Файл: Нормативные документы, регулирующие порядок ведения кассовых операций (Документальное оформление учета).pdf

На малых предприятиях, где нет кассира, его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник на основании письменного приказа руководителя предприятия при условии заключения с ним договора полной ответственности.

ГЛАВА 2. МЕТОДИКА И ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ УЧЕТА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

2.1 Документальное оформление учета кассовых операций

Для учета и учета коммерческих операций по движению денежных средств установлены определенные унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций. (см. табл.2.1.):

бухгалтерский учет кассовый инвентаризация

Таблица 2.1.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

В дополнение к вышеупомянутым формам первичной учетной документации для учета кассовых операций каждая организация должна также использовать документы, формы которых были установлены Центральным банком Российской Федерации, в частности кассовая заявка (форма № 0408027) и кассовый чек.

Организация обычно получает деньги со своего открытого банковского счета в банке в установленном порядке.

Чтобы получить деньги с банковского счета для оплаты труда и других расходов, организации должны ежеквартально подавать заявки на получение наличных средств для обслуживания банков в форме № 0408027.^[12]

До следующего квартала организация в текущем квартале составляет и подает в банк заявление на получение наличных средств, в котором указываются источники денежных средств в организации и направление их расходов в течение квартала.

Заявление о выдаче наличных в банк подается в двух экземплярах, один из которых с банковским знаком возвращается в организацию и хранится в бухгалтерии.

Денежные поступления и расходы раскрываются в приложении с разбивкой данных за соответствующий квартал прошлого года, предыдущий квартал и сметные прогнозные значения на следующий квартал.

Заявление о выдаче наличных денег подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и скрепляется печатью организации.

Выплата наличных денег из банка осуществляется в порядке и в пределах, установленных законодательством Российской Федерации, на основании надлежащим образом оформленного документа специальной формы - кассового чека.

Сервисный банк выдает кассовые чеки организации в форме чековой книжки, содержащей обычно 25 или 50 чеков.

Банк выдает чековую книжку на основании запроса организации и взимает комиссию за каждую выпущенную книгу. Выданные чековые книжки и номера чеков заносятся в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати».

Денежный чек - это поручение организации обслуживающему банку выдать сумму денег, указанную в чеке, с банковского счета организации.

Каждый отдельный чек состоит из столбца чека и отрывной части чека (самого чека) с пометкой, расположенной в верхнем правом углу чека. Все эти части определенной проверки имеют одинаковый серийный номер (буквенный и цифровой коды).

При выдаче чековой книжки банк в начале каждого чека указывает данные на чекодателе (название организации и номер счета организации) и ставит отметку с именем банка в нужном месте " наименование учреждения банка".

Чтобы получить наличные по чеку, организация должна заполнить чек в соответствии с установленным порядком его заполнения.

Процедура заполнения чека обычно указывается на обратной стороне чековой книжки. Одновременно с созданием чека необходимо заполнить все детали чека. В соответствии с установленным порядком заполнения всех записей на обороте чека и непосредственно на чеке они выполняются вручную чернилами или ручкой черного, или синего цвета.^[13]

Корешок заполненного чека остается на чековой книжке, а отрывная часть (сам чек) отправляется в банк для получения наличных. После оплаты наличными чек остается в кассе банка.

Изменения в тексте чека не допускаются, поскольку они делают чек недействительным.

Если текущий счет закрыт, организация должна вернуть в банк ранее полученные чековые книжки с неиспользованными корешками и чеки с количеством неиспользованных чеков, указанным в сопроводительном письме.

Поступление наличных денег в кассу, в том числе по чеку, оформляют приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1).

Квитанция о получении чека состоит из двух частей: самого ордера и квитанции за него.

Входящий кассовый ордер используется для организации кассовых чеков в кассе организации как в условиях ручных методов обработки данных, так и при обработке информации с использованием компьютерных технологий.

Получение наличных денег может быть произведено только в день их подготовки. Люди, вносящие средства, предоставляют в бухгалтерию организации сопроводительные документы (кассовые чеки и чеки, отчеты о пополнении счета и т. д.), которые отражают выполненные бизнес-операции. На основании представленных документов, подтверждающих факт совершения операции, бухгалтер выписывает в одном экземпляре кассовый чек и квитанцию, подписанную главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом.^[14]

При создании кассового ордера ему присваивается следующий серийный номер, и он будет зарегистрирован бухгалтерией в журнале регистрации квитанций о кредитных и дебетовых чеках перед передачей в кассу (форма № КО-3). Обычно, нумерация приходного кассового ордера начинается в начале года с серийного номера один (№ 1) и продолжается до конца текущего года.

В кассовых чеках и ордерах в строке "Основание» указывается содержание бизнес-операции (например, получено чеком с таким-то номером). Если получение выручки производится на основании распоряжения о получении денежных средств на основе денежных поступлений, то в строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая пишется цифрами. Если товары, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)».

В строке «Приложение» перечислены первичные документы и другие вложения с их номерами и датами подготовки.

При продаже товаров (работ, услуг) с использованием кассовых аппаратов (ЦКА) допускается составление первичного бухгалтерского документа не реже одного раза в день в конце дня на основании денежных поступлений.

После получения приходного кассового ордера кассир должен проверить следующее:

- наличие подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица на документах;

- правильное оформление полученных документов;

- наличие сопроводительных документов, прилагаемых к поступающим ордерам;

- соответствие бизнес-операции, указанной в квитанции, с названием транзакции в квитанции.^[15]

Принимая деньги, кассир обязан проверить соответствие внесенных сумм, указанных в сопроводительных документах.

После получения наличных денег кассовый чек и кассовый ордер сразу же подписываются кассиром, а квитанция на кассовый чек заверяется печатью (штампом) кассира. Квитанция (ордер), подписанная печатью (штампом) для кассового чека, доставляется кассиром лицу, внесшему наличные деньги, или прикрепляется к банковской выписке (при получении наличными чеком).

Также операции, связанные с получением денежных документов в кассе организации, осуществляются приходными кассовыми ордерами.

Снятие наличных денег у кассиров организации осуществляется на основе расходов кассира по приходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или осуществляется надлежащим образом с помощью других документов.

К таким документам, например, относятся платежные ведомости и записи о заработной плате, на основании которых выдается зарплата сотрудникам организации, заявления о выдаче денег и т. д. Документы для выдачи денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, уполномоченными на это.

В тех случаях, когда документы, прилагаемые к счету в кассе, денежные переводы, выписки и т. д. утверждаются руководителем организации, его подпись на денежных поручениях не требуется.

При выдаче денег в кассе или в документе, заменяющем их физическим лицом, кассир должен запросить документ (паспорт или другой документ), удостоверяющий личность получателя, указать название и номер документа, кем и когда он был выдан, и выбрать квитанцию ​​получателя. Если документ, заменяющий кассовый расходный ордер составлен для выдачи денег более чем одному лицу, получатели также представляют документы, удостоверяющие их личность, и подписывают соответствующий столбец платежных документов. Однако в последнем случае регистрация данных документа, удостоверяющего личность, не выполняется в денежном документе в качестве замены порядка денежных расходов.

Получатель может сделать расчетный кассовый ордер ​​только своими собственными чернилами или ручкой, указав полученную сумму: рубли прописью, центы цифрами. Когда платеж поступает на платежную ведомость (выставление счетов и оплата), сумма не указывается прописью.

Деньги тратятся на людей, которые не включены в структуру заработной платы организации, на основе надбавок к расходам, выдаваемых отдельно для каждого человека, или на отдельном отчете на основе заключенных соглашений. Кассир платит деньги только лицу, указанному в расчетном кассовом ордере о выдаче или в документе, который его заменяет.

Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте заказа после фамилии и имени получателя денег, бухгалтерия должна указать фамилию, имя и фамилию лица, которому получение денег поручено.

Если выдача денег производится на основании ведомости, до получения расчетного кассового ордера о получении денег кассир производит регистрацию: «По доверенности». Доверенность сохраняется в приложении к мандату или в декларации кассового аппарата.

Для расчета средств, которые кассир потратил из кассы организации другим кассирам или уполномоченному представителю (дилеру), а также для расчета возврата денежных средств и кассовых документов по совершенным сделкам, используется книга расчетов денежных средств, которые кассир получил и выдал (форма № КО-5).

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендии производятся кассиром в ведомостях заработной платы (расчет и оплата) без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Единовременные выплаты денег за вознаграждение физическим лицам производятся, как правило, на расходных кассовых ордерах.

• По истечении сроков, установленных для оплаты труда, выплаты социальных пособий и стипендий, кассир обязан:

- в платежной декларации (расчет и оплата) на имена лиц, которые не произвели указанные платежи, проставить штамп или сделать отметки от руки: «депонировано»;

- заполнить реестр внесенных сумм;

- в конце платежной ведомости (расчет и оплата) выполнить регистрацию фактически выплаченных сумм и внести депозит, сравнить их с общей платежной ведомостью и вставить регистрацию с его подписью;

- ввести в кассовую книгу фактически уплаченную сумму и указать в выписке номер кассового ордера.

- Бухгалтерия должна проверить записи, сделанные кассиром в платежных ведомостях (расчет и оплата) и подсчитать суммы, выданные и внесенные на них.^[16]

- Депонированные суммы передать в банк, и для внесенных сумм составить один кассовый ордер на общую сумму расходов.

- Снять наличные из кассы (выручка, внесенные суммы и т. д.) для их перевода в банк и зачисления на банковский счет организации также произвести на основе расходных кассовых ордеров.

- Счет кассового ордера выдать в одном экземпляре, который должен быть подписан руководителем организации и главным бухгалтером, а затем зарегистрирован в реестре чековых и учетных кассовых документов (форма № КОЗ).

- В расходном кассовом ордере в основе строки указать содержание бизнес-операции, а в строке «Приложение» перечислить прилагаемые первичные «прочие документы с указанием их номеров и дат подготовки. Операции по выдаче денежных документов из кассы организации также должна быть выполнена расходными кассовыми ордерами.

- Квитанции кассовых ордеров и квитанции к ним, кассовые ордера на счета и документы, их заменяющие, должны быть четко и ясно заполнены бухгалтерией чернилами, шариковой ручкой или написаны на пишущей машинке или компьютере. Удаление, помарки и исправления в этих документах не допускаются.