Файл: Классификация проектных структур по отношению к структуре организации.pdf

Таблица 5. Основные характеристические черты компаний будущего [5].

Поиск идеальной структуры управления (организационной формы) постепенно уступает место многообразию концепций. Считается что наука в области организационных структур существенно отстает от практики, и специалисты не в состоянии выработать организационную структуру, которая отвечала бы характеристическим чертам представленным в табл. 5.

Более того, все больше прослеживается необходимость и естественное образование внутри компаний гетерархии - системы, образованной пересекающимися, разнообразными и одновременно сосуществующими структурами управления.

Глава 6. Проектный офис

В данной главе рассматриваются подходы к построению Проектного офиса, этапы зрелости Проектного офиса (как подразделения); необходимы составляющие эффективного функционирования Проектного офиса (как инфраструктуры);

В литературе приводиться множество разнообразных определений Проектного офиса. В силу «трудностей» перевода Проектный офис называют Офисом Управления Проектами, Центром Управления проектами, а в зависимости от масштаба Офисом Управления Программами, Департаментом Управления Проектами и т.п. Однако все многообразие определений можно свести к двум трактовкам:

1. Проектный офис как инфраструктура;
2. Проектный офис как подразделение.

Проектный офис как инфраструктура

     Управление крупным проектом, как правило, требует достаточно представительной команды, состоящей из менеджера проекта, менеджеров и специалистов по направлениям деятельности, ряда функциональных работников, причем специфика их деятельности такова, что:

• команда как организационная структура существует на время реализации проекта;
• состав команды проекта не является стабильной структурой, а изменяется по мере выполнения этапов проекта, т. е. часть персонала привлекается на определенные периоды [9].

Возникает необходимость организации инфраструктуры, которая позволила бы реализовывать как централизованные, так и децентрализованные функции проекта и обеспечить конфиденциальность и защиту коммерческой тайны проекта [2].

Основное назначение проектного офиса как инфраструктуры — обеспечение эффективной коммуникации членов команды проекта в совместном выполнении работ, что возможно только при наличии развитых средств связи, компьютеров и специфического программного обеспечения, средств телекоммуникации, разнообразной оргтехники, современных информационных технологий и пр.

Проектный офис — это оптимальным образом организованная среда (место), где члены команды проекта могут осуществлять процессы управления проектом, проводить совещания, вести переговоры с партнерами, хранить проектную документацию.

Современное пространство проектного офиса включает в себя большое количество технических и организационных решений:

1. Помещение:

• проектирование пространственно-планировочных решений -основных помещений головного офиса проекта;
• проработка вопросов интерьера и внутренней отделки помещений, обустройства мебелью;

2.  Оргтехника и вспомогательное оборудование:

• устройства для организации документооборота;
• организационные средства — доски для рисования, планшеты для календарных графиков, оборудование для проведения совещаний и пр.;
• организационная техника — копиры, проекторы, уничтожители бумаги;
• средства безопасности — сигнализация, регламентация доступов в помещение;
• хозяйственный инвентарь и оборудование;

3.  Программно-компьютерные комплексы, средства связи и телекоммуникаций:

• компьютерная техника — сетевое оборудование, компьютеры, серверы, принтеры;
• программное обеспечение;
• средства связи — телефонные станции, телефонные аппараты, каналы связи, пейджеры, мобильные телефоны

         Виртуальный офис — распределенная компьютерная система на базе телекоммуникационных сетей, позволяющая пользоваться едиными программными средствами, едиными базами данных и знаний, вести единый учет, контроль, мониторинг работ по проекту, проводить видеоконференции, телекоммуникационные совещания в реальном режиме времени [9].

         Преимущества виртуального офиса связаны с возможностью организации эффективной распределенной системы управления проектами (с подключением домашних и мобильных офисов). Такой проектный офис содержит 2 группы программных средств в рамках технологии «клиент—сервер» или иной сетевой технологии. Первая группа программных средств размещается на сервере и включает средства ведения баз данных, например Oracle, Informix, MS Sharepoint для взаимодействия проекта с менеджерами. Вторая группа размещается на рабочем месте клиента и на основе Internet (или другой системы обмена информацией) поддерживает функции виртуального офиса. Эти виртуальные функции первого уровня позволяют менеджеру проекта фиксировать текущее состояние проекта по ресурсам, выполнению работ и затрат не зависимо от реального нахождения членов команды проекта. При этом использование мобильной техники «Notebook + модем + мобильный телефон» делает виртуальную часть офиса мобильной [2].

         Прикладное программное обеспечение документооборота офиса проекта должно включать следующие ключевые компоненты:

• систему управления хранением документов — программное обеспечение, реализующее функции управления единым документарным фондом проекта (централизованным архивом);
• систему управления документооборотом — программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацией документопотоков, контролем за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;
• набор стандартных бизнес-приложений, использующихся командой проекта для подготовки документов — текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);
• систему экспорта/импорта документов.
• В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения электронного офиса выступает система управления полномочиями пользователей, которая:
• осуществляет разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности);
• осуществляет регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

Проектный офис как подразделение

         Создание проектного офиса как обособленного подразделения целесообразно при достижения компанией определенного уровня зрелости в управлении проектами. В борьбе за эффективное распределение ресурсов проектов, повышение количества успешно реализуемых проектов, повышения качества мультипроектного управления, формирования внутрифирменных стандартов управления проектами, распределения приоритетов проектов существенно может помочь создание в рамках корпорации такой структуры как Проектный офис (Project Management Office).

         Проектный офис как подразделение – «это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов» [14].

Диапазон обязанностей можно разделить на следующие сегменты:

• создание и развитие адекватной организации системы стандартов управления проектами, ее поэтапное внедрение и модернизация, воспитание персонала;
• анализ всей проектной деятельности организации, сопоставление реализуемых проектов и программ стратегическим целям организации, отбор проектов, формирование портфеля проектов организации;
• создание единого хранилища результатов проектов, анализ завершенных проектов, создание шаблонов по проектам.

         Данная декомпозиция обязанностей корреспондируется с четырьмя группами функций, выделенными Ильиным В.В - Методический отдел, Аналитический отдел, Архив и Группу координаторов.

         Внедрение такого звена как Проектный офис позволяет компании:

• повысить рентабельность реализации проектов;
• увеличить число успешно завершаемых проектов;
• сформировать штат профессионалов, готовых использовать передовые методики в управлении проектами.

         Проектный офис в корпорации позволяет компании сформировать систему управления проектами, включая в нее доказавшие свою эффективность методы управления, планирования и анализа проектов для завершения проектов в рамках заданных ограничений.

         Для создания эффективного Проектного офиса, который не служит бюрократическим заслоном в организации, менеджмент компании должен осознавать его необходимость и оказывать всяческую поддержку на начальных этапах его работы.

         Внедрение Проектного офиса является поэтапным процессом, который требует определенных усилий, как от менеджеров проектов, так и от рядовых сотрудников.

         Инициатива по созданию Проектного офиса должна исходить «сверху» и уже позже новая структура, доказав свою эффективность и необходимость будет воспринята всей организацией.

         Внедрение Проектного офиса в компанию, первоначально может встретить сопротивление и даже саботаж со стороны сотрудников организации.

         В результате анализа российского и зарубежного опыта в области создания и внедрения Проектных офисов были сформулированы следующие этапы эволюции Проектного офиса компании:

Информационный центр.

На данном этапе осуществляется постановка целей и задач, определение функций и инфраструктуры Проектного офиса, сбор информации.

Офис сопровождения проектов.

На данном этапе Проектный офис начинает свою работу и в кратчайшие сроки должен показать свою эффективность. Здесь могут рассматриваться такие задачи как:

• формирование и анализ отчетов,
• обзоры всей проектной деятельности в организации,
• внедрение корпоративных стандартов управления всеми проектами компании и др.

Таким образом, Проектный офис еще не работает в полную силу и является структурой, анализирующей и аккумулирующей в себе информацию по проектам. Он только еще формирует свой имидж и начинает оправдывать свое существование, дает сотрудникам почувствовать необходимость и удобство в использовании общих принципов ведения проектов.