Файл: Учетные регистры, их классификация и способы записи в них ( Регистры бухгалтерского учета как важнейший элемент информационно-учетного поля организации ).pdf

Несоблюдение своевременности и полноты хозяйственной операции может привести к искажению бухгалтерской отчетности. Учетные регистры – это носители данных определенной формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях методом двойной записи. Ряд показателей учетных регистров переносится в бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерские регистры могут составляться, как на бумажном, так и в электронном виде [9, с. 73].

Бухгалтерские регистры должны содержать следующие реквизиты: наименование регистра, наименование экономического субъекта, составившего регистр, дата начала и окончания регистра, период составления, хронологическая и систематическая группировка объектов учета, величина денежного измерителя объектов учета, наименование должностных лиц, ответственных за ведение регистра, подписи ответственных лиц. Внешний вид и материальная основа учетных регистров весьма разнообразны.

В связи с тем, что счетов много и регистров большое количество учетные регистры классифицируются [9, с. 74]:

- по назначению и объему информации (объему содержания): синтетические, аналитические, совмещающие синтетический и аналитический учет;

- по видам учетных записей: хронологические, систематические, комбинированные;

- по внешней форме: свободные листы, карточки, книги;

- по строению: односторонние, двусторонние;

- по материальной основе: бумажные и безбумажные регистры.

Бухгалтерские проводки, составленные в соответствии с первичными документами, затем переносятся и группируются в учетных регистрах. Таким образом, регистры несут вторичную информацию, источником которой были документы. Под учетными регистрами подразумеваются носители упорядоченной информации, в которых систематизируются признаки и показатели хозяйственных операций [9, с. 75].

Учетные регистры различаются по внешнему виду, способу ведения учета и содержанию.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на книги, карточки и свободные листы. Первыми учетными регистрами можно назвать амбарные книги, которые вели купцы для учета своих товаров. С увеличением числа хозяйственных операций стали применять книги других форм: по учету прихода и расхода материалов, денежных средств и т.п. Позднее, для того, чтобы разделить труд между работниками, которые ведут учет, вместо книг стали применять карточки и свободные листы. Карточки предназначены, как правило, для организации учета различных объектов аналитического учета, например, инвентарные карточки для учета основных средств, карточки учета материалов на складе. Свободные листы представляют собой учетные регистры большого формата, они содержат большее количество сведений по сравнению с карточками. К свободным листам относятся ведомости, журналы-ордера и т.д.

По способу ведения учета регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные. В хронологических регистрах операции записываются в последовательности их совершения, к таким регистрам относятся регистрационные журналы. В систематических регистрах операции дополнительно группируются по экономическому содержанию, например, кассовая книга, карточки учета материалов и т.д.

По содержанию регистры подразделяются на регистры синтетические, аналитического учета и комбинированные, в которых ведется одновременно синтетический и аналитический учет. К синтетическим регистрам относятся, например, журналы-ордера, к регистрам аналитического учета — платежные ведомости, лицевые счета работников и т.д. [9, с. 76]

Под формой ведения бухгалтерского учета понимается определенная система использования учетных регистров, которая устанавливает формы, последовательность и способы учетных записей [18, с. 92].

Назначение всех форм ведения бухгалтерского учета одинаково, они предназначены для регистрации хозяйственных операций, группировки однородных данных и отражения их на счетах синтетического и аналитического учета, подсчета оборотов и сальдо на счетах, обобщения расчетов в балансе и отчетности. Поэтому признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются: содержание и форма применяемых регистров, взаимосвязь регистров синтетического и аналитического учета, последовательность и способы записей в учетные регистры [18, с. 93].

Данные учетных регистров согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» являются коммерческой тайной предприятия. Предприятиям рекомендовано применять в учете типовые формы бухгалтерских регистров. Например, кассовую книгу, журналы-ордера, ведомости учета имущества и обязательств при упрощенной системе ведения учета субъектами малого предпринимательства и т. п. [18, с. 94]

При отсутствии типовых форм учетных регистров предприятие самостоятельно разрабатывает удобные в использовании формы. На практике бухгалтерские проводки переносятся в Журнал регистрации хозяйственных операций. Это хронологический учетный регистр, т. е. все факты хозяйственной жизни регистрируются в журнале по мере их возникновения в хронологическом порядке. В журнале отражается номер хозяйственной операции по порядку, дата совершения, содержание хозяйственной операции, бухгалтерская проводка (корреспонденция счетов) и сумма.

1.3. Формирование информации в регистрах бухгалтерского учета

С экономической точки зрения, деятельность организаций в современных условиях, характеризующихся постоянными изменениями, обуславливает необходимость учета всех организационных процессов, формирующихся в среде функционирования бизнеса. Данный учет возможен с помощью сбора и формирования различного рода информации о деятельности организации. Согласно Федеральному закону №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», под информацией следует понимать любые «сведения независимо от формы их представления» [4].

С экономической точки зрения информация рассматривается как производственный ресурс, способствующий систематизации накопленных знаний. В соответствии со статьей 10 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» информация о любом факте хозяйственной жизни организации должна быть зарегистрирована в регистрах бухгалтерского учета [2]. Данные регистры позволяют регистрировать и накапливать сведения, взятые из первичных документов. На основании регистров формируется бухгалтерская отчетность, которая должна предоставлять достоверные сведения о финансовом положении, финансовом результате и движении средств организации для пользователей отчетности. Кроме того, регистры необходимы внутренним пользователям для осуществления внутреннего контроля и получения должной информации о функционировании организации [14, с. 112].

В отношении совместной деятельности отсутствуют определенно установленные формы составления поступающей учетно-аналитической информации, поэтому каждая организация в лице ее руководителя вправе утверждать свою форму регистров для сбора информации по такой деятельности. Информация о совместной деятельности раскрывается в приложениях к отчетности в разделах «Информация об участии в совместной деятельности» и «Информация по сегментам» [4]. Данная информация позволяет внешним пользователям отчетности анализировать финансовое положение и финансовые результаты организации. При участии организации в договоре о совместной деятельности к информации, подлежащей раскрытию в отчетности участника, предъявляется требование отображения: цели совместной деятельности (производство продукции, выполнение работ, оказание услуг и так далее) и вклада в нее; способа извлечения экономической выгоды или дохода (совместно осуществляемые операции, совместно используемые активы, совместная деятельность); классификации отчетного сегмента; стоимости активов и обязательств, относящихся к совместной деятельности; сумм доходов, расходов, прибыли или убытка, относящихся к совместной деятельности. Для целей раскрытия информации о совместной деятельности к участникам применяется ПБУ 12/2010 «Информация по сегментам».

В соответствии с требованиями ПБУ 12/2010 организация раскрывает общую информацию по сегментам, показатели отчетных сегментов (среди которых - финансовый результат за отчетный период, величина активов и обязательств на отчетную дату, доля в них участника, выручка от продаж, амортизационные отчисления, налог на прибыль и другие), способы оценки этих показателей, результаты сопоставления этих показателей с их суммарной величиной по всем отчетным сегментам и иную существенную информацию, предусмотренную ПБУ 12/2010 [3]. В международной практике предъявляются аналогичные требования к раскрытию информации по соотносимым с российскими видам совместной деятельности. Кроме того, разрешается не составлять отдельную финансовую отчетность и при совместно контролируемых операциях не осуществлять ведение отдельных учетных регистров. Однако для оценки результатов совместной деятельности участниками может быть составлена управленческая отчетность. Принимая во внимание национальные и международные правила формирования и отражения учетно-аналитической информации, можно говорить о составлении у пользователей отчетности представления о финансовой ситуации той или иной организации, участвующей в совместной деятельности [14, с. 114].

От того, насколько правдиво и качественно будет сформирована учетно-аналитическая информация для внутреннего и внешнего пользования зависит развитие самой организации. Именно формирование учетно-аналитического информационного пространства обеспечивает заинтересованных пользователей необходимыми данными для принятия различных решений. Эффективность любого процесса зависит напрямую от качества передаваемой и получаемой информации. Качество информации — это критерий соответствия сформированных данных ожиданиям как управленческого персонала, так и внешнего потребителя.

С помощью качественной информации менеджмент организации может точно и эффективно проводить анализ хозяйственной деятельности и предлагать соответствующие пути развития и устранения ошибок. Для внешнего потребителя качество информации также представляет большую значимость вследствие необходимости получения достоверной информации для осуществления выбора объекта инвестиций. Тем самым, качество информации имеет особое значение при формировании аналитической базы для организации деятельности и принятия различных решений [14, с. 115].

Многие данные, формируемые в отчетности, зависят от субъективного подхода составляющих отчетность людей. В связи с этим возрастает риск умышленной или случайной дезориентации пользователя, отражения информации, не отвечающей его требованиям. Для того чтобы избежать вероятности субъективизма, формирование учетно-аналитической информации должно основываться на соответствии качественным характеристикам, служащим определенным критерием отбора и подтверждения качества информации [5, с. 86].

В международных стандартах финансовой отчетности, в «Принципах подготовки и представления финансовой отчетности», к таким качественным характеристикам отнесены понятность, уместность, существенность, надежность и сопоставимость. Под понятностью подразумевается способность информации быть понятной для пользователей. При этом не обязательно чтобы пользователь разбирался в данной информации, так как, при желании, он может воспользоваться консультациями экспертов [5, с. 86].

Уместной информация считается, когда с ее помощью пользователь может оценить текущую деятельность организации, сравнить с прошлой и спрогнозировать будущие события. Так, представление отчетности по сегментам может считаться уместным при осуществлении организацией различных направлений деятельности. Уместность информации определяется ее существенностью и характером. Существенной информация становится тогда, когда ее искажение или сокрытие могут повлиять на пользовательские решения. Под критерием надежности понимается отсутствие предвзятости и ошибок при формировании информации. Кроме того, текущая отчетная информация должна быть сопоставима с информацией за различные периоды и с информацией, представленной другими участниками отрасли, с тем, чтобы можно было сформировать представление об изменениях и движении финансового положения организации. Согласно российским требованиям, а именно п.6 и п.7 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», учетная информация должна, в первую очередь, соответствовать критериям достоверности, полноты и нейтральности, обеспечивающим качество сформированной информации [2].

Учетно-аналитическая информация может считаться нейтральной, если ее предоставление не влияет на формирование у пользователя спрогнозированного и предопределенного видения ситуации. Для обеспечения данного требования информация должна представляться без искажений и в полном объеме. Достоверность информации обуславливается способностью организации предельно точно отображать реально существующие объекты, в то время как, согласно критерию полноты информации, отчетность не должна содержать лишней информации, но быть достаточной для принятия правильных управленческих решений. Тем не менее, проблему формирования качественной информации не решает одно только соблюдение требований достоверности, полноты и надежности показателей отчетности, так как показатели могут соответствовать критериям качества, но при этом не отвечать интересам пользователей. Для регулирования данного вопроса необходимо обеспечить разносторонний контроль качества учетно-аналитической информации [5, с. 87].