Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота).pdf

Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати ведомства, осуществившего перевод электронного документа на бумажный носитель. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа на месте подписи.

Заключение

Одним из важнейших условий функционирования компании является документооборот – обращение документов в организации от приема или создания до передачи в архив или уничтожения. Документооборот должен обеспечивать оптимальное, т.е. целесообразное и оперативное прохождение информационных потоков между звеньями управления.

Потребность российских предприятий и организаций в оптимизации своего документооборота остается высокой и продолжает расти. За последние годы в России появились десятки компаний, занимающихся разработкой и поставкой СЭД как зарубежных, так и собственной разработки.

Процессы управления документооборотом и делопроизводства, как и другие бизнес-процессы, процессы оказания государственных и муниципальных услуг нуждаются в регламентации. В различных источниках отмечено, что в большинстве отечественных СЭД реализованы следующие функции:

• Обработка/хранение документов;
• Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
• Контроль исполнения документов;
• Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
• Работа со взаимосвязанными документами;
• Регламентация прав доступа;
• Списание документов;
• Интеграция с внешними системами электронной почты и др.

Одно из преимуществ, которые получает любая компания при внедрении эффективной системы электронного документооборота, – существенное сокращение затрат за счет экономии рабочего времени сотрудников. Стандартизация и регламентация работы с документами, а также внедрение электронного документооборота позволяют сэкономить более 30% этих затрат.

Разработка регламента процесса управления документооборотом необходима для:

- фиксации порядка выполнения действий;

- распределению ответственности между сотрудниками;

- определению сроков и требований к качеству выполнения операций и процесса в целом;

- оперативности выполнения действий по рассмотрению поступающих документов;

- снижению бюрократических процедур;

- ускорению обучения новых сотрудников с процессом управления документооборота.