Основными чертами такой реорганизации являются:

1. Широкое делегирование полномочий и ответственности исполнителям;
2. Сокращение количества уровней принятия решения;
3. Сочетание принципа целевого управления с групповой организацией труда;
4. Повышенное внимание к вопросам обеспечения качества продукции или услуг, а также работы предприятия в целом;
5. Автоматизация технологий выполнения бизнес-процессов.

2.2 Границы процесса

Каждый бизнес-процесс имеет свои границы и роли.

2.3 Ключевые роли

В процессном подходе используются следующие ключевые роли:

Владелец процесса – человек, отвечающий за ход и результаты процесса в целом. Он должен знать бизнес-процесс, следить за его выполнением и совершенствовать его эффективность. Владельцу бизнес-процесса необходимо обладать коммуникативностью, энтузиазмом, способностью влиять на людей и производить изменения.

• Возможные кандидатуры: ИТ-директор, инженер-технолог, технолог.

Лидер команды — работник, обладающий знаниями о бизнес-процессе и имеющий позитивные личные качества.

• Возможные кандидатуры: менеджер среднего звена, супервайзер, бригадир.

Коммуникатор – работник, обучающий команду различным методам работы, подготавливающий совместно с лидером совещания и анализирующий их результат.

• Возможные кандидатуры: Маркетолог, редактор-модератор, зам. менеджера.

Координатор процесса – работник, отвечающий за согласованную работу всех частей бизнеса и обеспечивающий связь с другими бизнес-процессами. Координатор должен обладать административными способностями и пониманием стратегических целей предприятия.

• Возможные кандидатуры: Топ менеджер.

Участники команды – специалисты различных уровней иерархии. Участники команды получают поддержку и методическое обеспечение от консультанта и коммуникатора, вместе с лидером проводят моделирование, анализ и оценку бизнес-процесса.

• Возможные кандидатуры: Менеджеры среднего и низшего звеньев, аналитики

Одним из основных элементов процессного подхода является команда. Существует несколько типов процессных команд:

Ситуационная команда – обычно работает на постоянной основе и выполняет периодически повторяющуюся работу.

Виртуальная команда – создается для разработки нового продукта или услуги.

Ситуационный менеджер – высококвалифицированный специалист, способный самостоятельно выполнить до 90% объема работ.

Важной задачей процессного подхода является формирование процессных команд. Подготовка и формирование команды включает:

• учебные курсы;
• практический тренинг по освоению методов, методик и др.;
• психологическое тестирование;
• тестирование рабочих навыков.

2.4 Дерево целей

Достижение определенной совокупности целей за счет выполнения бизнес-процессов называется деревом целей. Дерево целей имеет, как правило, иерархический вид. Каждая цель имеет свой вес и критерий (количественный или качественный) достижимости.

2.5 Дерево функций

Бизнес-процессы реализуют бизнес-функции предприятия. Под бизнес-функцией понимают вид деятельности предприятия. Множество бизнес-функций представляет иерархическую декомпозицию функциональной деятельности и называется деревом функций.

2.6 Дерево показателей

Бизнес-функции связаны с показателями деятельности предприятия, образующими дерево показателей. На основании показателей строится система показателей оценки эффективности выполнения процессов. 

Все собранные показатели образуют систему показателей оценки эффективности выполнения бизнес-процессов. Как правило, Владельцы процессов контролируют свои бизнес-процессы с помощью данной системы показателей. Наиболее общими показателями оценки эффективности бизнес-процессов являются:

• количество производимой продукции заданного качества за определенный интервал времени;
• количество потребляемой продукции;
• длительность выполнения типовых операций и др.

3. Процессный подход к управлению: теория и консалтинговая практика применения