Файл: Сравнительный анализ стандартов, видов, особенностей систем контроля в российских и зарубежных компаниях.pdf

Введение

При рыночной системе хозяйствования коммерческая организация, являющаяся самоорганизующейся системой, функционирует в жестких условиях конкурентной среды и имеет полную хозяйственную самостоятельность. Ее деятельность направлена на завоевание и удержание предпочтительной доли рынка, на достижение превосходства над конкурентами. В соответствии с этим, управленческий контроль коммерческой организации ориентирован главным образом на обеспечение основных показателей эффективности функционирования в современных условиях.Тем самым повышается актуальность внедрения более усовершенствованных систем контроля.

В условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает больший объем контрольной работы. Более того, в силу усиления конкурентных отношений, стремительного развития и смены технологий, растущей диверсификации бизнеса и усложнения бизнес-проектов управление существенно усложняется, что обуславливает усложнение ее контрольных систем. Поэтому внутренний контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. Управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гарантией успешной деятельности организации.

Целью работы является анализ принципов эффективного контроля в российских компаниях,а также рассмотреть национальные особенности систем контроля деятельности.Исходя из данной цели,можно выделить следующие задачи работы:

• рассмотреть базовые понятия управленческого контроля
• изучить компоненты управленческого контроля
• определить функции управленческого контроля
• выявить виды управленческого контроля
• проанализировать принципы управленческого контроля
• рассмотреть национальные особенности систем контроля деятельности на примере таких стран,как Япония и США
• изучить особенности организации контроля в российских компаниях на примере ПАО «Аэрофлот»

Объектом исследования является ПАО «Аэрофлот»,предметом-организация контроля в компании.

В работе использованы методы анализа,синтеза и сравнения.

ГЛАВА 1.Базовые понятия управленческого контроля.

Контроль- количественная и качественная оценка и учет результатов деятельности организации.

Главное предназначение контроля- предотвращение ошибок, отклонений от стандартов ,недопущение кризисов, а не фиксация ошибок.

Конечная цель контроля- решение задач, стоящих перед организацией.

По мнению П.Шеметова ,контроль как функция менеджмента- это вид управленческой деятельности с целью удержании организации на выбранном курсе развития с помощью сравнения показателей деятельности с установленными стандартами и принятия необходимых действий при отклонениях.

В Зигерт и Л.Ланг в своих трудах «Руководитель без конфликтов»говорят о том, что контроль является обязательным элементом управления по следующим причинам:

1. отсутствие неопределенности- так как даже самый проработанный план не может учитывать всех возможных трудностей и обстоятельств, контроль корректирует решение задач .

2. возможность предвидеть кризисные ситуации- контроль дает возможность выявлять и исправлять ошибки до того, как это станет критично для компании и сможет привести ее к кризису.

3. выявляются не только ошибки, а также и успехи- контроль позволяет определить какие именно направления деятельности наиболее перспективны.

Для того чтобы лучше изучить сущность этой функции,рассмотрим общую блок-схему алгоритма управленческого контроля(рис.1.1)

Как видно из блок-схемы,начальным этапом процесса контроля является планирование,так как только при наличии установленных норм,требований и стандартов,предъявляемых к результатам работы организации,можно говорить об объективном контроле деятельности.

Компоненты управленческого контроля:

1. Установление стандартов. Цель должна быть конкретной,иначе контроль невозможно осуществлять. Неясность целей может привести к недопонимаю и конфликту между руководителем и исполнителем когда будет выполнена работа. Сотрудники уверены,что выполнили свою работу качественно,когда начальство недовольно результатом.
2. Сопоставление результатов,достигнутых за определенное время,с планами.Если цель четко и однозначно поставлена и сформулирована,это позволяет отслеживать на каком этапе находится компания и какие действия стоит предпринять чтобы достичь цели.
3. Понимание способов устранения отклонений (исправление ошибок).если имеются количественные или качественные отклонения,то есть план не выполнен,то необходимо определить ,что требуется предпринять в данной ситуации.Возможно решением проблемы будет пересмотр первоначальных стандартов,требований которые оказались нереальными на данный момент.

Выявление причин успехов и неудач дает возможность компании быстрее адаптироваться к динамичным требованиям внешней среды.Важнейшим аспектом контроля считается определение направленной деятельности организации,в наибольшей степени способствующих достижению ее целей.

Менеджер в компании должен знать к какому времени какие результаты должна иметь компания.Контроль в свою очередь представляет собой ответ на вопросы:

«достигнуты результаты?» и «каковы отклонения в случае если результаты не достигнуты»(рис.1.2)

На первый взгляд,если менеджер обнаружит,что резутат не соответствует планам,то он должен незамедлительно принимать необходимые меры.Но это не совсем так.Для того чтобы принимать срочные меры менеджер должен установить насколько существенными являются отклонения результатов от норм.Только при сущетсвеннных отклонениях он должен начинать корректировочные мероприятия-устранение отклонений или даже пересмотр стандартов.

Какие отклонения можно считать существенными?Все зависит от нескольких условий:

1. от особенностей контролируемых процессов 2)времени
2. условий и др.

Для описания этих в менеджменте используют понятие «масштаб допустимых отклонений».

Зачастую организация может позволить себе незначительные отклонения от стандартов(поставленной цели),если это не подвергает компанию риску и в последующем их можно будет устранить без особых усилий.Также следует заметить,что эффективность системы контроля должна превышать затраты на ее функционирование .Отсюда следует что одним из признаков эффективного контроля является масштаб допустимых отклонений(МДО)(рис.1.3.)

Из понятия МДО вытекает принцип исключения:система контроля жолжна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.Менеджеры должны вовремя реагировать и правильно определять опасность каждого отклонения для компании.

Таким образом,система контроля в организации обеспечивает обратную связь между ожиданиями ,первоначальными планами и достигнутыми реальными показателями.При этом решаются следующие задачи:

• • Определение достигнутого уровня;
  • Анализ причин отклонения от намеченных ориентиров;
  • Решение о внесении необходимых изменений в деятельность организации;
  • Оценка роли контроля при принятии решений;
  • Анализ позитивных и негативных воздействий контроля;
  • Накопление опыта для последующей выработки целей.

К функциям контроля относят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения поставленных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как

фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и способ выявления возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать понятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важная функция управленческого контроля-разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения.

Поэтому функция контроля основана в первую очередь на организации системы учета и отчетности ,включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведения их анализа.

1.1 Виды управленческого контроля

Под контролем у менеджеров находятся самые различные параметры и процессы: затраты времени и финансовых средств, количество и качество производимой продукции, износ оборудования, квалификацию персонала, своевременность и качество исполнения рабочих заданий планов и т.п.

Выделяют три вида контроля, различающихся по времени(периоду)действия(рис.1.4):

• • 1. Предварительный;
    2. Текущий;
    3. Заключительный(итоговый).

(рис 1,4)

Кроме того выделяют общий, функциональный и выборочный контроль.

Общим(тотальным)называют контроль деятельности всей организации в целом. Это присуще небольшим компаниям с небольшим объемом производства, когда контроль работы практически каждого сотрудника возможен. У данного вида контроля есть свои недостатки:

Во-первых, тотальный контроль является слишком затратным.

Во-вторых, часто вызывает негативную реакцию или неверное понимание целей контроля со стороны сотрудников организации.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала выполнения работ. Данный подход дает возможность оценить качество и готовность к использованию всех видов ресурсов(в том числе необходимые компетенции персонала)и уточнить план работы.

Текущий контроль осуществляется периодически или постоянно (мониторинг)в ходе выполнения работ. Суть подхода заключается в количественном измерении фактических результатов на данном этапе работ и призван исключить или уменьшить текущие отклонения результатов работы от плановых норм и графиков работ. Обеспечивает оперативную обратную связь от результатов к планам.

Заключительный(итоговый)контроль осуществляется в конце реализации плана, проекта, работ. Происходит оценка итоговых результатов, что позволяет сделать выводы, которые будут применены в дальнейших работах компании ,а также создает условия для долговременной мотивации персонала.

По мнению Н.Вересова, это будет большой ошибкой если руководитель возложит на себя контроль всей работы. Он тем самым снимает ответственность с сотрудников, которые уверены в том, что все ошибки будут обнаружены начальством.

Функциональным называют контроль деятельности отдельной функции, отдельного подразделения, отдельного участка предприятия.

Выборочным называют контроль, позволяющий сделать вывод о качестве продуктов, услугу и работ на основе оценивания части партии изделий или отдельных видов работ(отдельных сотрудников).Так, в массовом и крупносерийном производстве проверяют часть партии на качество, так называемую случайную выборку. Если качество изделия в выборке соответствует установленным требованиям, то и вся партия считается годной, если же наоборот ,то вся партия бракуется. Это необходимо для того, чтобы сократить затраты на осуществление контрольных функций и повешения ,рентабельности.

В зависимости от субъекта контроля различают внутренний и внешний контроль.

Внутренний контроль осуществляется субъектами самой организации: администрацией, собственниками ,назначенными сотрудниками. Данный контроль должен оценивать результативность и эффективность работы подразделений и компании в целом, а также насколько эффективно расходуются ресурсы ,производительность труда и квалификацию персонала, выявлять слабые места и ошибочные решения и т.п.

Внешний контроль осуществляется внешними по отношению к организации субъектами управления: государственными или независимыми контрольными органами ,контрагентами компании(кредитными организациями, страховыми и т.п.)общественностью .Основной целью внешнего контроля является составление мнения ответственных органов о соответствии деятельности контролируемой организации законам, о ее финансовом положении и эффективности деятельности.