Файл: Основные функции в системе менеджмента ( ООО «Компас»).pdf

Основным географическим рынком деятельности общества является Хабаровск II. На территории этого микрорайона находится пять магазинов фирмы занимающихся продажей широкого ассортимента продовольственных товаров. На территории данного микрорайона это самая крупная торговая сеть. «Учитывая высокую концентрацию расположенных торговых точек, фирма приобрела достаточную известность на данном географическом сегменте рынка» [6, с. 187].

Специализированностью торговые точки не отличаются, предлагая очень широкий ассортимент продовольственных товаров: масло, копченая рыба, крупы, печенье, конфеты, торты, кексы, йогурты, хлеб, консервы, соки, вино-водочные товары и др.

На предприятии работает 33 человека из которых 20 – продавцы работающие по 15 дней в месяц. Магазины работают с 9⁰⁰ до 18⁰⁰.

Продукция закупается либо у местных производителей, либо на оптовых базах города Хабаровска. Из местных производителей почти постоянно в продаже есть продукция: АОЗТ "Григ", ОАО "Винзавод", ОАО "Тайга", АО "Амур-пиво", АО КК "Спутник".

Площадь под магазины арендована. В собственности компании находится грузовик две тоны, микроавтобус, который необходим для закупа и доставки товаров до магазинов. Во всех магазинах склады, которые используются для хранения продукции, однако иногда данных складов не хватает. Тогда предприятие арендует новые склады, «в основном данная нехватка обусловлена повышенным спросом перед праздничными днями» [9, с. 182].

2.2. Реализация основных функций менеджмента

«Планирование заключается традиционно в установлении ключевых целей деятельности предприятия. Ориентацией планирования является установление плановых итогов деятельности с учетом средств и методов достижения определенных целей и обеспечения необходимыми ресурсами» [15, с. 49].

В предприятии ООО «Компас» на данный момент «главной целью является получение прибыли, ее максимизация, в процессе удовлетворения потребностей общества в предоставляемых товарах и услугах» [21, с. 309]

«Достижение данной цели можно разделить на следующие составляющие:

• пла­ни­ро­ва­ние рос­та при­бы­ли;
• пла­ни­ро­ва­ние из­дер­жек пред­при­ятия, и, как след­ст­вие, их у­мень­шение;
• уве­ли­че­ние до­ли рын­ка, уве­ли­че­ние до­ли про­даж;
• улуч­ше­ние со­ци­аль­ной по­ли­ти­ки фир­мы» [3, с. 250].

Структурная схема планирования на предприятии представлена на рисунке 3.

«Саль­до до­ход­ной и рас­ход­ной час­тей всех пла­нов вклю­ча­ет­ся в бюд­жет, то есть в план рас­хо­дов и до­хо­дов, по­сколь­ку ори­ен­ти­ром яв­ля­ет­ся со­хра­не­ние ли­к­вид­но­сти - пла­те­же­спо­соб­но­сти пред­при­ятия» [6, с. 87]. Обыч­но от­дель­ные пла­ны со­став­ля­ют­ся толь­ко по ко­ли­че­ст­вен­ным по­ка­за­те­лям, и лишь по­сле их взаи­мо­увяз­ки про­из­во­дит­ся рас­чет де­неж­ных по­ка­за­те­лей.

Рис. 3. Схема планирования на предприятии

Рисунок составлен на основании внутренней информации компании.

В составлении планов участвует весь управляющий состав ООО «Компас»: генеральный директор, начальник отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер.

Необходимо отметить, что в ООО «Компас» долгосрочное планирование не имеет места. «При этом долгосрочное планирование – это необходимое условие стратегического планирования, которое важно для выживания предприятия в условиях рыночной конкуренции» [23, с.306]. Краткосрочные планы формируются период в 1 – 2 года, не чаще. «Это свидетельствует об упущениях в работе управляющего персонала» [4, с. 602].

«С целью реализации планов необходимо найти рациональный способ сопоставления планов, то есть с оптимальным итогом» [1, с. 319].

«Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура» [17, с. 83].

Если анализировать организационную структуру в ООО «Компас», то ее можно продемонстрировать следующим образом (рисунок 4).

Структура управления ООО «Компас» показана на рисунке 4.

Рис. 4. Структура управления

Рисунок составлен на базе внутренней информации предприятия.

Как демонстрирует данный рисунок, тип организационной структуры ООО «Компас» является линейно-функциональным.

У начальника охраны находятся в подчинении лица, охраняющие складские помещения и непосредственно магазины в количестве 7 человек.

Коммерческий директор разрешает вопросы снабжения и сбыта, управляет работой всех магазинов. Под его руководством находятся: начальник отдела снабжения, производящий непосредственно закупку продукции, а также заместитель, который координирует работу магазинов через управляющих магазинов и через управляющих складов. Заведующие магазинов и складов решают возникающие вопросы деятельности своих структурных подразделений. «Более того, в обязанности коммерческого директора включен мониторинг тенденций на рынке, поиск новой продукции, которая пользуется популярностью у населения, поиск новых ниш на рынке в целях расширения деятельности предприятие, а также мониторинг деятельности конкурентов» [4, с. 620].

«Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными справочниками, положениями об отделах и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями» [14, с. 108].

Анализируя функции работников коммерческой службы ООО «Компас», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей.

«Отделы коммерческой службы основываются на функциональных связях (осуществляется обмен сведениями между сотрудниками отделов, формируется документальная отчетность и предоставляется специалистами отделов), а также на линейная связи (заместитель директора по коммерции устанавливает и контролирует действия специалистов исходя из предоставленной отчетности)» [2, с. 322].

«Отдел кадров совместно со своим начальником отдела кадров решают вопросы связанные с управлением персоналом предприятия. В его подчинении находятся два инспектора по труду» [16, с. 108].

В исследуемой компании осуществляются следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, составление плана потребности в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений. Такие функции, как профессиональное обучении, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д. на предприятии не реализуются, что несомненно влияет на экономическую эффективность его работы.

«Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два бухгалтера» [4, с. 650].

Таким образом, организационная структура ООО «Компас» в общем и целом соответствует целям и задачам предприятия, что свидетельствует о рациональности деятельности по управлению компанией посредством функции организации, однако «линейно-функциональная несет в себе ряд недостатков:

• отсутствие гибкости структуры предприятия;
• отсутствие разнообразий в задачах для структурных подразделений;
• власть заключена в иерархических уровнях на предприятии;
• иерархическая система контроля;
• командный тип коммуникаций, располагающийся сверху вниз;
• содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации» [11, с. 288].

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, можно совершенствовать. Также значительным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, который занимает важное место в рыночных условиях, конкретно для компаний, преследующих цель расширения своей деятельности.

«Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, я считаю целесообразным рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа» [6, с. 505].

«Контроль - это процесс, который выступает обеспечением для достижения целей предприятия. Он важен для обнаружения и устранения появляющихся проблем раньше, чем они обретут серьезное значение, и может также применяться как инструмент стимулирования эффективной деятельности» [8, c. 512].

Процесс контроля включает в себя разработку стандартов, отслеживание изменения фактически достигнутых итогов работы и осуществления корректировок в том случае, если полученные итоги значительно не соответствуют установленным стандартам.

«Выполнение функции контроля базируется первоначально на осуществлении системы учета и отчетности, в которую входят финансовые и производственные показатели деятельности и осуществление их анализа» [20, с.154].

В ООО «Компас» применяют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется на базе сравнения с финансовым планом компании достигнутых итогов работы, он реализуется посредством получения от каждого хо­зяйственного подразделения финансовой отчетности по главным экономическим показателям работы в унифицированных формах представления, принятым в ООО «Компас».

«Административный контроль реализуется в целях отслеживания соответствия хозяйственных итогов показателям, запланированным в текущем бюджете; осуществляется сравнение объема фактических и планируемых продаж; изучается изменение доли компании на рынке как в целом, так и по отдельным товарам и сегментам рынка» [4, с. 140].

Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в проведении предварительного контроля. Главными средствами реализации предварительного контроля является реализация конкретных правил, процедур и линий поведения. В виду того, что правила и линии поведения формируются для обеспечения достижения планов, то их строгое соблюдение - это инструмент убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль применяется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. «Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет детального анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые важны для исполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей» [2, с. 313].

«Одним из важных средств предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который дает возможность осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца» [9, с. 33].

Текущий контроль. Как это собственно следует из его названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Текущий контроль за деятельностью продавцов осуществляется заведующими магазинов, за деятельность заведующих – заместителем коммерческого директора и т.п. Формой проявления текущего контроля является выявление недостач, замечаний в книге жалоб и предложений, неявки на работу, в том числе по неуважительным причинам и т.д.

«Руководители функциональных служб еженедельно предоставляют генеральному директору отчеты о деятельности своих подразделений и результатах их работы» [6, с. 277].

Для высшего управленческого состава характерно еженедельное проведение так называемых планерок в кабинете генерального директора с обсуждением достигнутых результатов и допущенных ошибок, а также обсуждением дальнейших направлений их действий. В результате работы по выработке решений руководители подразделений получают от генерального директора следующие виды управленческих решений: приказы и рекомендации.

«Приказ представляет собой чётко сформулированное решение, рассчитанное на конкретное подразделение, подлежащее безукоснительному, обязательному исполнению» [7, с. 17].

«Рекомендация – некое управленческое решение, направленное на конкретное подразделение, рекомендательного характера, несущее в себе информацию к размышлению и выработанное для улучшения работы учреждения» [4, с. 588].

Заключительный контроль осуществляется непосредственно после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результата сравниваются с требуемыми. «Здесь происходит сравнение запланированного размера прибыли с полученным, запланированный уровень производительности труда, текучести кадров, объем продаж, издержки и т.д» [22, с. 173].