Файл: Характеристика предприятия и его деятельности..pdf

Товарная накладная – документ, применяемый для оформления продажи товарно-материальных ценностей покупателю. На её основании продавец списывает стоимость товаров в бухгалтерском учёте. Оформляется в 2х экземплярах – по одному экземпляру на каждую сторону сделки.

При определении стоимости доставки учитываются такие факторы, как прокладка маршрута с учётом различных особенностей: использование платных дорог, переправ, возможный платный въезд в город, ночные перевозки. При доставке автотранспортом также необходимо учесть количество водителей, время их работы, тип транспортного средства, максимальная общая нагрузка и нагрузка на ось, дополнительная оплата при ночных перевозках, амортизация машины (работа механиков, возможные поломки в пути), суточные (в случае командировки). В случае, если автотранспорт не оборудован спальными местами, также добавляются расходы на гостиницу. Также при использовании потребителем своего автопарка необходимо учесть время на доставку пустого транспорта от покупателя.

В формирование конечной цены доставки также входят такие факторы, как налоги, пенсионные отчисления, заработная плата сотрудников, банковские проценты по переводу и обслуживанию средств и счёта.

При выполнении доставки топливных грузов необходимо соблюсти требования, закреплённые на законодательном уровне в следующих нормативных документах: ГОСТ 1510-84 «Нефть и нефтепродукты. Маркировка, упаковка, транспортирование и хранение», Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом и Европейским соглашением о международной дорожной перевозке опасных грузов (ДОПОГ) (в случае доставки автомобильным транспортом).

Выходные информационные потоки представлены отчётом о доставке и бухгалтерской и налоговой отчётностью.

Отчётом о доставке является подписанная заказчиком товарная накладная, в соответствии с которой выставляется счёт на оплату заказа.

Бухгалтерская отчётность составляется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учёте» N 402-ФЗ.

Налоговая отчётность – это совокупность документов, предоставляемая организацией в налоговые органы.

Рисунок 1.2. Контекстная диаграмма автоматизации по учёту поставок топлива потребителям

Диаграммы декомпозиции предназначены для детализации функций и получаются при разбиении контекстной диаграммы на крупные подсистемы (функциональная декомпозиция) и описывающие каждый подсистему и их взаимодействие. Единственная функция, представленная на контекстной диаграмме верхнего уровня, может быть разложена на основные подфункции посредством создания дочерней диаграммы. В свою очередь, каждая из этих подфункций может быть разложена на составные части посредством создания дочерней диаграммы следующего, более низкого уровня, на которой некоторые или все функции также могут быть разложены на составные части. Каждая дочерняя диаграмма содержит дочерние блоки и стрелки, обеспечивающие дополнительную детализацию родительского блока.

Хотя действительной вершиной модели является диаграмма уровня А-0, настоящей «рабочей вершиной» является диаграмма А0, поскольку она является уточненным выражением точки зрения модели. Ее содержание показывает, что будет рассматриваться в дальнейшем, ограничивая последующие уровни в рамках цели проекта. Нижние уровни уточняют содержание функциональных блоков, детализируя их, но, не расширяя границ модели. Диаграмма декомпозиции изображена на рисунке 3.

Входной информацией являются данные, полученные сотрудником отдела продаж из звонков клиентов. Определяется тип топлива, который необходимо доставить, место доставки, дата и время.

На основании этой информации проверяется наличие продукции на складе. При наличии необходимых объёмов топлива в достаточном количестве формируется заказ и передаётся в службу доставки. При недостатке объёмов топлива производится заказ от поставщика, формируется заказ с отложенными сроками.

Служба доставки рассматривает место и время доставки, определяется маршрут поставки и необходимые тип и количество автомобилей. При необходимости производится составление разрешительной документации на въезд в различные пропускные зоны.

После выполнения доставки, получения оплаты и поступления необходимых документов, формируется отчёт о доставке. На основании товарной накладной и отчёта о доставке составляется документация по бухгалтерской отчётности, а в последствии и налоговой отчётности, передаваемой в налоговую инспекцию.

Рисунок 1.3. Диаграмма декомпозиции автоматизации бизнес-процессов по учёту поставок топлива потребителям

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

Информационная модель – модель объекта, состоящая из информации, описывающей существенные для конкретного случая параметры и переменные, связи между ними, а также входы и выходы для данных, при подаче на которые можно влиять на получаемый результат. Информационная модель представлена на рисунке 2.1.

Отделом продаж вносится информация о заказах, поступившая из звонков клиентов. Бухгалтерия на основании данных о заказе просматривает базы поставщиков и водителей и на их основании формирует товарную накладную по форме N ТОРГ-12.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования.

В таблице 2 представлены используемые классификаторы и дано их описание.

Таблица 2.

Классификаторы

Рисунок 2.1. Информационная модель

Все порядковые коды имеют числовое представление. Присвоение кодов происходит по формуле K_n=K_n-1+1, где K_n – кодируемый элемент, K_n-1 - предыдущий элемент. Первый элемент имеет порядковый номер 0.

Первый классификатор – «Состояние заказа». Состоит из двух позиций и обозначает, доставлен заказ или нет. Его описание представлено в таблице 3 ниже.

Таблица 3.

Классификатор «Состояние заказа»

Классификатор «Состояние оплаты», описанный в таблице 4, показывает, оплачен ли заказ или нет.

Таблица 4.

Классификатор «Состояние оплаты»

Классификатор «Статус водителя» предоставляет информацию о водителе. Его описание представлено в таблице 5.

Таблица 5.

Классификатор «Статус водителя»

Последний классификатор - «Код базы поставщика», имеет цифробуквенное представление. Описание классификатора представлено в таблице 6.

Код состоит из 5 символов, первые три из которых содержат буквы и обозначают город, в котором находится база поставщика. Последние два символа имеют порядковую структуру и также вычисляются по формуле K_n=K_n-1+1.

Таблица 6.

Классификатор «Код базы поставщика»

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

В представленной ИС в качестве входящего документа вводится информация о заказе, поступившая из звонков клиентов. Экранная форма содержит несколько полей, в которые вносятся: ФИО заказчика; адрес, на который будет производиться доставка, а также день, в который доставка должна быть произведена; телефон заказчика; дата поступления заказа. После заполнения всех полей информация добавляется в таблицу «Список заказов». Необходимые коды присваиваются автоматически.

Рисунок 2.2. Форма ввода данных о заказе

Нормативно-справочная информация - это комплекс всех информационных вопросов и ответов на них, которые появляются в самых разных сферах жизнедеятельности человека. Такая система состоит из огромного количества информации, которая передает всю необходимую информацию из различных областей человеческой жизни.

Хорошим примером для понимания НСИ являются специальные справочные информационные базы, представляющие собой перечень нормативных правовых законодательных актов, указов и законов. Такой работой должен заниматься специальный отдел.

В состав нормативно справочной информации входят справочники «Список водителей» и «Список баз поставщика». В справочниках хранится информация многократного использования, предусмотрена возможность дополнения, удаления и редактирования содержащихся данных. Классификаторы для справочников были описаны в предыдущем разделе. На рисунке 2.3. представлена форма просмотра и редактирования справочников.

Рисунок 2.3. Форма просмотра и редактирования справочников

2.4. Характеристика результатной информации

Результирующей информацией в предложенной информационной системе являются товарная накладная и отчёт о доставке. На рисунках 2.4 и 2.5 представлены формы для заполнения данными указанных документов.

Товарная накладная — первичный документ, который применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. На основании товарной накладной фирма-продавец списывает стоимость товаров в бухгалтерском учете, а покупатель оприходует полученные ценности. Товарная накладная составляется на основе таблицы «Список заказов», из которой берется непосредственно информация о заказе, и справочников «Список баз поставщиков» и «Список водителей». Из первого справочника выбирается база, из которой будет закуплено и вывезено топливо, и на основе полученных данных определяется итоговая стоимость топлива. Из второго справочника выбирается водитель с наиболее подходящим транспортом, и это является ещё одним критерием формирования цены. Также именно этому водителю будет передана торговая накладная впоследствии.