Файл: Особенности коммуникации людей в организации.pdf

Поэтому надо тщательно следить за влиянием психологических факторов на коммуникации.

Умелый руководитель принимает меры по обеспечению положительного влияния психологических факторов на коммуникации.

К. Киллен, изучавший этот вопрос, пишет: «Представьте себе, как крайний случай, попытку общения с человеком, целящимся в вас из винтовки.

До тех пор, пока этот человек относится к вам как к врагу, вряд ли удастся с ним эффективно общаться.

Однако глубокое взаимное уважение отправителя и получателя сообщений чрезвычайно облегчает коммуникацию и позволяет быстро находить решение даже самых трудных проблем».

Надо уделять внимание прежде всего межличностным взаимоотношениям, взаимоотношениям руководителей служб и их коллективов, преодолевать психологические барьеры (взаимное недоверие, отсутствие единства подходов, нездоровая конкуренция, осторожность в передаче информации, разборчивость в подключении новых коммуникативных каналов, пользование нелегальными коммуникативными каналами и пр.).

Сказывается то, как развиты и развиваются у сотрудников коммуникативные способности и умения: общительность, доступность, умение слушать и быстро схватывать суть сообщения, быстро и правильно решать, кому передать информацию, умение хранить и быстро находить нужную информацию, четко, ясно и кратко передавать сообщение и др.

Срывы могут возникать и из-за перегрузки отдельных точек, лиц в коммуникативных сетях, превышающей их психологическую пропускную способность.

Коммуникативный процесс включает следующие этапы:

1. Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов.

Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом - необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации - непосредственно передача конкретной информации.

4. Декодирование (расшифровка) - на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя.

При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.

Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

- Язык (вербальный и невербальный);

- Различия в восприятии информации;

- Различия в статусе.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

- Монолога - информации, поступающей от отправителя к получателю;

- Диалога - информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю;

- Обратной связи как реакции на полученную информацию.

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация.

Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

2.1 Понятие организации

В широком смысле понятие «организация» применяется к биологическим, социальным и техническим объектам.

В научных работах понятие «организация» определяется как:

- Внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого;

- Совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

- Объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил, и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации: структурный, процессуальный и социально-психологический.

А. Файоль, которого считают отцом классического менеджмента, отмечал, что организовывать - значит «строить двойной - материальный и социальный организм предприятия».

По мнению М. Мескона, чтобы рассматривать некоторую группу как организацию, необходимо наличие, по крайней мере, двух человек, которые считают себя частью этой группы; одной цели (т. е. желаемого конечного состояния или результата), которую понимают, как общую все члены данной группы; членов группы, работающих для достижения значимой для всех цели.

Соединив в одно целое эти существенные характеристики, можно дать

следующее определение: организация есть группа людей, деятельность которых сознательно координируется, для достижения общей цели или целей.

Представление об организации развивалось в направлении от жесткого

структурно-функционального подхода М. Вебера, школы человеческих

отношений (3. Мэйо) к школе социальных систем, основоположником которой можно считать биолога Людвига фон Бёрталанфи.

За отправную точку исследования организации стали принимать уровень социальной системы, объединяющей отдельные элементы.

Ключевыми понятиями школы социальных систем являются представления об открытых и закрытых системах.

Система любого типа – это некое целое, состоящее из частей (подсистем), которые функционируют сообща взаимозависимым образом с целью осуществления общих задач.

Отрытая система – это система, которая влияет на свое окружение и испытывает влияние с его стороны, и взаимодействует с ним.

Концепции, осматривающие систему во свойстве раскрытой концепции, делать акцент интерес в связи разных частей также функций компании также допускают обоюдную взаимозависимость среди системы также ее наружной сферой, представляющей основой рабочий мощи также материала также реципиентом продукта также услуг компании.

С системной точки зрения, организация сумеет выжить и преуспеть, если ее различные функции и компоненты функционируют в согласии друг с другом, и система как единое целое поддерживает интенсивную связь со своим окружением.

2.2 Рекомендации по улучшению коммуникационных навыков

Умение слушать, умение выражать свои мысли - составляющие коммуникационной стороны общения. Неумелое выражение приводит к неправильному толкованию сказанного.

Неумелое слушание искажает смысл передаваемой информации.

Ниже приводится методика двух основных способов слушания: нерефлексивного и рефлексивного.

Нерефлексивное слушание предполагает минимальное вмешательство в речь собеседника при максимальном сосредоточении на ней.

Чтобы овладеть этой методикой, нужно научиться молчать, демонстрируя понимание, доброжелательность и поддержку.

Такой приём облегчает для говорящего процесс самовыражения и помогает слушателям лучше понимать смысл высказываний, уловить, что стоит за словами.

Слушающий должен воздерживается от суждений по поводу говорящего, стремясь максимально и без искажений понять его:

• ощущение присутствия в данном месте и в данное время;

• уважение к говорящему и ощущение контакта с ним;

•сосредоточенность; концентрация на манере общения говорящего, включая язык тела;

• сопереживание чувствам и мыслям говорящего;

• игнорирование своих собственных мыслей и чувств - внимание направлено исключительно на процесс «слушания».

Существует пять ситуаций, при которых целесообразно применять этот метод:

- Собеседник горит желанием что-то высказать, выразить свою точку зрения.

- Собеседник хочет обсудить наболевшие вопросы.

- Собеседнику трудно выразить, облечь в слова то, что его беспокоит, о чем хочет рассказать.

- Если собеседник застенчивый неуверенный в себе человек, которому легче «общаться с вещами, чем с себе подобными».

При собеседовании при приеме на работу, когда о претенденте нужно узнать больше информации. Ошибки слушания часто связаны с тем, что во время рассказа слушатель:

• не уточняет содержание сообщений, воспринятых с акустическими искажениями

• по-своему понимает неясные по содержанию и по форме высказывания клиента, не пытаясь проверить правильность восприятия

• вместо того чтобы слушать, ищет аргументы или контраргументы

• очень озабочен тем, как он выглядит

• очень интересуется внешностью говорящего

• торопится поделиться с говорящим важной идеей или выводом, который только что пришел ему в голову

• неточно воспринимает эмоциональный компонент высказывания

• приписывает ему свои намерения, мысли, чувства (проекция)

Рефлексивное слушание предполагает установление активной обратной связи с говорящим.

Позволяет устранять искажение информации, преграды в процессе общения, точнее понимать смысл высказываний.

Стоит иметь в виду, что многие слова имеют разный смысл, и разными людьми могут пониматься по-разному.

В некоторых случаях сообщающий вносит во термин один значимость, но иной разъясняет его согласно-собственному. Весьма зачастую общество опасаются выражать собственные идеи, опасаясь являться недопонятыми, бессмысленными либо забавными.

Существует несколько техник рефлексивного слушания.

Все перечисленные ниже техники объединяет направленность на одновременнoе решение трех основных задач:

- Проверять правильность своего понимания слов и высказываний говорящего.

- Не управлять темой разговора, а поддержать спонтанный речевой поток говорящего, помочь ему «разговориться», говорить не о том, что представляется важным и интересным нам, а о том, что считает важным он.

- Не только быть заинтересованным слушателем, но и дать собеседнику почувствовать эту заинтересoванность.

Непонимание

Первая техника, направленная на улучшение взаимопонимания, выглядит на первый взгляд парадоксально: это демонстрация непонимания.

Бывает полезно просто заявить: «Я не пoнимаю, что вы имеете в виду».

При этом важно, чтобы слушающий проявлял готовность ждать более точной передачи всего сообщения, сохраняя «нейтралитет» и не высказывая раздражения или неудовольствия.

Когда, выслушивая собеседника, мы его плохо понимаем, мы можем честно и прямо об этом сказать.

Принцип, которым руководствуются при применении этой техники, прост: если чего-то не понимаешь - скажи об этом.

Отражение (эхo)

Отражение - это повторение слов или фраз собеседника.

Обычно оно имеет форму дословного повторения или повторения с незначительными изменениями.

Использoвание этой техники чрезвычайно широко распространено в психотерапевтической и консультационной практике.

Она встречается в психологической литературе под разными названиями и является одной из характерных черт психологического консультирования в США.

Одним из апологетов этой техники был Карл Роджерс.

В случае если сообщающий стремится сформулировать никак не совершенно четкие с целью себе предмета также приобретает отображение (повтор) собственных текстов, при этом зритель совсем никак не изменяет текстуру выражения, никак не ввoдит во него вспомогательную коннотационную нагрузку с себя, в таком случае с целью гoворящего делается понятнее в таком случае, то что некто стремился сформулировать.

Из каждого фрагмента монолога, говорящего слушатель выбирает и повторяет то, что, по его мнению, является центральным ядром фрагмента, его цитирующим началом, будь то выраженное чувство или какая-либо идея.

При этом можно изменить вспомогательные или несущественные слова, выступающие в высказывании, но все ключевые слова, несущие смысловую или эмоциональную нагрузку, должны быть повторены точно.

Важным фактором соответственного отображения считается недостаток во немые искажения восприятия, какие имеют все шансы являться предположены слушателем.

То, что следует повторить, должно быть выбрано на основе значимости этого содержания для говорящего, а не на основе собственных взглядов психолога и его оценок важности того или иного фрагмента (в том числе и для психологической помощи).

Отражение не стоит применять слишком часто, чтобы у партнера не сложилось впечатление, что его передразнивают.

Эта техника наиболее уместна в тех ситуациях, где смысл высказываний собеседника оказался не вполне ясным или где его высказывания, несут эмоциональную нагрузку.

Иногда отражение последних слов фразы партнера используется во время продолжительных пауз в качестве приглашения продолжить рассказ.

Перефразирование (парафраза)

Перефразировать - значит сформулировать ту же мысль иначе. В беседе парафраза состоит в передаче говорящему его же сообщения, но словами слушающего.