Файл: Проблемы коммуникации в современных организациях (Понятие, значение и этапы коммуникаций).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Коммуникации играют огромную роль в системе деятельности современного предприятия и представляют собой одну из сложнейших проблем менеджмента. Они являются главным связующим звеном всех отделов и отраслей фирмы. Общение занимает практически все время руководителя, и именно от его умения грамотно наладить межличностные отношения, правильно распределить информационные роли и роли, связанные с принятием решений, зависит способность организации реализовать все поставленные цели.

Одной из главных сфер возникновения проблем в организациях являются недостаточно эффективные коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они не смогут качественно совместно работать и достигать общих поставленных целей. Так образом, эффективные коммуникации являются обязательным условием эффективной работы любой организации. Соответственно, грамотное управление персоналом тесно связано с эффективностью коммуникационных процессов в организации. Роль коммуникационных процессов очевидна как в условиях малых фирм, так и в условиях крупных компаний и корпораций.

От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий напрямую зависит будущее не только самого предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и людей, которые работают на данном предприятии, а при более глобальном подходе - благополучие всей страны в целом. Это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные руководители. В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и в их эффективном развитии. Поскольку в России появление и становление коммуникаций произошло сравнительно недавно, огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта зарубежных компаний и современных российских предпринимателей.

Предметом исследования в данной работе является процесс формирования и использования организационных коммуникаций на предприятиях в условиях современной действительности, а также проблемы, связанные с ними.

Объектом работы является анализ проблем организационных коммуникаций на примере ООО «ТехМет».

Целью курсовой работы является исследование проблем коммуникации в современных организациях.

Для достижения поставленной цели в данной работе были обозначены и решены следующие задачи:

-исследование теоретических аспектов коммуникативной политики организации (виды, этапы, каналы, средства и барьеры организационных коммуникаций);

-выявление практики и проблем коммуникаций на предприятии «Альфа»

-разработка рекомендаций для улучшения качества коммуникационного процесса на предприятии.

Теоретической основой данной работы послужили труды таких исследователей, как О.В. Борисова, Ю.Д. О.С. Виханкий, Т.Н.. Персикова и другие, а также различные электронные ресурсы.

Курсовая работа включает в себя введение, три главы, заключение и список использованных источников.

1.Теоретические аспекты коммуникативной политики организации

1.1.Понятие, значение и этапы коммуникаций

Коммуникация (от лат. communicatio) - понятие, буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В широком смысле слова коммуникация может иметь два значения: процесс социального взаимодействия; обмен информацией^[1].

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему представления информации и передачи сведений сотрудникам в пределах организации, а так же отдельным индивидуумам и институтам за пределами организации. Организационные коммуникации являются важнейшим инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получить всю необходимую информацию, предоставляют информацию, требующуюся для принятия решения. Процессы коммуникации, в которых участвуют работники аппарата управления компании, являются жизненно важными связующими звеньями между управляющим и подчиненными, между руководителями одного уровня, между компанией и внешней средой. В своей повседневной работе руководитель использует информацию, поступающую из различных доступных источников — вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей этого же уровня, заказчиков, поставщиков и т. д. Процессы коммуникаций дают возможность руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать оптимальные решения о выборе стратегии для достижения поставленных целей^[2].

Коммуникации в менеджменте рассматриваются как средство достижения устойчивого взаимодействия, модификации поведения работников (социальных групп), как элемент процессов передачи информации, системы каналов связи, обеспечивающие обмен информацией и опосредующие ее содержание в процессе подготовки и исполнения управленческих решений, а также как источник искажений, помех и шумов, возникающих в процессе передачи информации и др. Поэтому коммуникация является основным и связующим процессом в осуществлении управленческой деятельности^[3].

Коммуникации являются важными для высшего менеджмента компаний по следующим причинам:

1. Социологическими исследованиями установлено, что в работе руководителей большая часть времени тратится на коммуникации. По данным экспертов, на это уходит от 75 до 95% времени их работы. Таким образом, руководители должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
2. Коммуникации нужны для эффективности управления;
3. Коммуникации нужны для утверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению эффективности и в других видах деятельности организации^[4].

В настоящее время в России в условиях становления рыночной экономики и большей прозрачности процесса принятия управленческих решений коммуникация приобретает все большее значение для развития компаний. Организации начинают принимать меры по совершенствованию практики коммуникации, созданию условий для делового общения. В рамках социального менеджмента в последние десятилетия были разработаны социальные технологии по согласованию целей, совместному принятию решений и т.д., с помощью которых группа совместно работающих людей преобразуется в коммуникативную.^[5]

При обмене информацией в процессе корпоративной коммуникации отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.

В исследовании коммуникаций обычно выделяют следующие этапы^[6]:

1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.

Хотя весь процесс коммуникаций часто завершается за несколько секунд, что затрудняет выделение его этапов, необходимо проанализировать эти этапы, чтобы показать, какие проблемы могут возникать в разных точках.

Обмен информацией начинается с формулирования идеи (ее зарождения) или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, часто попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.

Важно помнить, что идея еще должна быть трансформирована в слова или приобрести другую форму, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией.

Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.

Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Этот этап многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций.

Декодирование. После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование — это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.

Зачастую по ряду причин получатель может придать несколько иной, чем в голове отправителя, смысл сообщению. С точки зрения руководителя, обмен информацией следует считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи, произведя действия, которых ждал от него отправитель^[7].

1.2.Функции, модели и виды коммуникаций

Традиционно выделяют четыре основные функции коммуникаций в организации^[8]:

• контроль,
• мотивация,
• эмоциональное выражение,
• передача информации.

С помощью коммуникаций осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная подчиненность, которой работники должны придерживаться.

Коммуникативность, осуществляемая в группе, является механизмом, при помощи которого члены группы выражают свое отношение ко всему происходящему. Таким образом, коммуникативность помогает эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности. Важное значение имеет и функция коммуникативности, связанная с ее ролью в процессе принятия решений. Она дает возможность предоставлять данные, необходимые индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений. ^[9]

Основой процесса коммуникации является взаимодействие между различными элементами управленческой структуры — подразделениями, должностными лицами, которое осуществляется при помощи соединяющих их коммуникационных каналов.

Исходя из содержания, такое взаимодействие может быть информационным, административным или техническим.

При информационном взаимодействии субъекты управленческой деятельности обмениваются данными, необходимыми для принятия решений. Эти данные могут быть официальными, закрепленными юридически, или неофициальными, т.е. не обладающими правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В рамках административного взаимодействия вышестоящие звенья структуры управления передают уровням, стоящим ниже, управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, рекомендации и инструкции, а так же получают от них отчеты и осуществляют процесс контроля.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется при их непосредственном участии в практической деятельности, например: при подготовке и проведении совещаний, при обмене опытом, при ведении делопроизводства, при сборе, фиксации, хранении и выдаче различного рода документов и пр.

Для более подробного анализа выделяют следующие функции коммуникации^[10]:

• информативную, или инструментальную, которая проявляется в циркуляции информации и упорядочении информационных потоков;
• интегративную, выраженную в обеспечении связи между различными видами человеческой деятельности, организации обмена деятельностью между людьми и группами;
• экспрессивную - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний;
• контактную - установление и поддержание коммуникативного контакта;
• регулятивную - социализация и воспитание, социальный контроль, внедрение социальных норм.

Экспрессивная функция коммуникаций отражает стремление партнеров по коммуникации выразить и понять эмоциональные переживания друг друга. Межличностная коммуникация всегда начинается с установления контакта между сторонами коммуникации. Экспрессивная функция проявляется в выражении чувств, эмоций в процессе коммуникации через вербальные и невербальные средства. Они связаны с выбранным стилем речевого общения, используемыми невербальными средствами коммуникации. В зависимости от того, какой способ передачи чувств и эмоций выбран, экспрессивная функция может значительно усилить или ослабить информационную функцию коммуникации. В ходе осуществления этой функции в партнере возбуждаются нужные эмоциональные переживания, которые в свою очередь способны изменить собственное эмоциональное состояние.