Файл: Проектирование организаций (Методология проектирования системы управления).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Проектирование организации - начало создания предприятия. Организационное проектирование определяет как будет выглядеть создаваемая нами организация, а именно: ее система управления, процедуры выполнения административных, технологических, и выполнения других действий, а также процессы взаимодействия между различными элементами предприятия. Стратегические планы организации - есть основа. Р. Организационное проектирование заключается в разработке проектных решений будущего устройства организации, и шагов по переходу её к целевому состоянию. Основной целью проектирования является разработка такого внутреннего и внешнего устройства организации, которое позволит решать проблемы и достигать поставленные цели, с учётом рыночных тенденций и возможностей организации.

Для того чтобы грамотно спроектировать организационную структуру управления, необходимо учитывать следующие принципы:

• Адекватная структура, носящая организационный характер, соответственно и деятельность управленческого объекта.
• Способность к быстрым изменениям в соответствии ситуаций.
• Максимальная оптимизация всех уровней управления.
• Идеальная сбалансированность прав и полномочий.
• Равномерное распределение нагрузки на все звенья управления.
• Согласованность всех решений и деятельности структурных подразделений.

Объект исследования – предприятие. Предмет исследования – система проектирования организации.

По структуре работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

Глава 1: Теоретические основы проектирования организации

1.1. Система управления организации

Прежде всего, рассмотрим само понятие «управление» и как его описывают различные авторы.

Согласно интернет-курсу по дисциплине «Основы менеджмента» Михненко П.А.:

Управление – это целенаправленное воздействие на управляемый объект (организацию, подразделение, сотрудников, процессы) со стороны субъекта управления (менеджеров, руководителей) в условиях ограничений и в соответствии с выбранным критерием эффективности.

В учебнике В.М. Серова даётся такое определение понятию «управление»:

во-первых, «это функция организованных систем различной природы, обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их целей и программ»,

во-вторых, – «процесс воздействия субъекта на все то, что он пытается подчинить своей воле, изменить, преобразовать, направить на достижение поставленных цели».

Т.А. Макареня делает акцент на представлении управления как системы, состоящей из субъекта, объекта, целей, прямых и обратных связей: «Управление – это непрерывный процесс воздействия субъекта управления на объект управления для достижения целей при наименьших затратах времени и ресурсов».

Из вышеперечисленных определений можно сделать вывод о том, что все авторы подчеркивают, что происходит воздействие одних субъектов на другие, их взаимодействие, направленое на реализацию поставленных целей. Процесс управления осуществляется посредством принятия и реализации управленческих решений менеджерами и их реализацией другими сотрудниками. В результате взаимодействия субъекта и объекта управления происходит получение, передача, переработка и анализ информации по каналам связи (прямой и обратной).

Нами была поставлена цель разработки классификации управления по выбранным критериям, для решения задач управления предприятием. Учитывая что управление реализуется выполнением определённых функций, то имеем следующие критерии:

1. функции управления.
2. технологии управления, представляющие собой процессы и способы реализации функций.

Управление подразумевает что субъект управления оказывает воздействие на управляемый объект. Способом такого воздействия является метод, являющийся третьим критерием управления.

Технология управления зависит от вида и сложности объекта управления, квалификации работников и видов используемых технических средств.

Технология управления включает обзор обстановки, подготовку информации, разработку и принятие решений, доведение их до исполнителей и контроль в ходе выполнения целевых программ предприятия. В рамках одного предприятия могут применяться несколько технологий управления.

Существуют следующие технологии управления:

1. Линейная технология представляет собой строгую последовательность отдельных работ и операций, которые производятся в соответствии с заранее намеченным планом;
2. Разветвленная технология управления применяется в ситуации, когда невозможно однозначно определить одну конечную цель и оценить ситуацию. Запланированный результат достигается путем решений, разрабатываемых по нескольким направлениям;
3. Технология управления по отклонениям основана на том, что их устранение возможно либо силами исполнителей, либо при их значительном размере при непосредственном участии руководителя. Данный подход предполагает осуществление тщательного наблюдения и анализа отклонений;
4. Управление по ситуации используется при высокой степени неопределенности, когда фазы управленческого процесса проходят независимо друг от друга, а менеджер принимает оперативные решения в постоянно меняющихся условиях, основываясь на сложившейся ситуации;
5. Технология управления по результатам связана с усилением функции координации и взаимодействия всех подразделений предприятия. Наиболее эффективна данная технология в организациях, где небольшое время между принятием решения и результатом;
6. Технология управления по целям требует наличия на предприятии сильного аналитического подразделения.

Также управление можно разделить на следующие виды: простое целевое, программно-целевое и регламентное:

1. Простое целевое - руководитель определяют только конечную цель и сроки, без путей ее достижения.
2. Программно-целевое управление предполагает назначение целей, механизмов и сроков для каждого этапа достижения целей.
3. Регламентное управление применяется на уровне экономики в целом, задается конечная цель, ограничения по параметрам и ресурсам.

Технология управления по потребностям и интересам связана со стимулированием деятельности человека через его потребности (еда, жилье, отдых, здоровье и т.д.) и интересов (материальные, социальные, культурные или эстетические).

Такое вид как поисковое управление, основывается на полной ясности задач. В таком случае решение разрабатывается, от цели в обратной последовательности.

В настоящее время широкое применение получает технология управления на базе «искусственного интеллекта». Это технология управления реализуется с применением современных технологий в сфере информационных технологий (BigData, нейросети, автоматизация бизнес-процессов).

Для понимания самой сущности и процесса управления предприятием, мы должны также рассмотреть функции управления.

Вот следующие общие функции управления: планирование, организация, контроль, регулирование, координация, мотивация, учет и анализ. Реализация общих функций управления осуществляется посредством вспомогательных функций, которые отражают совокупность разнообразных видов управленческой деятельности, отличающихся по назначению, направленности, характеру и способу реализации. Они тесно связаны со спецификой деятельности предприятия и сферами его деятельности.

Совокупность вспомогательных функций управления обеспечивает комплексность и системность управления предприятием.

Определение мер, ресурсов и сроков осуществления и достижения целей поставленных предприятию - есть планирование. Оно связано с разработкой системы качественных и количественных показателей развития организации, которые определяют его темп и тенденции в текущем периоде и на перспективу. По срокам различают долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование. При планировании необходимо применять и учитывать реальные данные о состоянии производства и осуществления хозяйственной деятельности на предприятии.

Следующая функция управления – организация.

Задача организации управления состоит в формировании структуры предприятия и обеспечение необходимым для его бесперебойного функционирования.

Контроль – это комплекс мер наблюдения за процессом подготовки и принятия управленческих решений, применяемых субъектом управления, а также проверка фактического состояния объекта управления. С помощью контроля устанавливается обратная связь между субъектом и объектом управления. Данная функция предназначена для сохранения и поддержания установленного порядка проведения работ. По времени выделяют следующие виды контроля: предварительный, промежуточный и итоговый, по отношению к системе управления – внешний и внутренний контроль.

Регулирование применяется на основе данных контроля, направляемых по линии обратной связи. Задача регулирования заключается в поддержании состояния упорядоченности, устранением отклонения фактических величин от плановых.

Координация - функция управления, способствующая регулированию отношений между субъектами управления, которые не находятся в подчинении друг у друга.

Координация необходима организации для придания целостности и устойчивости её структуре.

Мотивация – это процесс, с помощью которого руководство направляет действия работников так, чтобы это соответствовало первоначальным планам и организации работы, с целью достижения наилучшего эффекта.

Функция учета и анализа - завершающий этап управленческого цикла. При учете уделяется внимание абсолютным величинам (объем выполненных работ, количество использованных материалов, отработанных техникой часов, затраты труда). А анализ - создаёт прогноз планируемых показателей организации в перспективе.

Функции управления можно разделить по предметным областям деятельности предприятия: производство, качество, инновации, материально-техническое обеспечение, маркетинг, качество, коммуникации и т.д.

1.2. Понятие проектирования организационных систем

Организация - это не только набор моделей и работ. Чтобы организация стала полноценной, необходимо соединить работы внутри организации (виды её деятельности) и непосредственно работников между собой определённым образом, осуществляя переход от проектирования работ и деятельности людей, к созданию функционирующего предприяти.

Взаимодействие работников и видов деятельности имеет статическое проявление (выражающееся в структуре организации) и динамическое (выражающееся в процессах внутри организации, что даёт ей способность реагировать на изменения во внешней среде).

К таким процессам в организации относятся коммуникации, принятие решений, управление конфликтами, власть и влияние, руководство и т.п.

Существует множество точек зрения относительно понятия «проектирование организационных систем».

Организационное проектирование - это работы по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым.

Целью такого проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности.

Для достижения высокого уровня организованности любой деятельности необходимо, проектирование, нацеленность, регламентированность, нормирование, снабжение необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществление с учётом рациональности для данных условий технологии.

Организационное проектирование применяется на стадии создания новых предприятий и разработки инвестиционных проектов, особенно связанных с реструктуризацией предприятий, выпуском новых видов продукции, внедрением новой техники и технологии.

В обоих случаях может быть составлен реальный документ: раздел бизнес-плана, организационный проект как составная часть технического проекта реконструкции и т.п.

Как функция менеджмента организационное проектирование чаще всего применяется в действующей организации с целью ее совершенствования. В этом случае проектированию организационных связей, предшествует анализ функционирования существующей системы.

В книге «Теория организаций» (Мильнер Б.3.) дается следующее определение:

«Организационное проектирование как функция организации состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой (моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надежности, устойчивости и экономичности».

В то же время американский экономист Гелбрейт Д. определил проектирование организации как «постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных». Настоящим вызовом руководству служит необходимость перемен направления и содержания деятельность предприятия. При изменении содержания и направления деятельности часто возникают сложные проблемы и ситуации. Факторы влияющие а процесс организационного проектирования делятся на четыре группы и носят ситуационный характер.

• Первая группа - Состояние внешней среды. (всё то, что окружает организацию)
• Вторая группа - Технология работы в организации
• Третья группа - Стратегический выбор руководства организации в отношении ее целей
• Четвёртая группа - Поведение работников.