Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них ( Регистры бухгалтерского учета как важнейший элемент информационно-учетного поля организации ).pdf

Характерной чертой данной формы является то, что поступающие в бухгалтерию документы накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях. На каждую группу документов составляется мемориальный ордер. К нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В ордере указываются: номер, краткое содержание операции, дебет, кредит и сумма [7, с. 128].

Данный этой формы учета является самым трудоемким и затратным. К тому же мемориально-ордерный способ ведения бухгалтерского учета не позволяет объединить синтетический и аналитический учет. Из этого следует, что количество ошибок может увеличиться, что отрицательно сказывается на достоверности данных. Формирование отчетности при таком ведение бухгалтерского учета также становится проблематичным.

Журнально-ордерный это актуальный вид бухгалтерского учета, который используется повсеместно, при котором хронология и систематизация данных совпадают. Синтетический и аналитический учеты ведутся неразрывно, что позволяет сократить количество неточностей в бухгалтерских данных, а также сократить время на формирование промежуточной и годовой отчетностей [7, с. 128].

Журналы - ордера – это свободные листы, построенные по шахматному принципу. Записи производятся на основании поступления документов. Строятся журналы - ордера по кредитовому признаку. Они могут использоваться для одного счета или для нескольких счетов. Помимо журналов - ордеров открываются ведомости. Они используются, когда требуемые аналитические показатели сложно получить непосредственно из журналов-ордеров. Кассовые операции, операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по дебету, так и по кредиту. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу [7, с. 129].

Форма «журнал-главная» одна из книжно-карточных форм учета, ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы - регистры для хронологической и систематической записи объединены в одном регистре «Журнал-главная». Операции в журнал записываются непосредственно из первичных или из сводных документов. При регистрации каждой проводке присваивается номер и отводится одна строчка. В начале месяца в журнал переносятся сальдо по синтетическим счетам. Затем записываются операции, выводятся обороты и подсчитывается остаток. Счета закрываются после записи сальдо на первое число следующего месяца [7, с. 129].

В малых предприятиях распространена упрощенная форма бухгалтерского учета. Для осуществления учета хозяйственных операций на предприятии открывается Книга учета хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности), в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием количества, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета [8, с. 82].

Автоматизированная форма учета ведется с использованием компьютерной техники. Для предоставления пользователю информации, эквивалентной содержанию реестров аналитического и синтетического учета, используются специальные программы в бухгалтерском учете. Данные первичных документов группируются и обобщаются непосредственно на компьютере. Использование в учебном процессе компьютерных технологий и автоматизированных программ бухгалтерского учета существенным образом может интенсифицировать учебный процесс, позволит углубить знания и повысить практические навыки студентов в области бухгалтерского учета, налогового учета, составления финансовой отчетности и в целом улучшить качество подготовки отчетности, приведя их, таким образом, в большей степени к практике бухгалтерского учета [8, с. 73].

Формы бухгалтерского учета используются для систематизации и структурирования всей поступающей бухгалтерской информации о проведенных финансово-хозяйственных операциях предприятия.

Для выбора конкретной формы ведения бухгалтерского учета необходимо учитывать несколько моментов: объемы производства и торговли, навыки и отраслевая направленность организации [8, с. 73].

Выбор формы бухгалтерского учета зависит от различных условий, в том числе масштабов деятельности предприятия и от степени автоматизации учетного процесса, и должен быть закреплен в учетной политике организации.

Форма бухгалтерского учета - формирование и систематизация бухгалтерской информации, имеющей комплексную бухгалтерскую документацию, методы регистрации бухгалтерских данных и схемы документооборота. Каждая из этих форм предполагает сбор и группирование информации о совершенных операциях.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются [8, с. 76]:

- количество применяемых регистров, их назначение, содержание и внешний вид;

- взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

- последовательность и способы записей в регистрах бухгалтерского учета;

- степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

Действующий хозяйствующий субъект имеет возможность применять следующие формы бухгалтерского учета: мемориально-ордерную; журнально-ордерную; упрощенную; автоматизированную.

2.3. Способы исправления бухгалтерских ошибок в учетных регистрах

Частые изменения и наличие множества нестыковок в законодательных актах, расхождений в налоговом и бухгалтерском учёте, невнимательность сотрудников бухгалтерских служб, либо несвоевременность поступления документов, неисправность технических средств ведения учёта и т. п. нередко приводят к ошибкам в бухгалтерском учёте [10, с. 112].

В процессе составления и обработки документов, записи их данных в учётные регистры могут быть допущены различные ошибки, начиная от простых описок и кончая ошибками в корреспонденции счетов и составлении отчётности. В связи с этим важно своевременно выявлять ошибки, правильно их классифицировать, определять существенность и исправлять их [10, с. 112].

Под ошибкой - в зависимости от того, в каком контексте звучит это слово - можно иметь в виду совершенно разные понятия: неточность, погрешность, заблуждение. В словаре аудитора и бухгалтера ошибка определяется как непреднамеренное искажение отчётности. Что же касается ошибок при организации бухгалтерского учёта и составлении отчётности, то определение понятия «ошибка» дано в пункте 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности» [3].

Ошибкой признается неправильное отражение или не отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учёте или бухгалтерской отчётности. В соответствии с п. 2 ПБУ 22/2010, неточность или пропуск в отражении фактов хозяйственной деятельности, выявленные в результате появления новой информации неизвестной ранее (на момент отражения факта хозяйственной жизни), не будет являться ошибкой. В соответствии с п.8 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учёте» [2], руководитель экономического субъекта «единолично несёт ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчётную дату финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчётный период». Поэтому, безусловно, он заинтересован в том, чтобы предоставленные им сведения были без погрешностей.

На данный момент правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в отчётности регламентируют Указания о порядке составления и представления бухгалтерской отчётности (утв. приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. № 67н) и Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ (утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н) Положение по бухгалтерскому учёту «Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности (ПБУ 22/2010), утверждённое Приказом Минфина РФ от 28.06.10 № 63н. ПБУ 22/2010 вводит понятие «существенная ошибка» [3].

Так, ошибка признается существенной, если она в отдельности или в совокупности с другими ошибками за один и тот же отчётный период может повлиять на экономические решения пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчётности, составленной за этот отчётный период. Согласно п. 3 ПБУ 22/2010 существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя из величины, а также характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчётности [3].

Критерии существенности являются элементом учётной политики организации, в которой организации следует определить количественный уровень существенности в абсолютном или, что более объективно, относительном выражении. Например, ошибка является существенной, если она искажает показатель статьи отчётности более чем на 5 %. Если ошибка не отвечает критериям существенности, установленным организацией, то она признается несущественной [10, с. 115].

Существует множество классификаций видов ошибок: преднамеренные и непреднамеренные, существенные и несущественные, технические (по форме) и процедурные (по содержанию), ошибки в корреспонденции, ошибки в оценке. Ошибки в учёте могут быть локальными, если неправильные записи (ошибки) отмечаются лишь в одном учётном регистре и при этом не влияют в дальнейшем на систематизацию информации в других учётных регистрах, а также транзитными, когда ошибка в одном учётном регистре приводит к цепным изменениям (ошибкам) в других учётных регистрах, а также отчётности организации.

Возникновение ошибок может быть обусловлено:

1) неправильным применением законодательства РФ о бухгалтерском учёте и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учёту. Примером таких ошибок по праву можно считать нарушение пункта 3 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» [2], которым предписано отражать в учёте реально осуществлённые и надлежаще оформленные хозяйственные операции в момент их совершения, а если это невозможно – непосредственно после окончания;

2) неправильным применением учётной политики организации. Характерной ошибкой здесь является фактическое использование методов оценки активов и обязательств, начисления амортизации или признания выручки, отличных от тех, что установлены в учётной политике;

3) неточностями в вычислениях. Это, прежде всего, технические ошибки, которые, как правило, не приводят к нарушению в методологии учёта;

4) неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности. Примером подобной ошибки является единовременное списание в расходы стоимости переданных в эксплуатацию внеоборотных активов (основных средств), подлежащих амортизации, то есть отражение капитальных расходов в составе текущих;

5) неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчётности. Например, согласно п. 9ПБУ 7/98 «События после отчётной даты» до даты подписания годовой бухгалтерской отчётности события должны быть отражены в синтетическом и аналитическом учёте заключительными оборотами отчётного периода. Их отражение в следующем отчётном периоде в соответствии с ПБУ 22/2010 следует квалифицировать в качестве ошибки. Все обнаруженные ошибки в бухгалтерском учёте и отчётности, согласно п. 4 ПБУ 22/2010 [2], а также их последствия необходимо исправлять.

Для исправления допущенных ошибок в бухгалтерских записях пользуются различными приёмами. Классическими способами исправления ошибок в первичных учётных документах и учётных регистрах являются корректурный способ, способ дополнительной учётной записи (дополнительной проводки), способ «красное сторно». Корректурный способ состоит в том, что неправильную запись зачёркивают и рядом с ней проставляют правильные данные, причём исправление это оговаривают и подтверждают подписью лица, ответственного за ведение учёта [12, с. 156].

В настоящее время диапазон использования корректурного способа ограничен ручным вариантом ведения учёта или бумажным вариантом создания первичного бухгалтерского документа. Способ дополнительной проводки применяют в тех случаях, когда в учётных записях не нарушена правильность корреспонденции счетов (т. е. проводка составлена правильно), но допущена ошибка в результате уменьшения суммы факта хозяйственной жизни. Способ «красное сторно» применяется в том случае, если обнаружена ошибка в корреспонденции счетов, неправильная запись аннулируется путём повторения ее красным цветом, затем даётся правильная запись обычным цветом [12, с. 157].