Файл: Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (разработка мероприятий, направленных на совершенствование управления организацией).pdf

Для оценки эффективности управления персоналом АО «Шоу-Рум у Тины» предварительно произведем анализ состояния персонала организации.

Возглавляет АО "Шоу-Рум у Тины"- генеральный директор. В линейною его подчинении находятся начальник охраны, администратор, бухгалтер и юрист. Начальнику охраны подчиняются: охрана; администратору: продавец-консультант, отдел кадров.

Анализ качественного состава работников аппарата управления выявил следующую картину 9 человек (70%) имеют высшее образование; 3 (20%) имеют среднее специаль­ное образование и 2 человека (10%) - среднее. Повышение образовательного уров­ня управленческого персонала является одним из резервов улучшения его деятельности. Анализ также показал, что часть работников аппарата управления имеют непрофильное образо­вание. Например, бухгалтер имеет техни­ческое образование (инженер-строитель);

начальник отдела кадров имеет среднее специальное техническое образование и т.д. Подобные просчеты в подборе и расстановке кадров могут привести к недостаткам в управленческом процессе.

В процессе изучения деятельности АО “Шоу-Рум у Тины” и в частности функционирования аппарата управления этого предприятия выяс­нилось, что единственным документом, регламентирующим ра­боту предприятия в целом и его некоторых подразделений является Устав предприятия. До настоящего времени не раз­работаны положения об отделах и должностные инструкции. Отсутствие этих документов является недопустимым упущением в организации управления предприятием и негативно сказы­вается как на деятельности аппарата управления, так и на результатах деятельности АО в целом. Как следствие - неиз­бежно дублируются отдельные функции, а другие направления работы остаются без должного внимания. Отсутствие четких требований снижает чувство ответственности; не соблюдаются квалификационные требования при подборе и расстановке кад­ров. Из вышеизложенного видно, что данный участок работы в АО нуждается в самом пристальном внимании руководства пред­приятия. Решение этого вопроса прямо повлияет на повышение эффективности управления, станет залогом успешной деятель­ности предприятия в целом.

Предложения и рекомендации по решению проблем организации «Шоу-Рум у Тины»

3.1 Основные направления совершенствования управления.

Как известно, большое значение на эффективность деятельности любого предприятия, организации оказывает влияние органи­зованная и действующая на предприятии система управления. Эффек­тивность работы системы управления во многом зависит от того, насколько четко определены, сбалансированы и взаимосвязаны все части управляющей системы. Достигнуть этого помогают правиль­но разработанные положения о должностях, охватывающие не от­дельные категории, а всех работников аппарата управления.

В связи с тем, что в АО "Шоу-Рум у Тины" практически отсутствуют положения о должностях или какие-либо должностные инструкции, разработка подобных документов на данном предприятии является важным направлением повышения эффективности управления пред­приятием.

Построенная система положений о должнос­тях позволяет определить необходимый для нормального функциони­рования организации объем работ и на этой основе рассчитать потребную численность работников для каждого подразделения пред­приятия.

Чтобы в положении содержались все основные сведения о должности, необходимые для ясного и четкого понимания работни­ком своих целей и задач, прав и ответственности в принятой ор­ганизационной структуре управления, оно должно отвечать следую­щим требованиям:

- отражать весь круг обязанностей, прав и ответственности, вмененных работнику, занимающему данную должность;

- иметь точные и краткие формулировки;

- содержать единообразные положения для идентичных и взаимо­связанных должностей;

- быть гибкими и динамичными, что обеспечивается учетом осо­бенностей каждой должности и своевременным пересмотром положе­ний о должностях.

Положение о должности в первую очередь включает в себя общую часть. В данном разделе содержатся основные требования к долж­ности. Для руководителей, специалистов и технических исполнителей можно использовать различные цифровые или буквенные индексы. Это дает возможность проанализировать качественный состав управлен­ческих кадров и кадровых изменений в организации за определен­ный период времени. Здесь же следует указать наименование под­разделения, которым руководит или в котором работает лицо, за­нимающее данную должность. Здесь же определяется назначение должности т.е. указываются главные задачи, которые должен решать работник, занимающий данную должность. Это особенно важно для специалистов и технических исполнителей. В этом же разделе указывается кому непосредственно подчиняется работник занимающий данную должность, и кем он руко­водит. Это дает возможность определить нормы управляемости. На­ряду с этими сведениями в общей части в общих чертах должен быть указан порядок регламентирования работы по данной должности, т.е. следует указать, какого рода приказы, распоряжения и инструкции определяют работу работника, занимающего данную должность.

Определяющим разделом Положения о должности является так называемая "Основная часть". В данном разделе главными пунктами являются:

- должностные обязанности;

- права;

- ответственность;

- должностные характеристики;

- критерии оценки выполнения служебных обязанностей и т.д. При описании обязанностей в должностной инструкции следует учитывать, что в процессе управления можно выделить несколько однотипных функций, таких как, например, планирование (включая анализ), организация (как деятельность, направленная на упорядочение выполнения различных работ), оперативное руководство и контроль, координация и связь. В связи с этим должностные обязанности руко­водителей можно разбить на четыре раздела:

- должностные обязанности по планированию;

- должностные обязанности, связанные с организационной рабо­той;

- должностные обязанности, связанные с оперативным руковод­ством и контролем;

- должностные обязанности, связанные с координацией и связями. Для каждой конкретной должности соотношение обязанностей, связанных с той или иной функцией может существенно различаться в зависимости от места данной должности в практической структуре организации. Чем более высокое место занимает должность в орга­низационной структуре, тем более высокий удельный вес приходится на функции, связанные с планированием и организацией.

Для того, чтобы положение о должностях стало средством организационного регламентирования работы по соответствующей должности, оно должно определенным образом закрепить объем и характер организационных связей и отношений данной должности с другими.

Связи и отношения, следу­ет излагать при описании каждой из обязанностей. А именно ука­зывать, с кем осуществляется сотрудничество по данной долж­ности при выполнении данной конкретной обязанности, с кем сог­ласовывается и координируется работа, а также по отношению к кому осуществляется методическое руководство, выработка рекомендаций, советов и экспертных заключений.

Важное значение в Положении о должности имеет четкое из­ложение прав, необходимых для выполнения всех предписанных должности действий (обязанностей) с целью достижения необходи­мых результатов. В положении о должности указываются прежде всего права работника в отношении подчиненных или подконтроль­ных ему должностей. Эти права состоят в том, чтобы требовать от работников выполнения определенных действий, разрешать те или иные действие, запрещать или пресекать соответствую­щие действия, а также проверять и контролировать их, принимать на работу, увольнять, повышать в должности, накладывать взыс­кания и поощрять подчиненных. В положении о должности необхо­димо указывать также и права по отношению к вышестоящим инс­танциям, подразделениям и должностям, не подчиненным и непод­контрольным данной должности. Так, работник имеет право: док­ладывать о положении дел, выносить на рассмотрение определенные вопросы и предложения, участвовать в их обсуждении, принимать участие в рассмотрении вопросов касающихся данного должностного лица; представлять материалы по вопросам, требующим вме­шательства других инстанций (включая материалы на поощрение или взыскание), запрашивать определенные сведения от других подразделений.

При описании прав руководителей целесообразно указывать решения, которые они могут принимать самостоятельно без доклада или с последующим докладом вышестоящему руководству; решения, подлежащие предварительному согласованию в вышестоящей инстан­ции; решения во исполнение приказов и распоряжений вышестоящего руководства.

Не менее важное значение имеет раздел, в котором опре­деляется ответственность. Ответственность предполагает, что определенный работник отвечает перед вышестоящими органи­зациями в соответствии с занимаемой должностью за результаты и последствия деятельности как собственной, так и подчиненного ему подразделения. Когда речь идет об ответственности по за­нимаемой должности следует иметь в виду, что четко определить ответственность можно лишь в том случае, если четко определены права всех работников подразделения. Этот вопрос связан с проблемой делегирования полномочий. При четком определении полномочий рядового работника подразделения, он полностью несет ответственность за невыполнение какой-ли­бо проблемы, если эта проблема могла быть разрешена в преде­лах данных ему полномочий (прав). В этом случае руководитель подразделения не несет ответственность за то, что его подчинен­ный не выполнил порученное ему задание. Руководитель несет от­ветственность за результаты той работы подчиненных, которые зависят от его собственной деятельности. В состав этой деятель­ности включается: правильный подбор исполнителей работы; точная формулировка целей и задач, поставленных перед ними; создание условий для выполнения поставленных задач; своевремен­ный контроль за деятельностью подчиненных и применениях необ­ходимых мер; для того чтобы не допускать срывов в достижении результатов. При формулировании ответственности должна быть указана форма ответственности (административная, материальная, уголовная и т.д.) Это позволяет конкретизировать ответствен­ность работника за определенные результаты деятельности, сделать ее более определенной и предметной. Следует подчеркнуть, что работник несет ответственность, как за результаты своей деятельности, так и за то, что, не применяя надлежащих мер, если они относятся к кругу его обязанностей. Раздел, связанный с от­ветственностью, имеет важное значение о точки зрения рацио­нализации кадрового состава любого предприятия. Поэтому, если в должностной инструкции четко определено за что работник несет ответственность и оговаривается конкретная форма ответ­ственности, то это создает объективные предпосылки для перемещения работника на нижестоящую должность, а в отдельных случаях и увольнения. Помимо этого, наличие разработанных подобным образом должностных инструкций и положений о должности, позво­ляет упорядочить отбор и прием новых работников. В этих доку­ментах можно предусмотреть специальный раздел «Должностные характеристики».

Данный раздел включает следующие пункты: образование, стаж работы, специальные знания и специальная подготовка, личные качества работника. Анализ кадрового состава аппарата управле­ния АО "Шоу-Рум у Тины" показал, что если во вновь разработанных Поло­жениях о должности для этого предприятия предусмотреть такой раздел для всех работников управления, то это уже сейчас дает возможность освободить некоторых работников от зани­маемой должности в связи с несоответствия в основном профи­ле образования.

Для того чтобы иметь возможность систематически проверять и оценивать деятельность работника, занимающего ту или иную должность, целесообразно определить критерии оценки выполне­ния работниками своих служебных обязанностей. Критерии оценки устанавливаются по отношению к результатам деятельности, кото­рая включается в круг обязанностей работника. В основе кри­терия оценки может лежать как количественный (своевременное выполнение конкретного объема работ на заданною техническом уровне, переработка определенного количества информации в установленные сроки и т.д.) так и качественный (отсутствие претензий и рекомендаций на выпускаемую продукцию, своевременное представление и качественная подготовка запрашиваемой документации и т.д.) показатель результата деятельности. Существует мно­жество методик расчета данных показателей. Поэтому можно позаимствовать одну из таких методик, сделав дополнение к ней с учетом специфики данного предприятия, и не разрабаты­вать ее заново (что потребует достаточно много времени и прив­лечения специалистов со стороны).

Следует отметить, что в Положения о должности можно включить и раздел премировании. В этом случае должна быть обязатель­но установлена связь между правом работника на премии, их величиной и степенью выполнения им своих служебных обязаннос­тей в соответствии с установленными критериями по данной долж­ности. Работник должен премироваться за свой конкретный вклад в конечные результаты предприятия, а не за то, что он числится работником подразделения, получившего эти результаты. Только в том случае, если будет осуществляться непосред­ственная связь между установленными обязанностями, правами, ответственностью работника, оценкой результатов его деятельности, на основе установленных для каждой должности критери­ев и системой оплаты труда и если данная связь будет зафик­сирована в положении о должности, то только тогда можно рас­считывать на то, что этот документ будет действительно реальным и действенным средством повышения эффективности управления в организации.