Файл: Функции менеджмента (Финансовый менеджмент).pdf

Планирование – это прежде всего процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность.

В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком – планированием является составление специальных документов – планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления решений принятых.

Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами.

Что касается рассматриваемого нами предприятия, то на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах.

Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Пла­ни­ро­ва­ние рос­та при­бы­ли.

2. Пла­ни­ро­ва­ние из­дер­жек пред­при­ятия, и, как след­ст­вие, их у­мень­шение.

3. Уве­ли­че­ние до­ли рын­ка, уве­ли­че­ние до­ли про­даж.

4. Улуч­ше­ние по­ли­ти­ки со­ци­аль­ной фир­мы.

Структурная схема планирования на предприятии представлена на нижепредставленном рис. 3.

Саль­до до­ход­ной и рас­ход­ной час­тей всех пла­нов вклю­ча­ет­ся в бюд­жет, то есть в план рас­хо­дов и до­хо­дов, по­сколь­ку ори­ен­ти­ром яв­ля­ет­ся со­хра­не­ние ли­к­вид­но­сти - пла­те­же­спо­соб­но­сти пред­при­ятия.

Обыч­но от­дель­ные пла­ны со­став­ля­ют­ся толь­ко по ко­ли­че­ст­вен­ным по­ка­за­те­лям и лишь по­сле их взаи­мо­увяз­ки про­из­во­дит­ся рас­чет де­неж­ных(финансовых) по­ка­за­те­лей.

пла­ни­ро­ва­ние дол­го­сроч­ное

отсутствует

пла­ни­ро­ва­ние крат­ко­сроч­ное

План

то­ва­ро-

обо­ро­та

План План План дви­же­ния План по Сме­та

по по за­па­сов открытию рас­хо­дов

закупкам труду продукции новых точек

План мероприятий

рекламных

Сме­ты рас­хо­дов

Планы доходов

Орди- Неорди-

нарных нарных

План по реализации прибыли

Сметы расходов

Орди- Неорди-

нарных нарных

Кредитный План кап.

план вложений

План ис­сле­дов.

и раз­ра­бо­ток

Крат­ко­сроч­ный По­сто­ян­ная Крат­ко­сроч­ный

фи­нан­со­вый план фи­нан­со­вая фи­нан­со­вый план

(до­хо­ды) увяз­ка (рас­хо­ды)

Рис. 3. Структурная схема планирования на предприятии ООО «Спектр»

В разработке планов принимает участие весь состав руководящий ООО «Спектр»: директор генеральный, начальник отдела кадров, директор коммерческий, главный бухгалтер. Особое внимание обращает на себя тот факт, что в ООО «Спектр» отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием планирования стратегического, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 – 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

Чтобы планы были реализованы руководство должно найти способ эффективный сочетания планов, т. е. с результатом оптимальным.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима организационная структура соответствующая целям и задачам, грамотно построенная. Если рассматривать структуру организационную ООО «Спектр», то ее можно представить ее следующим образом: (см. нижеприведенный рис 4.)

Генеральный директор

Начальник отдела кадров

Главный бухгалтер

Коммерческий директор

Начальник охраны

Зам. Коммерч. директора

Отдел снабжения

Отдел охраны

Бухгалтерия

Отдел кадров

Магазины (зав. Магазинами)

Склады (зав. Складами)

Рис. 4. Организационная структура управления ООО «Спектр»

Как показывает схема данная, структура организационная ООО «Спектр» построена по типу линейно-функциональному.

У начальника охраны находятся в подчинении лица, охраняющие складские помещения и непосредственно магазины в количестве семи человек.

Директор коммерческий ООО «Спектр» занимается вопросами снабжения и сбыта, координации деятельности работы магазинов. У него в подчинении находятся начальник отдела снабжения, занимающийся непосредственно закупкой товаров, а также заместитель, обязанностями которого является магазинами управлять через заведующих магазинов и складами через заведующих складов. Заведующие магазинов и складов ООО «Спектр» занимаются вопросами текущими деятельности своих подразделений структурных. Помимо этого, в обязанности директора коммерческого входит отслеживание изменения тенденций на рынке, поиск новых товаров, пользующихся спросом повышенным, поиск новых ниш на рынке в целях расширения сферы деятельности, а также отслеживание действий конкурентов. Данные функции, как известно, выполняют отделы маркетинга ООО «Спектр», существующие на более предприятиях крупных, однако за неимением такового они возложены частично на весь руководящий персонал и на директора коммерческого в большей степени.

Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными справочниками, положениями об отделах и подразделениях структурных, инструкциями должностными и рабочими.

Анализируя функции работников службы коммерческой ООО «Спектр», можно сделать вывод, что разделение функциональное труда соответствует обязанностям должностным указанных исполнителей.

Среди отделов службы коммерческой ООО «Спектр» присутствуют связи функциональные (происходит обмен информацией между работниками отделов, составляется документальная отчетность и доводится до специалистов отделов), а также линейная связь (зам. директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной отчетности).

Вопросами управления персоналом ООО «Спектр»занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.

На данном предприятии реализуются следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, составление плана потребности в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений. Такие функции, как профессиональное обучении, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д. в ООО «Спектр» не реализуются, что несомненно влияет на эффективность экономическую работы его.

Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с бухгалтером главным занимается вопросами финансовыми деятельности ООО «Спектр», в том числе и составлением финансовых текущих планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два бухгалтера.

Таким образом, структура организационная ООО «Спектр»в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая система линейно-функциональная имеет ряд недостатков:

- Структура негибкая организации;

-Четко определенные задачи для всех подразделений структурных;

-Власть проистекает из уровней иерархических в организации;

- Система иерархическая контроля;

- Тип коммуникаций командный, идущий сверху вниз;

-Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации.

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет лучшего желать. Также упущением существенным руководства является отсутствие отдела маркетинга, просто необходимого в условиях рыночных, особенно для организаций, желающих расширять масштабы деятельности своей.

Мотивация.

В продолжение разговора о недостаточности внимания руководства к вопросам управления персоналом ООО «Спектр» коснемся вопросов мотивации.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация ООО «Спектр», когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения целей личных или целей организации.

Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала могут быть как материальными, так и нематериальными.

Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует обратить на организацию заработной платы.

На предприятии данном ООО «Спектр»организация заработной платы имеет относительно характер упрощенный.

Рядовые работники (продавцы магазинов, работники складов, младший персонал обслуживающий (технички, грузчики), охрана имеют строго фиксированный оклад, не зависящий от их личного вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам работы всего в целом предприятия. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.

Заведующие магазинов ООО «Спектр» также имеют оклад фиксированный + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам деятельности предприятия всего.

Руководители служб (коммерческий директор и его заместитель, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны) помимо должностного оклада имеют от прибыли процент.

Таким образом, непосредственно заинтересованными материально в улучшении показателей работы ООО «Спектр» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы недостаточна явно.

Экономическая ответственность работников ООО «Спектр» реализуется путем прямого уменьшения платы заработной виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий в работе за упущения.

Что касается форм нематериальных мотивации, то здесь ситуация складывается еще более плачевная. Единственным проявлением данных форм является вынесение персоналу ООО «Спектр» благодарности за результаты достигнутые (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по критериям тем же).

Таким образом, мотивация, как функция управления, на данном предприятии выражена слабо, что выражается прежде всего в текучести высокой. Это несомненно оказывает самое отрицательное воздействие на результаты работы ООО «Спектр».

Контроль и анализ

Анализ и контроль являются настолько функциями взаимосвязанными управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, целесообразным я считаю рассмотреть их в комплексе, так как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы ООО «Спектр», анализ использования имеющихся ресурсов и разработка планов последующих на основе анализа данного.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут серьезными слишком, и может также использоваться для успешной стимулирования деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически результатов достигнутых и проведения корректировок в том случае, если результаты достигнутые существенно отличаются от стандартов установленных.

Осуществление функции контроля опирается в очередь первую на организацию системы учета и отчетности, включающей показатели финансовые и производственные деятельности и проведение анализа их.

В ООО «Спектр»используют две формы контроля: финансовый (как основа общего контроля управленческого) иадминистративный.

Финансовый контроль реализуется на основании сопоставления с финансовым планом предприятия достигнутых результатов, он осуществляется путем получения от подразделения хо­зяйственного каждого отчетности финансовой по экономическим важнейшим показателям деятельности по формам стандартным, принятым в ООО «Спектр».

Административный контроль ООО «Спектр» осуществляется за соответствием результатов хозяйственных показателям, запланированным в бюджете текущем; производится сравнение объема продаж фактических и планируемых; анализируются изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по продуктам отдельным и сегментам рынка. Рассмотренные функции выше планирования и организации помогают в осуществлении контроля предварительного. Основными средствами осуществления контроля предварительного является реализация правил определенных, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления контроля предварительного используются в ООО «Спектр» инструкции должностные, положения о подразделениях структурных, правила распорядка трудового и т.п. В ООО «Спектр» контроль предварительный используется в трех областях ключевых - по отношению к ресурсам человеческим, материальным и финансовым. Контроль предварительный в области ресурсов человеческих достигается за счет тщательного анализа тех знаний и навыков деловых и профессиональных, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей тех или иных и отбора людей наиболее подготовленных и квалифицированных.