Файл: Программное обеспечение управления проектами.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования. В нынешней России уровень кризисной неопределенности с ее многочисленными рисками и угрозами достигает высокого уровня, экономические проблемы стоят довольно остро. Страна в очередной раз столкнулась с серьезными экономическими вызовами и все возрастающим числом банкротств среди компаний.

В таких условиях важной задачей для предприятий является возможность максимально снизить свои затраты, минимизировать риски и повысить конкурентоспособность на рынке. Это возможно осуществить в том числе за счет совершенствования управления осуществляемой проектной деятельностью: грамотный проектный менеджмент способен снизить расходы компании на проектное управление, повысить эффективность выполнения работ и соблюдение сроков реализации проектов, снизить риски и минимизировать выход за рамки утвержденного бюджета.

В таких условиях возрастает важность эффективного проектного менеджмента, немаловажным элементом которого является работа с программным обеспечением, предусмотренным для планирования задач, распределения ресурсов и коммуникации при управлении крупными проектами. Использование правильно подобранных информационных технологий при управлении проектами способно сэкономить время менеджера, облегчить работу с большими объемами информации и увеличить эффективность всего проектного менеджмента на предприятии. Однако для того чтобы выбрать программный продукт, соответствующий стоящим перед компанией задачам, необходимо подробно изучить особенности использования информационных технологий при управлении проектами.

Исходя из вышеизложенного, тема данной курсовой работы представляется актуальной.

Целью курсовой работы изучение программного обеспечения управлении проектами. Для реализации указанной цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

• раскрыть понятие и значение информационной системы управления проектами;
• описать особенности и виды программного обеспечения управления
  проектами;
• дать общую характеристику компании «Читай-город»;
• провести оценку внедрения программного обеспечения управления проектами в компании «Читай-город»;
• дать рекомендации по совершенствованию использования программного обеспечения управления проектами в компании «Читай-город».

Объект исследования – управление проектами. Предметом исследования является программное обеспечение управлении проектами.

---

Теоретической и методологической основой исследования послужили положения и гипотезы, изложенные в работах зарубежных и отечественных ученых в области упралвения проектами: Ю.И. Попов, О.А. Яковенко, И.И. Мазур, В.Д. Шапиро и др. Труды указанных авторов заслуживают внимания и представляются надежными источниками информации, поскольку являются результатом многолетней работы экспертов и преподавателей ведущих вузов в России, имеющих ученую степень и успешно издающих собственные учебные пособия, одобренные Министерством образования и науки РФ.

Теоретическая и практическая значимость результатов исследования обусловлена необходимостью совершенствования применения информационных технологий при управлении проектами. Основные теоретические положения и выводы, содержащиеся в работе, вносят определенный вклад в теорию применения информационных технологий при управлении проектами и могут быть использованы для дальнейшего изучения вопросов, связанных с их применением. Выявленные достоинства и недостатки информационных технологий, рассмотренных в процессе исследования, послужат отправной точкой в применении в управлении проектами данных информационных технологий и развития обучаемости персонала проектов работе с данными информационными технологиями.

Методы исследования. В ходе исследования применялся диалектический метод познания, использовались методы дедукции и индукции, методы классификации, обобщения, сравнения, методы анализа и синтеза.

1. Теоретические аспекты программного обеспечения управления проектами

1.1. Понятие и значение информационной системы управления проектами

В настоящий момент проект как экономическая категория не имеет однозначного определения. Так, стандарт PMBOK называет проектом «временное усилие (действие), предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов» [2]. Раскрывая подробнее сущность проекта, Ю.И. Попов и О.В. Яковенко дают более развернутое определение, трактуя проект как некоторое предприятие с изначально установленными целями, достижение которых определяет завершение проекта; или же проектом может быть отдельное предприятие с определенными целями, часто включающими требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов [20].

---

В свою очередь, отечественный стандарт ГОСТ Р 54869–2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» определяет проект как «комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений» [1]. Обобщая рассмотренные определения, можно сказать, что проект – это некий уникальный, инновационный замысел, реализация которого ограничена по срокам и бюджету.

Существенно повысить производительность в управлении проектами позволяют разработки в сфере современных информационных технологий (ΙТ) и, в частности, в области программного обеспечения управления проектами [19].

ИСУП – это организационно-технологический комплекс методических, программных, технических и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом [14].

Функции ИСУП следующие [4]:

• осуществлять проектное управление на автоматизированном уровне;
• формировать общую картину проекта для цели принятия решений управленцами;
• уменьшить временя, затрачиваемое на коммуникации между участниками проекта;
• хранить проектную документацию.

Для поддерживания разнообразных управленческих функций применяется различное специализированное программное обеспечение (ПО). Специализированное ПО означает совокупность программ, которые непосредственно выполняюь последовательные задачи для решения функциональных задач управления [8].

Основные виды и примеры ПО, используемого для управления проектами, представлены на рисунке 1.

Основные программные продукты управления проектами, присутствующие в данный момент на рынке, можно классифицировать по уровню интегрированности [16]:

1. Многофункциональные, модульные системы профессионального уровня (к ним относятся Microsoft Office Project, Primavera, Open Plan Professional и др.);
2. Многофункциональные системы настольного уровня (Scitor Project Scheduler, CA Clarity 8);
3. Независимое ПО, которое обеспечивает поддержку отдельных функций УП (Project Risk Analysis, eRoom);

Рисунок 1 – Примеры основных видов ПО УП [23]

1. ПО, которое обеспечивает поддержку отдельных функций УП и работает в связке с многофункциональными системами (Schedule Insight, @RISK).

Таким образом, применение информационных технологий в управлении проектами является эффективным помощником, однако необходимо среди обширного разнообразия программных продуктов выбрать именно тот, который более всего отвечает задачам компании.

---

1.2. Особенности и виды программного обеспечения управления проектами

Проведем обзор нескольких современных и известных в России программных продуктов для управления проектами.

1. Microsoft Office Project.

Является простой, гибкой программой календарного планирования и УП. Отличается функциональной простотой и широким кругом возможностей для организации совместной работы в рамках УП.

ПО встроено в Microsoft Office, что делает легче её координацию с какими-либо другими компонентами. Предлагаемые ею функции не очень широк, в отличие от наиболее мощных программ такого назначения, однако это компенсируется ее важными характеристиками [23]:

• • способна выполнять различные операции с другими утилитами в семействе Microsoft Office;
  • имеется общий язык VBA для всего ПО данного семейства;
  • простотое освоение программы в короткие сроки для среднестатистического менеджера;
  • предлагаются расширенные возможности для коллективного управления проектной деятельностью;
  • мощность и разнообразие средств управления интерфейсом пользователя ПО;
  • приемлемость цены;
  • в наличии грамотная служба поддержки.

В связи с указанным Microsoft Project является самой распространенной программой в сфере УП.

2. Oracle Primavera.

Семейство продуктов Primavera составляет ПО, дающее возможность автоматизировать процессы УП как на уровне конкретных проектов, так и на уровне всего предприятия. ПО имеет ряд достоинств [15]:

• отображение действительной картины происходящего в проекте в реальном времени, что позволяет всем отслеживать текущее положение дел;
• жесткое регулирование действий внутри проекта, позволяющее
• предотвратить отклонение от намеченных задач;
• понимание общности поставленных целей проекта;
• появление средств анализа чувствительности и поддержки принятия решений, которые помогают выбрать наиболее выгодный проект, способный принести наибольшую прибыль на инвестированный капитал.

ПО Primavera создает среду коммуникаций для всех участников проектов. Работая в ней, участники имеют доступ к информации по тем из них, в которых они задействованы независимо от выполняемой роли: исполнителя, ответственного или руководителя [23].

3. Jira.

Это коммерческая система отслеживания ошибок, предназначенная для организации взаимодействия с пользователями и также используемая для управления проектами.

---

Имеет ряд полезных возможностей:

• создание пользовательских историй и задач, планирование спринтов;
• создание отчетов и возможность опираться на визуальные данные, доступные членам команды в реальном времени;
• каждая команда создает ПО по-своему: можно использовать стандартный процесс или создать свой собственный, подходящий конкретной команде;
• интеграция с другими инструментами: возможность оптимизировать процесс с помощью множества других инструментов для разработки.

4. Мегаплан.

Мегаплан – это отечественная система управления бизнесом, внесенная в государственный реестр российского ПО. Мегаплан подходит для малых и средних компаний различной специфики. Характеризуется следующими качествами:

• лаконичный интерфейс;
• гибкие настройки;
• минимум времени для старта;
• удобное совмещение Task и CRM;
• возможность использовать бесплатную пробную версию.

5. Простой бизнес.

Российская разработка, основные функции:

• ведение клиентской базы;
• управление проектами и задачами: файлы по проекту, учет рабочего времени, диаграмма Гантта, календарь.
• управление персоналом: контроль выполнения задач, назначение дел, база знаний, запись звонков, статистика по каждому сотруднику.
• документооборот и др.

Следует отметить, что данное ПО реализуется по выгодным ценам, а также предоставляется возможность пользоваться бесплатным тарифом при числе сотрудников, не превышающем 5 человек.

6. 1С: Предприятие 8. Управление проектной организацией.

Этот программный продукт используется для поддержки проектного и процессного управления в проектно-ориентированных организациях, а также для любых других предприятий, применяющих проектное управление в своей деятельности.

При разработке программы учитывались методологии основных стандартов управления проектами и портфелями проектов, а также практический опыт автоматизации отечественных проектно-ориентированных компаний.

В конфигурацию входят такие важные подсистемы, как [11]:

• Управление портфелями проектов и программами проектов;
• Проектное управление трудовыми и материальными ресурсами предприятия;
• Управление жизненным циклом, содержанием и расписанием проекта;
• Управление финансами проектов;
• Управление знаниями;
• Управление отношениями с заказчиками, поставщиками и подрядчиками и др.

Немаловажным аспектом является возможность интеграции с другим ПО. Конфигурация «Управления проектной организацией» поддерживает широкую интеграцию практически с любыми внешними программами (к примеру, технологическая подготовка производства, системы «банк-клиент») и оборудованием (например, КМП и складские терминалы сбора данных). Для получения представления о программном продукте предусмотрена возможность онлайн-демонстрации, то есть самостоятельного ознакомления с возможностями ПО, используя удаленный доступ через Интернет [5].

---