Файл: Проблемы оптимального использования рабочего времени. Принципы Парето и Эйзенхауэра.pdf

Общий процесс управления временем характеризуется такими терминами, как «управление временем» и «самоуправление» [15].

Тайм-менеджмент - это технология организации времени и повышения эффективности его использования [13, c.61].

Самоуправление определяется как использование различных методов в производственной практике, ограниченных временным контекстом, который создает предпосылки для эффективности выполнения определенных задач.
В нашей работе мы будем придерживаться другой группы исследователей, и будем рассматривать «самоуправление» и «управление временем» как синонимы, поскольку в процессе исследования используются компоненты и символы, которые присутствуют в каждой из изучаемых концепций.

Идея о необходимости разработки отдельных правил для эффективной организации рабочего времени возникла в Европе в 1960-х годах как реакция на ускорение темпов жизни. Попытка решить проблему путем продления рабочего дня оказалась неэффективной. Разделение тайм-менеджмента как отдельного направления в естественных науках и практике управления произошло в Нидерландах в связи с открытием специальных курсов для сотрудников и деловых людей по обучению планированию. Вскоре специалисты из Германии, США, Финляндии и других стран обратились к той же проблеме. Г.А. Архангельск отмечает, что управление временем было сформировано к 70-м годам XX века как отдельная дисциплина и область управленческого консультирования [4, c.114].

Исследователи выделяют несколько этапов развития тайм-менеджмента:

Стадия тейлоризма (1910-1940) Ф. Тейлор полагал, что в западном обществе в начале 20-го века сформировался своеобразный стереотип «работа с крутостью», когда рабочие из-за естественной склонности «естественной лени» человека, а также сложившаяся культурная традиция «кругового взаимодействия» сознательно замедляет темп работы. По словам Тейлора, «золотое сечение» между необоснованными требованиями к скорости и производительности и «естественной ленью» заключается именно в методах научного управления производством, которые обязательно включают такую ​​важную область, как управление временем. Российские специалисты работали в духе идей Ф. Тейлора: О.А. Горленко [3], В.Г. Шипунов [13] и другие.

Основными идеями для этого этапа являются: анализ операционного состава деятельности, сроков выполнения рабочих операций, оптимизация метода работы, нормирование, графики работы, обучение и подготовка персонала, включение временных показателей эффективности работы в систему мотивации и оплаты труда, использование диаграмм и графиков в планировании.

2. Классический тайм-менеджмент (1950-1990). Идеи тайм-менеджмента развиваются в рамках теоретического и прикладного менеджмента. Лидерство как наука, которая появилась на стыке экономики, психологии и социологии, обогатилось. Хотя тайм-менеджмент носит более гуманитарный характер, он использует идеи и методы математики и кибернетики. Именно в этот период к теории управления добавились такие элементы, как системный, ситуационный, синергетический подходы, теория принятия решений и т. д.

Значительное разнообразие исследований и практических рекомендаций появилось в практическом управлении и неразрывно связанных советах по управлению временем. Например, практики тайм-менеджмента, такие как Джеймс Маккей, Питер Друкер, Алан Лэйкин, Лотар Дж. Суверт и другие, внесли большой вклад в зарубежный бизнес-консалтинг. Они описывают комплексную систему управления временем и предлагают ряд рекомендаций по самоуправлению [12, c.77].

Основная идея: тайм-менеджмент похож на управление организацией и включает в себя те же функции и этапы: постановка целей, планирование, принятие решений и т. д.

3. Новый тайм-менеджмент (конец XX - начало XXI века). Будучи социальной практикой и одним из важнейших направлений бизнес-консалтинга, тайм-менеджмент гораздо более развит на Западе, чем в России. Это не только отдельные консультанты, но и целые консалтинговые организации, которые специализируются на управлении временем [10, c.13].

Четвертый шаг - современный тайм-менеджмент. Сегодня организация времени рассматривается как тесно связанная с жизненной позицией человека как инструмент максимизации реализации личного потенциала в соответствии с жизненными ценностями, мировоззрением и отношением человека. Он рассматривает назначение человека в качестве предпосылки для формирования целей, целей в качестве предмета для оснащения критериями, ценностями в качестве основы для приоритетов и жаждой саморазвития в качестве основного мотиватора. Существенным моментом и отличием от предыдущих шагов является приоритетность вопроса, а не его неотложная скорость. Появляется новый элемент «кайрос» - качественное время, которое сосуществует с обычным количественным временем - «крон». Эта стадия поглощает все преимущества первого, второго и третьего поколений и избавляет от недостатков [16].

Основываясь на основных правилах управления временем, мы можем определить основные принципы управления временем для менеджеров [5, c.85]:

- расстановка приоритетов, т.е. когда структурирование деятельности и распределение энергии позволяют делать как можно больше срочных и важных дел, в то время как можно прибегнуть к делегированию полномочий сотрудникам, но вы не следует забывать правила перераспределения задач;

- разбивка работ связана с разбивкой сложных целей и задач на более мелкие и более простые, что помогает находить приемлемые решения исходной проблемы;

- принцип сознания направлен на то, чтобы советовать руководителю, иметь график сбора информации обо всех видах деятельности;

- принцип прекращения, когда необходимо выделить из общего количества рабочего времени, которое может понадобиться для важных встреч, переговоров, совещаний и т. д., что позволяет избежать обстоятельств нехватки времени;

- принцип обмена позволяет избежать эмоциональных перегрузок при выполнении долгосрочных и краткосрочных задач с использованием метода обмена;

- принцип анализа.

В рабочее время менеджер должен проанализировать выполненную и предстоящую работу, внести коррективы и разработать план будущей работы. Перечисленные принципы далеки от полного списка рекомендаций по управлению временем, но использование даже некоторых элементов позволяет повысить производительность труда и снизить потребление энергии.

1.3. Принципы Парето и Эйзенхауэра в управлении рабочем временем

Одна из самых простых и эффективных методик определения приоритетов является матрица Эйзенхауэра. Идея принадлежит Президенту США Дуайту Эйзенхауэру. А известность она получила после того, как о ней написал Стивен Кови в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей».

В основе матрицы Эйзенхауэра лежит принцип Парето, согласно которого 20% наших усилий дают 80% результата. Эйзенхауэр усовершенствовал этот принцип [16].

Матрица Эйзенхауэра представляет собой квадрат, разделенный двумя пересекающимися осями на 4 сектора или квадранта.
Вертикальная ось — «важность», горизонтальная — «срочность».

Таким образом, получаем 4 сектора:

- сектор А — «срочно и важно»;

- сектор В — «не срочно, но важно»;

- сектор С — «срочно, но неважно»;

- сектор D — «не срочно, не важно».

Матрица Эйзенхауэра приведена в таблице 1.

Таблица 1

Матрица Эйзенхауэра

Источник: составлено автором

Важность проблемы определяется тем, насколько результат внедрения влияет на бизнес. И на давление оказывают одновременно два фактора: во-первых, насколько быстро нужно получить это дело, во-вторых, связана ли реализация этого дела с конкретной датой и временем. Важность и давление, оцениваемые вместе, влияют на приоритет [4, c.54].

Тип I: «важно и срочно».

Это дела, которые, если их не решать вовремя, нанесут значительный ущерб бизнесу (например, обновление лицензий, предоставление налоговых отчетов и т. д.). Определенная доля таких случаев неизбежно будет присутствовать в жизни работников. Тем не менее, благодаря предварительной подготовке (случаи типа II - «важно, но не срочно»), многие кризисы можно предотвратить (например, путем изучения законодательства, установления хороших отношений с влиятельными людьми).

Также могут быть проекты с «горящим» сроком. Например, подача статьи в журнал в строго установленные сроки или публикация отчета о результатах исследования. Здесь у работника нет выбора. Дела этой группы должны быть сделаны, и точка. В противном случае возникнут серьезные проблемы [8, c.83].

Тип II: «важно, но не срочно». Это дела, которые ориентированы на будущее: обучение, изучение перспективных направлений развития бизнеса, улучшение оборудования, восстановление здоровья и эффективности. Случаи, которые приводят к достижению стратегической цели. Например, изучать иностранный язык, чтобы перейти на работу в другую, более перспективную организацию. Существует также профилактика проблем - поддержание себя в хорошей физической форме. К сожалению, мы часто пренебрегаем такими делами, откладываем их решение на второй план.

Тип III: «не важно, но срочно». Многие из этих дел на самом деле не приносят эффективности. Сотрудник решает их только потому, что они возникли случайно (длинный телефонный звонок или изучение рекламы входящей почты) или в силу обязанности (посещение выставок, где уже нет ничего нового). Точно такой же распорядок дня, который отнимает у работника много времени и сил.

Тип IV: «Не важно и не срочно». Это всевозможные пути траты рабочего времени: разговоры с коллегами, разговоры по телефону и др.

Принцип Парето гласит, что небольшая часть причин, усилий и вложенных средств ответственна за большую часть результатов. Этот принцип был сформулирован итальянским экономистом Вильфредо Парето в 1897 году и с тех пор был подтвержден количественными исследованиями в различных сферах жизни: 20% усилий дают 80% результатов [8, c.84].

Принцип Парето в управлении временем можно сформулировать следующим образом: около 20% усилий и времени достаточно, чтобы получить 80% результата.

Вывод по главе 1

В результате проведенного исследования в первой главе курсовой работы, обобщены теоретические основы оптимального использования рабочего времени. Дано определение рабочего времени, заключающееся в экономической категории времени, которое человек проводит в условиях трудовой деятельности, соблюдая правила внутреннего трудового распорядка. Управление рабочим временем в настоящее время основывается на популярной концепции тайм-менеджмента, одними из методов которой являются принципы Парето и Эйзенхауэра. Проведенный теоретический обзор позволяет перейти к практической части исследования.

2. Анализ практики использования рабочего времени предприятия общественного питания на примере ООО «Ресто-Юг»

2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Ресторан «Бахрома №1» ООО «Ресто-Юг» - это сеть колоритных ресторанов Петербурга, получившая свою популярность благодаря блюдам кавказской и узбекской кухни, широкому выбору кальянов, восточному гостеприимству и традиционному радушию к каждому гостю.

Ресторан предлагает следующие услуги:

1. Разнообразные блюда европейской, грузинской и узбекской кухни.

2. Экзотические паровые коктейли.

3. Обширная кальянная карта.

4. Доставка блюд на дом.

5. Игровая комната для детей.

Масштабы деятельности организации раскрываются через основные экономические показатели. Данные показатели рассмотрены в таблице 2.

Таблица 2

Основные экономические показатели деятельности ООО «Ресто-Юг» за 2017-2018 гг.