Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота).pdf

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. При формировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в ведомстве в течение сроков, предусмотренных в номенклатуре дел. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

При поступлении в ведомство (должностному лицу) резолюции к документу, который ранее был направлен в это ведомство (должностному лицу) в бумажном виде, повторно документ в бумажном виде не представляется.

Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:

- при отправке документа на согласование и подписание - за содержание электронного документа;

- при отправке исходящего документа: за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи;

- за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения документа в МСЭД;

- за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании и неправильном направлении документов.

4.Прием и регистрация поступающей корреспонденции

4.1. Прием и регистрация документов

Регистрация документов в МСЭД осуществляется однократной регистрации документа, т. е. документ в МСЭД имеет единый регистрационный номер.

Обращения, поступающие в адрес вышестоящего государственного органа (далее-Администрации), а также на электронную почту Администрации регистрируются в УДО. После регистрации документа в УДО через создание «направления» передаются на рассмотрение в соответствующие службы ДОУ (секретариаты).

Обращения граждан, доставленные почтой, фельдъегерской службой, поступающие на электронную почту, на Контрольно-пропускной пункт, регистрируются в УДО с заполнением в РК документа реквизита «корреспондент» (автор обращения) и регистрационного номера. Затем через создание «направления» передаются по реестру соответственно в Администрацию и в ведомства.

Обращения, поступающие в ведомства, проходят регистрацию в службах ДОУ этих ведомств.

При получении бумажного оригинала документа работник Службы ДОУ формирует в МСЭД РК входящего документа. В РК документа указываются реквизиты документа, ссылки на связанные документы, выполняется регистрация документа в МСЭД. Некоторые поля РК заполняются путем выбора значений из справочников, а остальные поля заполняются с клавиатуры. Осуществляется проверка на повторность; если обращение повторное, то в РК указывается связка с первичным обращением.

На бумажном оригинале проставляется регистрационный штамп с указанием даты и входящего регистрационного номера документа. Регистрация бумажных оригиналов включает в себя создание электронных копий документов (сканированием) и прикрепление их к РК документа. Бумажный оригинал документа сканируется. После сканирования работник Службы ДОУ выполняет просмотр отсканированного образа, разворот страниц, имеющих горизонтальную ориентацию, и прикрепление его к РК документа.

Дальнейшее движение документов происходит путем создания «направлений» и «резолюций».

Оригинал документа на бумажном носителе в соответствии с указанным «направлением» передается на дальнейшее рассмотрение.

В случае поступления ошибочно направленного документа в структурное подразделение или ведомство (не по назначению), работник Службы ДОУ структурного подразделения производит возврат документа с указанием причин отказа в рассмотрении через «направление», а служба ДОУ, направившая, создает новое «направление» другому адресату. В случае двух возвратов сотрудники службы ДОУ направляют руководителю для определения исполнителя.

Если документ получен по электронной почте, электронный образ документа из электронного письма распечатывается и обрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе, при наличии файла в электронном сообщении файл также прикрепляется к РК.

Документы, поступающие с использованием системы МЭДО, регистрируются и передаются на рассмотрение в установленном порядке.

В МСЭД документы передаются между ведомствами. Прием и дальнейшее направление поступившего документа в ведомстве осуществляется службой ДОУ. Сотрудник службы ДОУ выполняет проверку подлинности электронной подписи. Оригинал документа передается адресату в соответствии с направлением.

Зарегистрированные документы в МСЭД повторно не регистрируются при передаче их из одного ведомства в другое.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, то при поступлении документа на исполнение после рассмотрения руководителем документа в электронном виде в МСЭД, служба ДОУ ожидает поступление документа на бумаге. После поступления бумажного документа сотрудник службы ДОУ распечатывает утвержденную резолюцию руководителя из МСЭД и направляет документ на дальнейшее исполнение в соответствии с резолюцией на бумаге. Информация о прохождении документа в ведомстве должна быть отражена в РК документа через направление, резолюцию или отметку об исполнении.

4.2.Передача документа на рассмотрение, рассмотрение документов.

Передача документов на рассмотрение и рассмотрение документов производится в соответствии с существующими требованиями.

5.Подготовка проектов резолюций руководителя ведомств

Документы, направленные по МСЭД, после регистрации направляются в УДО для подготовки проекта резолюции. В проекте резолюции, при необходимости, указывается срок исполнения. Согласование проекта резолюции проходит по существующему порядку и на каждом этапе согласования можно внести необходимые изменения.

Резолюция по документу оформляется в соответствии с существующими требованиями.

Оригинал документа (на бумажном носителе) остается в подразделении подготовки документов для доклада руководству УДО до утверждения резолюции руководителем.

Документы, не подлежащие сканированию согласно пункту 3.4. настоящего Регламента, проходят рассмотрение в бумажном виде. Информация о движении и исполнении документа вносится в РК согласно резолюциям на бумажном носителе.

6. Рассмотрение поступающих документов руководителями ведомств и структурных подразделений

Если руководитель ведомства или структурного подразделения указан в РК документа в качестве адресата или в утвержденной резолюции - исполнителем (ответственным или соисполнителем), документ поступает по МСЭД непосредственно ему, либо должностным лицам, его замещающим в МСЭД (секретариаты руководителей, помощники руководителя) в зависимости от индивидуальных настроек в МСЭД.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, то после утверждения резолюции руководителем сотрудник службы ДОУ ожидает поступления документа на бумажном носителе, после поступления распечатывает резолюцию руководителя на бумажный носитель и направляет на исполнение в установленном порядке (оригинал - ответственному исполнителю, копия - соисполнителю).

Руководитель выполняет в МСЭД действия с документом:

- знакомится с документом и вышестоящей резолюцией (если документ поступил по резолюции);

- создает новую резолюцию или, если для руководителя был подготовлен проект резолюции, меняет/утверждает подготовленный проект;

- согласовывает или подписывает подготовленный проект документа;

- проставляет отметку об ознакомлении с документом, если документ поступил для ознакомления.

Электронный документ с утвержденной резолюцией поступает на исполнение указанным должностным лицам.

Бумажный оригинал документа с распечатанной утвержденной резолюцией после ее утверждения из подразделения подготовки документов для доклада руководству передается ответственному исполнителю по резолюции.

Если руководитель подписывает поручение по документу, поступившему к нему без регистрации на бумажном носителе, то данную информацию необходимо ввести в МСЭД: создать РК, присвоить регистрационный номер, заполнить необходимые поля, отсканировать документ и ввести утвержденную резолюцию руководителя. Выполнение ввода утвержденной резолюции может осуществлять лицо, на которое возложены данные полномочия. Работа с утвержденными резолюциями руководителя определяется существующим порядком работы с бумажными документами в ведомствах/подразделениях.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, сотрудник службы ДОУ ведомства распечатывает утвержденную резолюцию руководителя, после поступления документа на бумажном носителе прикрепляет резолюцию к бумажному оригиналу (копии) документа и передает исполнителям резолюции в ведомстве.

7. Простановка отметок об исполнение документов

Сотрудник, являющийся исполнителем резолюции, при поступлении резолюции вносит информацию о дальнейших действиях по исполнению поручения, через отчет (отметка) об исполнении и выборе типа отчета «промежуточный результат». После исполнения поручения сотрудник отчитывается об исполнении через отчет (отметка) об исполнении и выборе типа отчета «исполнение завершено».

- если поручение предполагало подготовку документа – после визирования документа (подписания) непосредственным руководителем;

- если поручение не предполагало подготовку документа - после выполнения поручения по существу;

- если поручение предполагало наличие промежуточных результатов исполнения - после выполнения поручения частично.

Если ведомство подключено по абонентской схеме, отчеты об исполнении поручений (резолюций) в ведомстве создаются работниками Службы ДОУ.

Ответственному исполнителю по поручению (резолюции) автоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей об исполнении поручения (резолюции).

8. Осуществление контрольных функций

Организация исполнения документов осуществляется в МСЭД в соответствии с существующими требованиями.

Постановка на контроль и снятие с контроля обращений граждан (организаций) осуществляется в соответствии с существующими требованиями Регламента рассмотрения обращений граждан.

Контрольные функции во всех ведомствах и подразделениях осуществляют службы, на которые возложен контроль исполнения документов и поручений, или сотрудники, ответственные за контроль.

Контроль исполнения поручений в МСЭД включает в себя:

- подготовку проекта резолюции: ввод автора резолюции, исполнителей, при необходимости - текста и плановой даты исполнения резолюции;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- проверку хода исполнения;

- внесение данных о выполнении документа;

- просмотр документов, срок исполнения которых истек;

- снятие резолюций с контроля;

- подготовка отчетов об исполнительской дисциплине;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений.

Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль.

Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ имеет типовой срок исполнения, контроль устанавливается сразу при подготовке проекта резолюции.

Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет срок исполнения.

Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба контроля/ответственный за контроль, снятие с контроля оформляется отметкой об исполнении с указанием даты исполнения и т. д.

Для осуществления контрольно-аналитических функций предусмотрен мониторинг исполнительской дисциплины в форме составления отчетов.

Для осуществления предупредительного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины используется печать списков контрольных документов по исполнителям, плановым срокам и т. д.

После снятия документа с контроля, оригинал документа помещается в дело, РК документа списывается в дело в соответствии с номенклатурой дел соответствующего подразделения (ведомства).

9. Работа с проектами документов в ведомствах

Проект документа - документ, который готовит исполнитель для согласования и подписания - создают в структурных подразделениях ведомств в соответствии с существующими требованиями.

Грифы согласования и утверждения, подпись документа оформляются в соответствии с существующими требованиями. При этом лист согласования документа с замечаниями формируется в электронном виде в МСЭД и может быть распечатан для проставления виз.

Ответы на обращения граждан готовятся и оформляются в соответствии с существующими требованиями Регламента рассмотрения обращений граждан.

Подготовка проектов законов и других нормативных правовых актов и распорядительных документов осуществляется в соответствии с существующими требованиями Регламента.