Файл: Основы Работы с Операционной Системой Windows 7 ( Начало работы с «Windows 7» ).pdf

§3.1 – Основная информация

«Microsoft Office» – пакет офисных приложений, разработанный для работы с различными документами: текстами, таблицами, презентациями, базами данных. Интерфейс во всех программах имеет схожее строение – в верхней части окна программы находится заголовок, где написано имя документа, ниже кнопка «Файл», открывающая меню работы с файлом (создание, открытие, сохранение), в панели инструментов находится лента, в которой содержатся вкладки, отвечающие за различные инструменты настройки документа, вкладки разделены на несколько разделов, ниже находится рабочая область, в которой происходит непосредственно работа с документом, под ней строка состояния, в которой отображается информация о документе, кнопки отображения документа и кнопки изменения масштаба.

Запуск программ осуществляется через меню «Пуск», подменю «Все программы», папка «Microsoft Office».

В данной курсовой работе будут рассмотрены программы, наиболее нужные для обычного пользователя:

• Word – текстовый процессор (программа для создания и редактирования текстовых документов);
• Excel – табличный процессор (программа для создания и редактирования таблиц);
• PowerPoint – программа для создания и редактирования презентаций;
• Access – программа для создания и редактирования баз данных;

Рассмотрим их по порядку.

§3.2 – Microsoft Word

В отличии от ранее рассмотренного WordPad, Word обладает более широким функционалом в плане форматирования текста (рис. 33). Например, можно поменять стиль текста, настроить внешний вид страницы и т. д.

Рис. 33 – Окно «Word»

Основные настройки внешнего вида текста находятся во вкладке «Главная» (рис. 34).

Рис. 34 – Word, Вкладка «Главная»

В разделе «Буфер обмена» можно копировать, вырезать и вставить текст. В разделе «Шрифт» можно изменить шрифт текста, его размер, начертание (жирный, курсив, подчёркнутый, зачёркнутый, подстрочный, надстрочный), цвет шрифта, цвет выделения. В разделе «Абзац» можно настроить способ выравнивания текста (по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине), составить списки (маркеры, нумерация, многоуровневый список), изменить отступы, интервалы, можно выполнить заливку фона текста, сортировку, добавить или изменить границы. Параметры раздела «Стили» определяет внешний вид всего документа. Раздел «Редактирование» позволяет быстро производить редактирование документа (поиск слов, замена, выделение).

Во вкладке «Вставка» находятся инструменты, отвечающие за добавление различных объектов (рис. 35).

Рис. 35 – Word, Вкладка «Вставка»

Раздел «Страница» позволяет добавлять новые страницы и разрывы страниц. Раздел «Таблицы» позволяет добавлять в документ таблицы (таблицу можно настроить самом, воспользоваться функцией экспресс-таблицы, или импортировать таблицу из «Excel»). Раздел «Иллюстрации» позволяет добавить рисунки с компьютера или из интернета, фигуры, диаграммы, снимки экрана и объекты «SmartArt» (более сложные диаграммы). Раздел «Ссылки» позволяет добавить в документ гиперссылки на файл, сайт или фрагмент документа. В разделе «Колонтитулы» можно добавить и настроить колонтитулы (подписи сверху или снизу, а также номер страницы). Раздел «Текст» содержит инструменты добавления текстовых элементов, таких как подпись, авто-текст, оформление текста инструментами «WordArt», добавление буквицы и т. д. В разделе «Символы» в документ можно добавить математические уравнения или символы, недоступные для ввода с клавиатуры.

Вкладка «Разметка страницы» отвечает за внешний вид документа и размещение в нём различных объектов (рис. 36).

Рис. 36 – Word, Вкладка «Разметка страницы»

В разделе «Темы» изменяется внешний вид документа. В разделе «Параметры страницы» задаются размеры полей, страниц и их ориентация (книжная или альбомная), разрывы, колонки, переносы и т. д. Раздел «Фон страницы» позволяет поменять цвет страницы, добавить подложку, настроить границы страницы. В разделе «Абзац» изменяются отступы и интервалы. Раздел «Упорядочить» помогает настроить расположение изображений.

Вкладка «Ссылки» содержит инструменты добавления различных элементов оформления, таких как оглавление (рис. 37).

Рис. 37 – Word, Вкладка «Ссылки»

Раздел «Оглавление» позволяет быстро добавить оглавление в документ. В разделе «Сноски» можно добавить сноски к терминам. Раздел «Ссылки и списки литературы» позволяет составить список используемой литературы. Раздел «Названия» поможет создать подписи к иллюстрациям. В разделе «Предметный указатель» можно создать этот самый предметный указатель. Раздел «Таблица ссылок» позволяет составить таблицу ссылок (аналог списка литературы в юридических источниках).

Вкладка «Рассылки» содержит инструменты групповых подписей и рассылок (рис. 38).

Рис. 38 – Word, Вкладка «Рассылки»

В разделе «Создание» выбирается тип документа для рассылки. Инструменты раздела «Начало слияния» объединяют различные элементы исходного документа и дополняют новыми элементами (имена получателей, адреса и т. д.) требуемое количество копий. Раздел «Составление документа и вставка полей» позволяет добавлять в документ элементы, созданные при помощи предыдущих инструментов. В разделе «Просмотр результатов» можно проверить результат действий. Раздел «Завершение» отправляет документы получателям или на печать.

Вкладка «Рецензирование» содержит инструменты редактирования текста (рис.39).

Рис. 39 – Word, Вкладка «Рецензирование»

Раздел «Правописание» содержит инструменты проверки текста на наличие грамматических ошибок. Раздел «Язык» поможет перевести документ или его фрагмент на другой язык. Раздел «Примечания» создаёт комментарий к фрагменту текста. Раздел «Запись исправлений» позволяет внести предварительные изменения в документ. Раздел «Изменения» принимает исправления, созданные при помощи предыдущего раздела. Раздел «Сравнение» сравнивает две версии документа и при желании объединяет правки. Раздел «Защитить» отключает возможность редактирования документа. Раздел «Рукописные данные» позволяет добавлять примечания от руки (работает только на компьютерах с возможностью сенсорного ввода).

Вкладка «Вид» отвечает за просмотр документа (рис. 40).

Рис. 40 – Word, Вкладка «Вид»

В разделе «Режимы просмотра документа» можно поменять представление просмотра документа. В разделе «Показать» можно включить или выключить отображение некоторых элементов интерфейса. Раздел «Масштаб» изменяет размер документа. В разделе «Окно» можно быстро переключаться между окнами. Раздел «Макросы» позволяет создать макрос (небольшую программу для выполнения простых повторяющихся действий).

§3.3 – Excel

Табличный процессор «Excel» позволяет хранить данные в виде таблицы и производить над ними различные операции (рис. 41).

Рис. 41 – Окно «Excel»

Файл в «Excel» называется книга. Книга состоит из листов, на которых располагаются таблицы, диаграммы и прочая информация. Переключаться между листами можно при помощи ярлычков, находящихся выше строки состояния, а добавить новый лист можно при помощи кнопки со знаком “+”. Таблица состоит из строк и столбцов, на пересечении которых находятся ячейки, в которых хранится информация. Строки пронумерованы числами от 1 до 1048576, а столбцы обозначены латинскими буквами (максимум 16384 столбца). Ячейка имеет свой адрес, состоящий из имени столбца и номера строки. Адрес выделенной ячейки отображается в адресном поле под лентой. Выделенная группа ячеек называется диапазоном ячеек и обозначается названиями противоположных ячеек, например A2:D5.

В каждой ячейке хранятся определённый формат, зависящий от типа данных. По умолчанию установлен формат «Общий», то есть в такой ячейке можно хранить как текстовые, так и числовые данные, при этом данные сами определят тип данных и примут нужное расположение (текстовые выравниваются к левому краю ячейки, а числовые к правому). Также формат можно поменять вручную в разделе «Число» на вкладке «Главная» (рис. 42).

Рис. 42 – Excel, Вкладка «Главная»

Разделы «Буфер обмена» и «Шрифт» во всех программах «Office» не изменяется. Раздел «Выравнивание» позволяет настроить расположение текстовых данных. В разделе «Стили» можно настроить внешний вид определённых ячеек. В разделе «Ячейки» можно вставить или удалить ячейки. Раздел «Редактирование» позволяет отсортировать ячейки, выполнить различные операции с данными, например найти среднее арифметическое, выполнить автозаполнение, а также очистить ячейки от данных или форматирования.

Вкладка «Вставка» , в отличии от аналогичной вкладки в «Word», описанной в §3.2, обзавелась разделами для добавления диаграмм (рис. 43).

Рис. 43 – Excel, Вкладка «Вставка»

Раздел «Таблицы» создаёт таблицы на основе данных выделенных ячеек. Раздел «Диаграммы» позволяет добавить диаграмму на основе данных таблицы. Раздел «Спарклайны» позволяет добавить в ячейку миниатюрную диаграмму. Раздел «Фильтр» может настроить отображение данных в таблице, создав дополнительный фильтр.

Вкладка «Разметка страницы» так же, как и вкладка «Вставка» не отличается, кроме нескольких нюансов (рис. 44).

Рис. 44 – Excel, Вкладка «Разметка страницы»

Раздел «Вписать» настраивает параметры печати страниц.

Инструменты вкладки «Формулы» позволяют работать со сложными вычислениями (рис. 45).

Рис. 45 – Excel, Вкладка «Формулы»

Раздел «Библиотека функций» позволяет вставить функцию для вычислений. Раздел «Определённые имена» создает библиотеку данных для быстрого использования в формулах. Раздел «Зависимости формул» отображает используемые ячейки в вычислениях. Раздел «Вычисления» позволяет контролировать ход выполнения вычислений.

При вычислениях в «Excel» можно вводить не только данные, но и ссылаться на ячейки, в которых хранится информация. Формулы вычислений можно копировать в другую ячейку, но при этом ссылка на ячейку будет изменена на ячейку в соответствии со сдвигом – такая ссылка называется относительной. Для того чтобы зафиксировать адрес ячейки, нужно поставить перед именем столбца или номером строки знак “$” – такая ссылка называется абсолютная.

Вкладка «Данные» позволяет добавить информацию из других источников (рис. 46).

Рис. 46 – Excel, Вкладка «Данные»

Раздел «Получение внешних данных» позволяет импортировать данные в книгу со стороннего источника. Раздел «Подключения» отображает внешние источники. Раздел «Сортировка и фильтр» позволяет быстро отсортировать содержимое ячеек. Инструменты «Работа с данными» позволяют выполнить различные операции с данными, например разбить текст на столбцы. Раздел «Структура» позволяет объединять столбцы и строки в группы.

Вкладки «Рецензирование» и «Вид» отличий от вкладок в «Word» не имеют (рис. 47).

Рис. 47 – Excel, Вкладки «Рецензирование» (сверху) и «Вид» (снизу)

§3.4 – PowerPoint

«PowerPoint» – программа для создания компьютерных презентаций (рис. 48).

Рис. 48 – Окно «PowerPoint»

Презентации состоят из слайдов, на которых хранится информация. Список слайдов отображается в левой части экрана программы. Создать новый слайд можно в разделе «Слайды» на вкладке «Главная» (рис. 49).

Рис. 49 – PowerPoint, Вкладка «Главная»

В разделе «Рисование» можно добавить на слайд простые фигуры, настроить порядок отображения элементов и выбрать внешний вид текста. Других отличий от других программ офисного пакета нет.

Вкладка «Вставка» также не отличается изменениями, кроме разделов «Ссылки» и «Мультимедиа» (рис. 50).

Рис. 50 – PowerPoint, Вкладка «Вставка»

В разделе «Ссылки» можно добавить действие на нажатие по объекту, например смена слайда. В разделе «Мультимедиа» в презентацию можно добавить видео или звук.

Вкладка «Дизайн» отвечает за внешний вид презентации (рис. 51).

Рис. 51 – PowerPoint, Вкладка «Дизайн»

В разделе «Параметры страницы» изменяются настройки слайда. Раздел «Темы» настраивает дизайн, цвета, шрифты и эффекты презентации. В разделе «Фон» можно поменять настройки фонового рисунка или отключить его.

При помощи вкладки «Переходы» настраиваются эффекты переключения между слайдами (рис. 52).

Рис. 52 – PowerPoint, Вкладка «Переходы»