Файл: Организация кассовой работы в банке (Общие положения организации кассовой работы банка).pdf

На каждую организацию для инкассации денежной наличности ежемесячно выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, который указывается в списке.

Графики и маршруты заездов инкассаторов в организации составляются руководителем подразделения инкассации.

Кассир организации к каждой сумке, которая сдается инкассаторам, выписывает препроводительную ведомость.

Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку; второй экземпляр, она же накладная к сумке, передается инкассатору при получении им сумки; третий экземпляр, она же копия препроводительной ведомости, остается у клиента.

Сумка с денежной наличностью обязательно пломбируется кассиром организации таким образом, чтобы было предотвращено ее вскрытие.

Перед получением денежных средств и иных ценностей инкассатор-сборщик предъявляет кассиру организации документ, который удостоверяет личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и пустую сумку. В свою очередь кассир организации предъявляет образец оттисков пломбиров, сумку с ценностями и два экземпляра препроводительной ведомости.

Инкассатор-сборщик принимает сумку с ценностями с проверкой целостности упаковки, наличия четких и целых оттисков пломб, соответствия их имеющемуся образцу, проверяет правильность заполнения препроводительной ведомости и передает кассиру организации пустую сумку и явочную карточку для заполнения. Затем инкассатор проверяет соответствие суммы, которая указана в явочной карточке кассиром, суммам в накладной и копии препроводительной ведомости, сумм прописью и цифрами, номера сумки, указанных в явочной карточке и сопроводительных документах, номеру принимаемой сумки, после чего на копии препроводительной ведомости расписывается, ставит печать и дату приема сумки.

Какие-либо корректирования при заполнении явочной карточки ни в коем случае не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается и на свободном поле явочной карточки делается новая запись, которая заверяется подписью кассира организации. Производить записи в явочной карточке инкассатору ни в коем случае не разрешается.

В специальном автомобиле старший бригады инкассаторов принимает от инкассатора-сборщика сумку с ценностями, возвращает ему накладную, явочную карточку и выдает пустую сумку следующей обслуживаемой организации. Сумка с деньгами и ценностями вкладывается в сейф, металлический ящик или при их отсутствии в мешок на все время работы на маршруте и хранится под ответственностью старшего бригады инкассаторов. По окончанию заезда инкассаторы сдают сумки с денежной наличностью в кассовое подразделение кредитной организации. После сдачи сумок старший бригады инкассаторов передает руководителю подразделения инкассации, либо дежурному инкассатору, второй экземпляр журнала учета принятых сумок с денежной наличностью и пустых сумок.

7 Хранение денежных средств и других ценностей

Хранение ценностей в подразделении инкассации.

Сумки с проинкассированными денежными средствами или другими ценностями, кассеты с денежной наличностью, которые были изъяты из банкоматов, электронных кассиров, автоматических сейфов, а также сумки и кассеты с денежной наличностью, которые предназначены для подкрепления филиалов и внутренних структурных подразделений кредитной организации, загрузки банкоматов, электронных кассиров могут храниться в подразделении инкассации.

Сумки с денежными средствами и иными ценностями вкладываются инкассаторами в сейф совместно с сопроводительными документами, доверенностью и печатью. Сейф закрывается старшим бригады инкассаторов и инкассатором-сборщиком на ключи и сдается под охрану в порядке, который установлен договором на охрану или распорядительным документом кредитной организации, либо подразделения инкассации. Также ими ставятся росписи в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей. Вышеуказанный журнал хранится у старшего бригады инкассаторов. Инкассаторы сравнивют фактическое количество сумок с информацией сопроводительных документов, перед каждым вложением сумок с денежными средствами и иными ценностями в сейф. Инкассаторы производят закрытие сейфов и сдачу их под охрану после доставки сумок с каждого заезда, то есть маршрута.

Вскрытие сейфов для последующего вложения сумок, вложение сумок в сейфы, изъятие сумок для сдачи в кассовое подразделение кредитной организации осуществляется исключительно в присутствии всех членов бригады, о чем производится запись в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей за подписями инкассаторов и представителя охраны.

Явочные карточки, доверенность и ключи от сейфа сдаются руководителю подразделения инкассации, либо дежурному инкассатору, под роспись в журнале учета выдачи и приема явочных карточек, печатей, ключей и доверенностей.

Хранение денег и других ценностей в хранилище ценностей.

Наличные денежные средства операционной кассы и иные ценности кредитной организации хранятся в хранилищах ценностей. Вход в хранилище ценностей оборудуется бронированной дверью специальной конструкции, которая закрывается не менее чем на два ключа.

Должностные лица, которые ответственны за сохранность ценностей, производят опечатывание (опломбирование) хранилищ ценностей.

Перед открытием хранилища ценностей должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны проверяют, не имеют ли повреждений двери и замки, после чего расписываются в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей.

В течение рабочего дня хранилище ценностей закрывается должностными лицами, которые ответственны за сохранность ценностей, на ключи. Во время совершения кассовых операций из скважин замков дверей хранилища и сейфов, а также всех металлических шкафов и тележек ключи изымаются в обязательном порядке.

В хранилище денежные средства и иные ценности хранятся раздельно в металлических шкафах, сейфах, стеллажах, тележках, которые закрываются на ключ заведующим кассой.

Ценности, которые находятся на хранении, хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты - в порядке номеров ценностей. К упаковке с ценностями по каждому владельцу прикрепляется ярлык к мемориальному ордеру по приему или выдаче ценностей 0402102 с указанием в нем: владельца ценностей, номера и рода ценностей, суммы и даты зачисления на счет . Драгоценные металлы, которые были приняты в залог в качестве обеспечения выданных кредитов, хранятся в вышеуказанном порядке упакованными в инкассаторские сумки, ящики, мешки, контейнеры и так далее. Ценные бумаги и бланки ценных бумаг хранятся в пачках с корешками по наименованиям, а также выпускам и достоинствам, если они имеются. Бланки хранятся в пачках, которые рассортированы по видам.

Хранилище закрывается должностными лицами, которые ответственны за сохранность ценностей, в присутствии представителя охраны, который расписывается в контрольном журнале приема под охрану и сдачи из-под охраны хранилища ценностей в приеме хранилища под охрану. Контрольный журнал находится у заведующего кассой.

Необходимость присутствия представителя охраны при открытии и закрытии хранилища ценностей, которое оборудовано системой охраны на базе ПЭВМ, определяется руководителем кредитной организации совместно с организацией, которая осуществляет охрану кредитной организации.

8 Ревизия ценностей и проверка организации кассовой работы

Ревизия банкнот, монет и иных ценностей в операционной кассе кредитной организации, либо филиала, производится:

- при смене или временной смене должностных лиц, которые ответственны за сохранность ценностей;

- не реже одного раза в год, а также ежегодно по состоянию на 1 января;

- в иных случаях по усмотрению руководителя кредитной организации.

По распорядительному документу кредитной организации ревизия банкнот, монет и иных ценностей филиалов может быть произведена самой кредитной организацией.

Ревизия банкнот, монет и иных ценностей во внутреннем структурном подразделении в случае хранения ценностей в этом внутреннем структурном подразделении, производится кредитной организацией, либо филиалом, ежеквартально; при смене или временной смене кассового работника внутреннего структурного подразделения; по состоянию на 1 января; в других случаях по распорядительному документу кредитной организации, либо филиала. Во внутреннем структурном подразделении по решению руководителя кредитной организации, либо филиала, ежеквартальная ревизия и ревизия по состоянию на 1 января может производиться работниками этого внутреннего структурного подразделения. Акт ревизии за подписями производивших ее работников передается в кредитную организацию, либо филиал, для сверки с данными бухгалтерского учета. Ревизия банкнот, монет и иных ценностей производится по распорядительному документу кредитной организации, либо филиала, комиссией, состав которой определяется указанным распорядительным документом. Один из членов комиссии назначается руководителем комиссии.

Ревизия проводится с проверкой всех ценностей по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая исключала бы возможность скрытия хищений и недостач денежных средств и иных ценностей.

Наряду с ревизией ценностей в операционной кассе кредитной организации, либо филиала, а также во внутреннем структурном подразделении могут осуществляться проверки организации кассовой работы.

Необходимость осуществления проверок организации кассовой работы, периодичность данных проверок, состав комиссий, которые создаются для проведения проверок, определяются руководителем кредитной организации.

Порядок проверки фактического наличия денежных средств и иных ценностей в хранилище ценностей определяется руководителем кредитной организации.

О произведенной ревизии ценностей составляется акт с подписями всех работников, которые участвовали в ревизии, и должностных лиц, которые ответственны за сохранность ценностей.

Причины всех выявленных несоответствий фактического наличия ценностей с данными учета выясняются незамедлительно и указываются в акте или оформляются объяснительными записками. Принимаются меры к устранению данных несоответствий. Во всех случаях принимаются меры к взысканию выявленной недостачи. На сумму выявленного излишка либо недостачи оформляется приходный или же расходный кассовый ордер.

Материалы ревизий и проверок хранятся у руководителя кредитной организации в отдельном деле. Результаты проведенной ревизии или проверки рассматриваются руководителем кредитной организации, и даются указания должностным лицам, которые ответственны за сохранность ценностей, по устранению выявленных недостатков.

9 Операции с наличной иностранной валютой

Прием и выдача наличной иностранной валюты организациям производятся в случаях, которые предусмотрены нормативными актами Банка России.

Операции по приему и выдаче наличной иностранной валюты при обслуживании физических или юридических лиц осуществляются по приходным и расходным кассовым ордерам.

Кассовый ордер оформляется в трех экземплярах. Первый экземпляр кассового ордера остается у кассового работника, второй экземпляр с оттиском печати кассы выдается вносителю, либо получателю, наличной иностранной валюты, третий экземпляр передается бухгалтерскому работнику.

В приходных и расходных кассовых ордерах, справках кассовых работников и иных бумагах о проведенных операциях за день, книжках учета денежной наличности и иных ценностей, контрольных ведомостях по пересчету денежной наличности, контрольных листах, описях, прилагаемых ведомостях наличная иностранная валюта указывается сообразно каждому наименованию, то есть коду, по номиналу.

Сумки, которые используются кредитными организациями и организациями для инкассации и доставки наличной иностранной валюты, имеют надпись "Валюта" либо другие отличительные знаки и символы.

Для инкассации наличной иностранной валюты используется «Валютная» явочная карточка. В графе "Сумма денег или иных ценностей, вложенных в сумку" указываются суммы наличной иностранной валюты сообразно каждому наименованию, то есть коду, по номиналу.