Файл: Проектирование организации (на примере ОАО «РЕСО-ГАРАНТИЯ»).pdf

Также как и создание новой компании, эти два понятия, реструктуризация и реинжиниринг, требуют формирования будущего проекта организации структуры, системы управления, различных взаимосвязей между элементами, условий и правил выполнения тех или иных действий.

Вернемся к определению проектирования организации. Этот термин означает процесс формирования проекта или прообраза возможного, будущего состояния фирмы. Оно отличается от конструирования предприятия тем, что оно заключается не только в характеристике технологических сторон состояния объекта, но и социально-экономических факторов моделей системы. А ее суть заключается в разработке таких элементов организации, при внедрении которых сформировавшемуся предприятию были бы свойственны высокая надежность, экономичность и устойчивость.

Рассмотрим цели проектирования организации:

• формирование новой системы;
• неполная модернизация уже существующей системы организации на предприятии;
• полное усовершенствование организационной системы (несет радикальный характер).

Организационная система есть совокупность из двух составляющих частей:

1. Механизм внутреннего функционирования. Сюда входят элементы, которые необходимы для управленческого процесса и непосредственно для производственной деятельности. Сюда можно отнести организационные и функциональные структуры, документы организации, положения о подразделениях и службах, инструкции к определенной должности, оборудование производства, компьютерная, производственная и организационная техника, мебель для офиса, система документооборота.
2. 2) Механизм внешнего функционирования. Он же содержит элементы, которые необходимы при формировании благоприятных условий для реализации деловых функций, для создания благоприятного делового поля внешних связей и отношений фирмы. Сюда относятся различные договоренности, законные акты, контракты и соглашения с партнерами.

Система как объект проектирования организации придает ему черту системности, целостности и комплексности. Организационное проектирование может рассматриваться как подготовительное действие, подготовка продукта, которое представляет собой осмысление того, что подготавливается. Различие между организационным проектированием и самим объектом заключается по ориентации: на создание новой системы, на неполное или же радикальное усовершенствование системы.

При проектировании организации управления предприятием в современных условиях используется системный подход для решения появившихся задач. Здесь учитываются внешний и внутренний факторы проектирования организации, и как показывает практика, эти факторы носят ситуационный характер и подразделяются на следующие группы:

1. Состояние внешней среды;
2. Технологическая составляющая работы предприятия;
3. Стратегический выбор управленцами при реализации поставленных целей;
4. Поведение исполнителей, работников;
5. Масштабы предприятия или организации.

Внешняя среда характеризуется своей сложностью и динамизмом [13]. Сложность внешней среды характеризуется множеством факторов, влияющих на проектирование организации. А динамизм внешнего окружения определяется тем, насколько быстро меняются факторы внешней среды, влияющих на организационное проектирование. Организационное проектирование тесно связано с технологией работы. А под технологией следует понимать деятельность работника, все материалы и оборудование, способы преобразования объекта своих действий. Связаны они по двум направлениям: разделение труда и формирование подразделений или группировка работ.

Джоржем Вудвортом, английским экономистом, была установлена связь между проектированием организации и технологией. Структуры организации в зависимости от технологии, от типа технологии, подразделяются на несколько видов. Когда увеличивается технологическая сложность, тогда увеличивается организационная пирамида, возрастает количество уровней управления организацией, также увеличивается контроль высшего звена управления. Когда технология находится на среднем уровне сложности, интервал контроля управленцев, менеджеров низшего звена становится наибольшим. Организации, которые характеризуются наибольшей и наименьшей сложностью технологий, более склонны к органическим проектам, а организации, характеризующиеся средней сложностью технологий более предрасположены к использованию к механистическим проектам.

Альфред Чандлер является первым человеком, который пояснил значение слова «стратегия» и отделил его от понятия «структуры». Также он привел формулировку принципа, в котором организационное проектирование должно соответствовать стратегии фирмы. Он сделал вывод, что со сменой стратегии перед компанией встают новые проблемы, и чтобы решить их, возрастает необходимость непосредственно в проектировании новой системы организации для предприятия. Упрощенная модель организации [9] представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Модель организации

Джон Гэлбрейт сумел определить элементы современного проектирования организации [10]. Он определил взаимосвязь влияния стратегии компании на дизайн организации и влияние дизайна организации на стратегию предприятия. Высшее руководство при выборе той или иной организационной стратегии непосредственно воздействует на многочисленные решения при проектировании организации. Возможны три области стратегического выбора [11].

Первая область связана с идеологией управления, которой придерживается высшее руководство фирмы. Основополагающие принципы и ценности идеологии управления могут сильно повлиять на различные элементы организационного проектирования. Они коснутся развития связей горизонтальных и вертикальных, уровень управляемости, число ступеней иерархии, количество звеньев системы организации, и на такие показатели, как централизация и децентрализация.

Вторая область касается вопроса потребителей, которые обслуживаются данной компанией. В том случае, если у фирмы есть и индивидуальные, и организованные потребители, эта двойственность должна присутствовать во всех подразделениях организационной системы при проектировании организации.

И наконец, третья область, условно назовем областью стратегического выбора. Это рынки сбыта товаров и услуг, территориальное размещение производства. Когда компания выходит за пределы национальных границ с целью интернационализации производства потребуется учет факторов глобализации бизнеса при проектировании организации структур управления.

При организационном проектировании структуры управления предприятием нужно принимать во внимание нужды потребителей, интересы, установки, уровень мотивации, дисциплинированности, профессионализма работников [21].

Все эти действия сделают структуру организации более функциональной, громоздкой и технически сложной. И если предприятие желает оставаться одним целым при выходе на международную арену, ей необходимо дублировать структурные подразделения на различных уровнях организации.

1.2 ФАКТОРЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Рассмотрим внешнюю и внутреннюю среды организации, которые и составляют ту основу, от которой отталкиваются при проектировании структуры организации.

Организация постоянно информируется из внешней среды. Это способствует процессу адаптации и позволяет корректировать действия по исправлению отклонений от благоприятного положения в системе. Не стоит забывать, что все предприятия укомплектованы людьми, и при распределении полномочий появляется необходимость учитывать интересы и привычки работников.

Поведение работников, членов организации может быть рассмотрена как внутренняя среда организации. В любой функционирующей компании появляются проблемы, связанные с различными сферами организации. И эти проблемы способны изменить положение организации. И чтобы разрешить появляющиеся проблемы, необходимо разумно скоординировать элементы организации путем непрерывного поступления экономических ресурсов. Со временем производственный аппарат устаревает и изнашивается, технологии требуют модернизации, требуется восполнить недостаток нужных материалов для производства, увольняются работники. И для обеспечения нормального функционирования организации эти ресурсы нужно заменять элементами, которые равны по производительности, и притом не прерывать производственный процесс [15].

Большинство остальных внутренних проблем возникают по той причине, что недостаточно взаимодействуют и координируются разные участки системы организации. Причиной того, что многие работники оставляют свои места работы в данном предприятии, а акционеры компании теряют желание вкладывать в производство организации является неудовлетворенность работников и вкладчиков условиями труда и вознаграждениями за труд, за участие в организации. Это недовольство может стать настолько сильным, что может привести компанию к банкротству.

Основные пути выхода из ситуации, решения организации, постановка стратегических целей, в целом вся внутренняя среда организации во многом зависит от организационной культуры фирмы, которая способствует силе и устойчивости выживающей в конкуренции структуре организации. Бывает и наоборот, когда культура организации ослабляет её, но это происходит в тех случаях, когда предприятие имеет очень сильный технологический и финансовый потенциал. В тех компаниях, где организационная культура очень сильна и влиятельна, подчеркивается важность людей, которые на неё работают. Представления и знания о культуре той или иной организации дает нам наблюдение за взаимодействием работников друг с другом, как они трудятся на своих должностях, чему дается предпочтение при коммуникациях.

Как нам уже известно, что организация существует под влиянием множества как внутренних, так и внешних факторов. Факторы, которые существуют внутри организации, внутренние факторы, еще называются переменными внутренней среды, которая частично, но в большинстве случаев полностью регулируема и контролируема со стороны менеджмента.

К основным элементам внутренней среды относятся:

1. Цели - это конечное состояние или результат, которого желает организация, для достижения которого направлены все усилия компании. Самой главной или генеральной целью организации называется миссия, которой компания заявляет о себе на экономическом рынке. Все цели организации устанавливаются при проектировании структуры управления организацией .
2. Структура - это комплекс подразделений и ступеней управления в единой системе для достижения стратегических целей, миссии организации.
3. В неё включены каналы коммуникации для передачи информации, нужной для принятия тех или иных решений. А уже пользуясь принятыми решениями, обеспечивается координация предприятия, контроль отдельных структурных подразделений организации [19].
4. Задачей называется работа, которую необходимо выполнить заранее установленным методом или способом и в установленные сроки. Задачи бывают трёх видов: работа с персоналом, работа со сбором, обработкой информации, работа с предметами.
5. Технология - установленный порядок связей между определенными видами работ.
6. Люди - персонал, коллектив компании.
7. Организационная культура – это система ценностей и убеждений, коллективно разделяемых. Они оказывают влияние на поведение отдельных членов организации и так же на конечный результата деятельности фирмы.

Все вышеперечисленные переменные тесно взаимодействуют между собой и обеспечивают приближение к достижению поставленных целей фирмы [25].

Перейдем к понятию внешней среды организации. Внешней средой называется совокупность условий и факторов, которые влияют на деятельность компании. Она подразделяется на факторы прямого воздействия и косвенного воздействия, микросреда и макросреда.

Макросреда или факторы косвенного воздействия воздействуют на все предприятия, действующие в какой-либо отрасли. Это факторы, показывающие развитие национальной экономики в целом. В макросреду входят следующие понятия:

1. Экономическая среда. Под ней подразумеваются факторы, которые определяют развитие различных процессов в национальной экономике (государственные долги, уровень ВВП или ВНП и т.д.), факторы влияния бюджетной и налоговой политики на платежеспособность людей, факторы, влияющие на инвестиционную привлекательность национальной политики, уровень налогообложения, темпы инфляции и т.д.
2. Политическая среда. Это факторы, которые определяют развитие политических процессов, устойчивость законодательных норм в экономике, в национальной экономике, идеологию, которая определяет устои правительства или уровень неудовлетворенности политикой правительства и т.д.
3. Методы реализации ресурсов в результат или технологическая среда- это факторы, которые определяют тенденции развития НТР и изменения технологической базы.
4. Социальная среда. Под социальной средой понимаются факторы, которые определяют демографию населения и тенденции их развития, их традиции и обычаи, ценности народа, отношения населения к работе и качеству жизни и т.д. Состояние рынка и число трудоспособных граждан во многом определяется социальной средой. Определенные изменения в структуре социальной среды оказывают воздействие на различные рынки товаров и услуг [23].

Чтобы хорошо изучить структуру внешней среды, необходимо создать специальные структуры в организации для анализа материалов из специализированных источников. Часто встречаются такие способы наблюдения, как участие в профессиональных конференциях, проведение дискуссий внутри организации, анализ деятельности организации за прошлые несколько лет.

Под микросредой подразумеваются факторы, которые оказывают влияние на деятельность одной конкретной фирмы и определяют ее конкурентоспособность в сравнении с другими компаниями, относящихся к той или иной отрасли. К элементам макросреды относятся: