Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» (Виды документооборота).pdf

Ведение

Неотъемлемой частью любой организации или предприятия является поступление, отправка, обработка, анализ, хранение различных документов, то есть передвижения документов на предприятии от момента их получения или создания до окончания выполнения: направления в архив или отправки из организации.

Документооборот — это и есть передвижение документов с момента их получения или создания до окончания выполнения, сдачи или отправки в дело.

Системы электронного документооборота (СЭД), позволяют организациям автоматизировать работу с документами как с внутренними, так и с внешними; повысить эффективность организационно-распорядительного управления документами; а также эффективность работы специалистов организации или компании, создающих документы и использующих их в повседневной работе.

В законодательстве прописаны определенные стандарты оформления документов. В ГОСТ Р 7.0.97-2016, который официально вступить в силу в 2018 году. закрепляются основные требования к оформлению бумажных и электронных документов. Так же нормы и правила ведения и оформления документов в компании могут регулироваться как федеральными, так и локальными актами, устанавливаемыми самой организацией или компанией.

Независимо от того, придерживается организация ГОСТа в вопросах стандартизации документооборота или следует своему регламенту, у каждого документа есть определенные этапы: создание или поступление документа; его регистрация; отправка или передача по назначению, передвижение документа; исполнение (согласование, подпись и пр.); отправка в архив. Каждый документ в любой организации или компании должен проходить эти стадии. Если на одной из них случаются задержки, это приводит к сбою всей работы. Поэтому регламентация процесса управления документооборотом является одной из основных процедур всей работы с документами в любой организации, компании, и разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом» в настоящее время является актуальным вопросом для множества организаций, учреждений, государственных ведомств.

Целью данной работы является рассмотрение особенностей управления документооборотом, используемых на территории России, рассмотрение вопросов разработки регламента процесса управления документооборотом.

Глава.1 Документооборот предприятия

1.1.Виды документооборота предприятия.

Под документооборотом предприятия понимают упорядоченное движение документов (документированной информации) с момента их получения (создания) и до момента завершения исполнения указанных документов (их отправки, сдачи на хранение).

В документообороте предприятия существуют самостоятельные и одновременно тесно взаимосвязанные документационные потоки. Данные потоки формируются в процессе целенаправленного и организованного перемещения (оборота) между структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия, а также другими предприятиями (организациями, учреждениями), входящих, внутренних и исходящих документов.

С учетом назначения документов можно условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят также те входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (отправке за пределы предприятия), к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.

Документооборот предприятия и его основные компоненты представлены на рис. 1.

Рис. 1. Документооборот предприятия и его основные компоненты

Организация эффективного документооборота является одной из важнейших задач деятельности службы документационного обеспечения (ДОУ) предприятия. В рамках решения указанной задачи служба ДОУ с учетом специфики деятельности предприятия и на основе имеющихся в его распоряжении, организационных и материальных возможностей осуществляет управление документационными потоками, а также их оптимизацию.

Последняя, в свою очередь, достигается правильной организацией работы структурных подразделений (должностных лиц) предприятия с входящими, внутренними и исходящими документами при соблюдении регламента управления документооборотом.

1.2.Управление документооборотом и основные принципы выбора СЭД для нужд учреждения, компании.

Перед выбором СЭД особенно необходимо сформулировать задачи, которые должны помочь решить вопросы, связанные с её внедрением, нужно разработать подробный организационный план ее внедрения. Поставку и внедрение СЭД должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения.

Задачи, которые необходимо решить при внедрении СЭД:

1. СЭД должна быть внедрена и использоваться на всем предприятии (везде, где создается, корректируется и хранится информация), иначе успех от ее внедрения будет минимален (если вообще будет).
2. Подготовка необходимого уровня знаний и умений у сотрудников предприятия (в том числе, и руководителей нижнего, среднего и верхнего звена) к работе с СЭД.
3. Офисное оборудование и оснащение предприятия оргтехникой должно соответствовать выбранной СЭД.

Внедрение СЭД следует осуществлять постепенно, начиная с наиболее важного звена документооборота (хорошо описанного и понятного), автоматизация которого позволит быстро получить положительный эффект.

В процессе внедрения СЭД необходимо обеспечить возможность работы как по новой, так и по старой технологии, чтобы не мешать повседневной деятельности предприятия.

-Как правило, внедрение СЭД на предприятии включает следующие основные этапы:

-Тщательный анализ процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;

-Разработка информационно-функциональной модели предприятия, ранжирование его бизнес-процессов;

-Анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения СЭД.

-Выполнение пилотного проекта;

-Утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения СЭД;

-Выбор и поставка необходимых для внедрения СЭД аппаратно- программных средств;

-Поставка и инсталляция СЭД;

-Адаптация и настройка СЭД;

-Перенос и конвертация данных из унаследованных систем;

-Обучение системных администраторов и пользователей работе с СЭД;

-Подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования СЭД;

-Разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации, регламента управления документооборотом;

-Завершение внедрения СЭД, сдача ее в промышленную эксплуатацию;

-Сопровождение CЭД.

1.3.Постановка задачи документооборота и современные программно-аппаратные решения.

В настоящее время существует множество систем управления электронным документооборотом, поэтому для успешного выбора необходимого программно-аппаратного обеспечения необходимо проанализировать задачи, которые будут решаться с его помощью. Все задачи, решаемые с помощью СЭД, должны соответствовать следующим основополагающим принципам:

- Однократная регистрация документа;

- Возможность параллельного выполнения операций;

- Непрерывность движения документа;

- Единая база хранения документной информации;

- Эффективно организованная система поиска документа;

- Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов;

Исходя из перечисленных принципов, рассмотрим задачи, которые необходимо решить средствами того или иного программного обеспечения:

- Разработка положения о службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на предприятии, ее структуры и состава, определение функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников службы с учетом специфики компании.

- Провести анализ всех стадий документооборота компании: от приема документов до сдачи дел в государственный архив; системы регистрации, поиска и контроля.

- Анализ бланков и типовых форм документов на предмет соответствия ГОСТу, Правилам ведения документооборота организаций, бизнес-процессам организации

- Анализ всех видов документов организации, выявление неточностей, ошибок в оформлении документов. В результате разрабатываются новые бланки документов и типовых форм в соответствии с ГОСТом.

- На основе проведенного анализа документооборота и правил его управлением, бланков и типовых форм документов, существующих на предприятии, разработать и провести мероприятия по оптимизации документооборота.

- Разработать регламент процесса документооборота, его проектную, программную, техническую и пользовательскую документацию.

- Провести на основе анализа кадрового делопроизводства его оптимизацию.

- Организация хранения (оперативного и архивного) документов компании.

В процессе оказания услуги разрабатываются документы и нормативные акты, регламентирующие архивное хранение документов компании:

- номенклатура дел;

- описи дел;

- порядок формирования и оформления дел;

- порядок передачи дел на архивное хранение в государственные архивные учреждения.

Глава.2 Своевременные системы электронного документооборота

2.1.Система БОСС-Референт.

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Создана в 1996 году.

На платформе БОСС-Референт построены крупнейшие в России СЭД в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС) – более 85 000 пользователей, и в компании МТС – система объединяет более 25 000 сотрудников.

Пользователями системы электронного документооборота БОСС-Референт являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Задачи, которые решаются с помощью СЭД БОСС-Референт:

- организация эффективной работы с договорами;

- автоматизация документооборота предприятия;

- обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;

- повышение эффективности работы с заявками;

- реализация возможности коллективной работы;

- управление документами в рамках системы менеджмента качества.

Результаты от внедрения СЭД БОСС-Референт

- повышение управляемости;

- оперативное реагирование на изменения;

- увеличение конкурентоспособности компании на рынке.

2.2.Описание системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработана компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система документооборота эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Система нацелена на повышение эффективности и качества работы сотрудников с электронными документами.