Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Разработка бюджетов».pdf

Выходы, входы, а также ресурсы можно обозначать существительными, поскольку они считаются разного рода материальными субъектами.

На рисунке 3 показан интерфейс рассматриваемой программы:

Рисунок 3 – Окно программы АllFusion Data Modeler

Рассмотрим основные возможности данного ПО:

– программа поддерживает такие 3 главные стандартные нотации моделирования БП:

– DFD;

– IDEF0;

– IDEF3.

Указанные нотации позволяют описать практически любую предметную область максимально точно;

– позволяет выполнять оптимизацию процедуры в компании;

– поддерживает методы расчета себестоимости хозяйственной деятельности;

– интегрирован с такими продуктами, как ERwin, Paradigm Plus и прочие;

– интегрирован с инструментарием имитационного моделирования Arena.

Набор современных инструментальных средств с названием Oracle Designer использует решение для разработки разного рода систем корпоративного уровня.[1] Окно Oracle Designer изображено на рисунке 4:

Рисунок 4 – Внешний вид ПО Oracle Designer

Oracle Designer может брать участие практически во всех фазах ЖЦ разработки любого ПО – от моделирования до внедрения программы.

Oracle Designer можно применять не лишь для разработки приложений разной сложности, а и для ведения инструментов учета изменений, которые неизбежно происходят при внедрении такой системы.

Графические модели, созданные на основании данного продукта, для определений проекта, могут быть интегрированы с репозиторием, а также существенно облегчать взаимодействие с другими инструментами, к примеру, Oracle Designer.

В настоящее время есть тенденция к интеграции самых разнообразных методов для реализации мероприятий по анализу и моделированию систем, проявляющаяся непосредственно в формах создания разных интегрированных средств по моделированию БП.

Одним с таких средств является ARIS, разработанный компанией IDS Scheer.

ARIS (рисунок 5) поддерживает 4 класса моделей, отражающие самые различные аспекты системы:

Рисунок 5 – Окно системы ARIS

Система ARIS представляет собой комплекс средств моделирования, а также в нем можно выполнять анализ деятельности компании.

1.3. Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Смоделируем пример разработки бюджета в нотации IDEF0.

На рисунке 6 рассматривается исходная диаграмма процесса «Разработка бюджета».

---

Рисунок 6 – Контекстная диаграмма

Выполним описание диаграммы.

Входными данными, которые применяются для разработки бюджета являются плановые показатели бюджетирования (в них указываются финансовые показатели, которые нужно достичь), а также перспективный план развития организации, в которой указывается для каждого из отделов последовательность их развития по годам. Отсюда и вычисляется необходимая денежная сумма бюджета на обеспечение выполнения определенной статьи.

Процесс разработки бюджета выполняется в финансовом отделе, а в бухгалтерии – бухгалтеров и руководителем.

В результате выполнения процесса должен быть сформирован бюджет на основании законов РФ и рекомендаций по выполнению бюджетирования организации.

Контекстная диаграмма распределяется на несколько подпроцессов, а те, в свою очередь, также могут быть декомпозированы на более подробные (рисунки 7, 8).

Рисунок 7 – Первый уровень декомпозиции

То есть, весь процесс разработки можно разделить на такие этапы:

– расчет общей суммы бюджета;

– распределение бюджета меду отделами;

– обоснование необходимости в финансах.

Рисунок 8 – Второй уровень декомпозиции

При использовании описания бизнес-процессов легко можно увидеть все потоки информации и их последовательность для описания процесса разработки бюджета.

В результате написания первой главы курсовой работы рассмотрены основные понятия и процессе разработки бюджета, а также выполнено моделирование данного БП «как есть».

2. Усовершенствование выполнения процесса «Разработка бюджетов»

2.1. Предлагаемые мероприятия по улучшению БП

Рассмотрим меры по усовершенствованию бизнес-процесса по разработке бюджета.

Одной из основных проблем является то, что управление выполняется не с использованием разного рода АИС, а непосредственно в табличном процессоре Excel.[2]

---

Для устранения неточностей ручного учета, необходимо сначала создать рабочий прототип (макет) АИС, а потом внедрить его в деятельность отдела бухгалтерии или финансового отдела.

При внедрении автоматизации для отдела бухгалтерии, появляется уникальная возможность для выполнения:

– точного управления процессом бюджетирования;

– оперативного решения повседневных задач по изданию и регистрации приказов и другой документации;

– отслеживание регламента начала использования и планирования финансовых средств;

– систематизация и получение различной входящей и исходящей информации, а также многие другие заботы и вопросы деятельности отдела бухгалтерии и финансового отдела.

Стоит отметить, что соответствующие программы для автоматизации оказывают значительную помощь в умелом перераспределении трудовых ресурсов, а также являются инструментами получения необходимой информации по каждому из сотрудников и компании в целом.

Вначале автоматизация данной сферы была узконаправленной, а также касалась исключительно расчетов плановых показателей бюджета.

Постепенно развитие предпринимательства претерпевало качественные изменения, а также появлялась необходимость соответствующих пертурбаций для интенсификации работы бухгалтерии и финансового отдела.

В связи с данным фактом расширялись функциональные возможности всех имеющихся программ, а также параллельно разрабатывались более новые программные продукты.

Практически все причины, в результате которых автоматизация отдела бухгалтерии становится почти неизбежной, делятся на 2 такие категории (рисунок 9).

Рисунок 9 – Причина автоматизации

С точки зрения повышения скорости обработки информации можно констатировать, что задержки в выдаче разного рода справок сотрудникам и обработка заявлений затягивают своевременное решение проблем, а также ухудшают репутацию рассматриваемого отдела и в целом учреждения.

Если скорость работы бухгалтерии не соответствует имеющимся нагрузкам, то все нерешённые проблемы могут накапливаться.

При работе по имеющимся старым принципам проверять документацию и данные приходится часто вручную, поэтому в работе указанных отделов неизбежны ошибки при выполнении такой работы.

Особенно неприятные последствия могут вызвать ошибки в расчете плановых показателей.

Всё это приведет к потере имеющихся денежных средств, в этом числе из-за штрафов и санкций со стороны контролирующих государственных органов.

---

Правильность ведения и учета документации в глазах контролирующих государственных органов – это одна из самых важных целей трудового администрирования при проведении автоматизации.

Вторая важная цель автоматизации – это повышение эффективности работы отделов, которые занимаются разработкой бюджетов, так как от этого напрямую зависит эффективность работы любого предприятия.

Качественная автоматизация разработки бюджетов позволяет качественно решить следующие задачи (рисунок 10):

Рисунок 10 – Задачи, решаемые при автоматизации

Стоит отметить, что при автоматизации разработки бюджетов, все сотрудники смогут соответственно уровню доступа получать информацию оперативно и быстро. Так как бумажных документов по учету или файлов Excel в случае автоматизации работа будет вестись непосредственно через интерфейс программного обеспечения.

Кроме указанных задач с помощью автоматизации можно решить проблему напоминания о приближении сроков сдачи отчетных документов в другие государственные органы.

Исходя из данного факта, очевидно, что процесс автоматизации разработки бюджетов должен проводиться на всех предприятиях и организациях. Но, стоит отметить, далеко не все организации используют программное обеспечение для данных отделов.

Стоит отметить, что в данном процессе есть несколько затруднений, с которыми надо разобраться перед тем, как процесс автоматизация расчета заработной платы или документооборота будет запущен непосредственно в действие.

Рассмотрим сложности при внедрении системы автоматизации разработки бюджетов.

Одна из главных сложностей связана с тем, что процесс автоматизации бюджетирования подразумевает часто несколько иной подход к выполнению в целом работе и в частности к отдельным подпроцессам.

Чтобы получать желаемый результат, необходимо принять во внимание следующие факторы (рисунок 11).

В идеале, количества согласующих лиц должно быть как можно меньше.

Стоит отметить, что в особых случаях также может потребоваться согласование некоторых вопросов с начальником организации, либо с руководителем бухгалтерии.

Но чем больше внедряется в эту цепочку разных руководителей и промежуточных звеньев (к примеру, руководитель отдела), тем дольше и сложнее становится путь решения этих задач.

Рисунок 11 – Факторы, влияющие на автоматизацию

Формирование отчётов с помощью шаблонов позволяет значительно уменьшить затраты времени, а также при этом шаблоны должны соответствовать требованиям действующего законодательства. Стоит отметить, что для этого придётся предоставить персоналу провести курсы по переподготовке, чтобы все документы они формировали единообразно.

---

Под разумностью автоматизации понимается надобность добиться того, чтобы выполняемая автоматизация бюджетирования затрагивала только те направления разработки бюджета, которые в ней нуждаются.

2.2. Моделирование бизнес-процессов «как должно быть»

Выполним моделирование процесса «Разработка бюджетов» в режиме «как должно быть» на основании рекомендаций, указанных в пункте 2.1.

В контекстной диаграмме стоит добавить механизм «Автоматизированная информационная система (АИС)», который будет выполнять автоматизацию разработки бюджетов для увеличения соответствия выполнения учетных операций современным требованиям.

В результате получим такую контекстную диаграмму (рисунок 12):

Рисунок 12 – Контекстная диаграмма после добавления механизма АИС

Аналогично при выполнении разработки бюджета с помощью АИС будет присутствовать этот механизм в новых блоках:

– «Расчет общей суммы бюджета»;

– «Распределение бюджета между отделами»;

– «Обоснование необходимости в финансах»

Именно эти блоки качественно повлияют на регламент выполнения процесса «Разработка бюджетов»[4]

Рисунок 13 – Применение нового механизма

В результате такого введения механизма будут несколько изменены остальные диаграммы (рисунок 14):

Рисунок 14 – Корректировка БП в последствии внедрения АИС

В результате выполнения указанных корректирован в выполнении процесса разработки бюджетов ожидается увеличение оптимальности работы бухгалтерии и финансового отдела.

Заключение

Усиление конкуренции в предпринимательстве в связи с кризисом вынуждает предприятия разного масштаба обратить пристальное внимание на автоматизацию и стандартизацию бизнес-процессов и разработки бюджетов для организаций.

Анализ бизнес-процессов в настоящее время распространен очень широко и проводится в каждом предприятии, желающем повысить эффективность работы. Грамотно произведенные мероприятия по оптимизации или реинжинирингу бизнес-процессов помогают решать всевозможные актуальные проблемы.

---