Файл: Применение процессного подхода для оптимизации бизнес-процессов..pdf

Одной из ключевых проблем перехода к системе процессного управления является корпоративная культура предприятий, отношения в которых построенные на личных или родственных связях.

1.7. Процессный подход к управлению

Одним из первых этапов построения процессного подхода организа­ций и управления деятельностью предприятия является выделе­ние и классификация бизнес-процессов.

Как правило, основу для классификации бизнес-процессов составляют четыре базовые категории:

• основные бизнес-процессы;

• обеспечивающие бизнес-процессы;

• бизнес-процессы развития;

• бизнес-процессы управления.

Суть процессного подхода заключается в том, что каждый сотрудник обеспечивает жизнедеятельность конкретных бизнес-процессов, непосредственно участвуя в них. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждого сотрудника сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретной задачи или процесса. Горизонтальная связь между структурными единицами значительно сильнее. Вертикальная связь «руководитель — подчиненный» несколько ослабевает. Чувство ответственности сотрудника качественно меняется: он отвечает не только за те функции, которые на него возложил руководитель, но и за бизнес процесс в целом. Функции и результат деятельности параллельных структурных единиц для него важны. Ответственность за результат бизнес процесса в целом подталкивает его к ответственности перед коллегами, такими же участниками бизнес-процесса, как он сам. При построении процессно-ориентированной системы управлении основной упор делается на проработку механизмов взаимодействия в рамках процесса как между структурными единицами внутри компании, так и с внешней средой, т. е. с клиентами, поставщиками и партнерами. Именно процессный подход позволяет учесть такие важные аспекты бизнеса, как ориентация на конечный продукт, заинтересованность каждого исполнителя в повышении качества конечного продукта и, как следствие, заинтересованность в конечном выполнении своей работы. Процессный подход к управлению игнорирует организационную структуру управления организацией со свойственным ей закреплением функций за отдельными подразделениями. При процессном подходе, организация воспринимается руководителями и сотрудниками как деятельность, состоящая из бизнес - процессов, нацеленных на получение конечного результата. Организация воспринимается как сеть бизнес-процессов, представляющая собой совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих бизнес-процессов, включающих все функции, выполняемые в подразделениях организации. В то время как функциональная структура бизнеса определяет возможности предприятия, устанавливая, что следует делать, процессная структура (в операционной системе бизнеса) описывает конкретную технологию выполнения поставленных целей и задач, отвечая на вопрос, как это следует делать.

Процессный подход основан на следующих принципах:

1. Деятельность компании рассматривается как совокупность бизнес-процессов. Принцип определяет видение деятельности компании как совокупности бизнес-процессов. Именно он определяет новую культуру восприятия организации при процессном подходе.

2. Выполнение бизнес-процессов подлежит обязательной регламентации или

формальному описанию. Регламент бизнес-процесса — это документ, описывающий последовательность операций, ответственность, порядок взаимодействия исполнителей, порядок принятия решений по улучшению бизнес-процесса.

3. У каждого бизнес-процесса есть внутренний или внешний клиент и владелец (лицо, отвечающее за результат бизнес-процесса). Выделение бизнес-процесса всегда связано с выявлением клиента или потребителя результата процесса, имеющего для него определенную стоимость. Кроме клиента каждый бизнес-процесс имеет владельца — должностное лицо, которое имеет в своем распоряжении необходимые ресурсы, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за результаты и эффективность бизнес-процесса. Владелец бизнес-процесса является должностным лицом, формальным лидером, поэтому он имеет необходимые полномочия, располагает требуемыми для реализации процесса ресурсами, управляет ходом бизнес-процесса и несет ответственность за его результат.

4. Каждый бизнес-процесс характеризуется ключевыми показателями, описывающими его исполнение, результат или влияние на итог деятельности организации в целом.

Процессно-ориентированное управление позволяет качественно изменить деятельность организации на операционном, меж функциональном и меж организационном уровнях. Функциональная интеграция позволяет:

• более эффективно разграничить полномочия и ответственность персонала;
• развить эффективную систему делегирования полномочий;
• обеспечить стандартизацию требований к исполнителям;
• минимизировать риск зависимости от отдельного исполнителя;
• снизить нагрузки руководителей;
• сократить издержки;
• повысить эффективность управления персоналом;
• выявить источники сокращения издержек и времени на исполнение бизнес-процессов;
• снизить время принятия управленческих решений.

Как следствие, повышается управляемость организации, снижаются влияние человеческого фактора и себестоимость продукции и услуг. Все это приводит к изменению качества самой организации и формированию процессно-ориентированной организации, в которой весь коллектив является осознанным участником непрерывного процесса деятельности, связанного с конечным результатом производства продукции или оказания услуг.

На рис. 4. представлена общая схема условного бизнес-процесса.

Вложенный процесс

Интерфейс

Событие – Вход

Операция (функция) 1

Владелец процесса

Выходящий информационный ресурс (документ)

Входящий информационный ресурс

(база данных)

Событие внутри процесса

Событие –Выход

Операция (функция) 2

Внешний клиент

Рис. 4. Общая схема бизнес-процесса

2. Программный продукт для реализации процессного подхода

2.1. Анализ программных продуктов

В настоящее время в связи с постоянно меняющимися условиями и требованиями потребительского рынка, для повышения эффективности работы предприятия возникает необходимость изменения структуры протекающих на предприятии бизнес-процессов, и, как следствие, возникает проблема выбора программного продукта для моделирования бизнес-процессов предприятия. Поэтому является целесообразным анализ программных продуктов и формирование комплексного подхода к выбору одного из них.

При построении моделей большое значение имеет выбор программного продукта моделирования бизнес-процессов. Для того, чтобы решение о приобретении того или иного программного продукта было взвешенным и правильным, компетентные эксперты компаний проводят сравнительную характеристику предлагаемых на рынке программных продуктов.

Для анализа были взяты известные на отечественном рынке программные продукты, а именно, ARISToolset, BusinessStudio, BPWin и RationalRose, которые были оценены по следующим характеристикам: широта методологии, функциональность продукта, технологические возможности, коммуникативность и стоимость.

ARISToolset – инструментальная среда, в основе которой лежит одноименная методология моделирования бизнес-процессов. Инструментарий ARIS предназначен моделирования, анализа и оценки бизнес-процессов предприятия, построения и совершенствования процессной системы управления предприятием, документирования бизнес-процессов в соответствии с требованиями международных стандартов, разработки, внедрения и сопровождения

корпоративной информационной системы.

BusinessStudio – отечественный программный продукт моделирования бизнес-процессов, позволяет осуществлять бизнес-моделирование, работать с системой управления организацией, решает задачи формализации и постановки целей, моделирования, оптимизации, разработки организационной структуры и регламентов, технической документации и т.д.

BPWin – CASE-средство, предназначенное для моделирования бизнес-процессов предприятия. Позволяет документировать базы данных, спроектировать организационную структуру предприятия, оптимизировать деятельность предприятия, снизить издержки, повысить эффективность работы предприятия и т.д.

RationalRose – программный продукт моделирования бизнес-процессов, предназначен для автоматизации этапов анализа и проектирования ПО, а также для генерации кодов на различных языках и выпуска проектной документации.

Под широтой методологии понимается количество поддерживаемых методологий и количество моделируемых бизнес-процессов. Программные продукты с большой широтой методологии позволяют разрабатывать любые бизнес-модели в различных нотациях. И наоборот, программные продукты с низкой широтой методологии моделируют только бизнес-процессы и только в 1-2-х нотациях.

Функциональность продукта задается набором функций, потребность в которых существует у пользователей и которые он способен выполнять.

Технологические возможности продукта определяются возможностью отображения графической информации, поддержки встраиваемых модулей, самостоятельной доработки программного продукта, надежностью и устойчивостью в работе, легкостью установки и др.

Коммуникативность программного продукта определяется степенью легкости в адаптации к среде, интерфейсом, удобством работы с моделями, наличием подробной документации, русификацией и др.

Стоимость программного продукта складывается из стоимости количества лицензий, приобретаемых для автоматизированных мест, стоимости сервера и вспомогательных модулей, решающих специализированные задачи, а также

стоимости использования и поддержки.

Чтобы получить количественные показатели по характеристикам, было проведено исследование, в рамках которого были проанализированы известные программные продукты моделирования бизнес-процессов.

По результатам исследования в MicrosoftExcel была построена сводная таблица, показывающая среднюю оценку экспертов.

 Таблица 1 – Сравнительная характеристика программных продуктов ARIS, BusinessStudio, BPWin, RationalRose и ELMA

По результатам проведенного исследования лидером среди программного обеспечения, предназначенного для моделирования бизнес-процессов, является BusinessStudio.

2.2. Business Studio

Эффективная реализация процессного подхода невозможна без применения современных информационных систем бизнес-моделирования. Одной из лучших систем в этом классе является «Business Studio», основное назначение которой — описание моделей бизнес-процессов предприятия, стратегических целей и показателей эффективности, организационных структур, документооборота с автоматической генерацией регламентов процессов, процедур, положений о подразделениях и должностных инструкций, доступных на каждом рабочем месте. «Business Studio» предоставляет возможность организациям разработать и поддерживать модель бизнес-процессов и весь набор регламентной документации в актуальном состоянии. Благодаря способности автоматически формировать и переформировывать регламентные документы, минимизируется время между изменением бизнес-процессов и предоставлением сотрудникам организации актуальных документов. Это особенно важно для организаций, внедряющих или уже внедривших систему менеджмента качества по международным стандартам ISO 9001.

Графическое отражение шагов представлено на Рис. 5:

Рис. 5. Характеристики процесса

Первая версия Business Studio вышла 5 октября 2004г. как продукт, предназначенный для создания моделей бизнес-процессов и их документирования. В качестве графической среды моделирования был использован широко распространенный пакет Microsoft Office Visio. В дальнейшем функциональность продукта быстро расширялась: в 2007 году появляется модуль для проектирования системы целей и показателей с поддержкой методики BSC/KPI и модуль имитационного моделированияи функционально-стоимостного анализа, в 2008 году расширены возможности по проектированию и поддержанию СМК и работе с показателями, в 2011 году реализована интеграция с BPM-системами путём передачи схем процессов в формате XPDL, а также появился модуль контроллинга бизнес-процессов на основе данных ИТ-систем.

Основная задача, которую решает Business Studio, – это создание комплексной модели бизнеса (Business Architecture), содержащей следующие элементы:

1. Стратегия (Система целей и показателей их достижения).
2. Модель бизнес-процессов и их KPI.
3. Организационная структура.
4. Ресурсы и документы.
5. Информационные системы