Файл: Управление поведением в конфликтных ситуациях (на примере администрации Южного округа города Оренбурга).pdf

Эффективная деятельность аппарата управления осуществляется на основе следующих направлений:

установления прав и необходимой полноты ответственности каждого управленческого звена за достижение поставленных перед ним задач;

сбалансированности задач звеньев одного уровня управления по отношению к задачам вышестоящего уровня;

рационального разделения и кооперации труда между звеньями и уровнями управления и их взаимодействия.

Рассматривая отдел кадров аппарата управления, возможно выделить следующие функции, которые он выполняет:

разработка планов комплектования кадров, в соответствии со штатным расписанием администрации;

оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

учет личного состава администрации района;

хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

анализ состава, деловых качеств работников администрации с целью их рационального использования;

создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

работа по созданию резерва на выдвижение;

подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников администрации;

подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

подготовка материалов для представления технических работников, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

осуществление контроля соблюдения работниками администрации трудовой дисциплины и внутреннего распорядка, инструктажа по технике безопасности и охране труда;

организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Установлена ответственность начальника отдела по кадровым и общим вопросам за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая определяется должностной инструкцией.

Продвижение по службе помогает организации, поскольку позволяет ей заполнять вакансии служащими, которые проявили уже свои способности. Оно помогает и служащим, поскольку удовлетворяет их стремление к успеху, достижениям, и самоуважению. Перевод можно использовать, чтобы расширить опыт работника, а так же в тех случаях, когда руководство считает, что работник будет работать более эффективно на другой должности. Работники администрации, имеющие специальное профессиональное образование, имеют возможность потенциального роста и занесены в кадровый резерв. При необходимости заполнения вакансии будут рассматриваться их кандидатуры в первую очередь. В кадровый резерв заносятся и лица после окончания учебы по направлению администрации края, а также лица, желающие участвовать в конкурсном отборе на вакантные должности. Иногда перевод используется и в тех случаях, когда человек работает неудовлетворительно, но в связи с его большим стажем или прошлыми заслугами руководство считает, что прекращение трудового договора с ним было бы неэтичным. В данном случае, перевод представляет собой понижение в должности, позволяет выполнять полезную работу и не блокирует карьеру способному молодому работнику.

С целью повышения профессионального уровня муниципальных служащих проводятся специальные обучающие семинары, совещания, аппаратные курсы повышения квалификации по актуальным вопросам государственного и муниципального управления, что позволяет построить систему непрерывного профессионального развития и совершенствования профессиональной компетентности работников.

Характеризуя структуру персонала аппарата управления, необходимо отметить, что всего в Администрации Южного округа работают 54 сотрудника.

Половая структура персонала Администрации Южного округа представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Половая структура персонала Администрации Южного округа

Большая часть персонала Администрации Южного округа – мужчины (59 %), женщины, соответственно – 41 %. Но разница в долях незначительная.

Определяя распределение по категориям персонала аппарата управления, была составлена таблица 2.4.

Таблица 2.4– Распределение персонала аппарата управления по категориям

Таким образом, большую часть персонала (57,4%) в Администрации Южного округа составляют служащие, что определяется спецификой муниципальной деятельности. Также особенностями аппарата управления определена и значительная, по сравнению с другими типами организаций, доля руководителей в общем числе работников – 25,9 %. Эти факты оказывают значительное влияние на дальнейшую классификацию персонала по другим признакам.

Определяя стаж работы работников Администрации Южного округа, была составлена таблица 2.2.

Таблица 2.2 – Распределение персонала Администрации Южного округа по стажу работы

Характеризуя стаж работы персонала Администрации Южного округа, возможно отметить, что большинство работников имеют достаточно большой стаж работы, что говорит об опыте управленческой деятельности. Вновь принятых работников значительно меньше – 9,3 %. Эти показатели свидетельствуют о постепенном обновлении кадров.

Распределение персонала Администрации Южного округа по возрасту представлено в таблице 2.3.

Таблица 2.3 – Распределение персонала Администрации Южного округа по возрасту

Большинство работников по возрасту находятся в диапазоне 36-55 лет (48,2 %), что также свидетельствует об опыте трудовой деятельности. Работников пенсионного возраста в Администрации Южного округа – 14,8 %, что может означать старение кадров.

Уровень образования в управленческой деятельности играет основную роль, поэтому в Администрации Южного округа большинство работников имеют высшее образование (58,2%), а также значительная часть (25,5 %) два и более высших образований (см. табл. 2.4).

Таблица 2.4 – Распределение персонала Администрации Южного округа по уровню образования

Полученные данные об уровне образования персонала полностью отражают специфику интеллектуального труда в Администрации Южного округа, которая заключается в обеспечении качества управленческой деятельности аппарата управления.

Таким образом, разработав характеристику Администрации Южного округа возможно отметить, что аппарат управления решает вопросы оперативного характера, одновременно проводит работу по определению стратегии, связанной с социально-экономическим развитием города Оренбурга. Характеризуя кадровую структуру персонала, возможно отметить, что большинство работников имеют значительный опыт работы в аппарате управления, а также значительная доля персонала с высоким уровнем образования, который обусловлен спецификой деятельности аппарата управления.

2.2 Оценка деятельности Администрации Южного округа по управлению конфликтами

В ходе беседы с работниками администрации Южного округа в качестве примера конфликтной ситуации был выявлен случай связанный с распределением финансовых средств и принятием управленческого решения. Аппарат управления администрации Южного округа проводил открытый конкурс на закупку про­дукции для собственных нужд. В конкурсе участвовали поставщики из Оренбургской области и соседних регионов. В случае выбора поставщика из соседнего региона будет достигнута экономия средств по текущей закупке, но налоги поступят в бюджет соседнего региона (к тому же доставка займет некоторое время), то есть Оренбургская область получит меньше налоговых поступлений. Кроме того, любая местная администрация заинтересована в сохранении и поддержании местных компаний в своем регионе. В Администрации Южного округа произошло разделение мнений по этому вопросу. Заместитель главы Администрации Южного округа по экономике и финансам предложил произвести закупку в другом регионе, но глава администрации принял решение о закупке у местных поставщиков. Это решение определяется тем, что администрация заинтересована в победе на конкурсе местного поставщика, но экономия средств позволит направить их на другие нужды аппарата управления.

Этот конфликт возможно охарактеризовать как конструктивный, так как он может способствовать пересмотру существующего механизма закупочной деятельности в сторону ее улучшения. Негативным фактором этого конфликта, по мнению автора, является условия принятия решения – единоличное решение руководителя. Этот способ определяет приоритетным аспектом в решении важных задач - должность «победившей» стороны, что не совсем верно, так как оппонент может избегать дальнейших аргументов в пользу своей позиции, боясь руководства. Это в свою очередь приводит к тому, что упускаются важные доводы и эффект конструктивного конфликта значительно снижается. В связи с этим необходимо проводить обсуждения подобных вопросов в рамках специальной комиссии.

Для более полного анализа конфликтогенности и управления конфликтами в Администрации Южного округа была разработана анкета, состоящая из 12 вопросов с целью проведения опроса работников. В опросе принимало участие 20 респондентов.

Варианты способов поведения в конфликтной ситуации, по мнению респондентов, получили следующее распределение:

объяснения в корректной форме – 19 респондентов;

бойкот – 1 респондент;

компромисс – 12 респондентов;

угрозы – 0;

стараюсь не усугублять ситуацию – 7 респондентов;

применение силы – 0;

оскорбления – 0;

соглашаюсь с недовольствами – 2 респондента.

При этом важно отметить, что допускалось 2 варианта ответа. Таким образом, возможно отметить, что радикальные способы разрешения конфликтной ситуации не выбрал ни один из респондентов. Большинство выбранных способов подразумевает конструктивный диалог и компромиссные решения, что может свидетельствовать о грамотном выборе стиля поведения работниками Администрации Южного округа в конфликтной ситуации.

Характеризуя частоту возникновения конфликтных ситуаций, респонденты отметили, что конфликты происходят иногда, время от времени (45%), что показано на графике (см. рис. 2.2).

Рисунок 2.2 – Частота возникновения конфликтных ситуаций, по мнению респондентов

Достаточно значительно количество респондентов (30 %) отметили, что конфликты происходят довольно часто, а 20 % респондентов утверждают, что конфликты – частое явление в Администрации Южного округа. Эти факты свидетельствуют о повышенной конфликтогености в аппарате управления. При этом необходимо учитывать, что под конфликтом каждый работник понимает индивидуальный набор характеристик. То есть для одного работника спор по рабочему вопросу будет являться конфликтом, а для другого – нет. Таким образом, ответы по этому вопросу подвержены значительному влиянию субъективных факторов (психологическим характеристикам респондентов, условиям работы, эмоциональным фоном). Важным фактором в процесс управления конфликтами выступает их причина (см. рис. 2.3).

Рисунок 2.3 – Причины конфликта в структурных подразделениях аппарата управления, по мнению респондентов

Анализируя полученные ответы, возможно отметить, что мнения респондентов разделились практически в равных пропорциях в отношении всех вариантов, кроме материального стимулирования (10 %), что может свидетельствовать о присутствии в той или иной степени всех этих причин в возникавших конфликтах в аппарате управления.

Отвечая на вопрос о наиболее частом оппоненте в конфликтных ситуациях, респонденты в равных значительных долях (по 40 %) выделили равных по должности работников и посетителей (см. рис. 2.4).

Рисунок 2.4 – Наиболее частые оппоненты в конфликтных ситуациях, по мнению респондентов

Руководство и подчиненные выступают оппонентами в конфликтных ситуациях у меньшего количества респондентов (по 10 %). Этот факт может быть обусловлен тем, что руководителей гораздо меньше, чем подчиненных, а в большинстве случаев подчиненные стараются избегать конфликтов с руководством. Количеством руководителей также обусловлено и распределение в отношении варианта конфликтной ситуации с подчиненными, так как руководителей меньше, то и выбор этого варианта может быть лишь у тех работников, которые занимают руководящие должности. Конфликтные ситуации с посетителями также частое явлении ввиду специфики работы Администрации Южного округа, которая подразумевает постоянное взаимодействие с городским сообществом по вопросам решения проблем города.