Файл: Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет» (Построение моделей бизнес-процессов складского учета).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность курсовой работы. В современном мире уже ни одно предприятие не может обойтись без применения современных телекоммуникационных и информационных технологий, будь то огромный международный концерн или небольшая розничная сеть магазинов. Возможности современных технологий и программного обеспечения помогают руководству предприятия проводить эффективную управленческую политику, упрощают планирование и позволяют оперативно решать появляющиеся задачи. Рынок различных телекоммуникационных и информационных решений на сегодняшний день весьма велик, существует множество программных комплексов, изначально спроектированных под определенные отрасли, так как для разных сфер деятельности будет актуальна своя система управления, учитывающая все особенности того или иного бизнеса.

Актуальность данной работы определяется тем фактом, что эффективность бизнеса является ключевым конкурентным преимуществом. В условиях жесткой конкуренции российские предприятия вынуждены искать способы повысить эффективность своей деятельности - одним из таких способов является автоматизация бизнес-процессов и применение информационных технологий позволяющих эффективно управлять бизнес процессами, выстраивать оптимальную систему управления и контроля, сокращать издержки, тем самым увеличивая гибкость и финансовую устойчивость предприятия.

Объектом в данной работе является проектирование реализации операций бизнес-процесса «Складской учет».

Предметом исследования является построение модели бизнес-процесса складского учета торгового предприятия Глэдис.

Для достижения цели работы сформулируем задачи работы:

- провести анализ и дать экономическую характеристику деятельности торговой компании Глэдис;

- выделить основные проблемы складского учета компании Глэдис и подходы к его решению по результатам анализа лучших мировых практик;

- выполнить моделирование бизнес- процесса складского учета компании Глэдис.

Теоретической базой выполнения курсовой работы являются работы отечественных и зарубежных специалистов по менеджменту и стратегическому управлению А. Виханского, М. Мескона, Г. Альберта, Ф. Хедоури, Р. Дафта, специалистов по логистике - Г. Азаренкова, В. Николайчука, М. Окландера, Б. Аникина, Д. Бауерсокса, Й. Беккер,а А. Гаджинского, Л. Миротина, А. Некрасова, Д. Стока, Дж. Хескетта. В области управления изменениями и методологической базы управления реинжинирингом бизнес - процессов основными работами являются работы таких зарубежных ученых, как И. Ансофф, P. Акофф, А. Ван Де Вен, Рамперсад Х., Фламгольц Э., И. Адизес, Е. Хьюз, М. Хаммер.

В работе используются такие исследовательские приемы и методы как: абстрагирование, анализ и синтез, индукция и дедукция - для идентификации проблемной области исследования, выделение элементов механизма осуществления логистической деятельности, логистических подходов и обеспечения их согласованности.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литератур.

Глава 1. Методологический анализ предметной области и постановка задачи

1.1. Экономическая характеристика деятельности Глэдис. Анализ бизнес-процессов предприятия Глэдис

Дадим характеристику компании «Глэдис». Компания ведет свою деятельность с 2013 года на рынке поставщиков оригинальных деталей для иномарок и сертифицированных дубликатов, предлагая широкий выбор заводских оригинальных автозапчастей для японских, корейских и европейских иномарок, а также детали и узлы лицензированных производителями OEM-поставщиков. Компания работает без посредников и только с проверенными поставщиками комплектующих и автомобильных товаров.

Принципы работы «Глэдис» заключаются в [13]:

- честной ценовой политике без привлечения посредников и дополнительных ценовых накруток;

- прямых поставках качественных запчастей от производителей;

- удобном сервисе и ответственном отношение к делу.

Высокий стандарт обслуживания клиентов основан на профессиональной помощи, оказываемой клиентам менеджерами в момент обращения в компанию.

«Глэдис» предлагает профессиональную помощь в поиске и подборе автозапчастей, деталей и узлов для автомобилей клиентов, исходя из их потребностей и финансовых возможностей.

Организационная структура компании представлена на рисунке 1.1

.

Рисунок 1.1 - Организационная структура «Глэдис»

Как видно из рисунка 1.1, компания состоит из пяти отделов, каждый из которых подчиняется генеральному директору.

Генеральный директор компании выполняет организационно-распорядительные функции, определяет тактику и стратегию развития компании, координирует работу отделов, ведет переговоры с крупными поставщиками, участвует в принятии важных управленческих решений. Взаимодействует со всеми отделами (преимущественно, с начальниками отделов).

Бухгалтерия отвечает за учет финансово-хозяйственной деятельности компании, а именно ведет учет и регистрацию первичной документации, составляет отчеты о деятельности компании, в том числе для сдачи в налоговые органы, осуществляет взаиморасчеты с поставщиками и сотрудниками компании, формирует отчеты о деятельности компании для руководства.

Тесно взаимодействует с отделом по работе с клиентами, отделом по работе с поставщиками, менеджером склада, руководством компании.

Менеджер склада отвечает за прием деталей и выдачу их клиентам или курьерской службе. Тесно взаимодействует с отделом по работе с клиентами, отделом по работе с поставщиками и курьерской службой компании.

Отдел по работе с клиентами отвечает за работу с клиентами компании посредством личного общения, телефонных переговоров, переписки по электронной почте, мессенджерах и социальных сетях. Основные задачи менеджеров по работе с клиентами – помочь клиенту в поиске и выборе нужных товаров, довести клиента до покупки, а также проконтролировать исполнение заказа (получение клиентом товаров) курьерской службой. В обязанности менеджеров по работе с клиентами также входит обработка рекламаций.

Отдел по работе с поставщиками отвечает за заказ и доставку товара от поставщика на склад компании. В обязанности менеджеров входит подготовка списков к заказу, формирование заказа поставщикам, формирование и согласование счета на оплату товара, отслеживание поступление товара и его наличия на складе.

Курьерская служба отвечает за доставку товара клиентам в пределах Новосибирска.

ИТ-отдел отвечает за работоспособность ЛВС и сайта компании.

Рассмотрим основные социально-экономические показатели деятельности анализируемого торгового предприятия.

Проведенный анализ для данного предприятия показывает его устойчивое положение на рынке, на сегодняшний момент предприятие является молодым, динамично развивающимся. Продажа автомобильных запчастей является высокорентабельным видом деятельности, связанным с кризисными явлениями на рынке продаж новых автомобилей.

Естественно, что руководство предприятия старается найти резервы для снижения затрат на осуществление основной деятельности торговой компании и снижение логистических издержек является важным направлением такой экономии. Поэтому, в соответствии с предметом исследования, выбранным в выпускной квалификационной работе, рассмотрим бизнес-процесс складского учета компании Глэдис.

Таблица 1.1

Основные показатели деятельности торгового предприятия

Важность данного бизнес – процесса для компании заключается в том что он является узким местом, поскольку:

- автоматизация работы бухгалтерии обеспечивается за счет внедренной системы «1С: Бухгалтерия»;

- работа курьерской службы, руководства и ИТ-отдела не требует автоматизации на данном этапе работы;

- работа отдела по работе с клиентами находится на стадии выбора и внедрения CRM-системы.

Таким образом, узким местом в системе бизнес – процессов торговой компании является складской учет, но это также важная часть работы компании, так как от грамотного управления складом зависит успех торговой компании и снижение операционных логистических издержек.

Во-первых, постоянная нехватка товара на складе ввиду несвоевременного заказа деталей увеличивает срок ожидания клиентом своего заказа и ведет к их недовольству. С другой стороны, чрезмерный заказ деталей перегружает склад и складское место используется не рационально, что ведет к необоснованной трате средств на аренду складского помещения.

Во-вторых, грамотное управление складом помогает быстрее отыскать нужный товар.

В-третьих, существует связь планируемых запасов деталей с уровнем организации управления компанией: чем ниже уровень организации управления, тем больше объем запасов необходимо иметь в резерве компании.

Проведем анализ данного бизнес - процесса.

От клиентов компании поступают заявки на различные детали. Отдел по работе с клиентами формирует список запрашиваемых деталей и передает его в отдел по работе с поставщиками, сотрудники которого на основе этого списка составляют запросы поставщикам на покупку деталей. Одновременно с запросами формируются счета на оплату деталей при заказе их у поставщиков. Прием товара на склад и выдача его осуществляется по накладными в соответствие с номерами заказа, которые присваиваются и сообщаются клиентам. При выдаче товара клиенту выдается чек.

Таким образом, основными документами для процесса являются:

- список деталей, которые необходимо заказать;

- заявка поставщикам на поставку деталей;

- счет на оплату заявки поставщикам;

- товарные накладные;

- чеки (при выдаче товара клиентам).

Описанный бизнес - процесс документооборота компании в части приема заказов от клиентов, формирования заявок на поставку и складского учета показан на рисунке 1.2.

Рисунок 1.2 - Описание документооборота компании в части описания бизнес процессов основной деятельности торговой компании

Непосредственно для складского учета достаточно только накладных – это основной документ, по которому осуществляется складской учет.

Входным документом для процесса можно считать список деталей (по предзаказу или для заказа у поставщиков) – по ним менеджер склада может ориентироваться в количестве и ассортименте поставки.

Выходным документом для складского учета являются накладные и чеки.

В роли нормативно-справочной информацией для складского учета будет выступать каталог деталей, марок и моделей автомобилей.

Примерный объем документов различных типов указан в таблице 1.2.