Файл: Документирование и инвентаризация (на примере МАДОУ № 30)».pdf

Порядок работы сотрудника МАДОУ № 30 с внутренними документами такой же, как с входящими и исходящими.

Подлинники организационно-распорядительных документов, выданных руководителем детского сада в этом году, также хранятся у секретаря МАДОУ № 30. Также делопроизводителем производится изготовление копий опубликованных документов, рассылка и ознакомление заинтересованных лиц.

В процессе регистрации документов создаются базы данных, на основе которых можно вести информационно-справочную работу по документам детского сада. Документы хранятся в МАДОУ № 30 на персональном компьютере по принципу: один документ - один файл. Имена файлов не дублируются в каталоге. Периодически проводится аудит документов, что позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используются жесткие и лазерные диски.

Информационно-справочная работа ведется делопроизводителем.

Рисунок 11 – Условия, когда может выдаваться справка

Таким образом, выполняя процедуры приема, регистрации, контроля за исполнением документов, работник МАДОУ №30 руководствуется должностной инструкцией и федеральными нормативно-методическими документами.

В МАДОУ № 30 существует номенклатура дел, которая представляет собой список заголовков (имен) дел, инициированных в учреждении, с указанием сроков хранения, разработанных секретарем МАДОУ № 30 и утвержденных руководителем.

Номенклатура дел включает все дела МАДОУ № 30, регистрационные книги, справочные материалы. Только научно-технические документы и печатные СМИ не включены.

В каждом разделе номенклатуры оставлены номера резервных случаев (свободное пространство), которые могут быть использованы в будущем для ввода заголовков случаев, которые не были предусмотрены при его составлении.

Номенклатура дел является основой для составления списков дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения и основного бухгалтерского документа на бумажном носителе, а архив организации используется для регистрации случаев временного (до 10 лет включительно) хранения. Систематизация фиксированных в номенклатуре дел может быть использована при разработке схемы картотеки для оформленных документов.

Номенклатура дел МАДОУ № 30 на предстоящий календарный год составлена ​​в последнем квартале этого года. В конце каждого года он указывается делопроизводителем, утверждается руководителем МАДОУ №30 и вводится в действие 1 января следующего календарного года.

2.3. Инвентаризация МАДОУ № 30

По проведению инвентаризации имущества издается приказ по ДОУ, который подписывается руководителем ДОУ.

Рисунок 12 - Основные цели инвентаризации

Проверка фактического наличия имущества проводится с участием должностных лиц, материально-ответственных лиц, работников бухгалтерской службы. При проведении инвентаризации имущества учреждения инвентаризационная комиссия заполняет формы для формализации порядка и результатов инвентаризации.

Перед проверкой фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить самые последние документы о получении и расходах или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств на момент инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии утверждает все поступления и расходы, приложенные к регистрам (отчетам), с указанием «до того, как инвентаризация наступит на» (дату), которая должна послужить основой для определения остатков имущества к началу инвентаризации в соответствии с полномочиями. Ответственные лица выдают квитанции о том, что к началу инвентаризации все расходные и квитанционные документы на имущество были переданы в бухгалтерию, отражены в учетных регистрах или переданы комиссии, а также все ценности, которые поступили в их ответственность капитализируется, а выбывшие списываются как расходы.

Информация о фактическом наличии имущества должна быть занесена в учетные записи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и достоверность внесения в инвентаризационные данные фактических остатков основных средств, материально-производственных запасов и иного имущества, правильность и своевременность оформления инвентаризационных материалов.

Фактическое наличие имущества во время инвентаризации определяется обязательным расчетом, взвешиванием, измерением.

При инвентаризации основных средств комиссия проверяет объекты и вносит в инвентарь их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих местонахождение этих объектов в оперативном управлении дошкольного образовательного учреждения.

Объекты основных средств, которые находятся в эксплуатации и ранее классифицировались как объекты с низкой стоимостью, инвентаризируются по месту их нахождения и материально-ответственным лицам, на складе которых они находятся. Инвентаризация проводится путем изучения каждого предмета. В инвентаризации предметы вводятся по предметам в соответствии с принятой в бухгалтерском учете номенклатурой. Для основных средств, которые не пригодны для эксплуатации и не могут быть восстановлены, комиссия по инвентаризации составляет отдельную инвентарную ведомость с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, по которым эти объекты стали непригодными (порча, полный износ и т.д.).

Инвентаризация материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке ценностей в этой комнате. При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного ответственного с финансовой точки зрения, инвентаризация проводится последовательно в местах хранения. После проверки значений вход в комнату закрывается и комиссия переходит на работу в соседнюю комнату. Комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет фактическую доступность материальных запасов путем обязательного пересчета, перевешивания или переоценки. Не допускается внесение в опись данных об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц.

Предметы спецодежды, столовое и постельное белье, отправленные на стирку, должны быть внесены в инвентарный список на основании записи о загрязненном белье. Контейнер заносится в инвентарь по типу, назначению и качеству (новый, использованный, требующий ремонта и т.д.). Инвентаризационная комиссия составляет сертификат на списание поврежденных контейнеров с указанием причин повреждения.

Оприходование излишков основных средств, выявленная в ходе инвентаризации, отражается по рыночной стоимости принятой проводкой.

Рисунок 13 – Формы, которые оформляются при оприходовании объектов основных средств

В то же время в объект вводится инвентарная карточка для основных средств, формы которой на основании необходимых данных и показателей утверждаются муниципальным финансовым органом. Финансово-ответственное лицо, которому назначен этот объект, должно подписать его квитанцию ​​с указанием даты капитализации и включить ее в инвентаризацию основных средств. Учет библиотечных фондов, предметов мягкой техники и посуды ведется в Книге учета материальных ценностей.

Списание недостатков основных средств в результате стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций оформляется принятыми проводками по балансовой стоимости.

Списание основных средств из-за недостачи, возникшей в ходе инвентаризации, отнесенной на счет виновных, осуществляется по следующей схеме проводки: доход начисляется в связи с недостачей, хищением и т.п., Отнесенным на виновные стороны по рыночной стоимости; Стоимость объекта списывается с баланса.

Рисунок 14 - Первичные документы, которыми оформляется выбытие основных средств

Формы инвентаризации составляются для строгих форм отчетности. Акт о списании распространяется на списания строгих форм отчетности. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем дошкольного образовательного учреждения на основании отчета о различиях по результатам инвентаризации. Фактическая доступность форм документов строгой отчетности проверяется по типу формы с учетом начального и конечного номеров определенных форм, а также для каждого места хранения и лиц, несущих финансовую ответственность.

По результатам обзора руководитель организации издает порядок, в котором он отражается (рис. 15).

Рисунок 15 – Содержание приказа по результатам инвентаризации

По результатам проведенной инвентаризации имущества составляется ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, которая подписывается Председателем комиссии. Результаты инвентаризации имущества отражаются в акте, который передается на рассмотрение руководителя ДОУ.

3. Совершенствование деятельности МАДОУ № 30 в области документирования

При анализе организации системы делопроизводства в МАДОУ № 30 выяснилось, что в учреждении нет инструкции по делопроизводству. Для грамотного и правильного документирования информации необходима эффективная организация работы с документами, регламентация процессов обработки документов. Одним из основных нормативных документов в организации делопроизводства является инструкция по документации сопровождения управления (инструкция по делопроизводству), в которой устанавливаются правила оформления, составления документов и работы с ними. Поэтому инструкция по делопроизводству должна быть разработана для каждой организации, в том числе и для анализируемого учреждения.

Разработанная инструкция по оформлению документов будет способствовать улучшению оформления документов в МАДОУ, при этом будут выполняться следующие функции (рис. 16).

Рисунок 16 – Функции инструкции по делопроизводству

Разработка проекта инструкции по делопроизводству предполагает два этапа. Первый этап – аналитический (рис.17).

Рисунок 17 - Содержание аналитического этапа

На втором - проектном этапе осуществляется составление текста проекта документа, его согласование (редактирование при необходимости) и утверждение.

Инструкция по делопроизводству оформляется на общем бланке организации. Основными реквизитами являются: герб субъекта Российской Федерации, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, штамп об утверждении, заголовок к тексту, текст, подпись, утверждение визы и знакомство.

Текст инструкции по оформлению документов состоит из параграфов и подпунктов, последовательно заменяющих друг друга по значению, которые обозначены арабскими цифрами через точку. Таблицы, схемы и другие иллюстративные материалы оформляются в виде приложений к инструкциям.

При проектном обследовании была определена структура инструкции (рис. 18).

Рисунок 18 - Структура инструкции

Инструкцию по делопроизводству подписывает должностное лицо, ответственное за ведение делопроизводства в МАДОУ. Утверждается лично заведующим или приказом по основной деятельности; визируется заинтересованными лицами. С инструкцией по делопроизводству должны быть ознакомлены все сотрудники.

Таким образом, разработанная инструкция по делопроизводству будет более точно регламентировать делопроизводство и способствовать оптимизации системы документопотока в МАДОУ №30.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Образовательный процесс в ДОУ организован в соответствии с требованиями, предъявляемыми законодательством к дошкольному образованию, и направлен на сохранение и укрепление здоровья воспитанников. Организация образовательной деятельности в МАДОУ осуществляется в соответствии с годовым планированием, образовательной программой дошкольного образования на основе ФГОС ДО, учебным планом. Количество и продолжительность образовательной деятельности устанавливаются в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами и требованиями.

Состояние материально-технической базы МАДОУ соответствует педагогическим требованиям современного уровня образования, требованиям техники безопасности, санитарно - гигиеническим нормам, физиологии детей, принципам функционального комфорта. Позволяет педагогам проводить образовательный процесс на должном уровне. Образовательный процесс осуществляется с использованием видео- и аудиотехники, мультимедийного оборудования.