Файл: Документирование и инвентаризация (на примере МАДОУ № 30)».pdf

Актуальность исследования обусловлена тем, что качественное управление системой дошкольного образования – важнейшее условие создания современного образовательного пространства в России.

Для повышения качества управления дошкольными образовательными учреждениями необходимо совершенствование документального сопровождения дошкольного образования, что, в свою очередь, предполагает внимание к методам работы с документами, поскольку каждое управленческое решение основывается на служебном документе.

Наблюдается тесная зависимость между уровнем организации делопроизводства и качеством управления дошкольным образовательным учреждением. При этом с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.

Настоящая работа ставит своей целью исследование особенностей документирования и проведения инвентаризации в МАДОУ № 30.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

- исследовать документы и их виды;

- определить сущность и задачи инвентаризации;

- провести анализ работы с документами в МАДОУ;

- исследовать особенности инвентаризации в МАДОУ;

- предложить мероприятия по совершенствованию деятельности МАДОУ № 30 в области документирования.

Объектом исследования являются МАДОУ № 30.

Предметом исследования является процесс документирования и проведения инвентаризации в МАДОУ № 30.

Источниками исследования стали нормативно-правовые акты, учебная литература и публикации в периодических изданиях по теме исследования, а также Устав и внутренние документы ДОУ.

1. Теоретические основы документирования и инвентаризации

1.1. Документы и их виды

Деятельность любого учреждения сопровождается составлением всех видов документов. Именно поэтому организационно-распорядительные документы являются «лицом» учреждения, по которому формируют мнение о деловых качествах его руководителя и сотрудников. Правильное оформление организационно-распорядительных документов является базовым процессом в реализации всех управленческих решений^[1].

Рисунок 1 - Виды документов^[2]

Все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на две большие группы:

1) Организующие деятельность дошкольного образовательного учреждения. Они определяют специфику ДОУ.

Сюда относятся:

организационно-правовые документы (договор между ДОУ и Учредителем, Устав, Свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, Свидетельство о государственной аккредитации, Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции)^[3];
документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров (Трудовой договор, Трудовая книжка, Личная карточка Т-2, Личное дело);
процедура аттестации (заявление, аттестационный лист, СПХ, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий);
воинский учет (Личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Военного Комиссариата);
финансово-бухгалтерская документация имеет унифицированные формы в соответствии с ОКУД, класс 03, 05;
технико-технологическая документация:
документы, организующие хозяйственную деятельность ДОУ;
документы, организующие медицинскую деятельность ДОУ;
документы, организующие педагогическую деятельность ДОУ^[4].

2) Управляющие деятельностью дошкольного образовательного учреждения. Они регламентируют управленческую деятельность.

Сюда относятся:

информационно-справочные документы (письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках ДОУ);
распорядительные документы (приказы по основной деятельности, личному составу, распоряжения руководителя);
документация по работе с гражданами:
заявления о зачислении ребенка в ДОУ;
заявления от бывших работников ДОУ о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате;
жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком^[5].

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику.

Рисунок 2 - Специфика организации делопроизводства в ДОУ^[6]

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в нашем ДОУ процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада^[7].

1.2. Сущность и задачи инвентаризации

Инвентаризация является одним из самых популярных методов контроля, который позволяет получать точную информацию о наличии имущества хозяйствующего субъекта и ориентировочную информацию о его статусе и стоимости^[8]. С одобрения инвентаря в качестве обязательного метода контроля этот процесс не понравился многим, начиная от тех, кто несет ответственность за предметы инвентаризации бухгалтерам, которые документально подтвердили результаты инвентаризации и подтвердили документальные отчеты с реальностью. Основным недостатком этого процесса является отходы большого количества времени. Однако процесс инвентаризации является очень значительным и обязательным в соответствии со ст. 12 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ. Для обеспечения достоверности бухгалтерских данных и бухгалтерской отчетности организации, при каких условиях их наличие, состояние и оценка проверяются и документируются^[9].

Инвентаризация имущества и обязательств должна осуществляться всеми хозяйствующими субъектами независимо от формы собственности. Приказ № 49 Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года. Инвентаризация подлежит различным объектам учета и контроля, государственным и неэкономическим хозяйствующим субъектам, которые учитываются (например, под стражей, арендованным использованием, полученным для обработки) и не учитываются по каким-либо причинам^[10].

Следующие объекты выделяются разными объектами:

инвентаризация основных средств;
инвентаризация капитальных вложений, незавершенное капитальное строительство и капитальный ремонт;
инвентаризация незавершенного производства;

Инвентаризация запасов;

инвентаризация средств;
расчеты запасов и другие элементы баланса^[11].

Рисунок 3 - Задачи инвентаризации

Инвентаризация является обязательным и недорогим методологическим методом для последующего мониторинга. Поэтому его необходимо проводить, когда это становится необходимым. Экономические субъекты имеют право устанавливать сроки для проведения инвентаризации самостоятельно, за исключением случаев их обязательного проведения^[12].

Руководители предприятий несут ответственность за правильную и своевременную инвентаризацию запасов и денежных средств. Любое экономическое лицо обязано создавать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сокращенные сроки (предоставление рабочей силы для повторного взвешивания и перемещения товаров и т.д.). Главный бухгалтер совместно с руководителем соответствующих подразделений и служб^[13].

Экономические субъекты нередко допускают ошибки при оформлении результатов инвентаризации, особенно если не пользуются при этом типовыми межведомственными формами первичной документации (ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», ИНВ-18 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов», ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»), специально созданными для целей учёта таких результатов. Их использование и наполнение значительно облегчают чисто механическую работу и дают больше времени на специальные вопросы по дизайну любого инвентаря^[14].

Конечные результаты инвентаризации имеют количественное и стоимостное выражение. Их основой являются несоответствия между документальными и фактическими остатками, идентифицированными с помощью электронных таблиц. Но это только цифры, для которых по-прежнему необходимо получить и обобщить дополнительную информацию. В этом случае методическое принятие фактического контроля - сама инвентаризация - может быть дополнена другими методами фактического контроля^[15]. В каких случаях это может усилить структуру внутрихозяйственного контроля, дать качественно новую информацию. Среди таких приёмов чаще всего применяют осмотр и обследование, а также получение письменных объяснений и справок^[16].

Таким образом, инвентаризация представляет собой пересчёт тех или иных предметов, материалов, товаров либо иных ценностей, является не только важным общехозяйственным мероприятием для любой организации, но и внутренним элементом учётной политики.

2. Практика документирования и проведения инвентаризации в МАДОУ №30

2.1. Характеристика МАДОУ №30

Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №30 комбинированного вида» (МАДОУ №30) было создано в декабре 1989 года. Юридический адрес: 184506, Россия, Мурманская обл., г. Мончегорск, ул. Кондрикова, д.10.

Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад № 30 комбинированного вида» является некоммерческой образовательной организацией.

Рисунок 4 – Структура управления МАДОУ №30^[17]

Учреждение имеет обособленное движимое и недвижимое имущество, находящиеся в муниципальной собственности и закрепленное за ним на праве оперативного управления, а также земельные участки, закрепленные за ним на праве постоянного (бессрочного) пользования.

Основной целью деятельности МАДОУ № 30 является осуществление образовательной деятельности по образовательным программам дошкольного образования, присмотр и уход за детьми в возрасте от двух месяцев (при наличии необходимых условий) до прекращения образовательных отношений. Для достижения предусмотренных настоящим Уставом целей деятельности, Учреждение выполняет (оказывает) следующие работы (услуги), относящиеся к основным видам деятельности:

- присмотр и уход;

- реализация основных общеобразовательных программ дошкольного образования.

Основной структурной единицей Учреждения является группа воспитанников дошкольного возраста. В Учреждении функционируют группы общеразвивающей и оздоровительной направленности.

Рисунок 5 - Структура групп в МАДОУ №30

В группах общеразвивающей и оздоровительной направленности осуществляется реализация Образовательной программы дошкольного образования. Группы оздоровительной направленности создаются для детей, часто болеющих и других категорий детей, дополнительно нуждающихся в проведении для них необходимого комплекса специальных лечебно-оздоровительных мероприятий.

Для определения уровня освоения содержания Образовательной программы воспитанниками, эффективности образовательной деятельности, 12 педагогами ежегодно проводится оценка индивидуального развития воспитанников, результаты которой представлены в таблице 1.