Файл: Организация коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «Торговый дом «Сервис»).pdf

Главная цель таких договорных условий, которые необходимо отличать от "форс-мажорных" оговорок, - это создание механизма взаимных консультаций, передачи вопроса на рассмотрение третьему лицу и т.п., помогающего сторонам восстановить экономический баланс их интересов, отраженный в заключенном договоре, при определенных непредвиденных событиях.

1.3 Виды контрагентов

Своевременное и качественное выполнение заказов покупателей обеспечивает предприятию лидирующее положение на конкурентном рынке предложения товаров и услуг. Подсистема «Управление заказами покупателей», входящая в состав конфигурации, позволяет делать следующее:^[11]

• реализовать наиболее эффективную для предприятия стратегию обслуживания заказов покупателей в соответствии с выбранными схемами работы, используемыми на предприятии;
• оптимальным образом размещать заказы покупателей в заказах поставщикам и резервировать товары на складах;
• обеспечить соблюдение сроков поставки заказанных товаров;
• удовлетворять запросы как можно большего количества клиентов, избегая возникновения избыточных складских запасов.

Предусмотрены различные схемы выполнения заказа покупателя:

• отгрузка товара из свободного складского остатка;
• предварительное резервирование товара на складе с последующей отгрузкой;
• размещение заказа покупателя в ранее оформленных заказах поставщиков (товар будет автоматически зарезервирован под данный заказ покупателя в момент поступления товара от поставщика);
• «работа под заказ», то есть оформление заказа товара поставщику под конкретный заказ покупателя.

Рис.1.2. Схема выполнения заказа покупателя

Предусмотрен алгоритм автоматического резервирования и размещения, позволяющий оптимальным образом разместить заказ покупателя в заказах поставщикам и в свободном остатке товара на складах.

Конфигурация содержит средства контроля за состоянием работы пo выполнению заказов покупателей.

Для анализа текущего состояния заказов предназначен отчет «Анализ заказов».

В конфигурации имеется возможность оперативного расчета прибыльности заказа покупателя. Данная возможность поможет менеджеру прямо в процессе оформления заказа получать оперативную информацию о планируемой наценке (прибыльности) пo каждой номенклатурной позиции и в целом пo документу. Это поможет исключить те ситуации, когда вследствие скидок цена товара снижается ниже предельно допустимой величины.

Для сравнения плановой себестоимости и плановой прибыли с оплаченными продажами компании предназначен отчет «Продажи пo оплате за период». В качестве одного из показателей отчета можно использовать плановую себестоимость. При этом рассчитается плановая прибыль как разница между реальной ценой продажи и плановой себестоимостью с учетом суммы затрат.

Подсистема управления отношениями с клиентами обеспечивает сбор и упорядочивание больших объемов информации.

Рис.1.3. Подсистема управления отношениями с клиентами

Используется следующая контактная информация о контрагентах:

• адреса,
• телефоны,
• адреса электронной почты,
• местные телефоны,
• произвольные сведения.

В информационную базу может быть введена информация о нескольких контактных лицах, представляющих интересы контрагента.

Предусматривается регистрация всех контактов с контрагентом, как планируемых, так и произошедших.

В записях  о контактах указываются следующие сведения: сам контрагент, контактное лицо со стороны контрагента, пользователь, ответственный за контакт со стороны предприятия, суть переговоров, затраченное время. Регистрируется информация как поступающая от самих клиентов (входящая информация), так и информация, инициируемая пользователем (исходящая информация).

Сводную информацию о контактах можно просмотреть в окне общего списка, а детальную информацию о конкретном контакте удобно просматривать в отдельном окне.

В конфигурации предусмотрено оповещение пo запланированным контактам и другим событиям. В заранее указанное время подсистема автоматически посылает напоминание пользователю, указанному в качестве ответственного за контакт. 

Электронное письмо клиенту может быть отправлено прямо из конфигурации. Подсистема управления отношения с клиентами использует собственную электронную почту системы или внешнюю почтовую программу. Электронная переписка с клиентом может сохраняться прямо в информационной базе. 

Накапливаемая информация доступна для анализа с целью оценки результативности контактов.

Подсистема управления отношениями с клиентами не только хранит информацию об адресах электронной почты клиентов, но и непосредственно обеспечивает общение с клиентами с помощью электронной почты.

Электронное общение с клиентами организовано максимально удобно. Так, пользователь, получивший напоминание о ранее запланированном контакте с клиентом, может двумя-тремя щелчками мыши открыть окно электронного письма встроенной интернет-почты конфигурации или почтовой программы, установленной на компьютере пользователя. Причем в письме уже будет подставлен электронный адрес клиента, а также будет заполнено поле «Содержание (Subject)» на основании информации, известной подсистеме. Пользователь может изменить подставленные данные на свой вкус.

Пользователь может вести электронную переписку с клиентами непосредственно в почтовой программе, установленной на его компьютере. Это может быть менее удобно, чем использование встроенной электронной почты конфигурации, но на этот случай предусмотрен обмен контактной информацией между информационной базой конфигурации и почтовой программой. Такой обмен избавляет пользователя от необходимости дублировать данные о контактах в двух программах.

Договорная работа с контрагентами пронизывает всю хозяйственную деятельность предприятия. В работе с контрагентами задействованы подразделения, занимающиеся управлением финансами, приобретением товарно-материальных ценностей, реализацией готовой продукции, маркетингом и др.

Важнейшую часть работы с контрагентами составляет функция управления взаиморасчетами. Для выполнения этой функции в конфигурацию включена специальная подсистема. Подсистема взаиморасчетов с контрагентами охватывает полный цикл операций пo взаимодействию с деловыми партнерами от момента возникновения обязательств пo договорам до их выполнения. Реализуемая с помощью подсистемы управления взаиморасчетами гибкая кредитная политика позволяет повысить привлекательность предприятия для клиентов и его конкурентоспособность на рынке.

Подсистема управления взаиморасчетами может использоваться в финансовых, снабженческих и сбытовых структурах предприятия, позволяя оптимизировать финансовые и материальные потоки.

Рис.1.4. Подсистема управления взаиморасчетами

Использование подсистемы позволяет анализировать изменение задолженности во времени, оперируя двумя видами задолженности — фактической и прогнозируемой (отложенной). Фактическая задолженность связана с операциями расчета и моментами передачи прав собственности. Отложенная задолженность возникает при отражении в системе таких событий, как заказ на поставку или передачу на комиссию товарно-материальных ценностей, заявка на получение денежных средств, плановое поступление денежных средств.

 Подсистема поддерживает методики учета задолженностей в различных разрезах: пo договорам, сделкам, отдельным хозяйственным операциям.

Подсистема управления взаиморасчетами с контрагентами взаимодействует с подсистемой управления отношениями с клиентами (CRM) путем использования общих данных и другими способами. Подсистемы различаются своей нацеленностью: если подсистема управления взаимоотношениями с контрагентами предназначена для решения экономических задач и оперативного управления материальными и денежными ресурсами, то подсистема CRM обеспечивает удобное взаимодействие с представителями контрагентов, решение стратегических задач эффективного выживания предприятия на конкурентном рынке.

2. Анализ технологий взаимодействия предприятия с государственными органами и контрагентами по электронным каналам связи

2.1 Краткая экономическая характеристика ООО «Торговый дом «Сервис»

Общество с ограниченной ответственностью «Торговый дом «Сервис» является предприятием с частной формой собственности.

Общество учреждено в 2000 году. Основными видами деятельности организации являются: оптовая торговля писчебумажными и канцелярскими товарами, строительными материалами, а также прочая оптовая торговля.

Целью деятельности торговой организации является удовлетворение спроса потребителей на строительные материалы, мебель, канцтовары и бытовую химию.

Приведенные в таблице 2.1 показатели позволяют охарактеризовать ООО «Торговый дом «Сервис» как достаточно автономное предприятие, имеющее положительную динамику значений коэффициента автономии с 2003 по 2004 год. Однако в 2005 и 2006 годы отмечено его снижение. В 2007 году показатель свидетельствует, что торговое предприятие имело не более 40% собственных средств для формирования имущества.

Значение коэффициентов ликвидности свидетельствует о недостаточном количестве мобильных активов организации для выполнения своих обязательств перед кредиторами.

Также являются негативными показатели, характеризующие финансовую устойчивость ООО «Торговый дом «Сервис», размер которых не достигал нормативного значения на протяжении всех исследуемых пяти лет, хотя и были близки к рекомендуемым.

Таблица 2.1

Анализ финансового состояния ООО «Торговый дом «Сервис» за 2005-2007 гг.

Таблица 2.2

Анализ деловой активности ООО «Торговый дом «Сервис» за 2005-2007 гг.

Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами показывает, что их у предприятия достаточно. Наименьшее его значение отмечено в 2007 году, наибольшее − в 2006. В 2006 году отмечен его рост, но в 2007 году − снова снижение.

Несмотря на то, что собственных средств у предприятия достаточно (о чем свидетельствовал коэффициент автономии), коэффициент маневренности не достигает нормативного уровня, а это значит, что текущие обязательства с 2005 по 2007 годы превышали оборотные активы.

Далее проанализируем деловую активность ООО «Торговый дом «Сервис» на основании данных, представленных в таблице 2.2.

Общий коэффициент финансовой активности предприятия имел наименьшее значение в 2005 г., наибольшее − в 2007 г. − 1,56.

Коэффициент оборачиваемости всего капитала свидетельствует, что наивысшей капиталоотдача была в 2005 году, затем постепенно снижалась и в 2007 году до 8,34, что является отрицательной тенденцией.

Анализ других показателей выявляет, что быстрее всего капитал ООО «Торговый дом «Сервис» оборачивался в 2005 году, затем наблюдалось его снижение к 2007 году более, чем в 2 раза.

Необходимо отметить, что коэффициент оборачиваемости кредиторской задолженности на протяжении 2005-2007 годов также снижался.

Все это свидетельствует об общем снижении деловой активности ООО «Торговый дом «Сервис».