Файл: Повышение эффективности принятия управленческих решений.pdf

- контроль за бюджетной инвестиционной политикой города;

- организация конкурсного распределения муниципального заказа;

- подготовка и контроль реализации договоров на программные, проектные, строительные, эксплуатационные, ремонтные и прочие виды работ, проводимые за счет денег бюджета города;

- реализация функций заказчика по строительным объектам муниципального заказа;

- проведение регистрации юридических лиц в городе;

- реализация лицензирования физических и юридических лиц по предмету работы Комитета;

- контроль за реализацией и подготовка предложений к проекту городского бюджета по воплощению социально-технических нормативов жизнеобеспечения города в рамках работы Комитета;

- подготовка предложений к проекту городского бюджета по предмету работы Комитета;

- реализация прочих функций и проведения прочей работы, которая  не запрещена действующими законами, которые нужны для реализации задач работы Комитета.

2.2 Процесс и проблемы принятия управленческих решений в Администрации

В аппарате администрации Комитета было проведено тестирование главы образования и его заместителя по общим вопросам по тесту «Ваш стиль управления». На тот же самый тест отвечали подчиненные.

В итоге проведенного тестирования получены такие результаты.

И мэр города, и его заместитель по вопросам управления недвижимостью дали одно и то же число баллов по всем стилям управления, так, к примеру, ясно, что по большей части стиль управления - демократический. Результаты тестирования указаны на рис. 5, рис. 6.

Рисунок 5 - Стиль управления управляющего состава в администрации ГО

Рисунок 6 - Стиль управления, выбранный сотрудниками в администрации ГО

То есть, сформировавшийся стиль руководства в аппарате администрации ГО - демократический. Глава района и его заместители по общим вопросам показывают устойчивое желание помогать реализовывать интересы персонала, демонстрируют заботу о своих сотрудниках, доверяют заместителям и рады за их инициативу, реагируют на критику и опираются на актив. У них есть свойство убеждать и пояснять приказы, соединять поощрение и принуждение, они применяют просьбы и прислушиваются к предложениям подчинённых, совершенствуют коллективное мнение.

---

Рисунок 7 - Оптимальный стиль управления

Этот стиль руководства - оптимален для администрации Центрального района ГО. Он формирует более положительный психологический климат.

Демократический (коллегиальный) стиль руководства используется при принятии решений, меняющие внутреннее и внешнее устройство, корректируют работу системы управления в общем.

Для выявления проблем реализуют SWOT-анализ – находят сильные и слабые стороны, возможности и угроз (табл. 2).

Таблица 2 - SWOT-анализ администрации ГО

Сильные стороны	Слабые стороны
- высокая квалификация и качественное образование работников администрации; - есть система профессионального обучения и роста квалификации.	- низкая связь между отделам влечет медленное, некачественное выполнение большинства полномочий; - нет в администрации молодых специалистов.
Возможности	Угрозы
- вынесение более качественных решений; - вынесение решения в очень сжатые сроки; - совершенствование инфраструктуры привлекает новых молодых специалистов, с качественным и более новаторским подходом в сфере управления.	- нехватка кадров

Ключевая причина появления проблем кроется, если при вынесении решений применяется неформальный подход, который опирается на интуицию, личный опыт руководителя, что не гарантирует грамотность управленческого решения и уменьшает качество принимаемых решений. К тому же есть такие сложности:

- некомпетентность персонала во большинстве вопросах управления;

- малый объем полномочий и средств, которые выделены местному уровню управления, что влияет в общем на деятельность администрации.

- низкое качество связи между отделами, дефицит данных, отсутствие умения оперативно реагировать на правки в законах, и администрация не реализует всех своих функций.

Как вариант решения обнаруженных проблем можно предпринять такие шаги:

- улучшить структуру и функциональные обязанности;

- повысить уровень бюджета города, или оптимизировать его так, чтобы поддержать оптимальный уровень финансирования профессионального развития кадров, реализовать целенаправленное обучение кадров, также привлекать молодых специалистов, которые принимают и используют более новаторские методы в своей деятельности.

С помощью дерева целей получены такие варианты решения (рис. 8).

Выбор правильных моделей и методов для принятия управленческого решения

---

У персонала заинтересованность в использовании разработанных управленческих решений

Кадры администрации понимают методы и модели управленческих решениях в теории

Формирование условий для использования управленческих решений

Есть оптимизированные методики и способы

Цель перед работниками

Есть система мотивации и поощрения

Рисунок 8 - Дерево целей

С целью принять грамотное решение, надо:

- сформировать систему стандартов вынесения управленческого решения;

- нормативно закрепить и совершенствовать процедуру вынесения решений;

- сформировать оптимизированную методику;

- предоставить финансовое обеспечение профессионального развития;

- т.д.

Пришедшие в Администрацию федеральные законы, постановления Правительства РФ, постановления и распоряжения губернатора.

Оптимизация выбора моделей и методов управленческих решений главы администрации

Разработка стандартов принятия управленческого решения (выбор оптимальной модели для быстрого и качественного принятия решений)

Финансовое обеспечение профессионального развития кадров.

Отработка моделей принятия управленческих решений на тренингах

Составление оптимизированной методики

Нормативно закрепить и совершенствовать процедуру разработки решений

Вынесение решения в самые короткие сроки

Рисунок 9 - Дерево решений

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Контроль исполнения документов в установленный срок осуществляют специалисты общего отдела, которые ежемесячно сообщают Главе администрации о ходе выполнения контролируемых документов и причинах невыполнения в установленные сроки поручений (указаний) Главы администрации.

Общий отдел ведет учет взятых на контроль документов по исполнителям, срокам исполнения, обеспечивает своевременное получение материалов о выполнении контролируемых документов; ежемесячно, по состоянию на 1-е число наступившего месяца, представляет Главе администрации сводку о ходе выполнения документов, поставленных на контроль.

---

Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. В том случае, если в резолюции на документе Главой администрации указано «Прошу внести предложения», «Об исполнении информировать» – эти документы по докладу заместителя главы администрации (в соответствии с распределением обязанностей) снимаются с контроля Главой администрации.

2.3 Мероприятия по совершенствованию принятия управленческих решений в Администрации ГО

Система контроля исполнения документов, в которых содержатся государственно-управленческие решения, может включать:

- автоматизированный учет;

- проверку исполнения на местах, анализ оперативной деятельности подразделений;

- выработку рекомендаций и принятие мер для устранения причин, снижающих эффективность управления, и др.

Цель такого контроля – содействие своевременному и качественному исполнению решений, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки управленческой деятельности государственного аппарата, госорганов, структурных подразделений, конкретных госслужащих.

Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах.

Сравним некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения задач делопроизводства (Приложение 1).

Для Администрации ГО подходит Автоматизированная система электронного документооборота «ДЕЛО». Рассмотрим ее подробнее.

Система «ДЕЛО» разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

---

Преимущества системы:

Для руководителей различных уровней:

- быстрый поиск документов;

- отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

- эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

- сокращение сроков подготовки и согласования документов;

- удобная работа над проектами документов;

- получение сводных отчетов и журналов;

- возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

- быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

- отслеживание хода исполнения резолюций;

- удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и их проектов;

- журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

- формирование отчетности.

Система «ДЕЛО», масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест. Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами» и ISO/IEC 17799:2000 «Информационные технологии –

Рассмотрим преимущества автоматизированной технологии делопроизводства (таблица 3).

Таблица 3 - Сравнение автоматизированной и неавтоматизированной технологий контроля

Не автоматизированная технология	Автоматизированная технология
ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, электронная почта)	автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
ручная печать регистрационно-контрольных карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	автоматическая печать регистрационно-контрольных карточек, формирование сводок, справок и реестров, отчетов
ручное перемещение проекта документа в процессе согласования и утверждения	автоматизированная пересылка проекта между согласующими и утверждающими должностными лицами по заранее заданному маршруту
размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям	автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и карточек по компьютерной сети, возможность удаленного доступа к документам через Internet
ручная регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу	автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
ручной поиск документов по нескольким картотекам	автоматизированный сквозной поиск документов, проектов документов и поручений по значению отдельных реквизитов и их произвольному сочетанию по всем картотекам с учетом прав доступа
сбор сведений об исполнении поручений в разрозненных картотеках различных подразделений и отчетах исполнителей	получение информации о состоянии работы по исполнению поручений «в режиме реального времени», автоматическое формирование напоминаний для исполнителей и сводок об исполнении
почтовая и курьерская отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения с ручным составлением соответствующих реестров	автоматизация функций оформления рассылки, отправка документов и резолюций в филиалы и другие учреждения посредством электронной почты с защитой их средствами криптографии

---