Файл: Принципы эффективного контроля деятельности предприятия на примере ЗАО «Mary Kay».pdf

1.2 Основные принципы осуществления контроля на предприятии

Процесс контроля делится на три конкретных четко различимых этапа:

1. Выработка стандартов и критериев контроля.
2. Сопоставление с ними реально полученных результатов деятельности.
3. Принятие необходимых корректирующих действий.

На первом этапе контроля осуществляется установка стандартов, то есть конкретных целей, которые поддаются измерению и имеют временные границы. Происходит выделение совершенно конкретной цели и решается вопрос, за какой период времени ее можно достичь. Очень важно, чтобы на данном этапе четко были даны ответы на вопросы, что именно и за какой период может быть сделано.

На втором этапе, когда происходит сравнение фактически полученных результатов с запланированными показателями, определяется масштаб допустимых отклонений. То есть, руководство конкретно устанавливает, насколько реальные показатели деятельности соответствуют запланированным, насколько допустимы отклонения от запланированных, можно ли продолжать работу в том же русле или же требуется внесение корректировок.

На третьем этапе на основе всех полученных данных по результатам двух первых этапов контроля со стороны руководителя организации происходит формирование окончательного решения о направлении дальнейшей деятельности предприятия, которое может быть выражено в трех формах:

1. Не предпринимать никаких действий и оставить все как есть, поскольку работа предприятия удовлетворяет всем требованиям.
2. Внести небольшие корректировки в деятельность предприятия.
3. Полностью пересмотреть изначальный стандарт^[8].

Основной целью контроля всегда является желание добиться такого положения дел, при котором процесс управления предприятием давал возможность функционировать именно в соответствии с изначально разработанным планом.

Система контроля, которая не дает возможности устранить серьезные отклонения в деятельности компании еще до того момента, как они перерастут в крупные проблемы, просто бессмысленна и неэффективна. Совершенно понятно, что проводимая со стороны руководства корректировка не должна концентрироваться исключительно на устранении настоящей причины отклонения от нормы.

В идеале стадия измерения должна показывать масштаб отклонения от заданного стандарта, а также совершенно конкретно указывать его причину. Это всегда сопряжено с необходимостью принять эффективное в данной ситуации решение. Следует отметить, что поскольку на практике большая часть работ, проводимых на предприятии, является результатом совместных усилий отдельных групп сотрудников, то с абсолютной точности определить корни той или иной проблемы представляется возможным далеко не всегда. Смысл корректировки состоит именно в том, чтобы как можно точнее выявить причины возникновения отклонений и добиться возвращения работы предприятия к правильному образцу действий, которое максимально положительно отразится на результатах хозяйственной деятельности компании.

Осуществление корректировки может быть достигнуто несколькими путями, например, путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации, усовершенствование функций управления или технологических процессов и т.д.

Прежде чем определиться с выбором конкретного корректирующего действия, руководителю необходимо взвесить все имеющие отношение к данной проблеме, внутренние переменные и их взаимосвязи. Поскольку все подразделения организации так или иначе связаны между собой, любое крупное изменение в одном из них в обязательном порядке затронет всю организацию.

Именно по этой причине руководитель, принимающий решение, вначале должен убедиться, что предпринимаемое им корректирующее действие не создаст дополнительных трудностей, а наоборот, поможет разрешить уже существующие проблемы. Стоит сказать еще и о том моменте, что опытный руководитель всегда старается избежать выбора таких путей решения проблем, при которых эффект возникнет только на короткое время, то преимущества создадутся в краткосрочном плане, а вот в долгосрочной перспективе потребуют больших затрат. То есть, в данном плане руководитель должен быть не только тактиком, но и хорошим стратегом^[9].

В обобщенном варианте можно говорить о том, что эффективный контроль должен удовлетворять следующим основным требованиям:

1. Стратегическая направленность контроля. Это означает, что деятельность в тех областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных результатах можно никому не сообщать до тех пор, пока отклонения не станут необычно большими. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.
2. Ориентация контроля на результаты. Конечная цель контроля состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерения и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Чтобы сделать контроль эффективным, необходимо тщательно следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем цели организации.
3. Соответствие делу. Методы и системы контроля должны в полной мере соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.
4. Своевременность контроля, которая заключается не в исключительно высокой скорости или частоте его проведения, а во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.
5. Гибкость контроля. В том случае, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, например, необходимостью адаптации к недавно принятому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля фирмы, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки. Система контроля должна приспосабливаться к изменениям внешней и внутренней среды.
6. Простота контроля. Избыточная сложность всегда и во всем ведет к беспорядку, потери контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих ее.
7. Экономичность контроля. Затраты на контроль должны перекрываться повышением доходов организации от его использования.
8. Регулярность. Контроль должен носить не периодический, а постоянный характер. Только в этом случае возможно вовремя заметить и устранить существующие недостатки, не превращая их в серьезные проблемы.
9. Открытость. Контроль должен осуществлять официально уполномоченными на это должностными лицами, а его результаты не должны составлять тайну.
10. Объективность. Контроль должен основываться на объективных количественных и качественных нормативах. Контроль не следует проводить из недоверия.
11. Гласность. Результаты контроля всегда необходимо довести до сведения подчиненных, чтобы избежать сплетен и накала обстановки в коллективе из-за незнания информации^[10].

Изучение проблем организации контрольной деятельности предприятиях позволяют предложить следующие основные принципы организации управленческого контроля, которые имеют практическое значение для его применения во всех сферах деятельности хозяйствующих субъектов. К таким принципам относятся следующие:

1. Структурный принцип. Структура организации контрольной деятельности должна в полной мере соответствовать структуре управления организации. Контроль, являясь по своей сути, частью системы управления, действует на всех его уровнях. Поэтому, каждому уровню управления на предприятии должен соответствовать свой уровень контроля.
2. Принцип централизации. Система контроля на предприятии во всех случаях должна способствовать обеспечению управляемости процессов по основным направлениям деятельности в абсолютно всех подразделениях компании.
3. Принцип ответственности. Любые действия сотрудников организации, которые привели к отрицательным для нее последствиям, должны быть всесторонне расследованы. То есть, необходимо установить их причины и масштабы последствий, после чего применить адекватные меры дисциплинарной и материальной ответственности к соответствующим должностным лицам, виновным в данных нарушениях.
4. Принцип контролируемости. Сотрудники компании не должны отвечать за результаты деятельности, если таковые не зависели от их личных усилий.
5. Принцип независимости. Те люди, которые осуществляют непосредственный контроль над процессами, не должны отвечать за их реализацию.
6. Экономический принцип. Любые контрольные процессы в организации не должны обходиться дороже тех потерь, которые могут быть предотвращены в результате реализации контроля.
7. Принцип оценки по результатам. Процессы должны контролироваться как на соответствие политике менеджмента организации, то есть по форме, так и по их результатам, то есть, по существу. При этом в качестве определяющего критерия выступает достижение целей системы управления^[11].

Все вышеперечисленные принципы контроля заложены в основу организации контрольной деятельности и способствуют созданию эффективной системы контроля.

Таким образом, формирование системы контроля на предприятии совершенно не является самоцелью. Следует помнить, что контроль должен содействовать повышению эффективности управленческой деятельности в организации, давать возможность вовремя отслеживать отклонения от намеченной деятельности и корректировать процесс производства, способствовать формированию навыков быстрого реагирования на изменения внешней и внутренней среды. Тем самым, бесспорно, обеспечивается повышение эффективности деятельности предприятия, повышается его конкурентоспособность, а также появляется возможность получения дополнительной прибыли.

ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ В ЗАО «МARY KAY»

2.1. Общая характеристика ЗАО «Mary Kay»

Известная во всем мире косметическая компания «Mary Kay» была создана в США в 1963 году. Ее основателем стала американка Мэри Кей Эш. Первоначально вложенные средства составляли 5 000 долларов. Особенностью компании стало то, что она не только продавала косметическую продукцию, но также первой из всех в данном бизнесе стала учить женщин уходу за собой.

Кроме того, в компании была создана новая корпоративная культура, основной целью которой стало обучение и привлечение к работе самого широкого числе женщин, которые стремятся добиться личного и финансового успеха, имея возможность уделять время своей семье. В качестве миссии компания выдвигает лозунг «Обогащать жизнь женщин». Основное правило компании «Относись к людям так, как бы ты хотел, чтобы относились к тебе»^[12].

Основным видом деятельности является торговля, которая осуществляется через широкую сеть продавцов-консультантов, которые называются в компании «Независимыми Консультантами по красоте». Действительно, Консультанты не только продают косметические товары, но также дают развернутую и полную консультацию по использованию того или иного средства ухода за кожей, подбирают для каждого клиента подходящую именно для него продукцию и т.д.

Для того, чтобы стать Консультантом компании, необходимо пройти бесплатный курс обучения, на котором даются знания как по основам ведения торгового бизнеса, так и полная информация, касающаяся характеристики товара компании. Тем Консультантам, которые высказывают желание изучить предмет более глубоко, компания предоставляет возможность проходить углубленные тренинги на протяжении всего времени сотрудничества с «Mary Kay».

Поскольку бизнес компании основан на сетевой торговле, то всемерно поощряется, если Консультант привлекает в работе с компанией дополнительных людей, агитируя их также стать Консультантами и работать на фирму. Консультанту компании со скидкой продается стартовый набор, который дает возможность осуществить дальнейшую перепродажу и получить себе дополнительную прибыль.

По большей части продажа косметических средств осуществляется Консультантами на Классах по красоте, где есть возможность пообщаться с каждым клиентом, дать ему развернутую и полную консультацию, подобрать индивидуальное средство по уходу за кожей, гигиеническое средство или же что-то из косметики, а также парфюма. Основным принципом, на котором основана деятельность Консультантов компании, является слоган «Попробуйте, прежде чем купить».

Поскольку для любой компании, в том числе и косметической, основой успешной деятельности является ее безупречная репутация, то особое внимание уделяется именно безопасности продукции и ее качеству. Все экстракты, в том числе и растительного происхождения, подвергаются тщательному химическому и медицинскому анализу. Только после этого продукция компании поступает в продажу. На сегодняшние день компания предлагает на рынок около 200 наименований продукции в следующих категориях: средства по уходу за кожей лица и тела, солнцезащитные крема, гигиенические средства, парфюмерия, декоративная косметика.

Из маленькой компании, которая была открыта в небольшом городе Далласа штате Техас, компания разрослась до невиданных размеров. Так, на сегодняшний день в данном городе штаб-квартира компании занимает 8-миэтажный дом. Суммарная площадь всех производственных мощностей на сегодняшний день «Mary Kay» эквивалентна трем футбольным полям.

Филиалы компании имеются в 19 странах мира, а Консультанты, работающие на компанию, проживают вообще практически во всех государствах. Причем, ежегодно их количество возрастает. Например, в 1992 году на компанию работало около 250 000 Консультантов по всему миру, в 1993 году их количество увеличилось до 300 000, на сегодняшний день число Консультантов уже превысило 3 000 000 человек по всеми земному шару. При этом количество штатных сотрудников на 2018 год составило 5 000человек.

Что касается доходов компании «Mary Kay», то уже в 1992 году розничный оборот был выше 1 миллиарда долларов. На 2018 год выручка компании составила 2,9 млрд долларов. Суммарный бонусный фонд Компании составляет 38 миллионов долларов ежегодно. В 1998 году, на празднование своего 35-летия, компания учредила новый приз для Консультантов-лидеров - белый спортивный джип марки GM. В том же году компания «Mary Kay» была отмечена журналом Fortune в списке из 100 лучших компаний-работодателей в Америке^[13]. Количество потребителей продукции компании в 2018 году перевалило за 20,5 млн человек.