Файл: Проблемы коммуникации в современных организациях (Понятие, значение и этапы коммуникаций).pdf

В процессе проведенного анализа организации коммуникаций в ООО «ТехМет» было отмечено, что довольно часто время, потраченное на такое совещание не стоило рабочего времени. Можно предположить, что такие совещания проводились руководителями подразделений в основном с целью контроля и отказ от них мог показаться этим руководителям потерей контроля или авторитета. Можно отметить, что время, потраченное сотрудниками на такие совещания, зачастую не равноценно времени потраченному на основную работу.

Отметим, что если такое совещание связано с новыми идеями или решениями и на совещании доводится и обсуждается информация, изменяющая последующее производственное поведение, то ценность совещания возрастает в разы, т.е. из обычной рутины совещание превращается в ценный канал коммуникации, в способ усвоения и обмена информацией, которую трудно получить другими средствами.

Наряду с использованием официальных каналов коммуникаций работники ООО «ТехМет» удовлетворяют свою потребность в советах и поддержке путем взаимного консультирования. Такие консультация между сотрудниками на одном уровне нередко имеет важные последствия для компании, поскольку обращение друг к другу за советом увеличивает уверенность сотрудников в собственных решениях.

Также не забывают в ООО «ТехМет» и о системах обратной связи. Перед внедрением новой организационной стратегии, новых бизнес-процессов кадровая служба компании путем проведения опросов и совещаний определяет уровень готовности персонала компании к планируемым изменениям. Проведя опрос по поводу отношения сотрудников к конкретному бизнес-процессу, кадровая служба получает результаты, которые отражают, сколько сотрудников поддерживает организационные изменения, сколько препятствует им и сколько занимает нейтральную позицию, а также, какие структурные подразделения могут принять сторону руководства компании, а какие занимают альтернативную позицию.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют:

- своевременная и регулярная коммуникация;

- демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);

- привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций.

Можно сделать вывод о том, что ООО «ТехМет» постоянно адаптируются к изменяющимся экономическим условиям, перестраивая свои структуры, что отражается и на процессах коммуникации, которые следуют за новыми организационными структурами и также способствуют их созданию.

Опыт работы компании подтверждает, что в руках компетентной группы руководителей организационные коммуникации являются мощным средством усовершенствования работы предприятия и повышения ее эффективности.

2.3.Анализ основных проблем коммуникационного процесса на предприятии

Безусловно, в ООО «ТехМет» еще не все сделано для того, чтобы в полной мере решить проблему информированности сотрудников. Все поступающие новые идеи и предложения подлежат рассмотрению и активному обсуждению, а наиболее перспективные из них - реализации в компании.

При анализе коммуникационного процесса в компании ООО «ТехМет» был выявлен ряд проблем:

- наличие недостаточно точно сформулированных сообщений, в которых присутствуют неточные формулировки, расплывчатость формулировок, отсутствие последовательности изложения мыслей;

- ошибочный перевод – менеджеры, находясь в центрах коммуникаций и функционируя как получатели и отправители сообщений, получают разнообразные виды сообщений от вышестоящих руководителей, от своих коллег и от подчиненных и в свою очередь, должны перевести информацию, предназначенную для подчиненных, своих коллег и руководства, на понятный для получателей язык; бывает недостаточно передать информацию слово в слово, она или должна быть выражена в словах, понятных для людей в той области, в которой работает получатель, или должна сопровождаться разъяснениями, которые будут понятны получателю; иначе сотрудники компании действуют, только приблизительно понимая смысл сообщений друг друга, поэтому эффективность работы от этого страдает, что приводило зачастую к значительным убыткам;

- непреднамеренное искажение сообщений в процессе движения информации внутри организации по вертикальным коммуникационным каналам (как вверх, так и вниз) в силу затруднений в межличностных коммуникациях;

- искажение сообщений в процессе обработки информации, когда преграды в межличностных контактах подталкивают участников коммуникаций к отсеиванию одних и к акцентированию сообщений;

- преднамеренное искажение информации в случае, когда менеджер не согласен с сообщением и модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах;

- искажение информации вследствие фильтрации. В компании ООО «ТехМет» существует потребность фильтровать сообщения, с тем, чтобы с одного уровня на другой уровень компании или структурного подразделения направлялись только те сообщения, которые касаются сотрудников этого уровня или этого подразделения. Поскольку именно менеджеры определяют, какие сообщения направлять, всевозможные преграды в межличностных контактах в некоторых случаях подталкивают их к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Такой отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор компании или поступления информации туда с существенным искажением содержания.

- несвоевременность донесения информации сотрудникам от руководства и несвоевременность донесения информации аппарату управления компании;

- наличие сотрудников, психологический настрой которых, который мешает развитию формальных и неформальных отношений внутри компании.

Анализ горизонтальных коммуникационных потоков в ООО «ТехМет» показал, что недостатком в работе руководства компании является отсутствие программы корпоративной культур, а в кризисных и конфликтных ситуациях именно неформальная коммуникация играет важнейшую роль и здесь высоко значение корпоративной культуры.

В качестве причин выявленных недостатков организации корпоративных процессов в ООО «ТехМет» можно считать:

-перегрузку каналов связи, которая может быть следствием как элементарной поломки технических средств связи и обработки информации, так и избыточности информационных потоков;

- техническое искажение информации;

- влияние «человеческого фактора» на преднамеренное или непреднамеренное искажение информации;

- недостатки в организационной структуре компании.

Отмечено, что в ООО «ТехМет» возникали ситуации, когда сотрудники имели лишь смутные представления о специфике деятельности других структурных подразделений, что снижало эффективность работы компании в целом.

В компании ООО «ТехМет» основным инструментом внутренних коммуникаций является электронные сообщения, которая оперативно информирует сотрудников о событиях, изменениях, нововведениях, происходящих в компании. В связи этим электронная почта зачастую является основным фактором раздражения сотрудников, поскольку объем поступающей почты вынуждает постоянно читать новые и новые сообщения и как можно быстрее на них отвечать, в ущерб качеству их изучения и рассмотрения. Очевидно, что удобство электронной почты становиться невостребованным, если сотрудник не можем понять, о чем же пытается сообщить отправить, или же сам не может добиться понимания своего сообщения. Поэтому сообщения перед отправкой должны быть краткими, простыми и понятными.

Рассмотрев этапы коммуникаций в ООО «ТехМет», можно сделать вывод, что в организации действует многоканальный тип коммуникационной сети: письменное сообщение (распоряжение директора) на совещании или в виде письменного приказа поступает по каналам связи к руководителю отдела. После того как сообщение было принято, производится сбор данных. Далее после сбора и обобщения данные поступают на утверждение директору. Многоканальность связи обеспечивается взаимодействием структурных подразделений компании и обеспечивает сбор более полной информации по дополнительным каналам связи. Дополнительные каналы связи в ООО «ТехМет» являются как формальными так и неформальными. Таким образом, многоканальность внутрифирменных коммуникаций обеспечивает в существенной степени защиту от шума и искажения данных.

Однако проведенный анализ проблем коммуникационных процессов в ООО «ТехМет» позволяет сделать выводы о существовании разноплановых проблем в действии этих процессов. Отмечено, что зачастую менеджеры не придают должного значения обмену информацией, а это может вызвать такие проблемы, такие, как неправильное восприятие информации, ведь в ходе обмена обе стороны играют активную роль, и если управляющий описывает одному из подчиненных, как нужно изменить работу, это только начало обмена. А чтобы обмен информацией стал эффективным, подчиненный должен сообщить управляющему, как он понимает задачу и понять ожидания управляющего в отношении результатов его деятельности. А чтобы происходил эффективный обмен информацией следует уделять большое внимание коммуникативному процессу.

3.Рекомендации для улучшения качества коммуникационного процесса на предприятии

В целом топ-менеджерам ООО «ТехМет» следует обеспечить управление информационными потоками в компании, т.е. четко выявлять потребности в информации сотрудников компании на всех уровнях управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями, а также использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, интерактивные контакты, письменная и устная речь).

Совершенствование внутренних коммуникаций в ООО «ТехМет», направленное на преодоление недостатков в управлении коммуникационными потоками, должно состоять из разнонаправленных мероприятий

Можно предложить следующие мероприятия для улучшения качества коммуникационного процесса в компании:

- доработка сайта ООО «ТехМет» для использования его ресурса в проведении внутренних коммуникаций;

- на странице сайта компании, предназначенной для сотрудников, добавить «черный ящик», где каждый сотрудник мог бы оставить замечания. А чтобы обеспечить обратную связь, желательно организовать «черный ящик» в виде форума (Вопрос-Ответ);

- организация на сайте компании доски объявлений и страницы с основными событиями (дни рождения, повышение, премиальные, праздничные фотографии, поздравительные открытки, открытые вакансии);

- использование максимального количества способов коммуникаций – межличностное общение, электронная почта, сайт компании, страницы компании и ее руководителей в социальных сетях, выступления представителей руководителей высшего звена перед сотрудниками с разъяснениями стратегических целей, с информацией о своем видении перспектив развития организации и с пояснениями преимуществ организационных изменений для каждого сотрудника;

-использование для налаживания коммуникаций внутри компании самых разнообразных методов и способов (дискуссии, встречи на разных уровнях, обсуждения проблем на сайте компании, обратной связи с руководством по e=mail и т.д.);

- внедрение порядка периодического проведения индивидуальных бесед с сотрудниками. Данные мероприятия направлены на снижение показателей тревожности. Подобные беседы должны отражать понимание руководством переживаний работников и сложностей, с которыми последним пришлось столкнуться в конкретный период времени;

- на оперативных совещании рассматривать не только задачи и проблемы, но и предложения и идеи сотрудников; дать возможность сотрудникам на рабочем месте посвящать 1-2 часа на развитие своих проектов;

- оптимизировать организацию еженедельных совещаний: перед совещаниями рассылать повестки дня, а если повестки дня нет, рассылать сообщение об отмене совещания;

- периодическое присутствие и участие директора и его заместителей на собраниях и интернет-конференциях сотрудников структурных подразделений;

- введение в штат компании должности психолога. Конфликты отрицательно влияют на внутрифирменные коммуникационные процессы, следовательно, тормозят процесс передачи информации и искажают данные, таким образом негативно действуя на всю работу компании, а психолог поможет избежать критических ситуаций в компании, снять напряжение сотрудников при конфликтных ситуациях, проводить работу со слухами и тревожностью;

- регулярное проведение в ООО «ТехМет» интерактивных социологических мониторингов с целью изучения мнений и настроений сотрудников организации;

- проведение тренингов персонала с целью улучшения коммуникативной компетенции сотрудников;

- организовать регулярно действующие курсы повышения квалификации для управленческого персонала, на которых будет осуществляться обновление как коммуникационных навыков, так и знаний в области информационных технологий, что будет способствовать улучшению коммуникационных сетей;

- организация всех корпоративных мероприятий и внутренних акций, способствующих сохранению и развитию атмосферы сотрудничества и доверия в коллективе;

- проведение мероприятий по корпоративной культуре для активизации неформальных коммуникационных потоков внутри организации.

Установить для всех менеджеров компании правила осуществления коммуникаций.

Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами: